Indkaldelse og dagsorden til 1. møde i styregruppen for MedCom11 den 7. marts 2018

Sundheds- og Ældreministeriet Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPMAHA Koordineret med: Sagsnr.: 1708602 Dok. nr.: 553949 Dato: 28-02-2018 Indkaldelse og dagsorden til 1. møde i styregruppen for MedCom11 den 7. marts 2018 Der indkaldes hermed til 1. møde i styregruppen for MedCom11 onsdag den 7. marts 2017 kl. 10-12 i Sundheds- og Ældreministeriet, mødelokale s.25. Dagsorden 1. Velkomst og præsentation 10.00-10.15 2. Meddelelser 10.15-10:20 3. Systemforvaltning a. Driftsstatus for SDN, VDX og KIH (beslutning) b. Opfølgning på endepunktskryptering i SDN (orientering) c. Status på implementering af ISO27001 (orientering) d. Modenhedsvurdering for SDN, KIH og VDX (beslutning) e. Status på databehandleraftaler i SDN (orientering) 10.20-10.45 4. Status på opstart af MedCom11 (beslutning) 10.45-11.00 5. Modernisering af infrastruktur og sygehusadvis (beslutning) 11.00-11.10 6. Etablering af Laboratoriemedicinsk brugergruppe (beslutning) 11.10-11.20 7. Implementering af forløbsplaner i almen praksis til (orientering) 11.20-11.30 8. Opfølgning op EDI-kvalitet (orientering) 11.30-11:40 9. MedCom10 regnskabsresultat (orientering) 11:40-11:50 10. Eventuelt 11:50-12.00

1. Velkomst og præsentation a. Ny næstformand i Danske Regioner: Rasmus Rose. b. Indledende drøftelse af styregruppens rolle, værdi og arbejdsmåde som indgang til MedCom11 2. Meddelelser a. MedCom11 temadag den 21. marts i Odense b. MedComs deltagelse i Region Hovedstadens fondsansøgning om opfølgende videosamtaler med cancerpatienter via VDX og sundhed.dk c. Udpegning af DPO (data protection officer) i MedCom d. Rigsrevisionens forvaltningsrevision af MedCom 2017 i april måned: Fokus på indkøb e. Tilsynsbesøg fra Arbejdstilsynet hos MedCom i foråret 2018 3. Systemforvaltning a) Driftsstatus for SDN, VDX og KIH Databasen (beslutning) Bilag 3.a.1 SDN Driftsrapportering januar 2018 Bilag 3.a.2 VDX Driftsrapportering januar 2018 Bilag 3.a.3 KIH Driftsrapportering januar 2018 Bilag 3.a.4 Beredskabsøvelse 16. januar 2018 MedComs styregruppe præsenteres for driftsstatus, udvikling og ændring i systemspecifikke KPI er for SDN, VDX og KIH med henblik på godkendelse. Jf. governancemodellen for FSI skal MedComs styregruppe bl.a. følge drift, overholdelse af SLA og KPI er. Driftsstatus og udvikling i KPI er fremgår af bilag 3.a.1, 3.a.2 og 3.a.3. Overordnet driftsstatus: Driften af SDN, VDX og KIH har været stabil den sidste periode. De aftalte servicemål er indfriet, og der har ikke været major incidents. Den 21. januar 2018 opstod et incident i et udmeldt servicevindue for SDN, hvor der opstod en fejl under en opgradering af core routere. Som konsekvens var der driftsforstyrrelser i servicevinduet mellem 21:25-21:50 og kl. 22:05-22:20. Brugere af interregionale services, som tilgås direkte på SDN-MPLS, var dog ikke berørte. Opgraderingen er sidenhen gennemført. SDN v3 er yderligere forsinket. De resterende MPLS-forbindelser er planlagt omlagt ved udgangen af februar 2018 med undtagelse af en enkelt lokation. Omlægningen af VPN-forbindelserne forventes først tilendebragt i efteråret 2018. Aktuelt er ca. 10 pct. af organisationer omlagte. Beredskabsøvelse for SDN og VDX blev afholdt den 16. januar 2018. Øvelsen bestod i en blanding af skrivebordstest, simulering og fysiske tests. Side 2

