Flint Group Adfærdskodeks
Adfærdskodeks Indledning Flint Group er fuldt ud engageret i etisk forretningspraksis, personlig integritet og overholdelse af de regler og standarder, der er indeholdt i dette Adfærdskodeks ( Adfærdskodekset eller Kodekset ) og alle love, der finder anvendelse for Flint Group i alle lande, hvor koncernen driver virksomhed. Flint Groups ry for at handle ansvarligt spiller en kritisk rolle for virksomhedens succes. Vores omdømme bygger på fem grundprincipper, som definerer kernen af vores adfærd og den måde, vi driver vores virksomhed på: Vores kunder er kernen i alt, hvad vi foretager os Alle bidrager til vores succes Integritet vil aldrig blive kompromitteret Løbende optimering driver ydeevnen og understøtter vores ambitioner om at skærpe kompetencer og Lederskab og teamarbejde er forudsætningen for, at vi kan opnå vores mål. Disse værdier udtrykkes i de principper og adfærdsstandarder, der er indeholdt i Adfærdskodekset. De definerer den måde, hvorpå vi administrerer de økonomiske, sociale, sikkerhedsmæssige og miljømæssige aspekter af vores aktiviteter i hele verden. Dette Adfærdskodeks vil blive suppleret af mere dybdegående politikker og procedurer, der forholder sig til konkrete complianceområder.
Indholdsfortegnelse Afsnit 1. Anvendelse af Adfærdskodekset i Flint Group og af tredjepart... 2 Afsnit 2. Overholdelse af dette Adfærdskodeks og loven... 3 Afsnit 3. Forretningsetik... 4 Afsnit 4. Sundhed, sikkerhed og miljø... 4 Afsnit 5. Arbejdsforhold... 5 Afsnit 6. Fortrolige oplysninger... 5 Afsnit 7. Interessekonflikter... 6 Afsnit 8. Bestikkelse og korruption... 7 Afsnit 9. Hvidvaskning af penge... 9 Afsnit 10. Bedrageri og ulovlige handlinger... 9 Afsnit 11. Handelskontrol... 9 Afsnit 12. Antitrust- og konkurrencelovgivning... 10 Afsnit 13. Officielle efterforskninger... 11 Afsnit 14. Politisk engagement... 11 Afsnit 15. Rapportering af transaktioner og Flint Groups optegnelser... 11 Afsnit 16. Brug af Flint Groups aktiver... 12 Afsnit 17. Internet og e-mail... 12 Afsnit 18. Etisk rådgivning og rapportering af overtrædelser... 12 Afsnit 19. Administration af og dispensation fra dette Adfærdskodeks... 13 1. Anvendelse af Adfærdskodekset i Flint Group og af tredjepart Flint Group Formålet med dette Adfærdskodeks er at udstikke Flint Groups overordnede standarder for etisk og lovmæssig adfærd. Dette Adfærdskodeks regulerer handlinger og arbejdsrelationer imellem Flint Groups medarbejdere, 1 funktionærer og direktører samt nuværende og fremtidige kunder, leverandører, distributører, agenter, konkurrenter, stats- og selvregulerende institutioner, pressen og alle andre, som Flint Group har kontakt med. Tredjepart Igennem relevante kontraktmæssige ordninger forventes Flint Groups konsulenter, agenter, distributører, serviceudbydere og leverandører ( tredjepart ) ligeledes at overholde de principper, der er omfattet af dette Adfærdskodeks, for så vidt som de gælder for deres aktiviteter med eller på vegne af Flint Group. Derudover skal alle tredjeparter respektere, at Flint Groups medarbejdere er bundet af dette Adfærdskodeks og må ikke opfordre vores medarbejdere til på nogen måde at overtræde Kodekset. 1 Definitionen af en medarbejder i dette Adfærdskodeks omfatter midlertidige og fastansatte medarbejdere samt entreprenører.
