Institutledelsesmøde Den 29. juni 2015 Kl. 10-12 KOP seminarrum Referat Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Ellen Frandsen Lau, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Kaja Torjusen, Mariann Bøje, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Susie Esmann, Vibeke Bælum Afbud: Kaja Torjusen, Dorte Haubek, Susie Esmann, Pia Lind Lunau Kristensen, Helle Tolboe, Bente Nyvad, Peter Svensson Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 30. juni 2015 1. Opfølgning på beslutninger fra foregående institutledelsesmøde Ref: wfj@odont.au.dk Jan spurgte om status på rygter om genbrug af cases til odontologisk eksamen. Ellen orienterede om situationen, og det gav blandt andet anledning til en drøftelse af de problematikker, der kan være en følge af overgangen til elektroniske journaler. Side 1/6 Ellen oplyste, at der er nedsat et evalueringsudvalg, der ser på, hvordan instituttet skal håndtere brugen af cases til eksamen næste år. 2. Trivselspolitik inklusiv stresshåndtering og kodeks for god omgangstone Ellen fortalte, at det havde høj prioritet for hende som institutleder at få afsluttet arbejdet med trivselspolitikken. Det havde været en lang proces, der var blevet forsinket af besparelsesprocessen. Baggrunden for udarbejdelse af en trivselspolitik var APV-undersøgelsen, der viste høj forekomst af stress blandt instituttets VIP-ansatte samt en høj forekomst af mobning. Som reaktion herpå havde instituttet afholdt to stress-seminarer for de VIP-ansatte, en temadag for alle medarbejdere, og der blev igangsat et arbejde i sektionerne med en indsats mod mobning - herunder formulering af et kodeks for en god omgangstone. Arbejdstilsynet havde anbefalet men ikke påbudt instituttet at lave en trivselspolitik, og færdiggørelsen af en egentlig trivselspolitik var det seneste led i instituttets bestræbelser på at forbedre trivslen. Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard 9 8000 Aarhus C Tlf.: 87167400 Fax: 86196029 E-mail: odont@au.dk odontologi.au.dk/
Det udsendte udkast var udarbejdet af David og Pia i samarbejde med kontaktgruppen mellem LSU og LAMU og byggede på interviews med instituttets medarbejdere. Dokumentet var allerede godkendt i LSU og siden sendt i skriftlig høring i Institutforum, og nu skulle det endelig drøftes i Institutledelsen. Ellen opfordrede derfor institutledelsen til at kommentere udkastet. Side 2/6 Ann mente, at det var svært at være uenig med dokumentets indhold, og tilføjede, at det var passende, at det ikke var mere detaljeret. Institutledelsen godkendte dokumentet, og Ellen ønskede nu at få input til selve implementeringen med henblik på at få trivselspolitikken ud at leve i miljøerne. Det blev besluttet, at sektions- og afdelingslederne skulle tage ansvar for at introducere og senere følge op på - den nye politik i sektionerne, og der var i øvrigt enighed om, at det påhvilede sektionslederne at gå forrest som det gode eksempel. Eva foreslog, at trivselspolitikken blev lagt på hjemmesiden som en nyhed. Instituttet får skrevet et indlæg herom og linker samtidig til selve politikken. Ellen opfordrede til, at emnet blev taget op igen i institutledelsen i efteråret med henblik på, at sektionslederne kunne udveksle erfaringer med præsentationen af trivselspolitikken. Eva bemærkede, at der er et overordnet udspil om trivsel på vej fra AU. Dirk kunne fortælle om nogle helt konkrete, positive erfaringer, Centrallaboratoriet havde med at sætte fokus på trivsel med bistand fra HR. I en vanskelig periode havde Centrallaboratoriets medarbejdere været på kursus 4-5 formiddage, og det havde haft stor og positiv effekt. Kommunikationen var mærkbart forbedret, og der blev nu holdt daglige stå-møder, som medvirkede til at styrke de gode relationer i afdelingen. For Dirk som leder var læren af dette forløb, at det er vigtigt at pleje trivslen - den kommer ikke bare af sig selv. Og det handler også om at tage snak i krogene i opløbet. Dirk kunne således genkende meget i det udsendte oplæg, og han kunne derfor bakke helt op om dokumentet. Ellen takkede for institutledelsens indsats og sluttede af med at nævne, at trivselspolitikken naturligvis er dynamisk og vil skulle ændres løbende i overensstemmelse med udviklingen på instituttet.
Side 3/6 3. Opfølgning på dekanens udmelding vedrørende fusionsplaner Ellen orienterede om, at dekanen udsender en procesplan i denne uge med detaljeret beskrivelse af aktiviteter, tidsplan, planlagte møder etc. Ann konstaterede, at dekanen på forhånd havde slået fast, at KA-uddannelsen skulle forblive i huset også efter en eventuel fusion. Med erfaringer fra RAD, som har særlig stor berøringsflade med KA-eleverne, kunne hun kun beklage dette. Eva havde forståelse for dette synspunkt, men opfordrede til fokus på at finde løsninger. Ellen foreslog, at man i næste høringsrunde kunne komme med sine bekymringspunkter vedrørende inklusion af KA, så der kunne tages højde for dem. Flemming opfordrede også til, at instituttet sørgede for at få IOs synspunkter helt klart præsenteret overfor bestyrelsen. Gruppen som helhed opfattede det som positivt, at bestyrelsen havde besluttet at give processen mere tid. 4. Orientering om varetagelse af institutlederopgaver efter Ellens fratrædelse 1. august Eva, der som bekendt konstitueres som institutleder, når Ellen fratræder 1. august, orienterede om sin rolle og de tanker, hun har herom: Min rolle er at sørge for sikker drift af instituttet og at indgå som sparringspartner i fusionsprocessen. Jeg vil gøre det så godt, jeg kan, og i samarbejde med jer og med de to andre vice-institutledere. Ann og Paolo vil fortsat varetage deres ansvarsområder og arbejde tæt sammen med mig. Fra midt/ ultimo august kommer der adskillige møder, hvor I vil blive informeret og inddraget/spurgt om jeres holdning til konkrete problemstillinger. Hele processen er planlagt som en meget åben proces, med inddragelse af alle parter både ansatte og studerende.
