Referat fra ordinær generalforsamling

Referat fra ordinær generalforsamling Lørdag, d. 21. februar 2015, kl. 10.00, Odense Eventyr Golfklubs Restaurant Dagsorden 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning. 3. Revideret regnskab for 2014. 4. Indkomne forslag. a. Vedtægtsændringer Bestyrelsen foreslår en opdatering af klubbens vedtægter, herunder at revisor og revisorsuppleant vælges hvert andet år i stedet for hvert år. (Forslaget var udsendt inden generalforsamlingen) 5. Fastsættelse af kontingent for 2016. Bestyrelsen forslår, at kontingentet ændres til 150,- kr. 6. PBP 2015 Orientering om PBP (flyttes til efter punkt 10). 7. Valg af formand lige år. Valg af kasserer og næstformand/sekretær ulige år. Peter Aerts og Karsten Christensen er villige til genvalg. 8. Valg af suppleant hvert år. Thomas Holm Petersen er villig til genvalg. 9. Valg af revisor og revisorsuppleant hvert år. Birgit Henriksen er revisor og Gert Pagter suppleant. Birgit er villig til genvalg. Da Gert er blevet arrangør, foreslår bestyrelsen valg af Mogens Klitgaard Nielsen som suppleant. 10. Eventuelt. a. Overrækkelse af medaljer b. Årets rytter 1

REFERAT AD1. Valg af dirigent. Jan bød velkommen. Han konstaterede det glædelige i, at så mange - 63 - var mødt frem. Bestyrelsen foreslog, at Gert Pagter blev valgt som dirigent. Gert blev valgt med stor applaus. Gert takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt i følge foreningens vedtægter. AD2. Formandens beretning Året der gik Jeg har allerede redegjort for en stor del af klubbens aktiviteter i 2014 i efterårsudsendelsen i december, så her vil jeg nøjes med at nævne noget af det væsentligste og noget af det, der er sket siden december. I 2014 har klubben haft 237 medlemmer mod 209 året før. 280 forskellige personer har kørt en brevet i Danmark i året, hvoraf ca. er 10 udlændinge. I alt blev der gennemført 809 brevet er, hvilket lige som i 2013 er en stigning på ca. 75 % i forhold til året før. Internationalt Randonneur Mondiaux den klub, der har ansvaret for at godkende resultater fra breveter på 1200 km og længere har fået ny formand, Keith Benton. Den nye formand har stillet os en bedre kommunikation i udsigt, så resultatsiderne vil blive opdateret hurtigere med nye resultatlister, nyhedsbreve mv. Der bliver designet en ny 1200 km-medalje og hvem ved, måske kommer den en bedre oversigt over kommende 1200 km brevet er på deres hjemmeside. Arrangører Helge Krogh er kommet godt fra start som ny gammel arrangør og han fortsætter i 2015 med at arrangere brevet er med start i Sønderborg. Lars Bommersholdt har meddelt, at han ønsker at stoppe som arrangør efter 2015, så vi søger en frisk person, der har mod på at arrangere brevet er med start i Brande, Fredericia eller et andet sted i i det Sydjyske. Lars har lovet at støtte op omkring en ny arrangør, så det ikke bliver alt for uoverskueligt, at overtage opgaven. Startgebyr Som jeg orienterede om på generalforsamlingen i 2013 at vi ville overveje at gøre i PBP-år, så har vi sat startgebyret op. Baggrunden for dette er at udgifterne er større i PBP-år fx er det tanken, at der vil blive afholdt orienteringsmøder om PBP og vi mener, at det er rigtigst, at dem, der kører i PBP-år ikke skal lukrere på det overskud, der er skabt i mellemårene. Til gengæld har vi i år gjort det valgfrit om man vil have en medalje eller ej det er jo ikke sikkert, at man er lige så glad for 200 km-medalje nr. 10 som nr. 1 og så kan man spare 40 kr. pr. brevet. Dvs. at hvis man i fravælger medaljen, så kommer en brevet til at koste 85 kr. mod 100 kr. tidligere for medlemmer hhv. 135 kr. mod 150 kr. 2