Vi er alle ansvarlige for at arbejde med integritet, når vi handler på Flint Groups vegne. I alle de lande vi driver virksomhed i, forventes alle Flint Groups medarbejdere at være bekendte med de love, regler og forordninger, der gælder for vores roller og ansvar uvidenhed om lovgivningen er ikke en acceptabel årsag til ikke at overholde den. Alle medarbejdere forventes at overholde loven, dette Adfærdskodeks og Flint Groups politikker og politik vedr. minimumsstandarder, der gælder for deres tildelte roller og ansvar. Derudover har personer i lederstillinger et særligt ansvar for at gå foran med et godt eksempel og udvise høj integritet. De bør sikre, at medarbejdere, som de har ansvar for, er blevet oplært i, er bevidste om og overholder dette Adfærdskodeks. Hvis du bliver bekendt med adfærd, der bryder loven, dette Adfærdskodeks eller Flint Groups politikker og politik vedr. minimumsstandarder, har du ansvar for at rapportere dette ved at anvende en af de rapporteringsmekanismer, der beskrives i artikel 18, Etisk rådgivning og rapportering af overtrædelser. Hvis du er i tvivl om, hvad du bør foretage dig i en bestemt situation, skal du se det relevante afsnit i dette Adfærdskodeks, tale med din overordnede eller kontakte en af de andre kontaktpersoner i dette dokument, hvis du foretrækker dette. Flint Group vil behandle alle overtrædelser af dette Adfærdskodeks alvorligt, uanset hvor lille eller ubetydelig krænkelsen måtte forekomme. Alle påståede overtrædelser eller krænkelser vil blive undersøgt hurtigt, og dokumenteret manglende overholdelse kan have alvorlige disciplinære konsekvenser, herunder afskedigelse. Derudover må de tredjeparter, der ikke overholder dette Adfærdskodeks, forvente, at deres kontrakter opsiges eller ikke fornys. Hvis Flint Group konstaterer, at overtrædelsen af dette Adfærdskodeks endvidere udgør overtrædelse af gældende lovgivning, vil spørgsmålet blive undersøgt og, hvor dette måtte være relevant, videregives til de relevante myndigheder. Vores Adfærdskodeks udgør ikke en kontrakt. Adfærdskodekset udtrykker ikke konkrete ansættelsesrettigheder og garanterer ikke beskæftigelse for nogen bestemt tidsperiode. Flint Group respekterer og støtter ånden i FN s Global Compact (http:// www.unglobalcompact.org). Det er vigtigt, at vi konstant tænker over vores adfærd og stiller os selv disse spørgsmål: Har jeg opført mig i overensstemmelse med vores værdier? Har jeg overholdt dette Adfærdskodeks og lovgivningen? Hvis historien blev trykt i avisen, ville jeg så være tilfreds med den beslutning, jeg har taget? Føles dette som den rigtige måde at gøre tingene på? Ville jeg være stolt over den måde, vi har opført os på i denne situation? Hvordan ville jeg have det i de omvendte roller, hvor jeg var den, som denne adfærd gik ud over? Er den beslutning, jeg har taget retfærdig, professionel og saglig? Har min adfærd haft en negativ eller ugunstig indvirkning på en anden person, uden at dette nødvendigvis var godt eller rimeligt? Har jeg ladet mine egne personlige interesser eller vurderinger påvirke min adfærd?
3. Forretningsetik Ud over overholdelse af regler og standarder forventes Flint Groups medarbejdere og tredjeparter at overholde høje standarder for forretnings- og personlig adfærd i udførelsen af deres pligter og ansvar. Dette kræver, at der udvises ærlighed, integritet og god dømmekraft i alle forhold med andre medarbejdere hos Flint Group, offentligheden, erhvervslivet generelt, kunder, leverandører, konkurrenter og stats- og tilsynsmyndigheder. God forretningspraksis kan udgøre mere end det, der kræves af lovgivningen. Det er Flint Groups politik at drive vores virksomhed i henhold til de højeste etiske standarder i de lande, hvor virksomheden har aktiviteter, så der aldrig kan stilles spørgsmål ved Flint Groups eller medarbejdernes integritet og ærlighed. 4. Sikkerhed, sundhed og miljø Flint Group stræber efter at drive sin forretning i henhold til alle gældende sikkerheds-, sundheds-, miljømæssige og arbejdsmiljømæssige love og bestemmelser på en måde, der prioriterer medarbejdernes sundhed og sikkerhed og beskytter miljøet så meget som muligt. Derfor forventer Flint Group, at alle Flint Groups medarbejdere gør deres yderste for at overholde disse love og bestemmelser både bogstaveligt og i lovens ånd og følger de grundlæggende elementer i koncernens sundheds-, sikkerheds- og miljøpolitik: Vi forventer, at alle medarbejdere tager ansvar for egen sikkerhed og opfører sig på forsvarlig vis. Derudover beder vi vores medarbejdere om straks at underrette deres kolleger, hvis de opdager, at andre opfører sig uforsvarligt. Nul arbejdsskader er et grundlæggende mål hos Flint Group. Denne standard gælder som et styrende princip for alle arbejdsmæssige aktiviteter, når det drejer sig om nye eller eksisterende arbejdsprocesser og produktudvikling og - design. Flint Group stræber efter at give sine medarbejdere en sikker arbejdsplads. Vi stiller de nødvendige værktøjer og den nødvendige træning og oplæring til rådighed for at sikre, at vores medarbejdere er i stand til at udføre deres arbejde og drive forretning på forsvarlig vis. Vi overholder alle lokale regler, love, bestemmelser eller Flint Groups standarder, og altid den regel eller bestemmelse, der kræver de højeste standarder. Proaktive værktøjer og teknikker vil blive brugt til dette formål og til at komme ny lovgivning og bestemmelser i forkøbet. Flint Group anvender kun materialeleverandører og entreprenører, der har opnået de relevante myndighedstilladelser. Vi forventer, at vores leverandører og entreprenører deler vores syn på sikkerhed på arbejdspladsen og beskyttelse af miljøet. Flint Group vil stræbe efter at reducere forurening fra udledninger og emissioner. Vi vil aktivt spare på energien igennem vores produkters livscyklus. Derudover vil vi anvende sikkerheds-, sundheds- og miljødata for at stille korrekte oplysninger til rådighed for vores medarbejdere og kunder med henblik på at arbejde med fyldestgørende mærkning og sikkerhedsdataark.
