Cura og FSIII support, uddannelse og ledelse For at få gevinster ud af CURA og FSIII for borgere og medarbejdere, skal supporten og uddannelsen af slutbrugerne fungerer effektivt. Det kræver ledernes involvering. For at komme videre er der brug for en række tiltag, hvoraf flere sættes i gang nu og andre først skal planlægges: 1. Etablering af en superbrugerorganisation og en central support task force 2. Implementering af arbejdsgange 3. Uddannelse og kompetenceudvikling 4. Ledelsesforankring 1. Etablering af superbrugerorganisation og central support task force Under projektfasen har vi haft en række ambassadører og agenter i de forskellige enheder. For ikke fremover at operere med såvel ambassadører, agenter som superbrugere forenkler vi rollerne til alene superbrugere. Derudover oprettes en central support task force Superbrugerne skal i den egentlig driftsfase være ressourcepersoner, der sammen med den lokale ledergruppe, sikrer at den daglige drift kører bedst mulig, understøttet af Cura og FSIII. Cura og FSIII er kun et middel Målet er ikke i sig selv at implementere Cura og FSIII, men at vi optimerer vores drift og udvikler vores opgaver bedst mulig ved hjælp af Cura og FSIII. Cura og FSIII er ikke målet, men midlet. Et væsentligt middel. Derfor refererer superbrugerne til deres daglige ledere som refererer til afsnitsleder Udfører eller Centerchef. De indgår derudover i et tæt samarbejde med den centrale support task force - figur herunder: Side 1 af 11
Figur 1Superbrugerorganisationen med den central support task force Superbrugernes opgaver Superbrugernes overordnede opgaver er: At bidrage til dokumentation, arbejdsgange og vejledninger Understøtte daglig brug og fejlretning Undervisning og oplæring af kollegaer Løbende forny kendskab til løsning Bilag 1 Beskriver Superbrugerprofilen fuldt ud. Superbrugerne er en fremskudt og decentral support til slutbrugerne medarbejderne. Det er ikke muligt at en central support taskforce skal kunne supportere så mange medarbejdere effektivt. Derfor skal superbrugerne kunne tage de fleste henvendelser i enhederne. Det er forsøgt vist i figuren. Side 2 af 11
Figur 2Roller og ansvar - fejl /Bilag 4 beskriver fejlretningsprocessen i udkast med opgaver og arbejdsdeling. Én superbruger pr enhed med mulighed for decentralt at supplere Der finansieres én superbruger pr enhed én dag om ugen. Denne superbruger indgår samtidig i samarbejde med den centrale support taske force. Men det kan vurderes lokalt, at man har brug for flere superbrugere for at få en effektiv brug af Cura og FSIII. Hvis der er for få superbrugere, bliver kollegaerne ikke gode nok til at bruge FSIII og Cura. Fejl bliver ikke rettet. Arbejdsgange ikke udviklet eller implementeret godt nok. Det går udover opgaverne og i sidste ende borgerne. Disse superbrugere finansieres af enhederne. Den centrale support task force Den centrale support task force skal sikre en samlet og koordineret support af slutbrugerne. Task forcens opgaver omfatter: - Håndtering af fejl, der indrapporteres fra superbrugerne - Dokumentation og systemadministration - Sikre opdateret viden om løsning og koordinering af uddannelse - Kommunikation til ledere og superbrugere. Det kommer til at ske mest mulig på Kridthuset og i Nyhedsbreve og mindst mulig på mail. /Bilag 2 indeholder Jobprofil for den centrale support task force De fejl som den centrale support task force tager sig af, er de fejl som superbrugerne ikke kunne håndtere og som involverer Systematic. Altså fejl, der skyldes fejl i systemet. Den centrale support task force overvåger nye releases og ændringer fra Systematic og koordinerer arbejdet med at gøre organisationen klar til nye releases, ændringer i arbejdsgange m.v. Side 3 af 11
Den centrale support task force vil have et tæt samarbejde med superbrugerne. Det er superbrugerne der sammen med lederne vil være modtagere af informationer om nye releases, fejlstatus, nye arbejdsgange m.v. Superbrugerne mødes jævnligt med den centrale support task force og drøfte status og udviklingsbehov i forhold til system, anvendelse, opsætning, arbejdsgange m.v. Den central support task force består den 17. januar af Betina Trærup (24 t/uge ind til 31/1. Derefter 1 dag/uge), Tanja Ringborg (2 dage/uge frem til sommer) og Lene Svendsen (2 dage/uge). Det afklares med det nye medlemmer af taskforcen, hvordan de klædes på. Taskforcen skal ledes af en kommende ny systemadministrator. I bedste fald er denne ansat pr 1. marts, men forventeligt ikke før 1. april. Stillingsprofil på Systemadministrator fremgår af Bilag 3. I januar 2019 ledes taskforcen 1-3 dage/uge af ekstern konsulent Kaare Pedersen, med mulighed for forlængelse i februar 2019. Flere gange ugentligt prioriteres konkrete opgaver i taskforcen på en styringstavle, der bliver omdrejningspunktet for gruppens arbejde. Systematic kan konsulteres ift: - At få behandlet fejl, der skyldes eller kan skyldes konfigurering - At få optimeret konfigurering, hvis den skaber uhensigtsmæssigheder i forhold til arbejdsgange og vi ikke selv er i stand til det. 2. Implementering af arbejdsgange Der er allerede nu udviklet og beskrevet arbejdsgange for stort set alle processer i Sundhed og Omsorg. Der ligger ca. 70 arbejdsgange beskrevet med stærk inspiration fra Esbjerg. Men arbejdsgangene skal kvalitetssikres og implementeres. Arbejdsgangene har stor betydning for en effektiv og sikker tværgående koordinering og sammenhæng, og for at fokus i sundhed og omsorg følger tankerne i FSIII: Tilstande er tilstrækkeligt afdækket; mål er formuleret med borgeren; ydelser vælges efter tilstand og mål og at der følges op. Den 8. januar mødtes Arbejdsgangsgruppen første gang. Resultatet af mødet: Arbejdsgange bruges i almindelighed ikke. Der er dog undtagelse. Fx anvendes de aktivt hos Træningsenheden. Det betyder at gruppen foreslår, at de 70 arbejdsgange prioriteres og implementeres trin for trin, i stedet for at der bliver lavet et stort arbejde med at kvalitetssikre alle. Den 8. januar blev 7 arbejdsgange prioriteret af gruppen. Der blev udpeget ansvarlige som kvalitetssikrer dem. Herefter offentliggøres de på Kridthuset, og superbrugerne får til opgave at implementere dem i samarbejde med lederne i alle lokale enheder. Det kan ske via information på personalemøde; uddannelse; opfølgning m.v. Når vi ved, at de 7 arbejdsgange er implementeret, tager vi hul på de næste. Kridthuset bliver, som nævnt, stedet hvor arbejdsgangene kan hentes. Alle arbejdsgange får et versionsnummer, en dato for opdatering og en ansvarlig medarbejder. Alle medarbejdere sikres adgang til Kridthuset. De skal introduceres/undervises af superbrugerne heri Arbejdsgangene skal integreres arbejdsgangene i uddannelse og videreuddannelse Der er brug for en adfærd hvor superbrugere, ledere og centrale support henviser til arbejdsgangene i alle support- og fejlretningsprocesser, for at sikre sig at fejl ikke skyldes forkert brug. Side 4 af 11
3. Uddannelse og kompetenceudvikling Den 9. januar fik Stevns besøg af en konsulent fra Alexander Instituttet med særlig fokus på Cura Plan. Besøget havde god effekt, og det var gavnligt at planlæggere sad sammen og kunne inspirere hinanden med tips og tricks. Men der er derudover brug for uddannelse og kompetenceudvikling på en række andre områder: - Den daglig oplæring og support i områderne ved superbrugerne se ovenfor - Jævnlig fx månedlig - oplæring af nye medarbejdere i FSIII og relevante områder af CURA. Der uddannes med udgangspunkt i de arbejdsgange, der faktisk er gældende for Stevns og den enhed medarbejderen er ansat i. Tag højde for at nogen er bedre undervisere end andre, og at medarbejdere fx kan samles på tværs af plejecentre hhv hjemmehjælpsområder. Denne undervisning forudsætter at datoerne kommer i kalenderne; at datoerne indgår i nye medarbejdere introduktion; at undervisningsmateriale og form udvikles/tilrettes og opdateret med arbejdsgange. 4. Ledelsesforankring og fremtidig organisering Implementering af Cura er først og fremmest implementering af FSIII og indebærer store forandringer i adfærd og arbejdsgange hvis Stevns skal høste de kvalitative gevinster og gør det effektivt. Samarbejde mellem ledergrupper, superbrugere og systemadministratorer er afgørende. Med udgangspunkt i Figur 1 ovenfor, er de tre centrale roller fremhævet med rødt: - Den centrale support taskforce og på længere sigt systemadministratorerne har særlig ansvar for at driften og konfigureringen af Cura adresserer organisationens behov. Og at holde øje med releases, ændringer, fejl m.v. hos Systematic. De er det IT-mæssige ben. Side 5 af 11
- Superbrugerne har særlig ansvar for at implementere, udvikle og kompetenceudvikle kollegaer og melde behov ind til den centrale support task force og ledelsen. Det er det faglige ben - Ledelsen har særlig ansvar for at holde fokus på mål, prioritere og træffe beslutninger der sikrer fremdrift. De sikrer ledelse. For at få arbejdet i gang foreslås det, at der udarbejdes et kommissorium for gruppen og at den nedsættes med én leder fra ledergruppen, én superbruger fra hver enhed og 1-2 medlemmer af den centrale task force. Ledelse Én person udpeget fra ledergruppen Faglighed 3-5 Superbrugere Teknik Systemadministrator, Support task force. IT ad hoc. Udvikling og styring af driften med CUra og FSIII Side 6 af 11
Bilag 1 Stillingsbetegnelse Superbruger Ansættelseskrav: Relevant faglig uddannelse Erfaring med og interesse for IT som en del af opgaveløsningen Lyst og evner til at undervise og understøtte implementering Gode kommunikationsevner Nærmeste overordnede: Daglig leder Organisatorisk placering: <Indsæt enhed> Mål for stillingen: - Implementering af Cura og Fælles Sprog III - Cura effektivt understøtter de daglige opgaver til gavn for borgere og medarbejdere Hovedansvarsområder: Opgavernes indhold: Dokumentation og Medvirke i udarbejdelse og vedligeholdelse af skriftlige systemadministration vejledninger og arbejdsgange for brug af Cura Deltage i test og afprøvning af nye versioner, samt Daglig brug og fejlretning Undervisning og oplæring Kendskab til løsning orientere sig om ændringer i Cura Ved udfordringer - Hjælpe kollegaer med at anvende Cura korrekt efter gældende arbejdsgange og vejledninger Ved fejl - fejldokumentation og kommunikation med central support task force Undervisning af kollegaer i brugen Cura, ud fra vejledninger og arbejdsgange Sidemandsoplæring/vejledning ved behov, daglig support til alle brugere Opfølgende undervisning til brugere Understøtte implementering af nye tiltag/ændringer gennem de nævnte metoder Løbende dialog med nærmeste leder om fremdrift og udfordringer i implementeringen og brug af Cura Deltage i arbejdsgrupper, undervisning af brugere, medvirke ved opsætning af systemer Efter aftale med egen leder deltage i relevante brugergrupper/erfagrupper med relation til Cura Holde sig opdateret om ændringer i Cura og informere nærmeste leder om væsentlige ændringer i Cura Gælder for antal stillinger: gennemsnitligt 7 timer pr. uge. Særlige funktioner for (navn) Evt. nuværende stillingsindehaver: Side 7 af 11
Bilag 2 Stillingsbetegnelse Central Support Task Force Stilling: Central Cura Support Task Force Afdeling: Sundhedsafdelingen Ansættelseskrav: Relevant faglig uddannelse Erfaring med og interesse for IT som en del af opgaveløsningen Lyst og evner til at undervise og understøtte implementering Gode kommunikationsevner Nærmeste overordnede: Systemadministrator Organisatorisk placering: Staben Mål for stillingen: - Implementering, drift og support af Cura og Fælles Sprog III - Sikre rammerne for at medarbejderne i Sundhed og Omsorg får det fulde udbytte af CUra og FSIII Hovedansvarsområder: Opgavernes indhold: Fejlhåndtering Modtage og behandle fejlmeldinger fra superbrugerne Dokumentation og systemadministration Kendskab til løsning og undervisning Kommunikation Få håndteret den fejlliste og de forespørgsler der ligger og venter fra november-december 2018 Melde systemfejl ind til Systematic og sikre opfølgning på dem, herunder at sikre at Stevns Kommune løser de opgaver der er ifm fejlmeldinger Medvirke i udarbejdelse og vedligeholdelse af skriftlige vejledninger og arbejdsgange for brug af Cura og FSIII Deltage i test og afprøvning af nye versioner, samt orientere sig om ændringer i Cura og FSIII Bidrage til rigtig konfigurering af Cura Deltage i relevante brugergrupper/erfagrupper med relation til Cura og FSIII Holde sig opdateret om ændringer i Cura og FSIII og informere superbrugere og leder om væsentlige ændringer i Cura Tage initiativ til arbejdsgrupper, workshops og møder med superbrugerne for at sikre kendskab til løsningen Koordinere undervisning i Cura og FSIII med superbrugerne Kommunikere skriftligt som mundtligt - til ledere og superbrugere nye releases, funktioner, fejlstatus m.v. Support Task Forcen skal ugentligt prioritere opgaver i samarbejde med daglig leder. Frem til 1. februar vil det være ekstern projektleder Kaare Pedersen. Gælder for 2 dage pr uge. Evt. nuværende stillingsindehaver: Særlige funktioner for (navn) Side 8 af 11
Bilag 3 Stillingsbetegnelse Systemadministrator Ansættelseskrav: Relevant faglig uddannelse Erfaring med og interesse for IT som en del af opgaveløsningen Gode kommunikationsevner Nærmeste overordnede: Afsnitsleder for Stabsenheden, Sundhed Organisatorisk placering: Stabsenheden Mål for stillingen: - Effektiv drift og udvikling af Cura (incl. Cura Plan) samt tredjeparts itprodukter knyttet hertil Hovedansvarsområder: Kendskab til løsning Daglig brug og fejlretning Undervisning og oplæring Kommunikation Opgavernes indhold: Holde sig opdateret om ændringer i Cura og informere superbrugere og nærmeste leder om væsentlige ændringer i Cura, Cura Plan m.v. Deltage i eksterne erfa- og arbejdsgrupper der er relevante for at holde Curakompetencer vedlige Koordinere og organisere test og afprøvning af nye versioner, samt orientere sig om ændringer i Cura, Cura Plan m.v. Brugersupport primært ift superbrugere Lede den centrale support task force arbejde med fejlsøgning på indberettede fejl og fejlretning Indberetter og følge fejl til Systematic og andre leverandører Organisere og koordinere superbrugernes arbejde med at udvikle og holde Curakompetencer vedlige Løbende dialog med stabsleder om fremdrift og udfordringer i implementeringen og brug af Cura Kommunikere skriftligt som mundtligt - til ledere og superbrugere om nye releases, funktioner, fejlstatus m.v. Gnnemsnitligt 37 timer pr. uge. Særlige funktioner for (navn) Evt. nuværende stillingsindehaver: Side 9 af 11
Bilag 4 fejlretningsproces udkast Side 10 af 11
Side 11 af 11