Øvelsen forløb planmæssigt. Opfølgningen består hovedsageligt i små justeringer af driftsprocedurer og beredskabsplan med pressehåndtering som væsentligste punkt og udestående. Se Bilag 3.a.4. KPI er: Statistik over VDX-licensforbrug viser fortsat, at der ikke er kapacitetsudfordringer. Det indstilles, at MedComs styregruppe Tager driftsstatus for SDN, VDX og KIH til efterretning b) FORTROLIGT PUNKT: Opfølgning på endepunktskryptering (orientering) Side 3

c) Status på implementering af ISO27001 (orientering) Bilag 3.c.1 Status og milepælsplan for implementering af ISO27001:2013 MedComs styregruppe præsenteres for status og milepælsplan for implementering af ISO27001:2013. MedComs styregruppe efterlyste på sidste møde en revideret plan med tydeligere milepæle for indsatser og udvikling i implementeringen af ISO27001:2013. Implementeringen omfatter MedComs systemforvaltningsansvar for SDN, VDX, KIH samt de interne it-systemer, som anvendes i MedComs opgave som systemforvalter. Status på ISO27001:2013 er, at hovedparten af politikker og procedurer er udarbejdet og godkendt. Herudover er nogle af politikområderne blevet yderligere nedbrudt, hvorfor der er kommet nye procedurer til. Med mål om yderligere at styrke ISO27001 som det daglige arbejdsredskab vil den videre implementering primært foregå via et review med organisationen af de beskrevne procedurer. Herudover gennemføres de planlagte årshjulsaktiviteter. Status og milepælsplan fremgår af bilag 3.c.1. Implementeringen forventes fuldt gennemført ultimo oktober 2018. Implementeringen understøttes af et ISMS-system til bl.a. dokumentation, versionsstyring, opfølgning på årshjulsaktiviteter samt gennemførsel af risikovurderinger. Det indstilles, at MedComs styregruppe Tager status og milepælsplan for implementering af ISO27001:2013 til efterretning d) Modenhedsvurdering for SDN, KIH og VDX (beslutning) Bilag 3.d.1 Udkast til modenhedsvurdering for SDN, VDX og KIH MedComs styregruppe præsenteres for forslag til modenhedsvurdering for SDN, VDX og KIH med henblik på behandling i FSI. Den generelle modenhed for SDN, VDX og KIH skal behandles i FSI. Afsættet er en kvalitativ vurdering inden for tre overordnede kategorier: Change management, Incident management og Service level management. Side 4

I bilag 3.d.1 fremgår forslag til modenhedsvurdering, som er udarbejdet på baggrund af skabelon fra FSI. Vurderingen og forslagene til forbedringer skal ses i sammenhæng med planen, status for og den daglige drift af ISO27001:2013. Modenhedsvurderingen for VDX og SDN er behandlet i de respektive brugergrupper. Etablering af brugergruppe for KIH afventer gennemførelse af FUT-udbuddet. Den fortsatte styrkelse af modenheden sikres gennem implementering og drift af ISO27001:2013, herunder behandling af de relevante procedurer i de respektive brugergrupper. Det indstilles, at MedComs styregruppe Godkender modenhedsvurderingen for SDN, VDX og KIH med henblik på behandling i FSI e) Status på databehandleraftaler i SDN (orientering) MedComs styregruppe præsenteres for status på den manglende databehandleraftale. IT-leverandøren EG Datainform A/S mangler i skrivende stund fortsat at indgå databehandleraftale med MedCom om brugen af SDN. Dialogen er intensiveret, og der er afholdt møde mellem parterne fredag den 23. februar 2018. Det er forventningen, at aftalen indgås inden længe. Det indstilles, at MedComs styregruppe Tager status på den manglende databehandleraftale til orientering Side 5

4. Status på opstart af MedCom11 (beslutning) Bilag 4.1 Overordnet status på MedCom11-projekter pr. 26. februar 2018 Bilag 4.2 Projektinitieringsdokumenter tilgængelige her. Styregruppen præsenteres for kort status på de igangværende MedCom11-projekter og skal godkende projektinitieringsdokumenterne for nye projekter. Arbejdsprogrammet for MedCom11 (2018-2019) blev tiltrådt i den Nationale Bestyrelse for Sundheds IT den 29. november 2017 og i MedComs styregruppe den 13. december 2017. MedCom11-perioden startede dermed op 1. januar 2018. Efter godkendelsen af arbejdsprogrammet har MedCom udarbejdet forslag til projektinitieringsdokumenter (PID er) på de nye projekter og mini-pid er på enkelte igangværende projekter som startede i MedCom10, men hvor der er mindre justeringer i forhold til det oprindelige projekt. Endelig fortsætter en rækker projekter med uændret indhold, mål og tidsplan. Status I bilag 4.1 gives en status på de enkelte projekter. Dog er projekterne om Modernisering af sygehus advis og Implementering af forløbsplaner ikke en del af oversigten, da de behandles som selvstændige punkter på dagsordenen. Følgende projekter i bilag 4.1 vurderes at kræve særlig opmærksomhed: Modernisering af infrastruktur Proof of concept, med en indstilling om, at den forelæggende PID lægges til grund for MedComs dialog med mulige projektdeltagere om konkretisering af den tekniske løsning Kommunal henvisning, med en indstilling om, at projektet forlænges til udgangen af 2019 samt en forsinkelse for den tekniske implementering i almen lægepraksis 1 måned, så praktiserende læger tager XREF15 og XDIS15 i anvendelse pr. 1. november 2018. Detaljer i bilag 4.1. Projektinitieringsdokumenter Styregruppen bedes tage stilling til følgende PID er og mini-pid er: HL7 standarder og udfasning af EDIFACT (PID) Modernisering af infrastruktur Proof of concept (PID) Psykiatri og socialområdet (PID) FMK og beskedudveksling på misbrugsområdet (PID) FMK på socialområdet (PID) Kommunal henvisning (PID) Tandlægeområdet (PID) Governance på standardområdet (mini-pid) Fælles Sprog III (mini-pid) Dynamiske blanketter (mini-pid) Komplekse patientforløb (mini-pid) PRO i Almen Praksis (uændret projektindhold) Telemedicin og PRO (uændret projektindhold) KONFIDO (EU-projekt: ændret projektindhold) EURO-CAS (EU-projekt: uændret projektindhold) Trillium II (EU-projekt: uændret projektindhold) Side 6

Bemærk at program for Digital Almen Praksis (inkl. de 6 delprojekter) har egen styregruppe, så MedComs styregruppe skal derfor kun tage PID erne til orientering. Alle PID er er tilgængelige her: https://www.medcom.dk/projekter/moeder-referaterog-kurser/medcom-styregruppe/pider-for-medcom11 /indstilling Det indstilles, at MedComs styregruppe Godkender PID for Modernisering af infrastruktur som grundlag for MedComs dialog med mulige projektdeltagere om konkretisering af den tekniske løsning Godkender PID for kommunal henvisning, idet projektet forlængelse til udgangen af 2019 og den tekniske implementering i almen lægepraksis forsinkes 1 måned, med opstart pr. 1. november 2018 Godkender øvrige projektinitieringsdokumenter for MedCom11 Tager status på MedCom11-projekterne i øvrigt til efterretning 5. Modernisering af sygehus advis (beslutning) Bilag 5.1 Opfølgning på analyse link Bilag 5.2 Resultat af dataudtræk for akutte ambulante kontakter link I forbindelse med MedComs styregruppes godkendelse af arbejdsprogrammet for MedCom11 den 13. december 2017 efterlyste styregruppe en rapportering på arbejde med sygehusadviser for akut og ambulant aktivitet. MedCom foreslår at igangsætte arbejdet med at fastlægge dataindholdet i kandidat til ny MedCom-standard for indlæggelses- og udskrivningsadvis. Den nuværende standard til sygehusadviser er begrænset til de sygehuskontakter, hvor patienten registreres som indlagt i PAS/EPJ systemerne. En meget stor del af de akutte sygehuskontakter registreres imidlertid som akutte ambulante hvilket ikke udløser et automatisk advis til kommunen, og samtidigt får sygehuspersonalet heller ikke adgang til de oplysninger, som er tilgængelige i indlæggelsesrapporten, som afsendes automatisk fra kommunen. Opholdet på fælles akutmodtagelser kan potentielt vare op til flere døgn (> 72 timer), uden sikkerhed for gensidig information mellem sektorerne. Det betyder et stort informationstab i overgangen mellem kommunen og sygehuset og udløser mange indberetninger af utilsigtede hændelser. Det er ikke muligt inden for den nuværende standards rammer at understøtte forretningsbehovet på tværs af sektorerne for advisering. Derudover rummer den nuværende standard til sygehusadviser ikke mulighed for udveksling af oplysninger ved registrering af orlov, ligesom den systemmæssige anvendelse ved overflytninger er uensartet og problematisk. En væsentlig udfordring i den nuværende advis-udveksling er manglede beskedfordeling til andre relevante sundhedsaktører, f.eks. socialområdet. KOMBIT planlægger realisering af modtagelse og fordeling af sygehusadviser via KOMBITs beskedfordeler i 2018 til flere enheder i kommunen. Derudover har også private plejehjem og andre aktører, f.eks. regionale bosteder, behov for sygehusadviser. Som opfølgning på MedCom10-analysen af behov for beskedbaseret kommunikation mellem kommuner og regioner ved ambulante og akutte ambulante forløb, har MedCom i samarbejde med regionerne analyseret dataudtræk på ca. 40.000 akutte Side 7