5. Arbejdsforhold A. Tvangsarbejde Flint Group fordømmer alle former for tvangsarbejde og overholder al lovgivning i de lande, hvor koncernen driver forretning. B. Børnearbejde Flint Group anerkender alle børns rettigheder til beskyttelse imod økonomisk udnyttelse og overholder lovgivningen mht. minimum ansættelsesalder i de lande, hvor koncernen driver forretning. Desuden følger Flint Group altid FN s konvention om barnets rettigheder. (http://www.unicef.org/lac/spbarbados/legal/global/general/declaration child1959.pdf) C. Antidiskrimination Flint Group anerkender alle medarbejderes værdighed og retten til en arbejdsplads, der er fri for chikane, overgreb og fysisk afstraffelse. Beslutninger om ansættelse, løn, goder, forfremmelse, afskedigelse og pension baseres udelukkende på medarbejderens evne til at udføre arbejdet. Flint Group diskriminerer ikke på grundlag af egenskaber, der er beskyttet af gældende lovgivning, men vil altid, hvor en sådan handling ikke ellers er reguleret eller forudset i gældende lovgivning, sikre, at der ikke sker diskrimination på baggrund af race, tro, handicap, køn, civilstand eller barselsstatus, religiøs eller politisk overbevisning, alder eller seksuel orientering. D. Ansættelsesret og politik vedr. minimumsstandarder Flint Group overholder gældende ansættelseslove, bestemmelser og bedste praksis i de lande, hvori koncernen har ansatte. Flint Groups medarbejdere tilbydes en retfærdig løn for de ydelser, de leverer. Flint Group forventer, at koncernens medarbejdere rundt omkring i verden ikke oplever nogen form for chikane, mobning, trusler, respektløs behandling, truende arbejdsmiljøer mv. E. FN s Verdenserklæring om Menneskerettighederne Flint Group respekterer og støtter ånden i FN s Verdenserklæring om Menneskerettigheder (http://www.un.org/en/documents/udhr/ index.shtml). 6. Fortrolige oplysninger Flint Group mener, at koncernens proprietære oplysninger udgør et vigtigt aktiv i driften og forbyder derved uautoriseret brug eller videregivelse af disse oplysninger. Flint Group modtager lejlighedsvis fortrolige oplysninger fra andre virksomheder, der er dækket af fortrolighedsaftaler, og medarbejderne skal beskytte de oplysninger, som kræves af sådanne aftaler. Flint Group respekterer
andre virksomheders ret til deres proprietære oplysninger, og kræver, at koncernens medarbejdere i fuld overensstemmelse med både ånd og bogstav i gældende love og bestemmelser beskytter sådanne rettigheder. Alle ikke-offentliggjorte oplysninger om Flint Group og koncernens selskaber, medarbejdere, kunder og leverandører er fortrolige. Flint Groups medarbejdere og direktører betros fortrolige oplysninger. Sådanne fortrolige oplysninger må kun anvendes til det tilsigtede forretningsformål. Fortrolige oplysninger må ikke deles med andre uden for Flint Group, herunder familie og venner, eller andre medarbejdere, som ikke har brug for sådanne oplysninger i udførelsen af deres arbejde. Flint Groups medarbejdere vil muligvis blive bedt om at underskrive specifikke fortrolighedsaftaler under deres ansættelse hos Flint Group, hvorfor nedenstående liste over fortrolige oplysninger ikke er udtømmende, men blot vejledende. Listen anses ikke for endegyldig mht. indhold eller omfang. Flint Groups medarbejdere er forpligtet inden for rammerne af de gældende love eller den pågældende jurisdiktion til at holde alle oplysninger fortrolige, selv efter at deres ansættelse hos Flint Group ophører. Herunder vises en ikke-udtømmende liste over fortrolige oplysninger: Flint Groups nuværende og forventede resultater, før de er blevet offentliggjort af Flint Group. Forretningshemmeligheder, som omfatter alle forretningsmæssige eller tekniske oplysninger, som f.eks. formler, programmer, metoder, processer, teknik, kompilering eller oplysninger, som er værdifulde, fordi de ikke er almindelig kendt. Alle rettigheder til opfindelser eller processer, der udvikles af en medarbejder, der anvender Flint Groups faciliteter, eller forretningshemmeligheder, der udspringer af arbejde for Flint Group, eller er tilknyttet Flint Groups virksomhed. Kundeoplysninger, licitation og prissætning og betingelser. Leverandøroplysninger, licitation og prissætning og betingelser. Produktionsprocesser, kapacitet og output. kapaciteter Proprietære oplysninger som f.eks. kundelister og fortrolige oplysninger om kunder. Alle offentlige og mediekommunikationer, der vedrører Flint Group (andet end virksomhedsudmeldinger) skal forhåndsgodkendes af Flint Groups Chief Executive Officer. 7. Interessekonflikter Interessekonflikter kan skade kunderelationer og Flint Groups omdømme samt udsætte Flint Group for juridiske konsekvenser. Kommunikation og årvågenhed er derfor bydende nødvendigt for at sikre, at du ikke sætter dig i en situation, hvor dine personlige interesser eller relationer kommer i konflikt med vores eller vores kunders interesser. Du skal udvise professionel, saglig og upartisk adfærd, når du repræsenterer os og arbejder med vores kunder. Det er vigtigt, at selv antydningen af en interessekonflikt undgås. De beslutninger, du tager, må ikke være påvirket, eller formodes at være påvirket af personlige eller private muligheder eller relationer, potentiel økonomisk vinding eller anden fordel for dig eller tredjepart, herunder en ven, slægtning eller forretningsforbindelse.
