Budgetopfølgning økonomimedarbejder Januar 2019 MODST/BIG Generelt Dette er en gennemgang af indholdet af rapporten Budgetopfølgning økonomimedarbejder. Rapporten har til formål at give overblik over institutionens økonomi ved at sammenholde forbrug ift. budget. Rapporten er baseret på LDV data fra Navision Stat. Her gennemgås rapportens sider, rapportens filtre samt rapportens anvendte begreber. For uddybende vejledning i Power BI s funktionaliteter se Moderniseringsstyrelsens videovejledninger i Power BI: Videovejledninger i anvendelse af Power BI Rapportens sider Rapporten indeholder følgende sider med tilhørende visualiseringer og bogmærker. Dashboard Siden Dashboard giver overblik over den samlede økonomiopfølgning fordelt på hhv. budget, forbrug og afvigelse. Her angives desuden en pronosepræcision for, hvor tæt forbruget ligger på budgettet. Siden indeholder følgende visualiseringer og bogmærker: Afvigelse ÅTD Afvigelse ÅTD delregnskaber Aktivitetsopfølgning Bevilling Budget ÅTD Delregnskab FL-Formål Forbrug ÅTD Månedsopfølgning Prognosepræcision Projektopfølgning Status fordelt på underarter Kort der angiver afvigelsen mellem budget og forbrug år til dato Matrix der angiver periodens afvigelse fordelt på delregnskaber. Bogmærke der linker til siden Aktivitetsopfølgning. Bogmærke der linker til siden Bevilling. Kort der angiver budgetbeløbet år til dato. Bogmærke der linker til siden Delregnskab. Bogmærke der linker til siden FL-Formål. Kort der angiver forbrugsbeløbet år til dato. Bogmærke der linker til siden Månedsopfølgning. Kort der angiver den aktuelle prognosepræcision. Bogmærke der linker til siden Projektopfølgning. Matrix der angiver hvordan budget, forbrug og afvigelse fordeles på underarter (eksempelvis indtægter og omkostninger).
Side 2 af 6 Top 5 aktivitetsafvigelser Top 5 projektafvigelser Årets budget Årets restbudget Matrix der angiver navne på og beløb for den aktuelle periodes fem største aktivitetsafvigelser. Matrix der angiver navne på og beløb for den aktuelle periodes fem største projektafvigelser. Kort der angiver det samlede budget for det aktuelle år Kort der angiver det resterende budget for det aktuelle år Aktivitetsopfølgning Siden Aktivitetsopfølgning giver overblik over forholdet mellem budget og forbrug per aktivitet for den valgte periode. Siden indeholder følgende visualiseringer: Aktivitetsopfølgning fordelt på måned for valgte år Aktivitetsopfølgning hele året og ultimo periode Projektopfølgning Hierarkiinddelt grupperet søjlediagram der angiver hhv. budget og forbrug for aktiviteter fordelt på enten måned eller aktivitet. Hierarkiniveauet styres ved at aktivere analysetilstanden (drill down). Hierarkiinddelt matrix som angiver budget, forbrug og afvigelse på aktivitetsniveau per delregnskab kategoriseret efter forbrugstype. Siden Projektopfølgning giver overblik over forholdet mellem budget og forbrug per projekt for den valgte periode. Siden indeholder følgende visualiseringer: Projektopfølgning fordelt på måned for valgte år Projektopfølgning hele året og ultimo periode Delregnskabsopfølgning Hierarkiinddelt grupperet søjlediagram der angiver hhv. budget og forbrug for aktiviteter fordelt på enten måned eller projekt. Hierarkiniveauet styres ved at aktivere analysetilstanden (drill down). Hierarkiinddelt matrix som angiver budget, forbrug og afvigelse på projektniveau per delregnskab kategoriseret efter forbrugstype. Siden Delregnskabsopfølgning giver overblik over forholdet mellem budget og forbrug per delregnskab for den valgte periode. Siden indeholder følgende visualiseringer: Delregnskabsopfølgning hele året og ultimo periode FL-Formål Hierarkiinddelt matrix som angiver budget, forbrug og afvigelse per delregnskab kategoriseret efter underart og standardkonto.
Side 3 af 6 Siden FL-Formål giver overblik over forholdet mellem budget og forbrug per FL- Formål for den valgte periode. Siden indeholder følgende visualiseringer: FL-Formål opfølgning hele året og ultimo periode Månedsopfølgning Hierarkiinddelt matrix som angiver budget, forbrug og afvigelse per FL-Formål kategoriseret efter underart og standardkonto. Siden Månedsopfølgning giver overblik over budget og forbrug per måned for hver enkelt aktivitet. Siden indeholder følgende visualiseringer: Månedsopfølgning drillthrough Bevilling Matrix som angiver budget og forbrug per aktivitet inddelt efter måneder. Siden Bevilling giver overblik over forholdet mellem bevilling, budget og forbrug per delregnskab for den valgte periode. Siden indeholder følgende visualiseringer: Bevilling Rapportens filtre Hierarkiinddelt matrix som angiver hhv. bevillinger, årets budget og årets forbrug fordelt på hoved- og underkonto samt delregnskab. Rapporten indeholder følgende filtre på rapportniveau: Figur 1: Rapportens filtre Filter Delregnskab Kontor Regnskab Her angives hvilke(t) delregnskab(er), rapporten skal benytte. Vælges intet delregnskab aktivt til, anvendes alle tilgængelige delregnskaber. Her angives hvilke(t) af den pågældende institutions kontorer, rapporten skal hente data for. Vælges intet kontor aktivt til, anvendes alle tilgængelige kontorer. Her angives hvilke(t) regnskab, rapporten skal benytte. Vælges intet regnskab aktivt til, benytter rapporten alle tilgængelige regnskab. Regnskabsbudget Her angives hvilke(t) budget(ter), rapporten skal benytte. De tilgængelig budgetter betinges af, hvordan de øvrige filtre er sat op.