ambulante kontakter i uge 37 og 38. Den viser samlet at 98% af kontakterne har tidstro registrering for starttidspunkt, samt 61% tidstro registrering for sluttidspunkt af akut ambulant kontakt. Der er forholdsvis store variationer mellem regionerne (se bilag 5.1 og 5.2 med opfølgende aktiviteter og dataudtræk). I den nye LPR3 indberetning (implementeres nov. 2018) fordres tidstro registrering af patientens fremmøde, som vil være i tråd med fremtidens behov for effektiv advisudveksling. Samtidigt ophæves registreringstyperne indlagt og ambulant i LPR3, og dermed er der ikke længere direkte sammenhæng mellem indberetning til landspatientregistreret, registrering i PAS/EPJ og advisunderstøttelsen. MedCom har derfor i samarbejde med regionernes patientregistreringsansvarlige afdækket konsekvenser for advis understøttelse efter LPR3 og der er konsensus om at fortsætte den nuværende advis-understøttelse på basis af kontakttypen indlagt, og potentiel mulighed for at understøtte kontakttypen akut ambulant ved en modernisering af advis. Der skelnes ikke mellem forskellige typer af akutte ambulante kontakter. Volumen af akutte ambulante kontakter er svarende til volumen af antal indlagte på årsbasis. Ved en direkte digitalisering af akutte ambulante kontakter til sygehusadviser fordobles antallet af adviser årligt, som pt. er på ca. 2,6 mio. årligt. Accelererede patientforløb kræver effektiv og hurtig informationsudveksling uden brug af ekstra personaleressourcer. Behovet for information på tværs af sektorerne ved patientens akutte ambulante ophold på sygehusene skal derfor kunne understøttes ved automatiseret digital informationsudveksling. Effektiv advisering vil dog altid være afhængig af tidstro registrering af patientens fysiske fremmøde, uanset om typen er indlagt eller akut ambulant. Der er behov for udvikling af en ny standard for fremtidens sygehusadvis, som kan understøtte et moderne sygehusvæsens forskellige registreringstyper. En ny standard skal udover at understøtte forretningsbehovet også være fremtidssikret og i tråd med modernisering af MedCom kommunikationen. Det gælder både format, samt muligheder for effektiv datadeling. I stedet for en opdatering af de nuværende advis standarder vil en ny standard åbne mulighed for pilotafprøvning, samt successiv implementering og migrering til nye online delingsservices i takt med regioner og kommuners behov. Det indstilles til MedComs styregruppe, At MedCom igangsætter udarbejdelse af kandidat til ny standard for indlæggelses- og udskrivningsadvis. 6. Etablering af Laboratoriemedicinsk brugergruppe (beslutning) Bilag 6.1 Kommissorium Laboratoriemedicinsk brugergruppe Der nedsættes en Laboratoriemedicinsk brugergruppe, som indsamler og kommer med ideer til videreudvikling af e-kommunikation og tilhørende områder inden for laboratoriemedicin. Den løbende videreudvikling af den omfattende dataudveksling på laboratorieområdet koordineres i dag ikke samlet. Derfor ønsker MedCom at etablere en Side 8