Interessekonflikter kan bl.a. omfatte: arbejde eller ansættelse uden for Flint Group et forretningsforhold til eller interesse i en kunde eller konkurrent et forretningsforhold på Flint Groups vegne til en person, som er en slægtning eller personlig ven, eller til et selskab, der ejes af en sådan eller sådanne person(er) en stilling, hvor du har indflydelse på eller kontrol over kompensationen til en person, som er en slægtning eller romantisk partner eller en accept af personlige fordele, som udgør mere end blot en beskeden gave eller underholdning, fra en person eller organisation, der beskæftiger eller forventer at handle med Flint Group i nogen form for forretningstransaktion. Medarbejdere er kontinuerligt forpligtede til at underrette deres overordnede om enhver situation, der muligvis måtte udgøre en interessekonflikt mellem medarbejderen og Flint Group. Underretning om enhver potentiel konflikt ved forudgående varsel til den ansattes leder/overordnede er nøglen til fuld overholdelse af dette Adfærdskodeks. 8. Bestikkelse og korruption Alle medarbejdere, direktører, tredjeparter og alle andre, der handler for eller på vegne af Flint Group har et ansvar for at sikre, at Flint Group ikke er involveret i korrupte handlinger. Dette ansvar gælder på lige vilkår for alle vores forretningsmæssige transaktioner i hele verden uanset opfattet traditionsmæssig eller påkrævet lokal praksis. Flint Group forbyder udtrykkeligt alle former for direkte og indirekte bestikkelse og korruption under vores forretningsaktiviteter i alle dele af verden, hvori vi driver forretning. Dette gælder for alle Flint Groups medarbejdere, forretningspartnere og tredjeparter, som handler med andre på Flint Groups vegne. Flint Group forbyder udtrykkeligt at give eller lade andre give løfter, gaver eller godkendelse af betaling eller anden fordel, begunstigelse eller gæstfrihed enten direkte eller indirekte til: Nogen embedsmand for at påvirke eller med den hensigt at påvirke en handling, manglende handling eller beslutning om at opnå eller fastholde forretning eller en forretningsfordel for Flint Group eller Nogen anden med henblik på at foranledige eller med henblik på at få den pågældende person eller nogen anden person til at udføre eller belønne den pågældende person til at udføre sit job uretmæssigt. En embedsmand omfatter enhver person, der er offentlig ansat eller ansat i en regering noget sted i verden på alle niveauer, statsejede eller statskontrollerede organer som f.eks. universiteter eller elselskaber, politiske partier og offentlige internationale organisationer som f.eks. Røde Kors. Uanset lokal praksis tillader Flint Group ikke under nogen omstændigheder at foretage faciliteringsbetalinger dvs. betalinger til en embedsmand for rutinebehandling (som f.eks. behandling af papirer, udstedelse af tilladelser mv.) for at sikre eller fremskynde udførelsen af normale handlinger i embeds medfør (dvs. handlinger, som embedsmanden
allerede har pligt til at udføre). Faciliteringsbetalinger omfatter ikke betaling af afgifter i henhold til lokal lovgivning eller bestemmelser, der betales til lokale myndigheder. Vi skal også være opmærksomme på, at kommercielle aftaler som f.eks. konsulent- eller provisionsaftaler samt donationer til velgørende formål potentielt kan anvendes som et dække for bestikkelse. Alle tredjepartsordninger og donationer til velgørende formål skal være i overensstemmelse med Flint Groups politikker. Flint Group opfordrer til åben og hurtig rapportering af alle forsøgte, faktiske og mistænkte tilfælde af manglende overholdelse af denne bestemmelse i Adfærdskodekset. Ingen bør vende det blinde øje til faktisk bestikkelse, forsøg på bestikkelse eller advarselstegn, der kunne tyde på bestikkelse. A. Forretningsmæssig bestikkelse Flint Group tolererer ikke tilbud om, anmodning om eller modtagelse af betalinger eller betalinger i naturalier (gaver, tjenester, velgørende donationer mv.), der har til hensigt at påvirke enkeltpersoner til at tildele Flint Group kontrakter eller at tage en forretningsmæssig beslutning i Flint Groups favør, eller som har til hensigt at sikre, at en funktion udføres forkert. Flint Groups målsætning er at konkurrere på markedet på grundlag af bedre produkter, serviceydelser og konkurrencedygtige priser. Kommerciel bestikkelse med henblik på at videreføre eksisterende kontrakter eller opnå en ny kontrakt er ikke acceptabelt, og dette er i alle tilfælde forbudt. Sådanne handlinger