Midtjysk Boligselskab Efter aftale med formand Bjarne Almind Johansen indkaldes der hermed til bestyrelsesmøde tirsdag den 20. maj kl 16.00 på afdelingskontoret i Skanderborg Til: Bestyrelsen: Ejendomsfunktionær: Fra administrationen: Revisionen: Bjarne Almind Johansen, Knud Erik Helbo, Gunnar Henriksen Torben Larsen, John Pedersen, Bente Søndergaard, Hanne Østergaard, Bjarne Lundgaard, Erik Christensen. Preben Christiansen. Erling Weber Jensen, Dorthe Støve. Deloitte Silkeborg Indkaldelse Tirsdag den 20. maj kl 16.00 På afdelingskontoret i Skanderborg. Dagsorden: 1) Regnskab 2013 med revisionen fra klokken 16.00. 2) Orientering fra formand og administration. 3) Budget 2015 for Midtjysk Boligselskab. 4) Forsikringer 5) Repræsentantskabsmøde i Boligkontoret Danmark. 6) Repræsentantskabsmøde i Midtjysk Boligselskab. 7) Håndværkerlister 8) Gæld antenneanlæg 9) Antennebudgetter 2015. 10) Effektivisering af drift. 11) Kursus Anders og Kim.
12) Istandsættelse af kældre 13) Ønske fra imageudvalget, 50.000 kr. 14) Afdelingerne. Herunder: Projekt i Hammel Hørning bymidte Afd. 34, Bellisvej Afd. 98 College Aktivitetsoversigten Udlejningssituationen 15) Dagsorden for organisationsbestyrelsesmødet den 22. maj 2014. 16) Eventuelt Ad. punkt 1 Regnskab 2013 med revisionen Kenneth fra Deloitte gennemgik regnskabet for 2013 det udviser et underskud på kr. 294.000,- revisoren syntes det var et flot resultat, set ud fra selskabets samlede økonomi. Bjarne underrettede om et møde med Silkeborg Kommune, hvor de opfordret til et møde med SIF om udlejning af de tomme boliger som almindelige ungdomsboliger. Revisoren havde bemærkninger til antenneregnskabet, hvor en løsning med kommunen snarest skal afklares. I forbindelse med forvaltningsrevisionen skal der fokuseres på vores målsætninger i det kommende år. FU Indstiller at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet for 2013. Ad. punkt 2 Godkendelse af referat fra org.møde den 20.3.2014 og FU møde den 12.5.2014 Ad. punkt 3 Orientering fra formand og administration. Orientering ved formand Bjarne Almind Johansen, samt fra administrationen ved forretningsfører Erling Weber Jensen. Orientering fra formand Bjarne A Johansen Orientering fra styringsdialogmøde i Silkeborg kommune hvor MB kun vil fokusere på de nye boliger ved Borgergade. Der er bevilget 1000,- kr til de hjemløse i forbindelse med indvielsen af Havneholmen. Orienterede om styringsdialog med Ikast/Brande kommune, hvor de var positive for en ansøgning om nedlæggelse af afdeling 66 og 4 boliger i Hampen. Ansøgningen er sendt fra administrationen. Orientering fra administrationen June er ansat som elev pr. 1.5.2014.
Sagen med Konkurrencestyrelsen er stadig ikke afsluttet. De har bedt om nye oplysninger som vi skal svare på inden den 20. maj. Jura er orienteret om sagen. Ad. punkt 4 Budget 2015 Efter mødet blev det desværre konstateret at vi ikke havde behandlet det rigtige budget, hvorfor punktet behandles på et særskilt møde den 20. maj kl 14.30. FU behandler budgettet for 2015 på et møde den 20. maj. Indstilling gives på organisationsbestyrelsesmødet. Ad. punkt 5 Forsikringer Erling og Dorthe har haft årsmøde med Willis, hvor det blev oplyst at forsikringer bør tillægges 25 % i budget 2015. Dette skyldes nogle store skader i b.la afdeling 39. men da afdelingen står over for en totalrenovering skulle dette gerne løse problemerne. Ad. punkt 6 Repræsentantskabsmøde i Boligkontoret Danmark Boligkontoret Danmark afholder repræsentantskabsmøde 14.6.2014 i København. Mødet afholdes på IDA, og HC samt Bjarne er bedt om at være dirigenter på mødet. Efter mødet er der en sammenkomst på Havneholmen for de der endnu ikke har set huset. Ad. punkt 7 Repræsentantskabsmøde i Midtjysk Boligselskab Repræsentantskabsmøde afholdes mandag den 26. maj 2014 i Inside i Hammel. Dagsorden er udsendt. FU ønsker at pege på Gunnar Henriksen som dirigent. Bent Gail deltager fra BDK Ad. punkt 8 Håndværkerlister Håndværkerlister er tidligere udsendt til bestyrelsen, de viser helt klart at der ikke er den store spredning i valg af håndværkere. Listen skal indgå i projekt effektiv drift FU ønsker en status på ordningen med brug af 3 tilbud på ydelser over 15.000,- kr, dette fremskaffes til næste FU.