Jeg håber, alle er indstillet på at bidrage professionelt til at finde de bedste løsninger for instituttet i den periode, hvor instituttet skal forberedes til en eventuel og sandsynlig fusion med SKT. Jo mere vi kan stå sammen jo bedre er vore muligheder for indflydelse. Side 4/6 Studieordningsrevisionen udskydes et år, således at der planlægges ikrafttræden sommeren 2018. Begrundelsen er: Den proces, der skal igangsættes på instituttet med at afdække mulighederne for en fusion af IO og SKT, kræver store ressourcer fra alle medarbejdere - og især de samme medarbejdere, som skal medinddrages i forløbet forud for studieordningsrevisionen (som deltagere i arbejdsgrupper). Det er vanskeligt at tænke sig, at det er muligt at stable så omfattende ekstraordinære ressourcer på benene blandt os i efteråret samtidig med, at: der skal gennemføres en intern akkreditering af tandlægeuddannelsen der skal gennemføres en Chef- og Kandidatundersøgelse instituttet skal forberedes til Institutionsakkrediteringen. (Kursiveret tekst fra Evas eget notat). Jan mente, det var fornuftigt at udskyde studieordningen i lyset af en eventuel fusion, der givetvis ville påvirke en ny studieordning. Eva oplyste også, at hun forbliver studieleder samtidig med, at hun varetager opgaven som konstitueret institutleder. Ann spurgte, om Eva med udskydelsen af studieordningen dermed ikke var interesseret i input pt. Eva kunne bekræfte, men opfordrede alle til at notere ideer og forslag til senere. Eva afsluttede med at fortælle, at hun satsede på at fastholde den sekretariatsbistand fra Studieadministrationen, der var stillet til rådighed i forbindelse med høringsproces etc., i det videre arbejde med den nye studieordning. 5. Status på ansættelser og fratrædelser Ellen omdelte og gennemgik en opdateret bemandingsplan over sektionernes VIP-årsværk og afdelingstandlæger. Hun mindede om, at bemandingsplanen var udtryk for ansættelser med lønkroner, der fortsætter. Hun indledte med at fortælle, at Hanne Hintze og Dorthe Bindslev havde opsagt deres stillinger henholdsvis pr. 31. juli og 31. august. Der arbejdes på en løsning i den forbindelse.
Ellen konstaterede, at bemandingsplanen på nær et par enkelte forhold var overholdt: PÆD og KOP mangler pt. VIP-medarbejdere. Side 5/6 Rodrigo spurgte, om PA stadig kunne regne med en ph.d.-ansættelse fra 2016, hvilket Ellen kunne bekræfte. Eva gjorde opmærksom på, at Søren Læssøe, der ansættes som studielektor, også bør optræde på bemandingsplanen. Ellen var enig. Han vil derfor blive tilføjet nederst sammen med gruppen, der er samlet lidt for sig: Hanne Hintze, Ellen Frandsen Lau, Liselotte Kirkevang og altså Søren Læssøe. Meddelelser og eventuelt Ellen og Eva fortalte, at dimissionen havde været både hyggelig og stemningsfuld. Freddie Sloth-Lisbjerg holdt en god tale, og der var fin musikalsk optræden fra såvel personale (Sebastian Schlaffer og band) som en nybagt kandidat. Rodrigo mindede om, at Mike Curtis - mikrobiolog fra London - kommer til IO og holder en forelæsning den 1. oktober. Afslutningsvist bad Eva om ordet. Eva ønskede på dette sidste møde med Ellen for bordenden som institutleder på alles vegne at sige hende stor tak for de seks år, hun havde styret en supertanker med sikker hånd gennem til tider svære perioder med store udfordringer for instituttet. Eva glædede sig på Ellens vegne over, at hun nu kunne se frem til mere tid til sig selv og familien, og hun ønskede hende held og lykke med fremtiden. Ellen takkede for ordene og fortalte, at de seks år havde været meget berigende for hende. Hun glædede sig over at have været en del af en markant udvikling også hvad angår instituttets selvforståelse og identitet. Da hun tiltrådte, var det på Tandlægeskolen, men hun fratræder fra Institut for Odontologi, som helt klart forstår sig selv som en del af Aarhus Universitet. En tilsvarende udvikling er sket inden for selve instituttet: Sektionerne tænker ikke sig selv som isolerede enheder, men som en del af en samlet enhed - Institut for Odontologi og der tænkes i hele instituttets ve og vel.
Ellen så nu aktuelt samme omstillingsparathed afspejlet i medarbejdernes tilgang til fusionsforslaget, og det var meget positivt. Side 6/6 Hun sluttede mødet med at takke for samarbejdet og ønske alle en god sommer.