kan, ud over at være en overtrædelse af denne bestemmelse i Adfærdskodekset, også overtræde gældende love og gøre medarbejderen til genstand for bøder og/eller fængsel. Denne bestemmelse forbyder ikke tildelingen af de af branchen forhandlede rabatter eller bonusbetalinger til kunder eller accepteret branchepraksis i form af finansieringsordninger udbudt af juridiske enheder eller ejerne af sådanne juridiske enheder. B. Gaver, underholdning og sponsorater Gaver og underholdning, der gives og modtages som en belønning eller et incitament til særbehandling, er ikke tilladt. Under visse omstændigheder er præsentation og modtagelse af beskedne gaver og underholdning acceptabelt. F.eks. kan en forretningsfrokost udgøre en afslappet måde at udveksle information på. Ikke desto mindre kan de, afhængigt af deres størrelse, frekvens og de omstændigheder, hvorunder de ydes, udgøre bestikkelse, politiske betalinger eller utilbørlig påvirkning. Den afgørende test, vi skal anvende, er, om gaver eller underholdning kan anses for at være eller endda med rimelighed kan fortolkes at være en belønning for eller opmuntring til en tjeneste eller særbehandling. Hvis svaret er ja, er de forbudt i henhold til Flint Groups politik. Udveksling af gaver og underholdning, herunder betaling af rejseomkostninger og sponsorater, skal være i overensstemmelse med Flint Groups politik. Gaver, herunder enhver form for hospitality, må ikke ydes direkte eller indirekte til embedsmænd uden forudgående tilladelse fra Flint Groups juridiske afdeling. Serviceydelser og tjenester, herunder
kontanter, rejser og andre goder, må ikke under nogen omstændigheder ydes direkte eller indirekte til embedsmænd. Fokuser altid på integritet er vi sikre på, at vi har opført os på en sådan måde, at det vil kunne retfærdiggøres i form af de gaver eller den hospitality, vi har ydet eller modtaget? 9. Hvidvaskning af penge Hvidvaskning af penge er hemmeligholdelse af oprindelsen af penge, der er opnået ved ulovlige midler gennem lovlige forretningstransaktioner. De, der arbejder for eller på vegne af Flint Group, må aldrig lade sig udnytte som et middel til hvidvaskning af penge, finansiering af kriminelle handlinger eller støtte af ulovlige aktiviteter. De, der arbejder for eller på vegne af Flint Group, må ikke give tilladelse til, at Flint Groups ressourcer eller systemer anvendes til kriminel eller ulovlig aktivitet og forventes at udvise forsigtighed, hvis de bliver gjort opmærksomme på transaktioner eller aktiviteter, der synes usædvanlige eller ualmindelige, eller hvis de bliver bedt om at gøre noget, der ikke strengt overholder vores krav til risikovurdering, journalføring eller redegørelsesprocesser. 10. Bedrageri og ulovlig praksis Enhver adfærd eller transaktion, der har til formål at aflede eller opnå økonomiske eller andre fordele for dig eller en tredjepart, herunder misbrug af Flint Groups aktiver, eller for en kunde, er ikke blot en overtrædelse af dette Adfærdskodeks og din ansættelseskontrakt, men udgør endvidere en kriminel handling i de fleste jurisdiktioner. Flint Group vil undersøge og i givet fald indberette eventuel svigagtig eller ulovlig praksis til de relevante myndigheder, ud over at udøve eventuelle andre rettigheder, som Flint Group besidder. Flint Group kræver af sine medarbejdere, ledere og direktører, at de indberetter alle tilfælde af svig eller ulovlig praksis, som de kender til eller har mistanke om og som vedrører Flint Group og/eller dem, der arbejder for eller på vegne af Flint Group i henhold til retningslinjer for rapportering, der er fastsat i artikel 18 i dette Adfærdskodeks, Etisk rådgivning og rapportering af overtrædelser. 11. Handelskontrol Flint Groups medarbejdere bør særligt være opmærksomme på de love, der regulerer international handel, herunder lovgivning vedrørende eksportkontrol, importkrav og økonomiske sanktioner (samlet kaldet handelskontrol ). Nogle af de lande, hvori Flint Group driver virksomhed, pålægger handelsrestriktioner, der er rettet imod bestemte lande, enheder og individer. De fleste lande udfører også regelmæssig kontrol med eksport og den endelige anvendelse af visse produkter, teknologi, software og serviceydelser. Straffen for at overtræde disse love kan være meget hård. Straffen kan omfatte civile eller strafferetlige bøder, fængsel, annullering af eksporttilladelser samt udelukkelse fra deltagelse i offentlige kontrakter. Disse love gælder ofte også for personer og aktiviteter uden for det land, der har vedtaget loven. Handelsrestriktioner dækker typisk: Eksport eller reeksport til et forbudt eller sanktioneret land eller en sanktioneret enhed eller enkeltperson uden den relevante licens eller tilladelse