Laboratoriemedicinsk brugergruppe som skaber et forum, hvor det er muligt at behandle relevante laboratoriemedicinske problemstillinger/emner og komme med mulige løsningsforslag til disse, herunder prioritering og videreformidling til beslutning i relevante organer/ grupper (WebReq-brugergruppe, RSI s governance for Laboratoriesvarportalen, MedComs styregruppe). MedCom er formand for gruppen og øvrige medlemmer udpeges af de respektive organisationer og af MedCom. Gruppen sammensættes af repræsentanter fra de 5 laboratorier specialer, PLO, FAPS, DR, Sundhed.dk, datakonsulenterne, laboratoriekonsulenterne, SSI og bioanalytikere (se Kommissorium Laboratoriemedicinsk brugergruppe). MedComs opgave vil være: 1. Aftale med alle parter om deltagelse i brugergruppen. 2. Indsamle problemstillinger/emner til behandling i brugergruppen 3. Indkalde og afholde 2 møder pr. år til behandling af indkomne emner. 4. Udarbejde løsningsforslag til videre forløb. Første møde planlægges i Q1 2018. Der vil indgå udgifter til mødeafholdelse + diverse, i alt kr. 70.000 pr år. Det indstilles til MedComs styregruppe, At MedCom etablerer en laboratoriemedicinsk brugergruppe som beskrevet ovenfor, inden for rammer af det allerede vedtagne budget for udbredelsesaktiviteter på praksis- og laboratorieområdet i MedCom11. 7. Implementering af forløbsplaner i almen praksis (beslutning) MedComs styregruppe orienteres om status på forløbsplansprojektet. Efter en fase med pilotafprøvning af den første version af en teknisk løsning, har Den nationale bestyrelse for sundheds-it på møde den 31. januar 2018 godkendt kommissorium for governance og økonomisk forståelsespapir, så projektet kan overgå til at blive et udbredelsesprojekt med det formål at implementere og udbrede forløbsplaner i almen praksis i perioden 2018 2020. MedCom er som varslet i arbejdsprogrammet for MedCom11 udpeget som projektleder for implementeringsprojektet. Implementering og udbredelse af forløbsplaner til alle lægesystemer bygger videre på projektet vedr. pilotafprøvning og evaluering af forløbsplaner, der blev igangsat 2016. Pilotafprøvningsprojektet havde til formål at udvikle og afprøve en it-løsning til brug for lægesystemerne, så patienter med kronisk sygdom i første omgang KOL-patienter får digital adgang til en forløbsplan vedr. den videre behandling af deres sygdom. Pilotafprøvningen omfatter 1 lægesystem med implementering hos 44 læger, der over en 3 måneders periode udarbejder forløbsplaner til 15-20 KOL-patienter. Pilotlægerne er ved at tage modulet i brug og på nuværende tidspunkt er der udarbejdet 126 forløbsplaner for 100 KOL-patienter. Første version af den tekniske løsning for forløbsplaner blev udviklet, så modulet skulle implementeres i det enkelte lægesystem og sættes op lokalt i de enkelte klinikker. Det har vist sig at være en teknisk løsning, der er for kompliceret at implementere i alle lægesystemerne og meget svært at udbrede til alle lægepraksis. Side 9

