KONTRAKT - PARADIGMA 2013-01-28 1
Forpagtningsaftale for Mellem Kantinedrift i [Indsæt tjenestested] Vejdirektoratet Niels Juelsgade 13 1022 København K Herefter benævnt Vejdirektoratet Og Herefter benævnt Forpagter Er der indgået følgende forpagtningsaftale. 2
Indholdsfortegnelse: Artikel 1: Leveringsomfang Artikel 2: Kontraktperiode og forlængelse Artikel 3: Kontraktgrundlag Artikel 4: Kontraktfortolkning Artikel 5: Kvalitetsstyring Artikel 6: Betaling Artikel 7: Prisregulering Artikel 8: Regnskab og budget Artikel 9: Leveringstider Artikel 10: Myndighedskrav Artikel 11: Ændringer i leveringsomfang Artikel 12: Forhold til tredjepart Artikel 13: Benyttelse af Vejdirektoratets faciliteter Artikel 14: Forpagterens udstyr, materialeanskaffelser etc. Artikel 15: Forpagterens underleverandører Artikel 16: Organisation og kommunikation Artikel 17: Sikkerhedsstillelser Artikel 18: Forsikring Artikel 19: Ophør og opsigelse Artikel 20: Overdragelse Artikel 21: Sikkerhed, arbejdsmiljø m.v. Artikel 22: Force majeure Artikel 23: Mangler Artikel 24: Misligholdelse iøvrigt Artikel 25: Forpagterens erstatningsansvar Artikel 26: Samarbejde Artikel 27: Voldgift Artikel 28: Ændringer i kontrakt Artikel 29: Bevillingsforhold Artikel 30: Bistand i forbindelse med aftalens ophør Artikel 31: Tavshedspligt Artikel 32: Supplerende bestemmelser Artikel 33: Bilag Artikel 34: Underskrifter 3
1. LEVERINGSOMFANG Forpagterens leveringsomfang fremgår af kontraktgrundlaget, jf. 3. Kontraktgrundlag. Forpagteren generelt er forpligtet til at levere disse ydelser i overensstemmelse med sædvanlig god praksis for tilsvarende sammenlignelige kantiner inden for den offentlige sektor og primært som en attraktiv service. 2. KONTRAKTPERIODE OG FORLÆNGELSE Aftalen træder i kraft den [indsæt dato] 2013. Aftalen er gældende i 4 år fra kontraktstart. Aftalen ophører uden yderligere varsel ved kontraktperiodens ophør. Vejdirektoratet kan kræve aftalen forlænget 2 gange 1 år på uændrede vilkår. Forlængelsen skal varsles senest 6 måneder før forlængelsen træder i kraft. 3. KONTRAKTGRUNDLAG Nærværende forpagtningsaftale Alle senere ændringer, tillæg og appendikser til denne forpagtningsaftale underskrevet af Vejdirektoratet og forpagter Alle mødereferater ligeledes underskrevet eller skriftligt godkendt af parterne fra møder afholdt i perioden efter kontraktindgåelsen Det samlede udbudsmateriale, jf. Bilag 1, dvs. Udbudsbekendtgørelse, Opfordringsskrivelse, Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), Eventuelle rettelsesblade, Opgaven, nærværende forpagtningsaftale, Tilbudsliste og Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger Forpagterens tilbud Alt med tilhørende bilag. 4. KONTRAKTFORTOLKNING Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse, er forpagteren forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere den anden part herom. Kan en eventuel opstået uenighed ikke løses gennem forhandling, skal eventuelle tvivlsspørgsmål parterne imellem løses i henhold til kontraktgrundlaget, jf. 3. Kontraktgrundlag. Eventuelle tvivlsspørgsmål parterne imellem løses i henhold til nærværende forpagtningsaftale og dokumenter opregnet under 3. Kontraktgrundlag i prioriteret rækkefølge, hvoraf førstnævnte har højeste prioritet. 5. KVALITETSSTYRING Kvalitetsstyring og kontrol fremgår af forpagters tilbud. Systemet auditeres efter nærmere aftale med Vejdirektoratet. 4
6. BETALING Vejdirektoratet skal betale forpagteren for de præsterede ydelser i månedlige rater. Vederlag for præsterede ydelser Vederlag for præsterede ydelser ifm. møde- og gæstearrangementer m.v. afregnes månedsvis bagud. Forpagteren skal ultimo måneden præsentere en faktura i overensstemmelse med kontraktens øvrige relevante bestemmelser. Vejdirektoratet skal inden primo den følgende måned anvise fakturaen til betaling i Statens betalingssystem senest 14 dage efter modtagelsen af faktura. Eventuelle indvendinger over enkeltposter på fakturaer skal samtidig med tilbageholdelsen meddeles skriftligt til forpagteren. Tilskud til kantinedriften Vejdirektoratet