Import fra eller ejendomstransaktioner med eller med oprindelse i et sanktioneret land Import eller ejendomstransaktioner med en sanktioneret enhed eller enkeltperson Forretningstransaktioner med et sanktioneret land eller sanktioneret enhed eller enkeltperson Overførsel af begrænsede produkter, software, tekniske data eller teknologi uden en licens via e-mail, download eller videregivelse til folk i eller fra sanktionerede lande Forbud mod at deltage i visse boykotaktiviteter, f.eks. amerikanske antiboykotlove. De, der arbejder for eller på vegne af Flint Group, skal altid handle i overensstemmelse med gældende handelskontrollove og -bestemmelser. Flint Group vil derfor: Overholde de relevante eksport- og importregler, der regulerer overførslen af Flint Groups råvarer, produkter og serviceydelser såvel som gældende internationale handelsaftaler Ikke drive virksomhed (hverken import eller eksport) med lande, der er underlagt handelsembargo og/eller økonomiske sanktioner, der gælder for Flint Group og/eller koncernens virksomhed og Aldrig udvide aktiviteterne til et fremmed land, hvor Flint Group ikke tidligere har drevet forretning uden at opveje risiciene og diskutere dem med ledelsen og Flint Groups juridiske afdeling. 12. Antitrust- og konkurrencelovgivning Flint Group er forpligtet i forhold til principperne for fri og retfærdig konkurrence. Det er vores politik at konkurrere intensivt og effektivt samtidig med altid at overholde gældende konkurrenceregler/antitrustlove og -regler i alle lande, hvori vi driver virksomhed. Derfor skal vi: Begrænse vores kontakt til konkurrenterne så meget som muligt Ikke over for konkurrenter afsløre, anmode om eller udveksle forretningsmæssigt følsomme oplysninger om f.eks. pris, kontraktforhandlinger, kapacitet, produktionsomkostninger, kommercielle strategier eller planer, tilbudshensigter, kunder og markedsandele Ikke diskutere forretningsmæssigt følsomme oplysninger i joint ventures med konkurrenter eller potentielle konkurrenter, med mindre dette vedrører det konkrete venture Ikke diskutere forretningsmæssigt følsomme oplysninger under deltagelse i handels- eller brancheorganisationer og Ved salg af produkter til eller køb af produkter fra en konkurrent kun udveksle oplysninger, der lovligt kræves for at fuldføre transaktionen. Det er ulovligt at indgå nogen aftale med en konkurrent om priser, omkostninger, vilkår, kunder, markeder, produktion, forretningsplaner eller ethvert andet spørgsmål, der kan påvirke konkurrencen. En uudtalt aftale om at fastsætte priser eller tildele markeder er lige så ulovlig som en mundtlig eller skriftlig aftale.
13. Officielle efterforskninger Anklagere og statsorganer har vidtstrakt bemyndigelse til at undersøge mulige overtrædelser af loven. De kan indkalde juryer (eller lignende), indstævne dokumenter og anmode om interviews med eller vidnesbyrd fra Flint Groups medarbejdere. Flint Groups politik er at samarbejde med sådanne statslige efterforskninger og efterkomme alle rimelige anmodninger. Samtidig er Flint Group berettiget til alle de garantier, der er fastlagt ved lov til fordel for personer, der er genstand for efterforskning eller anklaget for ulovligheder, herunder juridisk bistand. Hvis en repræsentant for staten eller et statsligt organ kontakter en ansat hos Flint Group eller anmoder om adgang til data eller dokumenter med henblik på en efterforskning, skal medarbejderen straks underrette sin leder eller Flint Groups juridiske afdeling om dette og svare ifølge Flint Groups sædvanlige forretningspraksis. Materialer, herunder dokumenter, der måtte vedrøre efterforskningen, skal bibeholdes, hvis dette kræves af gældende lov. Hvis der er spørgsmål om efterforskningen, eller om hvordan man skal reagere, skal medarbejderen kontakte Flint Groups juridiske afdeling. 14. Politisk engagement Det er Flint Groups politik ikke at anvende koncernens midler til politiske bidrag af nogen art til nogen kandidat eller noget politisk parti. Dette forbud omfatter ikke alene direkte bidrag, men også indirekte støtte eller støtte til kandidater eller politiske partier gennem køb af billetter til særlige middage eller andre fundraisingbegivenheder og tilvejebringelse af andre varer, tjenesteydelser eller udstyr til politiske partier eller udvalg. Ingen person kan opnå godtgørelse direkte eller indirekte af Flint Group for et politisk bidrag eller for omkostninger, der er opstået ved deltagelse i en politisk begivenhed. Politisk lobbyarbejde af enhver slags er forbudt. 