Hovedudvalg Den 28. november 2018 Tidspunkt: 13:00-16:00 Sted: Rådhuset, Mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Jonas T. Sørensen, Viki Kjær Madsen, Bodil Jeppesen Afbud: Anne Stenbæk, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jette Harlund, Thomas Jørgensen, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde... 2 2. Godkendelse af dagsorden... 3 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet... 4 4. Forslag om fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd (fra Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur)... 8 5. Personalepolitisk værdisæt... 10 6. Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse12 7. Status vedr. proces for Rummelighed i praksis... 14 8. Status på Økonomi m.m.... 16 9. Evaluering af jobpulje... 17 10. Information om hjemtagelse af medarbejdere i Forebyggelse & Rusmidler... 18 11. Vejledning om medarbejderes adgang til oplysninger i personalesag... 19 12. Vedtagelse af ny beredskabsplan for Odder Kommune... 20 13. Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul... 21 14. Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018... 22 15. Omlægning af Hovedudvalgets julemøde... 23 16. Eventuelt... 24 17. Evaluering af mødet og punkter til næste møde... 25 Underskriftsark... 26 Samlet bilagsliste... i
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2017-159653 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. https://hr.odder.dk/media/10206/samlet-referat-hu-270818.pdf Godkendt
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2017-159655 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Godkendt
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 4 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.:727-2017-159661 Sagsnr.: 727-2017-20903 Til beslutning Der afsættes 20 minutter til punktet Baggrund for sagen Sygefravær Udviklingen i sygefraværet har over efteråret ændret sig, således at fraværet til og med oktober måned 2018 nu ligger over sygefraværet i samme periode for 2017. Det er særligt BFC og Sundhed & Omsorg der tegner sig for de største stigninger i fraværet. I foråret ansøgte Sundhed & Omsorg, Jobcenter og Ledelse & Udvikling i samarbejde midler fra en pulje under STAR til initiativer til nedbringelse af fravær i ældreplejen. Ansøgningen blev imødekommet, og der igangsættes nu i første omgang et analysearbejde af fraværet og de nuværende indsatser. Denne analyse gennemføres i samarbejde med Cabi. Der er således gennem denne og andre indsat fokus på at vende udviklingen i sygefraværet. Besøg af Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har afsluttet deres besøg i Jobcentret, og samlet set har det resulteret i fire påbud, hvoraf to handler om bygningsmæssige for-
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 5 hold (temperatur og fugt) og to omhandler unødig støj. Derudover er givet en vejledning om psykisk arbejdsmiljø. Derudover har Arbejdstilsynet varslet besøg på følgende arbejdspladser, som fortsat ikke er gennemført: Hundslund skole Hou Børnehus Vejledning og Mestring Bronzealdervej Interne audits HR teamet gennemfører interne audits på fem arbejdspladser i efteråret. Der er allerede gennemført audit på Bronzealdervej, og derudover er der aftalt besøg i Hou Børnehus og på Parkvejens skole. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljøgrupperne skal årligt tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 1½ dags uddannelse. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse har i 2018 været afholdt som tre halve dage med følgende temaer: a. Robusthed og trivsel på arbejdspladsen (v/ Thomas Milsted) b. Digital chikane (v/ Abelone Glahn) c. Systematik i arbejdsmiljøarbejdet (v/ Arbejdsmiljøcentret og HR teamet) HR teamet har drøftet muligheden for i 2019 at afholde den supplerende arbejdsmiljøuddannelse som en halv dag i foråret og en hel dag i efteråret. Den hele dag foreslås bygget op med 1-2 fælles oplæg og et antal mindre workshops/inspirationscaféer man kan vælge sig ind på, og tanken er, at de primært skal afholdes af interne (fx en lokal arbejdsmiljø/- triogruppe, der har arbejdet med et særligt tema). Dette er drøftet på møde i Hovedudvalgets arbejdsmiljøgruppe den 8. november, og gruppen tilslutter sig HR teamets forslag. Status på psykologordning Aftalen med Falck Healthcare om psykologisk rådgivning og krisepsykolog er opsagt med virkning fra 31. december 2018. Der er i stedet indgået aftale med Arbejdsmiljøcentret, som betyder, at ordningen i forhold til at tilbyde ansatte psykologisk rådgivning i krisesituationer eller ved trivselsudfordringer i praksis fortsætter uændret. Det er aftalt med Falck Healthcare, at forløb der er sat i gang i 2018, men ikke afsluttet inden årsskiftet, naturligvis færdiggøres i regi af Falck Healthcare.