yder et årligt tilskud til kantinedriften til delvis dækning af de med kantinens drift forbundne lønudgifter med henblik på at sikre et prisniveau i Vejdirektoratets kantine, der svarer til prisniveauet i andre private og offentlige kantiner, jf. forpagterens tilbud. Driftstilskud afregnes månedsvis forud hver den 1. i måneden til forpagter. Betaling sker senest 14 dage efter modtagelse af faktura. Medarbejdernes indkøb i kantinen Medarbejdernes indkøb i kantinen betales af medarbejderne selv, og er Vejdirektoratet uvedkommende. Såfremt parterne finder det hensigtsmæssigt at ændre procedure for betaling mv., ændres indholdet i nærværende bestemmelse efter parternes nærmere aftale. 7. PRISREGULERING Kantinens salgspriser De i forpagterens tilbud anførte salgspriser er faste frem til 30. april 2015. Der kan dog altid foretages regulering som følge afgiftsændringer og regeringsindgreb. Efter 1. maj 2015 kan kantinens salgspriser reguleres 1 gang årligt. Regulering finder sted den 1. maj, og baseres på Danmarks Statistiks nettoprisindeks (januar 2000 = 100). Første gang regulering finder sted er således 1. maj 2015, og reguleringen baseres på januar måneds prisindeks i forhold til samme tal for januar måned året før. Eventuelle efterfølgende reguleringer skal følge samme princip. 5
Prisstigninger skal meddeles Vejdirektoratet senest 1. marts. Vejdirektoratet skal altid godkende kantinens (forpagters) priser, og Vejdirektoratet kan bestemme hvilke priser som reguleres. Regulering af driftstilskud Én gang årligt den 1. maj reguleres driftstilskuddet i henhold til forpagterens tilbus, jf. Bilaget: Tilbudsliste (TBL), i overensstemmelse med udviklingen i lønindeks for den private sektor brancheindeks Handel, hotel og restauration fra Danmarks Statistik. Første gang regulering finder sted er således 1. maj 2014, og reguleringen baseres på indeks for 4. kvt. 2013 i forhold til samme tal for 4. kvt. 2012. eventuelle efterfølgende reguleringer skal følge samme princip. Tilskuddet reguleres med den procentuelle udvikling i ovenstående indeks på de totale personaleomkostninger i kantinen. 8. REGNSKAB OG BUDGET Der skal udarbejdes et årsregnskab for kantinedriften. Dette regnskab skal revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor og fremsendes til VD senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb. Inden hvert regnskabsårs begyndelse i oktober skal forpagteren fremsende et specificeret budget til godkendelse i Vejdirektoratet. Budgettet danner grundlag for aftaler for det kommende år, herunder drifttilskuddets størrelse, salgspriser, vareudbud mv. 9. LEVERINGSTIDER Leveringstiderne for de forskellige ydelser er som angivet i 3. Kontraktgrundlag og aftales på løbende driftsmøder. 10. MYNDIGHEDSKRAV Udførelsen af den udbudte opgave skal ske i overensstemmelse med og ved overholdelse af de til enhver tid relevante lovkrav, dvs. gældende dansk lovgivning, internationale, europæiske og/eller nationale standarder og kotymer, samt eventuelt de af Vejdirektoratet vedtagne interne retningslinier, som er vedlagt udbudsmaterialet. Forekommer der overtrædelse heraf, vil det være at betragte som misligholdelse fra forpagterens side. Endelig opfordres forpagteren til at følge den almindelige samfundsudvikling på området. 11. ÆNDRINGER I LEVERINGSOMFANG Falder en arbejdsopgave eller en samling af arbejdsopgaver, uanset omfang, bort som følge af en strukturændring i Vejdirektoratet, kan denne udtages af kontrakten. 6
Forpagteren skal acceptere, at mængden for den enkelte post på årsbasis kan blive nul og forpagteren skal for den enkelte post acceptere en vilkårlig stor mængde. (variationsprocent fra nul til uendelig) Variationsprocenten på årsbasis for den samlede sum er -50% til +100%. Hvis disse variationsprocenter overskrides, har forpagteren ret til en genforhandling af salgspriserne således, at dokumenterede ekstraomkostninger som følge af overskridelsen, kan medføre ændring af salgspriserne. 12. FORHOLD TIL TREDJEPART Begge parter har i forbindelse med afviklingen af nærværende kontrakt en ubetinget forpligtelse til at friholde den anden part for alle krav, som tredjepart måtte rejse med baggrund i sine rettigheder i øvrigt. Forpagter skal drive kantinen i eget navn som en selvstændig virksomhed uden ansvar for Vejdirektoratet. Vejdirektoratet hæfter således ikke for tredjeparts kontrakts- eller erstatningsmæssige krav over for kantinen. 13. BENYTTELSE AF VEJDIREKTORATETS FACILITETER Medarbejdere, der har fysisk arbejdsplads i Vejdirektoratet, kan benytte Vejdirektoratets faciliteter (telefon, it-systemer, fotokopieringsmaskine, mødelokaler, kantine mv.) på samme måde som ansatte i Vejdirektoratet, hvilket blandt andet indebærer, at benyttelsen skal være tjenstligt begrundet. 14. FORPAGTERENS UDSTYR, MATERIALEANSKAFFELSER ETC. Forpagteren har det fulde ansvar for det anvendte udstyr og de anskaffede materialer, uanset om dette og/eller disse er tilvejebragt under Vejdirektoratet s medvirken. 15. FORPAGTERENS UNDERLEVERANDØRER Forpagterens eventuelle brug af underleverandører fremgår af forpagters tilbud. Forpagteren kan ikke ændre firmanavne eller arbejdsområder uden i hvert enkelt tilfælde forudgående at have indhentet Vejdirektoratet s skriftlige tilladelse. 16. ORGANISATION OG KOMMUNIKATION Organisation og ledelse: Som Vejdirektoratet s centrale ledelsesperson og lokale controllere er udpeget følgende personer: 7
Central ledelsesperson København: Lokal controller Tjenestested : Forpagteren har som ansvarlige for kontraktens gennemførelse udpeget følgende personer: Kantineleder - Kok Kok Kok Herudover har forpagteren bl.a. følgende nøglepersoner som medarbejdere tilknyttet afviklingen af de aftalte ydelser: Tjenested: Vejdirektoratet er forpligtet til forudgående skriftligt at meddele eventuelle ændringer i dets repræsentation inden iværksættelsen. Forpagteren må ikke ændre sin repræsentation uden Vejdirektoratet s forudgående skriftlige godkendelse i hvert enkelt tilfælde. Organisation, medarbejdere: De særlige faglige krav til personalet er beskrevet i forpagterens tilbud. Det er Forpagterens ansvar at alle medarbejdere er i besiddelse af de nødvendige uddannelser, kurser, certifikater mv., som er et myndighedskrav for at kunne udføre det pågældende arbejde. Kommunikation: Vejdirektoratet s centrale ledelsesperson og forpagterens ledelse kan træffe forpligtende, skriftlige aftaler om ændringer i indholdet i nærværende aftale. Vejdirektoratet s lokale controllere og forpagterens lokale kantineledere kan træffe skriftlige aftaler om fortolkninger af nærværende aftale med forbehold for senere central godkendelse. Forpagteren og hans medarbejdere er forpligtet til at iagttage diskretion, herunder har tavshedspligt, med hensyn til særlige forhold og forretningshemmeligheder inden for Vejdirektoratet, som disse måtte få kendskab til gennem deres arbejde i og/eller for Vejdirektoratet. Dette omfatter således oplysninger af fortrolig og/eller intern karakter, herunder oplysninger om Vejdirektoratet s forretningsgrundlag, strategier, handlingsplaner og lignende. Diskretions- og tavshedspligten gælder endvidere for forpagteren og dennes ansatte og eventuelle underleverandører, efter at denne/disse er ophørt med at udføre arbejdsopgaver for Vejdirektoratet. 8
Endeligt bemærkes, at forpagter på forlangende skal give Vejdirektoratet adgang til regnskabsmateriale vedrørende kantinedriften på det enkelte tjenestested. 17. SIKKERHEDSSTILLELSER Som sikkerhed for manglende levering stiller forpagteren en bankgaranti på en sum svarende til 15 % af den samlede årlige kontraktsum. Vejdirektoratet skal på forlangende have forevist original bankgaranti. 18. FORSIKRINGER Forpagteren skal tegne en forsikring i anerkendt forsikringsselskab til dækning af enhver skade, som forpagteren måtte have ansvaret for, herunder produktansvar, personskade og skade på fast ejendom og løsøre. Dækningssummer skal minimum være DKK 12,5 mio. for personskade og minimum DKK 15 mio. for tingskade. Vejdirektoratet skal på forlangende have forevist originale forsikringspolicer. 19. OPHØR OG OPSIGELSE Aftalen er gældende i 4 år med mulighed for forlængelse. Aftalen uopsigelig fra forpagters side. Aftalen kan fra Vejdirektoratet s side opsiges med seks måneders varsel til ophør den 1. i en måned, dog tidligst til ophør med virkning fra 1. maj 2014. Uanset oplysning om varighed er Vejdirektoratet berettiget til uden varsel straks at forlænge forpagtningsaftalen med en i forlængelsen angivet periode, såfremt et kommende udbud af en ny aftale om kantinedrift, der skal erstatte nærværende aftale, ikke kan træde i kraft efter den forventede tidsplan, f. eks. som følge af, at Klagenævnet for Udbud har givet en klage angående den nye aftale opsættende virkning, at Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingen af den nye aftale, eller at Vejdirektoratet selv har vurderet, at udbuddet af den nye aftale skal aflyses med henblik på genudbud. 20. OVERDRAGELSE Forpagteren kan ikke overdrage aftalen hverken helt eller delvist til tredjemand uden Vejdirektoratet s forudgående specifikke, skriftlige godkendelse i hvert enkelt tilfælde. Vejdirektoratet kan, efter forhandling med forpagteren, overdrage sine forpligtelser ifølge aftalen helt eller delvist til en anden offentlig myndighed eller virksomhed. 9
Forpagter har ikke ret til at fremforpagte det forpagtede, hverken helt eller delvist, til tredjemand. 21. SIKKERHED OG ARBEJDSMILJØ M.V. Forpagteren har det fulde ansvar for overholdelsen af gældende dansk lovgivning på disse områder. Særligt fremhæves, at forpagteren skal følge og behandle alle medarbejdere på opgaven i overensstemmelse med de danske kollektive overenskomster på området. Hvis dette ikke er muligt på grund af forhold, der kun kan rettes af Vejdirektoratet, skal forpagteren ufortøvet give Vejdirektoratet skriftlig meddelelse herom. Det vil herefter være forpagterens ansvar at fortsætte eller indstille den pågældende ydelse, indtil forholdet er rettet. 22. FORCE MAJEURE Den part, der først bliver opmærksom på muligheden for en force majeure situation, er forpligtet til skriftligt at underrette den anden herom, hvorefter parterne i fællesskab ufortøvet i fællesskab skal træffe foranstaltninger til afbødelse af situationens virkninger. 23. MANGLER Såfremt forpagter ikke opfylder krav, som fremgår af kontraktgrundlaget, jf. afsnit 3. Kontraktgrundlag, vil dette blive betragtet som en væsentlig mangel og dermed misligeholdelse af kontrakten. Får Forpagter gentagende negative Smiley s fra Fødevarestyrelsen vil det også være at betragte som misligeholdelse. 24. MISLIGHOLDELSE IØVRIGT Om Vejdirektoratets øvrige beføjelser i anledning af forpagterens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. I tilfælde af misligholdelse af væsentlige dele af nærværende aftale er den forurettede part berettiget til at ophæve aftalen og erstatningskrav kan gøres gældende efter dansk rets almindelige regler. Inden dette sker, skal den forurettede part skriftligt underrette den anden part om sin hensigt, hvorefter parterne ufortøvet skal optage en forhandling om en løsning af den opståede uoverensstemmelse. Hvis disse forhandlinger ikke i løbet af to uger fører til et for begge parter acceptabelt resultat, kan den forurettede part hæve aftalen med øjeblikkelig virkning. 10
25. FORPAGTERENS ERSTATNINGSANSVAR Forpagteren er erstatningspligtig over for Vejdirektoratet efter dansk rets almindelige regler. Vejdirektoratet kan dog ikke kræve erstatning for driftstab eller indirekte tab. Dog præciseres, at enhver begrænsning i forpagterens erstatningsansvar bortfalder ved ansvarspådragende handlinger eller udeladelser, der kan tilregnes forpagteren som groft uagtsomme eller forsætlige. Forpagterens samlede erstatningsansvar eksklusiv eventuelle betalinger af bod kan maksimalt udgøre et beløb svarende til det samlede årlige driftstilskud fra Vejdirektoratet. 26. SAMARBEJDE Det forudsættes, at forpagteren udviser stor samarbejdsvillighed og i øvrigt indgår i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Vejdirektoratet. Vejdirektoratet er alene forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse i det omfang, det udtrykkeligt fremgår af kontraktsgrundlaget. 