15. Rapportering af transaktioner og Flint Groups optegnelser Flint Group skal holde regnskab og ajourføre fakturaer, journaler og konti, som rimelig detaljeret, præcist og retfærdigt afspejler de transaktioner og dispositioner af aktiverne, der foretages i Flint Group. Alle medarbejdere skal føre præcise og retfærdige registreringer over transaktioner, tidsrapporter, rejseafregninger og andre optegnelser for Flint Group. Flint Group skal skabe og vedligeholde et system af interne kontroller, der er tilstrækkelige til at give rimelig sikkerhed for, at transaktioner bliver korrekt godkendt, udført og registreret. Alle regnskaber, optegnelser, midler og aktiver i Flint Group skal opretholdes for at afspejle retfærdigt, præcist og i den relevante regnskabsperiode, at den pågældende transaktion fandt sted, de underliggende transaktioner og disponeringen af Flint Groups virksomhed i rimeligt detaljeret omfang. Ingen poster, som forsætligt skjuler eller tilslører det sande formål med alle Flint Groups transaktioner, må foretages. I dette øjemed skal følgende retningslinjer følges: 1. Skjulte, uofficielle eller off-book -midler og -aktiver må aldrig etableres til noget formål. 2. Ingen falske eller fiktive fakturaer må betales eller oprettes.
3. Ingen falske poster må bogføres eller misvisende rapporter offentliggøres. 4. Aktiver og forpligtelser i Flint Group skal bogføres og angives i henhold til Flint Groups standardpraksis og almindeligt anerkendte og vedtagne regnskabsprincipper. Hvis en medarbejder hos Flint Group mener, at Flint Groups regnskaber og optegnelser ikke bliver vedligeholdt i overensstemmelse med disse krav, bør medarbejderen indberette sagen direkte på det ledelsesniveau, som medarbejderen føler er passende, eller som anvist i artikel 18, Etisk rådgivning og rapportering af overtrædelser. 16. Brug af Flint Groups aktiver Flint Groups aktiver må kun anvendes til Flint Groups legitime forretningsmæssige formål, som defineret i koncernens it-politikker og kun af autoriserede medarbejdere eller deres repræsentanter. Dette omfatter både materielle og immaterielle aktiver. Eksempler på materielle aktiver er kontorudstyr som f.eks. telefoner, kopimaskiner, computere, møbler, forbrugsvarer og produktionsudstyr. 17. Internet og e-mail Flint Group stiller internet og e-mail til rådighed for sine medarbejdere til forretningsformål og ikke til personlig brug. Medarbejderne forventes at anvende disse ressourcer i overensstemmelse med Flint Groups it-politikker og -procedurer. Hertil kommer, at brugerne er bundet af de krav, der er indeholdt i lokal, statslig, føderal og gældende international lovgivning og kontraktlige forpligtelser, herunder uden begrænsning politikken om acceptabel brug, som udstikkes af Flint Groups netværk og internetserviceudbyder. 18. Etisk rådgivning og rapportering af overtrædelser Der findes ingen nemme svar på mange etiske spørgsmål, som medarbejderne kan stå over for i det daglige. I nogle tilfælde vil den rigtige fremgangsmåde være indlysende, men i andre mere komplicerede situationer kan det være svært at klarlægge den bedste fremgangsmåde. Der er en bred vifte af muligheder til rådighed for dem, der arbejder for eller på vegne af Flint Group, der har compliance-relaterede spørgsmål eller som ønsker at indberette eventuelle tilfælde af manglende overholdelse. Disse omfatter: (1) at tale med en leder eller arbejdsleder, (2) at anvende officielle interne processer som f.eks. den officielle klageproces, (3) at tale med personale i HR og (4) at kontakte personalet i Flint Groups Corporate Compliance-afdeling. Derudover kan Flint Groups gratis etik- og integritetshotline og webindberetningsskema tilgås 24 timer i døgnet, 365 dage om året, til anonym rapportering af alvorlig mangel på overholdelse, herunder svig, forskelsbehandling, chikane, vold, juridiske, politiske eller regulatoriske krænkelser eller miljøspørgsmål. Alle rapporteringer tages alvorligt. Alle påstande undersøges og, hvis disse understøttes, løses de igennem passende korrigerende handling og/eller disciplinærsag. Hvis medarbejderen vælger at identificere sig, vil han/hun blive forsynet med feedback, når undersøgelsen er afsluttet.