Side 4 af 6 Ultimo periode År Her angives hvilken periode (måned), rapporten skal dække over. Filteret er inklusivt, hvilket betyder at Ultimo periode Marts 2018 gælder til og med 31. marts 2018. Her angives hvilke(t) år, rapporten dækker over. De valgte parametre slår igennem på samtlige af rapportens visualiseringer medmindre andet er angivet. Begrebsafklaring Rapporten anvender følgende tekniske begreber og forkortelser: Begreb Afvigelse Afvigelse ÅTD Aktivitet Budget ÅTD Delregnskab FL-Formål Hoved- og underart Prognosepræcision Projekt Saldo ÅTD Ultimo Årets budget Årets forbrug Årets restbudget Forklaring Den beløbsmæssige forskel der er mellem det faktiske forbrug og det valgte budget. Saldo ÅTD Budget ÅTD De faglige opgaver, ydelser, fakturérbare leverancer mv. som institutionen udfører. Aktivitet er en fast dimension i LDV. Periodens budgetbeløb år til dato for den valgte periode. Underkonto til institutionens bogføringskreds Finanslovsformål. Betegnelse for en lovbunden dimension i regnskabsbekendtgørelsen hvor institutionens udgifter og indtægter registreres. Typeinddeling af den statslige kontoplan i eksempelvis hovedarterne ordinær drift og anden drift samt underarterne indtægter og omkostninger. Anvendes til analytiske formål og kan tilpasses lokalt i rapporten Gruppering af finanskonti under mappen Dokumentation på rapportserveren. Se figur 1. Uddybende informationer findes i vejledningen Indstillinger af LDV. Afvigelsesprocenten mellem budget og regnskab (det realiserede forbrug) for udgifter og indtægter. Rapporten anvender begrebet i to KPI er af samme navn, som viser, hvor tæt det foreslåede forbrug (budgettet) er på det realiserede forbrug. Se figur 2. Uddybende informationer findes i vejledningen Teknisk vejledning til nøgletal i Statens Benchmarkdatabase. En opgave afgrænset på tid. Projekt er en fast dimension i LDV. Periodens forbrug år til dato for den valgte periode. Til og med. Betegnelse for afgrænsningen af en tidsserie. Samlet budget for det pågældende år. Samlet forbrug for det pågældende år. Årets budget Årets forbrug.
Side 5 af 6 ÅTD År til dato. Betegnelse for en periode der spænder enten fra 1. januar til dags dato i indeværende år eller for hele året i et afsluttet år. Beregninger Rapporten anvender følgende beregninger: Beregning Forklaring ABS Afvigelse Periodens afvigelse for indtægter plus Periodens afvigelse for udgifter ABS Afvigelse ÅTD Afvigelse ÅTD absolut ABS Budget Periodens budget absolut for indtægter + Periodens budget absolut for udgifter Afvigelse - ÅTD Saldo ÅTD - Budget ÅTD Afvigelse ÅTD Saldo ÅTD - Budget ÅTD for indtægter + Saldo ÅTD - Budget ÅTD for udgifter Afvigelse ÅTD (ABS) Afvigelse ÅTD absolut for indtægter + Afvigelse ÅTD absolut for udgifter AKT Bevilling Det samlede af bevillinger for bevillingstypen AKT BMDB Prognosepræcision Afvigelse ÅTD (ABS) / Budget ÅTD (ABS) Budget ÅTD (ABS) Budget ÅTD absolut for indtægter + Budget ÅTD absolut for udgifter Budget ÅTD Periodens budget år til dato Diff bev. og forbrug Samlet bevilling Årets forbrug FL Bevilling Den samlede sum for bevillingstypen finanslovsbevilling Periodens afvigelse Periodens saldo - Periodens budget Periodens budget Den samlede sum af budgetposter Periodens saldo Den samlede sum af forbrugsposter Prognosepræcision ABS Afvigelse / ABS Budget Rest Den samlede sum af budgetposter den samlede sum af forbrugsposter Saldo ÅTD Periodens saldo år til dato Samlet Bevilling Den samlede sum af bevillinger på tværs af bevillingsarter TBT Bevilling Det samlede af bevillinger for bevillingstypen tillægsbevillinger VFB Bevilling Det samlede af bevillinger for bevillingstypen VFB Årets budget Den samlede sum af budgetposter for det valgte år. Årets forbrug Den samlede sum af forbrugsposter for det valgte år. Årets restbudget Årets budget Årets forbrug
Side 6 af 6 Figur 2: opsætning af Hoved- og Underarter i LDV rapporten Gruppering af finanskonti. Figur 3: Formel for udregning af prognosepræcision.