Muligheden for at fravælge medaljen vil give arrangørerne en del yderligere administrativt arbejde og hvis det viser sig, at være for tungt for dem, er det ikke sikkert, at muligheden vil fortsætte i de kommende år. Permanente brevet er På generalforsamlingen i 2013 blev det besluttet at indføre permanente brevet'er, som kan køres på en dato, man selv vælger. I januar 2014 er de endelige regler blevet offentliggjort på hjemmesiden. I løbet af efteråret er det første forslag til en permanent brevet blevet indsendt og behandlet. I løbet af foråret vil rute mv. blive lagt på hjemmesiden. Kort fortalt er reglerne for permanente brevet er følgende: Et medlem laver en rute, som bliver godkendt af ARD. Ruten lægges ud på hjemmesiden En rytter, der ønsker at køre den, henvender sig til sekretæren, der fremsender kontrolkort. Rytteren kører den permanente brevet på en selvvalgt dato dog ikke mellem 1. marts og 30. juni. Efter at have gennemført brevet en indsender rytteren kontrolkortet til sekretæren, der godkender eller forkaster resultatet. Vimpel og klistermærker Vi har fået lavet en lille vimpel, som i første omgang er tænkt som en mulig gave til fremmede deltagere, til kontrolstederne osv. Men den kan også købes af medlemmerne ved henvendelse til vores kasserer, Peter Aerts. PBP 2015 Efter nogen usikkerhed omkring startdatoen for PBP ligger det nu fast, at starten går søndag d. 16. august. I januar offentliggjorde Audax Club Parisien (ACP) den anden og endelige brochure for PBP 2015, som nu kan findes på hjemmesiden for PBP 2015, http://www.paris-brestparis.org/index2.php?lang=en&cat=presentation&page=information_general. Jeg har taget nogle eksemplarer med i dag, som I bedes deles om så godt I kan. Arrangører og bestyrelsesmedlemmer har fået et udlåns-eksemplar, som medlemmerne kan låne, læse og aflevere igen, sådan at så mange som muligt kan have glæde af dem. På klubbens hjemmeside kan I se diverse informationer om PBP (tryk på logoet for Paris-Brest- Paris nederst på siden). Vi vil forsøge at holde siden opdateret med nyt, så hold øje med den. Vi vender tilbage til PBP under punkt 6 på dagsordenen. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke mine med-bestyrelsesmedlemmer, arrangørerne og alle andre, der har hjulpet til i løbet af året for det store arbejde, I gør for klubbens medlemmer det gør det dejligt nemt at være formand! Til slut vil jeg ønske alle ARDs medlemmer mange gode kilometer på cyklen i 2015! Jan Buschardt Formand, ARD Der var ingen bemærkninger til beretningen, som blev godkendt. 3

AD3. Revideret regnskab for 2014 Peter gennemgik regnskabet for 2014, hvor der er lidt flere indtægter på kontingenter og løbsindtægter, med et lidt vigende tøjsalg. Udgifter lidt lavere end året, som alt i alt betyder, at foreningen har sparet lidt op. Resultatet skyldes nok især de forholdsvis mange brevet er, der er kørt. Løbsudgifter er de udgifter, fx porto, kaffe og lignende, som løbsarrangørerne afholder. Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen. AD4. Indkomne forslag a: Vedtægtsændringer: Formanden gennemgik forslagene til vedtægtsændringer; at de jo trænger til en opdatering, da de ikke længere passer helt med virkeligheden. Vedtægtsændringer tilpasser sig således denne. Bemærkninger til forslagene: Navn: Ingen 2: En sagde, at sætningen: at klubben skal udbrede kendskabet til langdistancecykling, burde stå først. Jan sagde hertil, at klubbens primære formål er at arrangere brevet er. Vi har som sådan ikke noget ønske om at missionere. Forslagsstilleren sagde efterfølgende, at han til dels var enig og foreslog, at man kunne stryge sætningen helt. Flere mente dog, at udbredningen sker på brevet erne. Vi kunne lade det være, slette det, eller flytte det op forrest. Et fjerde forslag var at flytte sætningen op, og knytte den sammen med det følgende med et "og". Forslaget hvor sætningen flyttes op forrest, og kædes sammen med det følgende vedtages: "Klubbens formål er at udbrede interessen for langdistancecykling og..." 3: Ingen 4: Underskudsdækningen vedr. SBS - formuleringen blev kritiseret for at være uklar omkring, at et kommende SBS skal betale pengene tilbage. Spørgsmålet medførte en lang general debat om, hvad ARD skal dække og hvordan. Alt i alt endte vi med to ændringsforslag; 1: at alt efter SBS slettes. 2: at det skal fremgå klart, at et kommende SBS skal betale tilbage. Forslag 1 blev vedtaget. 5: Ingen 6: Ingen 7: Kommentar, at forslaget virker uklart formuleret omkring arrangørens deltagelse i bestyrelsens møder. "Arbejdet med målsætning, visioner og naturligvis gennemførelse af eventuelle generalforsamlings... blev vedtaget. Der sluttes: "... 1. årligt møde i 3. kvartal mellem bestyrelsen og arrangørerne" 8: - 9: Ingen 4

10: Ingen. Klubbens vedtægter med den ændrede ordlyd som tiltrådt af generalforsamlingen er vedlagt referatet. AD5. Fastsættelse af kontingent for 2015 Bestyrelsen forslår, at kontingentet ændres til 150,- kr. Dette blev vedtaget af generalforsamlingen. AD6. P-B-P 2015 Foreslået flyttet til efter punkt 10 dette blev vedtaget af forsamlingen AD7. Valg af formand lige år. Valg af kasserer og næstformand/sekretær ulige år. Kasserer Peter Aerts og sekretær Karsten Christensen er villige til genvalg. Peter og Karsten blev genvalgt. AD8. Valg af suppleant hvert år Thomas Holm Petersen blev valgt som suppleant på generalforsamlingen i 2014. Thomas blev genvalgt. AD9. Valg af revisor og revisorsuppleant hvert år Birgit Henriksen er revisor og Gert Pagter suppleant. Birgit er villig til genvalg. Da Gert er blevet arrangør, foreslår bestyrelsen valg af Mogens Klitgaard Nielsen som suppleant. Birgit og Mogens blev valgt. AD10. Eventuelt a. Medaljer 15.000 km (bronze) Johan Petersen 30.000 km (sølv) Jens Gravesen Karsten Brejnbjerg Christensen Ultrarandonneur (10 x superrandonneur) Gert Pagter Kristensen Leif Bagger Jan Buschardt 5

Randonneur 5.000 Gert Pagter Kristensen Randonneur 10.000 Jens Gravesen Claus Hviid Christensen Guldmedalje med Egeløv 75.000 km Flemming Skou b. Årets rytter - er Per Slott, hvor Jan fremhævede, at Per er en flink fyr, altid hjælpsom, at han gerne tager gerne en føring, og at han har meget erfaring. Kørte P-B-P første gang i 1991 og er dermed en af pionererne og har som en af få gennemført prøven hele 6 gange. (AD6) Herefter med den ordinære generalforsamling overstået og udmærkelserne uddelt gennemgik man orienteringen vedrørende Paris-Brest-Paris 2015: PBP 2015 finder sted d. 16. - 20. august 2015. Du kan læse mere (på fransk og engelsk) på den officielle hjemmeside: www.paris-brest-paris.org. Du kan skifte mellem fransk og engelsk ved at trykke på 'FR' hhv. EN' i øverste højre hjørne på siden. På PBP 2015-hjemmesiden kan du - når den tid kommer - tilmelde dig, og indtil da kan du læse reglerne (på engelsk og fransk), se ruten og ruteprofilerne, se resultaterne gennem tiderne og finde mange andre informationer. Når PBP skydes i gang, kan familie og venner se hvor langt du er kommet, se web-tv fra start og mål og meget mere. På PBP-hjemmesiden kan du også finde den anden og endelige brochure for PBP 2015, som Audax Club Parisien (ACP) offentliggjorde i januar. Arrangører og bestyrelsesmedlemmer har fået et udlåns-eksemplar, som medlemmerne kan låne, læse og aflevere igen, sådan at så mange som muligt kan have glæde af dem. Vær opmærksom på at nogle af oplysningerne på hjemmesiden endnu ikke er opdateret siden 2011, men det forventes de at blive hen ad vejen. Nyheder i forhold til tidligere år PBP 2015 i det store og hele er som i tidligere år sådan at: Tilmeldingen bliver lige som i 2011 100% via nettet Der skal lige som i 2011 heller ikke sendes foto, lægeattest eller kopier af forsikringer til Frankrig. Starten er flyttet nogle km. Ingen frie starter. Igen ekstra overnatningsmulighed i Saint-Nicholas du Pélem mellem Loudéac og Carhaix og også i Quédillac mellem Tinténiac og Loudéac. Nyt kontrolsted i Brest. Forhåndstilmelding Der bliver muligvis ikke startplads til alle, der gerne vil deltage. Derfor er der også i 2015 en forhåndstilmelding, der afhænger af hvor lang en brevet, du har kørt i 2014. Der er ingen landekvote i 2015. 6