Flint Group tolererer ingen form for repressalier eller beskyldninger mod dem, der i god tro rapporterer om potentielle overtrædelser. Vores nultolerancepolitik mht. repressalier går hånd i hånd med vores tro på, at man altid har ret til at sige sin mening. Hvis du giver udtryk for en bekymring eller rapporterer om forseelser i god tro eller deltager i en undersøgelse af et spørgsmål om etik eller overholdelse følger du vores Adfærdskodeks. Flint Group vil under ingen omstændigheder tolerere, at du udsættes for repressalier. Flint Group anser repressalier for at være ureglementeret adfærd, som, hvis de viser sig at være underbygget, kan resultere i en disciplinærsag og kan medføre opsigelse. Hvis du indberetter en påstået overtrædelse, hvori du har deltaget, vil din selvrapportering og fortsatte samarbejde tages i betragtning ved afgørelsen af, om sanktioner er passende for din del af overtrædelsen. Rapporteringsprocessen bør dog kun anvendes til reelle bekymringer. Hvis du handler i ond tro og giver udtryk for bekymringer, som du ved er falske og/eller ondsindede, vil sagen blive henvist til Senior VP Human Resources, Communications and Compliance, som vil anbefale passende disciplinære foranstaltninger imod dig. Hvis du giver udtryk for bekymringer om eksterne parters overholdelse af regler og standarder (bortset fra et anerkendt og passende lovmæssigt eller tilsynsorgan) f.eks. en journalist eller aktivitet på sociale medier på noget tidspunkt, før du giver udtryk for disse bekymringer i overensstemmelse med denne bestemmelse, i løbet af en undersøgelse eller efter en undersøgelse er afsluttet, vil sagen blive henvist til Senior VP Human Resources, Communications and Compliance, som vil anbefale passende disciplinære foranstaltninger imod dig. Når der gives udtryk for bekymringer, eller en klage indgives, vil den person/de personer, der påstås at have udøvet den adfærd, der ikke overholder angivne standarder, anses for at være uskyldige, medmindre og indtil Flint Group beviser andet. Dette princip om uskyld indtil de faktiske forhold og omstændigheder angiver andet, er en vigtig sikkerhedsforanstaltning for medarbejdere, der er genstand for en rapporteret bekymring i forbindelse med påstået manglende overholdelse. Corporate Compliance Officers, som du kan rådføre dig med, omfatter Regional Integrity and Compliance Contacts, Flint Group Integrity Officers, Chief Compliance Officer og formanden for bestyrelsen. 19. Administration af og dispensation fra dette Adfærdskodeks Dette Adfærdskodeks administreres af Flint Groups bestyrelse. Eventuelle spørgsmål og yderligere oplysninger om dette Adfærdskodeks bør i første omgang rettes til en Corporate Compliance Officer. Flint Group omdeler dette Adfærdskodeks til sine ansatte med jævne mellemrum og afholder træning i Adfærdskodekset. Der afholdes endvidere en årlig ERC (Employee Representation Certification)-proces, hvor udpegede medarbejdere og vores bestyrelse skal bekræfte, at de har læst og forstået Adfærdskodekset samt bekræfte, at de vil overholde det og underrette koncernen om potentielle interessekonflikter og anden mangel på overholdelse af Adfærdskodekset. Mangel på fuldførelse af denne certificeringsproces kan udgøre en overtrædelse af Adfærdskodekset og kan medføre disciplinærsag og andre foranstaltninger efter koncernens skønsmæssige vurdering, hvor dette tillades ved lov. Under ingen omstændigheder vil din manglende læsning af Adfærdskodekset,
manglende bekræftende underskrift eller manglende certificering online undtage dig fra din forpligtelse til at overholde vores Adfærdskodeks. Medarbejdere, ledere og direktører i Flint Group er forpligtet til på alle tidspunkter at følge dette Adfærdskodeks og at repræsentere Flint Group (og koncernens datterselskaber) på en ansvarlig måde i alle regioner og områder. Generelt bør der ikke være nogen afvigelse eller dispensation fra dette Adfærdskodeks. Men i ekstremt sjældne tilfælde, hvor en konflikt med dette Adfærdskodeks kan opstå, kan der anmodes om dispensation. Alle dispensationer skal godkendes af bestyrelsen. Overvejelse og beslutning om dispensation vil blive dokumenteret i bestyrelsens mødereferater. Faktiske eller mistænkte overtrædelser af dette Adfærdskodeks vil blive undersøgt, og alle medarbejdere, der har deltaget i sådanne overtrædelser, og alle ledere, der fremmer, støtter eller bevidst ignorerer sådanne overtrædelser, vil blive genstand for disciplinærsag, der kan medføre opsigelse. Oplysninger afgivet til revisionsudvalget for Flint Groups bestyrelse omfatter: 1. En liste over alle ERC-kommentarer og konklusioner 2. Logning af alle integritets- og compliancesager rapportering af detaljer og resultater samt 3. Alle spørgsmål vedrørende alvorligt svig og kriminel aktivitet, uanset hvordan dette er blevet opdaget. Vedtaget af bestyrelsen: Formand: Dato: