case ESBJERG KOMMUNE SÆTTER FOKUS PÅ PROJEKTKULTUR OG VÆRKTØJER OM ESBJERG KOMMUNE OM FLOWIT A/S BAGGRUND OG BEHOV

Transkript

1 case ESBJERG KOMMUNE SÆTTER FOKUS PÅ PROJEKTKULTUR OG VÆRKTØJER OM ESBJERG KOMMUNE Esbjerg Kommune er landets femtestørste kommune med indbyggere og ansatte. OM FLOWIT A/S FlowIT A/S er et software- og løsningshus etableret i Vores mission er at styrke organisationers evne til at samarbejde. Vi leverer løsninger til digitalisering af projektog driftsprocesser. FlowITs produkter er udviklet på platformen Microsoft SharePoint, og vores kunder er primært mellemstore og store organisationer. Vi har løst opgaver for bl.a. Schneider Electric, Atea, Fredericia Kommune, Region Sjælland, Sparinvest og Københavns Kommune. BAGGRUND OG BEHOV Esbjerg Kommune havde fra 2007, hvor kommunalreformen trådte i kraft, og frem til 2009 fokus på sikker drift, som indebar en høj grad af fokus på økonomistyring i de sammenbragte kommuner. Esbjerg Kommune har en decentral struktur med decentralt ansvar i de fem forvaltninger. Den decentrale struktur betyder, at de enkelte forvaltninger selv har dygtige stabe, og at de derfor historisk set har kunnet løse mange opgaver og projekter, uden involvering af øvrige forvaltninger. Der er generelt et stort behov for udvikling i kommunerne. De bliver mødt med øgede krav fra borgerne og omfattende digitaliseringsinitiativer, samtidig med at ressourcerne mindskes. Styringen af projekter er ligeledes vigtig, når der fx gennemføres mange projekter årligt, hvor der anvendes betydelige ressourcer. PROJECTFLOW BLEV EN DEL AF LØSNINGEN Esbjerg Kommune besluttede, at der skulle sættes fokus på udviklingsevnen i hele organisationen, ligesom der skulle skabes et overblik over projektporteføljen, og projektstyringen højnes. Der blev derfor: Igangsat projektlederuddannelse. Udarbejdet en projektmodel. Truffet beslutning om, at alle nye projekter skulle styres i ProjectFlow. Kommunen valgte følgende fremgangsmåde: Figur 1. Forberedelse før udrulning af ProjectFlow. 1/5

2 Vi var i hele processen meget lydhøre over for ønsker om tilpasninger lokalt i afdelingerne. Fx ønskede en lokal afdeling nogle ændringer, som FlowIT implementerede hurtigt, hvilket udløste klapsalver i afdelingen. ANDERS RATHLEFF HANSEN PROJEKTLEDER, ESBJERG KOMMUNE TEKNOLOGI Følgende teknologier blev anvendt: ProjectFlow fra FlowIT CoreFlow fra FlowIT Microsoft SharePoint Internet-browser VIDEREUDDANNELSE OG PROJEKTHÅNDBOG SKABTE FUNDAMENTET Projektlederuddannelsen skulle give projektlederne de rette kompetencer til at løse opgaverne bedst muligt og på den måde opprioritere projektlederrollen. Projektlederuddannelsen blev gennemført af IBC og gav ECTS-point (meritgivende uddannelse) og tog udgangspunkt i kommunens projekthåndbog. Fælles tilgang og sprog på tværs af kommunen Formålet med projekthåndbogen var dels at skabe fælles tilgang til, forståelse af og sprogbrug i projekter på tværs af kommunen, og dels at udbrede en række hjælpeværktøjer, der kunne gøre projektledelsen mere overskuelig og effektiv. En af de første opgaver med projekthåndbogen var at få defineret begreberne projekt og projektlignende opgaver. Det var en vigtig og krævende opgave, som vi brugte overraskende meget tid på, udtaler økonomisk konsulent Anders Rathleff Hansen, projektleder på projektet omkring højnelsen af projektkulturen i Esbjerg Kommune. Figur 2. Faser og værktøjer i kommunens projekthåndbog. 2/5

3 CASE ESBJERG KOMMUNE STRØM TIL PROCESSERNE MED PROJECTFLOW Esbjerg Kommune havde fra starten besluttet, at der skulle anvendes et it-værktøj til understøttelse af projektarbejdet. Valget faldt på FlowITs projektportal ProjectFlow, som i forvejen blev anvendt i Sundhed og Omsorg i kommunen. Vi valgte, at ProjectFlow skulle afspejle vores projekthåndbog 100 %. Hvis der var uoverensstemmelser, så skulle de ensrettes. Samtidigt var vi i hele processen meget lydhøre over for ønsker om tilpasninger lokalt i afdelingerne. Fx ønskede en lokal afdeling nogle ændringer, som FlowIT implementerede hurtigt, hvilket udløste klapsalver i afdelingen, fortæller Anders Rathleff Hansen med et smil. Direktionen har bakket godt op omkring anvendelsen af systemet med en beslutning om, at alle nye projekter efter en bestemt dato skal oprettes i ProjectFlow med en række stamoplysninger som minimum. Det har været en god og vigtig beslutning for forankringen, fortsætter Anders Rathleff Hansen. Figur 3 Hierakiet i Esbjerg Kommunes løsning Projektledernes værktøj ProjectFlow skal i første omgang være projektledernes værktøj. Esbjerg Kommune har således valgt en realistisk tilgang med udgangspunkt i det faktum, at forankring tager tid, og at man sjældent kan gabe over det hele på én gang. Når projektlederne har lagt godt fra land, vil de begynde at levere god data til ledelsen, og SÅ kan de for alvor komme i gang med næste skridt: porteføljestyringen. En af udfordringerne ved implementeringen af ProjectFlow var opbygningen af strukturen i navigationen. Anders Rathleff Hansen fortæller: Først startede vi ud fra en traditionel struktur à la denne: - Portefølje o Program (emne) n Projekt Men da vi kom ud lokalt i forvaltningerne, efterspurgte de en organisatorisk tilgang, og vi valgte derfor at udskyde idriftsættelsen til dette var afklaret. Som følge af dette implementerede vi dette hieraki: - Portefølje o Forvaltning 1 n Program A Projekt A1 Tværgående projekter bliver oprettet under Fællesforvaltningen. Den rigtige struktur har i dag bidraget til øget ejerskab lokalt, og vi er glade for, at vi valgte at få styr på dette inden udrulningen, selv om det gav en forsinkelse i udrulningen, fastslår Anders Rathleff Hansen. 3/5

4 Vi har haft stor glæde af FlowITs rådgivning inden for den organisatoriske forankring af værktøj og processer. KLAUS HYLDBORG SØRENSEN ØKONOMISK ANALYSECHEF, ESBJERG KOMMUNE MÅLSÆTNINGER Esbjerg Kommune ønskede med implementeringen af ProjectFlow at Forbedre projektledelsen. Forbedre vidensdelingen. Gøre det nemmere at gå fra et projekt i en afdeling til et andet projekt i en anden afdeling. Der var helt bevidst ikke sat økonomiske mål med implementeringen, da det primære fokus har været at skabe et kvalitativt løft i organisationen. Til næste år vil der blive lavet en større evaluering af forløbet. FEM NIVEAUER BIDRAGER TIL EFFEKTIV FORANKRING I Esbjerg Kommune er der defineret fem forskellige projektstyringsniveauer i ProjectFlow, da organisationen er stor og behovene forskellige. På den måde kan dele af organisationen gå i dybden, imens andre alene styrer ud fra minimumskriterierne. Niveau 1 er minimumsniveauet, som er obligatorisk. Niveau 2 er bl.a. statusrapportering, niveau 3 er opgavestyring osv. Opgavestyring er med til at synliggøre, at ting tager tid, og at der også er en omkostning forbundet med anvendelsen af interne timer. Interne timer koster også penge, fastslår Anders Rathleff Hansen. ORGANISATORISK FORANKRING ER AFGØRENDE God forankring styrkes ved, at de lokale ledelser vælger et realistisk ambitionsniveau for styringsinformation. De fem niveauer er et godt dialogværktøj i forhold til ledelsen og de ønsker og krav, som ledelsen har til styring, og som er skalérbart. De fem styringsniveauer er gennemgået med de lokaler ledelser og giver svar på en lang række spørgsmål som fx Hvad kan vi med det her, hvor skal vi starte, hvilken vej skal vi gå hos os osv. Det har vist sig at være en effektiv måde til at gøre ProjectFlow relevant for brugerne, da det giver mening i forhold til de arbejdsrutiner og opgaver, der findes lokalt i afdelingerne. Stort antal superbrugere løfter projektkulturen FlowITs implementeringskonsulent Ida Eiersted har været involveret i planlægningen og gennemførelsen af en række forankringsaktiviteter i Esbjerg Kommune. - Vi har haft stor glæde af FlowITs rådgivning inden for den organisatoriske forankring af værktøj og processer, udtaler Økonomisk Analysechef Klaus Hyldborg Sørensen. I forbindelse med implementeringen af ProjectFlow er der etableret en organisering med fem administratorer og 11 superbrugere. Nogle vil måske mene, at det er mange superbrugere til 160 brugere. Men det betyder, at når der fx kommer nye projektledere, så er vi meget hurtig i gang med sidemandsoplæring, fortæller Anders Rathleff Hansen, og fortsætter: De lokale superbrugere yder en stor indsats og bidrager til at løfte projektkulturen i deres respektive afdelinger. 4/5

5 CASE ESBJERG KOMMUNE FRA PORTEFØLJEOVERBLIK TIL PORTEFØLJESTYRING Nogle af de kommende indsatsområder for Esbjerg Kommune er: Endnu bedre datakvalitet. Flere ledere på banen. Integration til ESDH-system (hvor kommunen anvender Acadre). Eksternes adgang til systemet. Håndtering af meget store projekter? Hvad skal laves af tilpasninger for at imødekomme dette? Fra oprettet bruger til aktiv bruger. Esbjerg Kommunes mission er at gå fra porteføljeoverblik til porteføljestyring, så overblikket over projekterne kan bruges til at styre alle organisationens projekter i den rigtige retning. STÆRKT UDDANNELSESPROGRAM SKABER FLERE BRUGERE Esbjerg Kommune har i samarbejde med Ida Eiersted og IBC fået etableret et godt uddannelsesprogram, som omfatter følgende fire elementer: Projektmodel, 4 timer. ProjectFlow kursus: Hands on med eget projekt, 3 timer. Floor-walking. Ekstra opfølgning på, om information bliver registreret korrekt. Kommunen har i dag 160 aktive brugere i ProjectFlow, og tallet er fortsat stigende. SUPERBRUGERE OG OPFØLGNING ER AFGØRENDE Esbjerg Kommune prøvede oprindeligt at udrulle ProjectFlow i Sundhed og Omsorg, men efter en organisationsændring var anvendelsen vigende. En vigtig erfaring er derfor, at der skal være fuld ledelsesopbakning, og at den organisatoriske forankring af it-løsningen skal planlægges grundigt. Det kræver planlægning, kommunikation, introduktion til den lokale ledelse, uddannelse og floor walking. Øvrige erfaringer er bl.a.: Få opprioriteret projektlederrollen fx via uddannelse. Lav en projektmodel med bl.a. roller og ansvar. Få lavet den rigtige struktur, som de lokale afdelinger også kan se sig selv i. Tilpas værktøjet 100 % til projektmodellen. Tilpas værktøjet efter lokale ønsker, da det bidrager til ejerskabet og dermed forankringen. Datakvalitet er afgørende sæt minimumskrav og følg op løbende. Vigtigheden af kontinuerlig opfølgning kan kun understreges, og Esbjerg Kommune har haft stor glæde af superbrugerne samt de forskellige rapporteringsmuligheder i ProjectFlow, som skaber overblik over information på tværs af projekterne. Overblik Krav til datakvalitet Uddannede projektledere Figur 4. Forudsætningerne for et godt overblik skal være på plads. FlowIT A/S Vindegade sal 5000 Odense C Tlf info@flowit.dk 5/5