Hvornår Forhåndsregistrering kan finde sted afhængigt af hvor lang din længste brevet var i perioden 1. november 2013 til 30. oktober 2014. Længste brevet kørt i 2014 Forhåndstilmelding fra 1000 km eller mere 26. april 2015 600 km 3.maj 2015 400km 10. maj 2015 300 km 17. maj 2015 200 km 24. maj 2015 NB! Hvis du ikke har registreret dig endeligt inden midnat d. 23. juni, vil du fortabe din 'forrang'. Du kan stadig registrere dig, men det bliver uden den fordel, du havde fordi du havde kørt en eller flere brevet'er i 2014. Hvordan Al registrering skal ske via internettet og kan ikke ske pr. post, ved henvendelse til bestyrelsen eller på anden måde. Så hvis du ikke har adgang til internettet, må du alliere dig med familie, venner eller gode cykelkammerater. Når du forhåndsregistrerer dig, skal du bl.a. oplyse homologationsnummeret for din længste brevet i 2014. Det koster 30 at forhåndsregistrere sig. Beløbet fratrækkes PBP-gebyret, som betales ved den endelige registrering. De 30 bliver ikke refunderet, hvis man ikke deltager i PBP. Betaling Alle betalinger skal ske via PayPal. Der kan ikke betales kontant eller med check. Kvalifikationsbrevet'er Som ved tidligere PBP'er skal man også kvalificere sig til PBP 2015 ved at køre en fuld randonneur-serie i 2015: 200 km, 300 km, 400 km og 600 km. Endelig tilmelding Den endelige registrering og betaling skal også ske via internettet. Du kan tilmelde dig endeligt når du har kørt 3 af de 4 kvalifikationsbrevet'er, dog tidligst den 31. maj. Der skal i modsætning til tidligere PBP'er ikke indsendes foto, lægeerklæring eller andet, så hele registreringen kan ske på nettet. Tidsplanen er følgende: 31. maj: Tilmelding åbnes for alle (i den udstrækning, der er plads). 23. juni, kl. 24.00: Sidste frist for at udnytte sin forhåndstilmelding. Så hvis du er forhindret i at tilmelde dig endeligt i denne periode, skal du alliere dig med en, der kan registrere tilmeldingen for dig. Selv om du ikke har kørt den sidste 600 km brevet, skal du tilmelde dig senest d. 19. juni. 23. juni: Forhåndstilmeldingerne annulleres og alle kan tilmelde sig. 7

14. juli: Allersidste frist for tilmelding og registrering af alle homologationsnumre. Hvis du ikke har tilmeldt dig endeligt eller ikke har fået registreret alle oplysninger og betaling inden denne dato, bliver din tilmelding annulleret og du får ikke lov at starte. Betaling skal ske samtidigt med at du laver den endelige tilmelding. Følgebil eller bus Hvis du har følgebil eller er med en bus, der servicerer dig på ruten, skal både du og bilen / bussen anmelde det ved tilmeldingen. Alle deltagere i bussen skal anmelde, at de har support på ruten. Pris Prisen er fastsat til 115, hvorfra de 30 fra forhåndstilmeldingen skal trækkes fra. For dette beløb får du Ret til at deltage i PBP Vandflaske og 'pung' til dokumenter En refleksvest Et varmt måltid mad ved målet Stelnummer Brevetkort Chip til tidstagning og rapportering om din fremdrift på PBP-hjemmesiden Medalje Super Randonneur medalje (du er jo blevet Super Randonneur, da du gennemførte kvalifikationsbrevet'erne) Aflysningsforsikring, hvis PBP aflyses (HUSK at købe din egen rejseforsikring ) Skiltning af ruten Motorcykelofficials mv. Adgang til kontrolposterne 1. hjælp på kontrolposterne PBP-DVD Resultatbrochure Cykelkontrol Som noget nyt i 2015 skal der ved tilmeldingen vælges et kontroltidspunkt. Lørdag 15. august kl. 8:00 til kl. 19:00: Cykelkontrol for dem, der starter søndag. Når du har fået kontrolleret din cykel, kan du fortsætte til indskrivningen. Søndag 16. august: kl. 8:00-13:00: Cykelkontrol og efterfølgende indskrivning for dem, der starter mandag. Kan kun benyttes af dem, der har valgt at starte mandag. Indskrivning Efter cykelkontrollen fortsætter du til indskrivningen, hvor du mod fremvisning af dit pas eller anden legitimation får udleveret dit kontrolkort og resten af start-pakken og de ting, du evt. har købt ekstra. Starttider Starttiderne er de samme som i 2011 idet de frie starter søndag aften efter kl. 21.00 er udgået. Starttid Cykeltype Tidsgrænse Søndag 16:00-17:00 Solo og MTB 80 timer Søndag 17:15 Tandem og andre specialcykler 90 timer 8

Søndag 17:30-20:00 Solo og MTB 90 timer Mandag 04:50 Tandem og andre specialcykler 84 timer Mandag 05:00 5:15 Solo og MTB 84 timer De to første startkategorier behøver i modsætning til de øvrige ikke respektere kontrollernes åbnetider mens alle skal stemple inden hver enkelt kontrols lukketid. Krav til udstyr Hjelm Det anbefales kraftigt, at du kører med hjelm. Tristyr Enhver form for tri-styr er forbudt. Lygter Cyklen skal til enhver tid (dvs. også om dagen) have lygter monteret. Forlygten skal kunne ses 100 m og baglygten 150 m. ARD anbefaler, at du bruger kraftigere lygter, da en lygte, der kun kan ses 100 m borte ikke er kraftig nok til at oplyse vejen. Blinkende baglygter er forbudt. ARD anbefaler, at du sætter lygterne godt fast - fx med gaffatape - da 1200 km rystelser kan få selv den bedst konstruerede lygteholder til at opgive ævred. Det er ikke længere noget krav, at du har ekstra lygter med, med det anbefales meget kraftigt, da du ikke vil få lov til at fortsætte uden lys, hvis du bliver stoppet af en official. Lyset skal være tændt om natten og når lysforholdene i øvrigt er dårlige - og det gælder uanset om du cykler alene eller i en gruppe. Startnummer Det udleverede startnummer skal være fastgjort til cyklen under hele løbet. Refleksvest Du skal have en refleksvest på om natten. Som noget nyt indgår en refleksvest i startgebyret. ARDs refleksvest kan også anvendes. Brevetkort På sædvanlig vis vil du få udleveret et brevetkort, som skal stemples ved start og ved hver kontrol. Kommer du i mål uden brevetkortet eller uden alle stempler, vil du ikke få godkendt dit løb. Det er dit eget ansvar at kortet kommer helskindet igennem og at du får stemplet ved alle kontroller. Chip Hver rytter udstyres med en chip, så ankomst til kontrollerne registreres automatisk. Tab af chippen medfører diskvalifikation. Der vil ikke være noget magnetkort i år. Chippen sættes fast om benet med velcro så tiderne kan registreres præcist når du passerer måtter, der ligger ved indgangen til kontrollerne. Rute Ruten, der i store træk er den samme som i 2011, kan ses på den officielle PBP 2015- hjemmeside, hvor der for hver etape er kort, højdeprofil og rutebeskrivelse. På hjemmesiden vælger du 'The ride', 'The route' og så den etape, du vil se. (Ruten er endnu ikke opdateret i skrivende stund). Vær opmærksom at der stadig kan ske ændringer af ruten - det kan ske helt op til starttidspunktet, hvis myndighederne af den ene eller anden grund skulle kræve det. 9

Vi regner med at kunne lave et link til en gps-rute. Men da ruten sikkert vil være fint afmærket som i tidligere år, er det ikke strengt nødvendigt med en gps. I forhold til 2011 er den væsentligste ændringer, at kontrollen i Brest ligger i byens centrum. Nyt overnatningssted Også i år vil der være et overnatningsmulighed i Saint Nicolas du Pélem, der ligger midtvejs mellem Loudéac og Carhaix og yderligere et overnatningssted i Quédillac mellem Tinténiac og Loudéac. Begge steder vil der mulighed for køb af mad. Regler De officielle regler - på engelsk - kan du finde på den officielle PBP 2015-hjemmeside. Vær også her opmærksom på at reglerne stadig kan ændres. ARD regner med at oversætte reglerne til dansk i løbet af foråret. Afslutningsceremoni Torsdag d. 20. august kl. 16:00 afholdes der en afslutningsceremoni efterfulgt af en cocktailreception kl. 17:00. Sidst - men ikke mindst - takkede Gert for god ro og orden. Generalforsamlingen vedrørende 2014 var hermed slut. 10