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 6 HR teamet i Ledelse & Udvikling vil snarest sørge for tydelig information til ledere og tillidsvalgte om den nye ordning, og HR-Portalen opdateres i den forbindelse også. Status på sundhedsordningen 2018 og anvendelse af midler i 2019 I 2018 har der været afsat 350.000 kr. til den fælles sundhedsordning. Heraf er de 50.000 kr. overført fra 2017 idet puljen til lokale tiltag ikke har været anvendt fuldt ud. Af de 350.000 kr. har der været afsat 150.000 kr. til følgende aktiviteter: Aktivitet Beløb 2 kostvejledningsforløb 50.000 kr. Adgang til Odder Svømmehal 50.000 kr. DHL + diverse motionsløb 50.000 kr. Derudover har der været afsat en pulje på 200.000 kr. som kunne søges til lokale tiltag, der knytter sig til trivselsmålingen. Status Der var 266 tilmeldte til DHL stafetten i 2018, hvilket er en lille fremgang i forhold til sidste år. Der har været afholdt 2 kostvejledningsforløb i 2018, men det seneste kun med 4 deltagere. Der har været annonceret ekstra for at få flere deltagere, uden at det er lykkedes. Der er med udgangen af oktober måned udleveret 1.960 billetter til svømmehallen, men Spektrum oplyser, at de kun har fået ca. 500 billetter tilbage ved besøg i svømmehallen (dette er dog behæftet med lidt usikkerhed). Der er således muligvis et relativt stort lager. Det skal bemærkes, at ordningen ikke kom i anvendelse før i foråret 2018, så vi har ikke billedet for et helt år. Der er p.t. anvendt ca. 140.000 kr. fra puljen til lokale tiltag. Der er siden møde i arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen den 8. november modtaget endnu en ansøgning, ligesom der er varslet et par ansøgninger yderligere, der såfremt de kan godkendes vil betyde, at midlerne for 2018 er anvendt fuldt ud. Arbejdsmiljø-/sundhedsgruppen drøftede på mødet den 8. november ønsker til anvendelse af ordningen i 2019. Gruppen indstiller til Hovedudvalget, at der også i 2019 reserveres 50.000 kr. til deltagelse i DHL stafetten samt 50.000 kr. til fortsættelse af ordningen med Spektrum/svømmehallen. Derudover foreslår gruppen, at det resterende beløb anvendes centralt til arrangementer eller lign. der kan inspirere til, hvordan arbejdspladsen
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 7 kan være en sundhedsfremmende arena. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på arbejdsmiljøarbejdet og beslutter i den forbindelse: Om forslaget til afvikling af supplerende arbejdsmiljøuddannelse i 2019 kan godkendes Hvorledes Sundhedsordningen for 2019 skal anvendes. I forhold til sygefraværet ses der en stigning i både korttid og langtidsfravær særligt på BFC og i Sundhed og Omsorg der er fokus på fraværet begge steder. Det blev også drøftet, at vi kan overveje at benchmarke med andre kommuner og lade os inspirere af, hvad man gør andre steder for at forebygge og nedbringe sygefraværet. I forhold til påbuddene fra Arbejdstilsynet er de to af påbuddene lukket. Der er søgt fristforlængelse til påbud om støj i sekretariatet i Jobcentret, grundet behovet for at skabe bedre afskærmning, og det forventes at de resterende påbud lukkes planmæssigt. Arbejdstilsynet har ud over de nævnte varslede besøg også varslet besøg på Hou skole. I forhold til intern audit bemærkes det, at der også er gennemført audit i Fælles Drift & Service og der er planlagt audit i Åhusene. I forhold til sundhedsordningen blev det besluttet at temasætte anvendelsen heraf til et senere møde. Svømmeordningen blev drøftet inden vi går videre med ordningen undersøges behovet og administrationen heraf nærmere.