På baggrund af erfaringerne med version 1 af løsningen, er der nu enighed blandt lægesystem-leverandørerne og PLO om arkitekturen og installationen af en version 2 af den tekniske løsning og med overenskomstaftalen mellem RTLN og PLO er det aftalt at implementere digitale forløbsplaner i den kommende overenskomstperiode 2018 2020. Formålet med projektet er således at udbrede version 2 af den tekniske løsning til alle lægesystemer og i alle lægepraksis. I første omgang implementeres forløbsplaner for KOLpatienter. Derefter forløbsplaner for patienter med type 2-diabetes og for patienter med kroniske lænderygsmerter. Desuden vil der være behov for at undersøge, hvordan multisyge patienter og andre patientgrupper kan understøttes med forløbsplan. Version 2 af den tekniske løsning er nu implementeret på PLSP (Primærsektorens Leverandør Service Platform), hvor hvert lægesystem kan tilgå et standardiseret forløbsplansmodul (FLP-modul), der indeholder de nødvendige tabeller, algoritmer og skærmbilleder, der knytter sig til det at udarbejde en forløbsplan i et lægesystem. FLPmodulet er generisk og kan tilpasses forløbsplaner for nye patientgrupper. 2 lægesystemer afprøver denne nye teknologi og den første forløbsplan er nu udarbejdet af en af pilotlægerne. Denne pilotafprøvning danner afsæt for udvikling af en teknisk implementeringspakke til de øvrige lægesystemer. Alle 8 lægesystemer skal have gennemført den tekniske implementering af FLP-modulet den 30. maj, hvorefter der vil ske udbredelse til alle lægepraksis. MedCom varetager også projektledelsen i udbredelsesprojektet. Det indstilles, at styregruppen Tager orienteringen til efterretning 8. Opfølgning på EDI-kvalitet (orientering) Bilag 8.1 Monitorering af udviklingen i negative kvittering For at øge kvaliteten af den eksisterende udveksling af MedCom-meddelelser i VANSnettet, arbejder MedCom på at nedbringe antallet af negative kvitteringer. MedComs styregruppe udtrykte på mødet den 13. december 2017 ønske om en tættere opfølgning på udfordringer i denne forbindelse. Der fremlægges præciseret og kommenteret statistik opfølgning på indsatsen. I perioden januar 2016 december 2017 er det månedlige antal af negative kvitteringer reduceret fra 20.657 til 12.148. Målsætningen er, at antallet ved udgangen af oktober måned 2018 skal være reduceret til 5.164, svarende til 25% af antallet i januar 2016. Antallet af negative kvitteringer i december 2017 blev påvirket af midlertidige tekniske problemer hos KMDs VANS-funktion, der alene udløste 2.652 ekstraordinære negative kvitteringer. Hertil kommer ca. 2.000 negative kvitteringer pr. måned, der kan henføres til vedvarende udfordringer: Dels hos 4 private røntgenklinikker med IT-system fra samme IT-leverandør. Dels forkert brug af MedCom-standard for det gode bookingsvar hos 1 regional røntgenafdeling. Side 10

MedCom tager direkte og bilateral kontakt på ledelsesniveau med henblik på håndtering af de vedvarende udfordringer hos 4 private røntgenklinikker og 1 regional røntgenafdeling. Det indstilles, at styregruppen Tager orienteringen til efterretning og forelægges opdateret status på næste møde. 9. MedCom10 regnskabsresultat (orientering) Bilag 9.1 Regnskabsvurdering for MedCom10 December 2017 MedComs styregruppe forelægges regnskabsvurdering for MedCom 10 pr. 31. december. Denne regnskabsvurdering er også en samlet finansiel vurdering i forhold til hele MedCom 10 perioden. Regnskabsvurderingen pr. 31. december 2017 viser, at det overordnede forbrug i den forløbne samlede MedCom10 periode udgør 92 pct. i forhold til det samlede styregruppebudget. MedCom 10 afsluttes med et samlet resultat på 4,3 mio. kr. Forbrug på de enkelte budgetposter Fællesudgifter i alt udviser et forbrug på 99 %. Standarder, test og certificering udviser et mindre forbrug: 85% svarende til 1,6 mio. kr. Dette vedrører især aktiviteten: Modernisering af MedCom kommunikationen, hvor aktiviteterne er kommet sent i gang. Projektet Fælles Sprog III udviser et mindre forbrug: 82% svarende til 0,7 mio. kr. Det skal bemærkes, at det efter den seneste regnskabsvurdering har været nødvendig at disponere FL midlerne (4,5 mio. kr. i 2017 givet til PRO og KIH arbejdet telemedicinsk infrastruktur) som midler med målrettet anvendelse. Dette indebærer, at disse - midler (5 mio. årligt fremover) ikke kan ind ikke kan overføres mellem kalenderår. Ubrugte FLmidler beløber sig til kr. 1,048 mio. vedrørende MedCom 10/ år 2017. De ubrugte midler fra MedCom 10 (4,3 mio.kr.) disponeres som besluttet på styregruppemødet den 13. december til videreførelse af relevante aktiviteter i MedCom11. I regnskab og budget vedrørende MedCom 11 rapporteres FL midlerne vedrørende PRO og KIH udvikling fremover separat. For MedCom 11 (2018 + 2019) drejer det sig om 10 mio. kr. Det indstilles til MedComs styregruppe, At regnskabsvurdering tages til efterretning 10. Eventuelt Side 11