27. VOLDGIFT Parterne er enige om at tilstræbe alle uoverensstemmelser løst ved forhandling. Skulle dette ikke være muligt, skal der etableres en voldgift, hvis kendelse er bindende for parterne. Hver part skal inden 14 dage udpege en voldgiftsmand. Voldgiftsmændene skal ufortøvet vælge en opmand, subsidiært bede præsidenten for Sø- og Handelsretten om at udpege en sådan. Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure og omkostningsfordeling i overenstemmelse med sædvanlig praksis. 28. ÆNDRINGER I KONTRAKT Enhver ændring af denne kontrakt skal udarbejdes skriftligt som et tillæg til kontrakten og godkendes af alle parter ved deres underskrift. 29. BEVILLINGSFORHOLD Indgåelsen af nærværende forpagtningsaftale er kun bindende for Vejdirektoratet under forudsætning af, at der opnås fornødden bevillingsmæssig hjemmel. Såfremt Vejdirektoratet i henhold til en kontrakt, der strækker sig over flere finansår, ikke opnår fuldstændig finanslovsbevilling eller kun opnår delvis finanslovsbevilling for det følgende finansår eller ikke kan opnå sikkerhed for opnåelse af helt eller delvis finanslovbevilling inden starten af finansåret, er Vejdirektoratet berettiget til at opsige kontrakten uden varsel. Forpagteren har i denne situation kun krav på løn til overflødiggjort arbejdskraft og leje af lokaler herfor i overensstemmelse med kontraktgrundlaget, såfremt det præcist kan dokumenteres og er for- 11
søgt afværget på enhver tænkelig måde. Forpagteren har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte kontrakt. 30. BISTAND I FORBINDELSE MED AFTALENS OPHØR Forpagter skal uden beregning levere nødvendige oplysninger til brug for gennemførelse af nyt udbud, f. eks. i forbindelse med anvendelse af Virksomhedsoverdragelsesloven. Forpagter skal i forbindelse med kontraktophør udarbejde en komplet oversigt over maskiner, inventar og udstyr samt service. 31. TAVSHEDSPLIGT Forpagteren og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Vejdirektoratet eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Overtrædelse heraf vil kunne straffes i henhold til gældende lovgivning. Tavshedspligten påhviler også forpagteren og dennes personale efter kontraktens ophør, samt efter erhvervets henholdsvis ansættelsens ophør. Forpagteren pålægger alle underleverandører og andre, der bistår forpagteren med opgaven, en tilsvarende forpligtelse. Hvis der foreligger konkrete beskyttelseshensyn, skal disse oplyses. Såfremt Vejdirektoratet oplægges et erstatningsansvar som følge af, at forpagteren, det ansatte personale eller eventuel underleverandør overtræder deres tavshedspligt, er forpagteren forpligtet til at dække et sådant. Forpagteren må ikke uden Vejdirektoratet forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens indhold eller den udbudte opgaves resultat. Forpagteren må ikke uden Vejdirektoratet forudgående skriftlige tilladelse bruge Vejdirektoratet som reference. 32. SUPPLERENDE BESTEMMELSER Der er ingen supplerende bestemmelser. 33. BILAG Bilag 1: Det samlede udbudsmateriale, jf. Bilaget: Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), afsnit 1.4, dvs. 1) Udbudsbekendtgørelse 2012/S 243-399790 2) Opfordringsskrivelse dateret 6. februar 2013 3) Bilaget: Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret 28. januar 2013 4) Eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden 5) Bilaget: Opgaven, dateret 28. januar 2013 12
6) Nærværende Kontrakt Paradigma, dateret 28. januar 2013. Der kan ikke foretages væsentlige ændringer forud for underskrift. 7) Bilaget: Tilbudsliste (TBL), dateret 28. januar 2013 8) Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger offentliggjort under spørgerunden Alt med tilhørende bilag Bilag 2: Forpagterens tilbud [dato] 34. UNDERSKRIFTER Denne forpagtningsaftale, som omfatter 34 bestemmelser er udfærdiget og underskrevet i to originaler, enslydende og ligeværdige eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager ét. For Vejdirektoratet For Forpagter Sted og dato Sted og dato Underskrift Underskrift 13