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 8 4. Forslag om fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd (fra Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur) Doknr.:727-2018-119308 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punket. Baggrund for sagen På deres møde den 3. september 2018 drøftede Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur et punkt vedr. krænkende adfærd, som opfølgning på trivselsmålingen. Udvalget drøftede bl.a. behovet for en fælles vejledning indenfor området, men besluttede, at der ikke var behov herfor. Derimod ønsker udvalget at anbefale Hovedudvalget, at der udarbejdes en fælles overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd i lighed med den netop vedtagne retningslinje vedr. digital chikane. Formålet er, at sikre tydelighed om de fælles holdninger og principper, og samtidig lette arbejde for de enkelte lokale MEDudvalg/arbejdspladser med at udarbejde handleplaner vedr. krænkende adfærd. Følgende fremgår af referatet fra udvalgets møde: OmrådeUdvalget vurderer, at der ikke er behov for at lave en områdespecifik vejledning i forhold til krænkende adfærd. OmrådeUdvalget anbefaler derimod en drøftelse i HovedUdvalget af fælles retningslinje i forhold til krænkende adfærd. Det er afgørende, at der på de enkelte arbejdspladser skabes rum til dialog om forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Det skal være naturligt og trygt for ledere og medarbejdere at tale om oplevelser med krækende adfærd. Med henblik på at understøtte dialogen på de enkelte arbejdspladser kan der med fordel udarbejdes et dialogmateriale. Der er ikke sammenhæng mellem andelen af medarbejdere, som i trivselsmålingen angiver, at de har oplevet krænkende adfærd, og antallet af registreringer og anmeldelser. Der bør derfor være et øget fokus på registrering og anmelde af krænkelser, og med henblik på at understøtte dette kan der med fordel udarbejdes en simpel skabelon til registrering. Endelig anbefaler OmrådeUdvalget, at der udarbejdes en skabelon til handleplan, som kan understøtte de enkelte arbejdspladser i udarbejdelsen af en lokal handleplan med krænkende adfærd. HR teamet i Ledelse & Udvikling anbefaler i forlængelse heraf, at teamet udarbejdet et forslag til en fælles retningslinje til drøftelse og vedtagelse i Hovedudvalget. Under hensyn til den samlede opgaveløsning vil
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 9 et forslag til en fælles retningslinje kunne være klar til behandling på Hovedudvalgets første møde i 2019. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur om at der udarbejdes en overordnet retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Hoveudvalget beslutter i forlængelse heraf: Om der skal udarbejdes en fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd Om HR teamet i givet fald skal udarbejde et forslag til retningslinjen eller udvalget ønsker en anden proces Hovedudvalget godkendte Områdeudvalgets forslag om at der udarbejdes en fælles retningslinje vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Hovedudvalget besluttede samtidig at bede HR teamet udarbejde et forslag til en fælles retningslinje.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 10 5. Personalepolitisk værdisæt Doknr.:727-2018-119301 Sagsnr.: 727-2018-9107 Punktet er til beslutning Der afsættes 30 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede i foråret 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til fornyelse af personalepolitikken for Odder Kommune. På mødet i august godkendte Hovedudvalget kommissorium for arbejdsgruppen. Et kommissorium som beskriver en proces i to faser: Fase 1, hvor der udarbejdes et personalepolitisk værdisæt, som skal være afsættet for det videre arbejde med gennemgang af eksisterende politikker og retningslinjer Fase 2, hvor eksisterende politikker og retningslinjer gennemgås med henblik på at vurdere om de skal ophøre, videreføres eller udvikles. Arbejdsgruppen er nu klar med et forslag til et personalepolitisk værdisæt. Værdisættet skal danne rammen om den måde vores ansættelsestid udfolder og udvikler sig indenfor. Det fordrer en åben og vedvarende dialog i de lokale MED-udvalg og på arbejdspladserne om, hvordan vi omsætter værdierne til praksis. Med et personalepolitisk værdisæt ønsker vi at bevæge os væk fra regler og retningslinjer hen mod dialog om personaleforhold mellem medarbejdere og ledere, som altid skal tage afsæt i de værdier vi i fællesskab har vedtaget. Arbejdsgruppen indstiller at Hovedudvalget vedtager det. personalepolitiske værdisæt, og at der igangsættes en proces, hvor værdisættes både trykprøves og trygprøves af ledere og medarbejdere via MEDsystemet. Med trykprøvning menes, at vi skal i dialog skal afprøve, om værdisættet giver mening og kan omsættes til praksis på den enkelte arbejdsplads. Med trygprøvning menes, at vi afprøver, hvordan vi sammen kan omsætte værdisættet på en måde, der sikrer tryghed i forhold til vores rammer, vilkår og muligheder for at udfolde os som medarbejdere og ledere i et tillidsfuldt samarbejde. Arbejdsgruppen har drøftet, at en del af tryk-/trygprøvningen også kan indebære, at eksisterende politikker og retningslinjer sættes i bero. Der foreligger endnu ikke en konkret plan for, hvordan en tryk- /trykprøvning skal gennemføres, og hvordan værdisættes konkret implementeres, men det foreslås, at Hovedudvalget beslutter, at arbejdsgruppen får til opgave at beskrive og iværksætte en konkret plan, såle-
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 11 des at værdisættes tryk-/ og trygprøves frem til udgangen af januar 2019 og Hovedudvalget behandler erfaringerne fra processen på udvalgets møde i slutningen af februar 2019. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter udkastet til personalepolitisk værdisæt og beslutter herefter: Om værdisættet kan vedtages af Hovedudvalget Om der indledes en fase, hvor værdisættet både trykprøves og trygprøves Om arbejdsgruppen har kompetence til at beskrive og iværksætte en plan for tryk-/trygprøvningen Om eksisterende politikker og retningslinjer skal sættes i bero, som en del af tryk-/trygprøvningen Bilag Personalepolitisk værdisæt 727-2018-87674 Hovedudvalget godkendte arbejdsgruppens udkast til personalepolitisk værdisæt. Der var enighed om, at en periode, hvor værdisættet tryk- og trygprøves i de lokale MED-udvalg/personalemøder med MED-status er afgørende inden den endelige implementering af værdisættet. Hovedudvalget godkendte derfor også forslaget om en tryk-/trygprøvningsperiode og at arbejdsgruppen får til opgave at udarbejde en plan for processen. Hovedudvalget besluttede endvidere, at arbejdsgruppen i forbindelse med tilrettelæggelsen af tryk-/trygprøvningen også drøfter frihedsregulativet og forholder sig til, om der er elementer heri, som kan slettes da de er beskrevet andre steder f.eks. i overenskomster eller lovgivning. Øvrige politikker og retningslinjer fortsætter uændret i tryk- /trygprøvningsperioden.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 12 6. Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Doknr.:727-2018-119300 Sagsnr.: 727-2018-5917 Punktet er til beslutning Der afsættes 20 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget nedsatte i foråret 2018 en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til fælles principper for deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppen er nu klar med et forslag til fælles overordnede vilkår og principper i forbindelse med medarbejderes deltagelse i kurser og efteruddannelse. Forslaget søger at balancere, at der fastlægges nogle vilkår som gælder for alle ansatte med at der også skal være plads til lokale tilpasninger og individuelle aftaler om vilkår. Det er Hovedudvalgets opgave at vedtage principperne, såfremt der i udvalget kan opnås enighed herom. Er der ikke enighed om det fremlagte forslag til principper beslutter Hovedudvalget, om der skal arbejdes videre med et tilpasset forslag. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter forslaget til rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse, og beslutter om forslaget kan vedtages. Såfremt Hovedudvalget ikke kan vedtage forslaget beslutter udvalget, hvad der så skal ske. Bilag Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse 727-2018-86073 Selvom det er en lidt mere præcis retningslinje end det, der lægges op til i arbejdet med et personalepolitisk værdisæt var Hovedudvalget enige om at vedtage retningslinjen. Der er enighed om, at retningslinjen skaber gennemskuelighed og gennemsigtighed i forhold til rammer og vilkår. Når det er beskrevet, at rammer og vilkår skal drøftes gennem MEDsystemet skal det bl.a. ses i lyset af, at vores arbejdspladser er forskellige og på nogle arbejdspladser er der bemanding døgnet rundt og alle
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 13 ugens dage, og der skal være mulighed for at supplere de overordnede rammer med særlige præciseringer, hvor der måtte være behov for det.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 14 7. Status vedr. proces for Rummelighed i praksis Doknr.:727-2018-119305 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen På Hovedudvalgets møde i maj 2018 drøftede udvalget med oplæg fra Ole Stounbjerg, hvordan vi kan medvirke til arbejdet med rummelighed i praksis herunder Hovedudvalgets og MED-systemet rolle. Jobcentret ser et behov for et øget samarbejde med de kommunale arbejdspladser om at sikre tilstrækkelige praktikpladser til ledige borgere, der har behov for virksomhedspraktik eller løntilskud. Hovedudvalget gives en status på processen. Hovedudvalgets behandling Ole Stounbjerg orienterer om status på processen med udvikling af samarbejdet om praktikpladser. Ole Stounbjerg gav en status på processen, der handler om at udvide antallet af praktikpladser i den kommunale organisation og ligeledes etablere en række faste praktikpladser, som Jobcentret kan anvende. Vi har en udfordring vi skal løse i fællesskab, og det er vigtigt at vi sammen hjælper hinanden med at løse den kommunale opgave med at få flere borgere i varig beskæftigelse. Jobcentret vil være i tæt dialog med de enkelte arbejdspladser om, hvad der er brug for f.eks. af mentoruddannelse til medarbejdere m.v. Jobcentret vil altid søge at lave det bedst mulige match mellem det borgeren ønsker og de opgaver der er på den enkelte arbejdsplads. Der anvendes i dag 40-60 pladser løbende på kommunale arbejdspladser, men der er ikke aftaler om faste pladser. Praktikaftalerne oprettes via et system, der sikrer, at antallet af praktikker er indenfor rammerne af merbeskæftigelseskravene. Jobcentret udarbejder i december en vejledning til de enkelte arbejdspladser denne sendes også til Hovedudvalget.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 15
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 16 8. Status på Økonomi m.m. Doknr.:727-2018-118109 Sagsnr.: 727-2017-20903 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen Direktionen orienterer om den generelle status på økonomi samt øvrige aktuelle emner af relevans for Hovedudvalget, herunder Opfølgning på 2018 Status på budgetproces 2019, herunder arbejdet med budgetudfordringerne. Kommunaldirektøren orienterede om, at Byrådet har vedtaget tre mål der skal imødekomme de aktuelle budgetudfordringer. Målsætningerne indeholder at: 100 helårspersoner i 2019 skal væk fra offentlig forsørgelse til at kunne klare sig selv. Andelen af unge i alderen 14-24 år, der anbringes i botilbud skal nedbringes Der maksimalt skal være 80 børn i Odder Kommunes specialklasser og maksimalt 98 børn i specialklasser i alt (inkl. børn fra Odder i specialklassetilbud i andre kommuner) Derudover har byrådet besluttet, at arbejdet med hverdagseffektiviseringer fortsætter efter 2020 med 0,75% om året. Der er fuld gang i processen med at finde veje til at indfri målsætninger. Det er en opgave vi skal løse i fællesskab og det er et vigtigt element i processen at kunne vidensopbygge og samarbejde på tværs af organisationen.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 17 9. Evaluering af jobpulje Doknr.:727-2018-119304 Sagsnr.: 727-2016-6031 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet Baggrund for sagen I forbindelse med revidering af proceduren for jobpuljeordningen i efteråret 2017 besluttede Hovedudvalget, at ordningen skulle evalueres ultimo 2018. Det oplyses fra HR teamet, som administrerer pulje, at der p.t. ikke er nogen medarbejdere i Jobpuljen, men at der i 2017-2018 har været ca. 17 medarbejdere registreret i puljen. Teamet har kendskab til at fem af medarbejderne har fået andet job i Odder via jobpuljen. HR teamet har ikke modtaget besked fra medarbejdere i puljen, om at de har fået andet job udenfor Odder Kommune. Der er derfor ikke sikker viden om, hvorvidt de øvrige medarbejder er udtrådt af puljen pga. andet job eller som følge af tidsmæssigt udløb. Det er oplevelsen fra HR teamet, at der er ledelsesmæssig opmærksomhed på puljen ved opslag af stillinger. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter anvendelse og effekter af ordningen med afsæt i ovenstående og udvalgets egne erfaringer og oplevelser med ordningen. Bilag Procedure for jobpulje i Odder Kommune - godkendt 091017 727-2017-118849 Der blev spurgt til, hvordan jobpuljen er indrettet i forhold til, at man nu er ansat i Odder Kommune med tjeneste indtil videre ved xx arbejdplads. Det er beskrevet i proceduren, at der altid skal søges omplacering forinden, der sker afskedigelse af overtallige medarbejdere. Der var enighed om at fortsætte jobpuljeordningen uændret. Anvendelse af ordningen drøftes i Hovedudvalget engang om året.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 18 10. Information om hjemtagelse af medarbejdere i Forebyggelse & Rusmidler Doknr.:727-2018-142375 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen Odder Kommune hjemtager pr. 1. januar 2019 opgaven i forhold til forebyggelse og behandling af misbrug af rusmidler. Opgaven har hidtil været løst af Horsens Kommune. I forbindelse med hjemtagelsen overdrages medarbejderne fra Horsens Kommune til Odder Kommune med virkning fra 1. januar 2019. I forhold til MED-organiseringen etableres personalemøde med MEDstatus og der vælges arbejdsmiljørepræsentant for medarbejderne i Rusmiddel & Forebyggelse. Virksomheden er organiseret under Socialog Borgservice og hører under Områdeudvalget for Social og Sundhed. Orienteringen taget til efterretning.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 19 11. Vejledning om medarbejderes adgang til oplysninger i personalesag Doknr.:727-2018-142372 Sagsnr.: 727-2018-1974 Til information og drøftelse. Der afsættes 1o minutter til punktet. Baggrund for sagen Der er rettet henvendelse til Hovedudvalget vedr. vejledning om ansattes adgang til oplysninger i egen personalesag. I forbindelse med vedtagelse af persondataforordningen har alle medarbejdere sammen med lønsedlen ultimo august modtaget en informationsskrivelse i e-boks om Odder Kommunes behandling af data i forbindelse med ansættelsesforholdet. Informationsskrivelsen fremsendes ligeledes til nyansatte i forbindelse med fremsendelse af ansættelsesbrevet. Af informationsskrivelsen fremgår tydeligt, at alle medarbejdere har ret til indsigt de oplysninger Odder Kommune opbevarer i forbindelse med ansættelsesforholdet. Henvendelser om indsigt i personalesagen rettes til HR teamet i Ledelse & Udvikling. Der er oprettet et punkt på HR-portalen med information herom: https://hr.odder.dk/hr/på-jobbet/personoplysninger-ifm-ansættelsen/ Hovedudvalget anmodede om, at vejledning om, hvordan medarbejdere kan få adgang til oplysninger i egen personalesag uddybes og præciseres. HR teamet udarbejder nærmere vejledning på HR-portalen.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 20 12. Vedtagelse af ny beredskabsplan for Odder Kommune Doknr.:727-2018-142376 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen Byrådet vedtog den 19. marts 2018 en ny beredskabsplan for Odder Kommune. Det bærende princip i beredskabsplanen er, at hændelser håndteres på det lavest mulige niveau. Direktionen har den 6. november 2018 vedtaget en plan for udfoldelse af beredskabsplanen der henvises til referat fra Direktionsmødet på OdderIntra. Link til beredskabsplanen m.m. kan findes på HR-portalen. https://hr.odder.dk/arbejdsmiljø/operationeltarbejdsmiljoe/kriseberedskab/ Direktionen vedtog den 6. november en plan for en proces med henblik på opdatering af de lokale beredskabsplaner. Denne proces skulle have været drøftet i Strategisk Lederforum den 21. november, men punktet måtte udsættes til næste møde, hvorfor processen udskydes tilsvarende.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 21 13. Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul Doknr.:727-2018-119312 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til beslutning Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen Udkast til årshjul for 2019 er vedlagt dagsordenen. Det foreslås, at Hovedudvalget følger mere konkret op på årshjulet i forbindelse med opfølgning på 12-12 seminaret på det ekstra møde i januar. I den kommende drøftelse bør lægges særligt vægt på Hovedudvalgets ønske om en højere prioritering af punkter af strategisk karakter fremfor drift. Bilag Årshjul for Hovedudvalget 2019 727-2018-142370 Det blev besluttet at der følges op på årshjulet på det ekstra møde i januar.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 22 14. Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018 Doknr.:727-2018-142369 Sagsnr.: 727-2018-7746 Punktet er til information fra formand og næstformand. Der afsættes ikke særskilt tid til punktet. Baggrund for sagen Formand og næstformand har aftalt, at der afholdes et ekstra Hoveduvalgsmøde i januar 2019 alene med det formål at følge op på 12-12 seminaret. Derfor behandles punktet ikke særskilt på novembermødet. Opsamling fra 12-12 seminaret er dog vedlagt til orientering og vil indgå i opfølgningen i januar. Bilag HU_seminar_2018 Effektivt_MED_system 727-2018-141823 Oplæg om rekrutteringsudfordringer - HU seminar 2018 Opsamling vedr. rekrutteringsudfordring HU 12-12 seminar Opfølgning på HU 12-12 seminiar - selvevaluering af opgaver 2017-2018 og effektivisering af MED system 727-2018-141822 727-2018-132705 727-2018-129763 Taget til efterretning.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 23 15. Omlægning af Hovedudvalgets julemøde Doknr.:727-2018-142371 Sagsnr.: 727-2018-1974 Punktet er til beslutning. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen I forbindelse med, at det har været nødvendigt at flytte Hovedudvalget sidste møde i 2018, som traditionelt afsluttes med en social del, er det behov for at den sociale del udsættes til et senere tidspunkt. Det foreslås, at mødet den 3. juni 2019 i stedet gøres til et heldagsmøde, som afsluttes med en mere social del. Det drøftes endvidere om julemødet generelt ønsket omlagt til et sommermøde i stedet. Det blev besluttet, at julemødet omlægges til sommermøde. Dermed udvides mødet den 3. juni til et heldagsmøde. Der var fortsat ønske om at der arbejdes med en rundtur i Odder Kommune med borgmesteren som guide.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 24 16. Eventuelt Doknr.:727-2017-159666 Sagsnr.: 727-2017-20903 Kommunaldirektøren orienterede om, at der har været besøg fra Greve Kommune, som ønskede at høre om vores samarbejde i MEDsystemet. Besøget fandt sted den 26. november, hvor der også blev afholdt MED klippekortuddannelse, og Greve Kommunes direktion deltog under kommunaldirektørens oplæg på MED-uddannelsen.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 25 17. Evaluering af mødet og punkter til næste møde Doknr.:727-2017-159659 Sagsnr.: 727-2017-20903 Baggrund for sagen Afslutningsvis evaluerer Hovedudvalget mødets afvikling og resultater. Udvalget drøfter desuden, hvilke punkter der ønskes med på næste Hovedudvalgsmøde. Næste møde er det ekstraordinære møde den 28. januar 2019, hvor der følges op på 12-12 seminaret.
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side 26 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer
Hovedudvalg, den 28. november 2018 Side i Samlet bilagsliste 5 727-2018-87674 6 727-2018-86073 9 727-2017-118849 13 727-2018-142370 14 727-2018-141823 14 727-2018-141822 14 727-2018-132705 14 727-2018-129763 Personalepolitisk værdisæt Personalepolitisk værdisæt Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse Evaluering af jobpulje Procedure for jobpulje i Odder Kommune - godkendt 091017 Opfølgning på Hovedudvalgets årshjul Årshjul for Hovedudvalget 2019 Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018 HU_seminar_2018 Effektivt_MED_system Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018 Oplæg om rekrutteringsudfordringer - HU seminar 2018 Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018 Opsamling vedr. rekrutteringsudfordring HU 12-12 seminar Opfølgning på Hovedudvalgets 12-12 seminar 2018 Opfølgning på HU 12-12 seminiar - selvevaluering af opgaver 2017-2018 og effektivisering af MED system