Ad. punkt 9 Gæld i antenneanlæg Bjarne kontakter Bdk for en afklaring af løsningsmodel for afbetaling da der er en forskel på 160.000,- kr i valg af model. Herefter skal der arrangeres et møde med Skanderborg Kommune for godkendelse af model. I afdeling 50 er der i regnskaberne en gæld på ca. 20.000,- kr. 2 beboere har henvend sig da der i forbindelse med et ekstraordinært afdelingsmøde i 2011 om valg af ny udbyder blev oplyst at udbyderen overtog restgælden. Dette var dog ikke korrekt oplyst fra administrationen, da der kun var tale om dele af restgælden. FU besluttede at indfri restgælden på de ca. 20.000,- kr og efterfølgende løfte sagen over for Bdk. FU indstillet at organisationsbestyrelsen godkender overstående. Ad. punkt 10 Antennebudgetter 2015 Det blev besluttet at videreføre ordningen med den ordinære antennepris tillagt 5 % i 2015. Derudover skal antennebudgettet/regnskabet indeholde hver afdelings samlede antennegæld. Der skal udarbejdes en standart tekst omkring betaling af restgælden jf referatets punkt 8. FU indstillet at organisationsbestyrelsen godkender overstående. Ad. punkt 11 Effektivisering af drift FU har holdt møde med projektet, hvor der blev aftalt at holde fællesmøde med medarbejderne den 18. juni. Dette kan ikke lade sig gøre pga ferie, hvorfor projektet er blevet bed om at finde en ny dato. Ad. punkt 12 Kursus Anders og Kim Punktet blev ikke behandlet, men udskudt til næste FU møde. Ad. punkt 13 Istandsættelse af kældre Istandsættelse af kældre i div. Afdelinger er hidtil blevet dækket af dispositionsfonden. I 2013 var udgiften på ca. 100.000 kr. Det blev præciseret at alle tilskud til kælder istandsættelser skal godkendes af FU inden tilsagn til beboerne. Der er kun tale om ældre kælderlejligheder, hvor der ikke er kommen nye lejere til.
Ad. punkt 14 Ønske fra imageudvalget, 50.000 kr. Imageudvalget ønsker en bevilling på 50.000 kr. i 2014 til hjemmesidearbejdet. Se vedlagte mail. FU godkendte at bevilge de 50.000,- kr i indeværende år. FU indstillet at organisationsbestyrelsen godkender ovenstående. Ad. punkt 15 Afdelingerne Projekt i Hammel Investorer i Hammel har igen henvendt sig til Midtjysk Boligselskab for at høre, om selskabet stadig har interesse i Nørreport. FU ønsker at gå videre med projektet, da der ligeledes at stor interesse fra kommunen på at vi opfører boligerne. Projektet startes op på kommende byggeudvalgsmøde den 14. maj. Hørning bymidte Etablering af nye boliger i Hørning oven på nyt butikscenter. Her ønsker FU ligeledes at gå videre, da boligerne kommer til at ligge meget centralt i byen. Projektet startes op på kommende byggeudvalgsmøde den 14. maj. Afd. 34, Bellisvej 3 lejemål betaler 200 kr. pr. mdr. for renovering af køkkener, hvilket de øvrige lejemål ikke gør, i de lejemål hvor der også er nyt køkken. FU besluttede at de 3 lejemål s restgæld skal indgå i det nye renoveringsprojekt. Afd. 98 College Skanderborg kommune har på seneste styringsdialogmøde meddelt, at de fremadrettet ikke vil imødekomme en ansøgning om fritagelse for dispositionsfondens betaling af lejeledighed gældende for 2014. I afd. 98 er der pt. mange ledige lejemål, hvorfor udgiften fra dispositionsfonden forværres. Der henvises til referatets punkt 1, om mulig udlejning som ungdomsboliger. Aktivitetsoversigten Udlejningssituationen Ledige boliger pr. 1.5.2014 Ejstrupvej 9, 7362 Hampen Ejstrupvej 11, 7362 Hampen
Grønnevænget 19, 8765 Klovborg Grønnevænget 27, 8765 Klovborg Grønnevænget 29, 8765 Klovborg Grønnevænget 28, 8765 Klovborg Grønnevænget 32, 8765 Klovborg Bellisvej 51, 8766 Nørre Snede Bellisvej 55, 8766 Nørre Snede Bellisvej 59, 8766 Nørre Snede Bellisvej 67, 8766 Nørre Snede Bellisvej 81, 8766 Nørre Snede Poul la Cours Vej 7 2. th. v.105, 8660 Skanderborg Poul la Cours Vej 5 2. mfth. v.183, 8660 Skanderborg Fredensgade 12, 8765 Klovborg Skovbakken 9,kld.v.1, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.2, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.3, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.4, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,kld.v.5, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.8, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.10, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,1.v.16, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,2.v.22, 8766 Nørre Snede Ansvej 100 st v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.8, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.9, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.11, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.6, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.10, 8600 Silkeborg Ansvej 100 1. v.12, 8600 Silkeborg Ansvej 100 2. v.11, 8600 Silkeborg Ad. punkt 16 - Eventuelt herunder møder i 2014 som er godkendt. Org.møde Tirsdag d. 20-5 2014 kl. 16.00 Revisionen. Rep. Møde Mandag d.26-5-2014 kl. 19.00. FU-møde Tirsdag d. 12-8-2014 kl. 13.00. Org.møde Torsdag d.28-8-2014 kl. 16.30. FUmøde Tirsdag d. 2-10-2014 kl. 13.00. Org.møde Tirsdag d.21-10-2014 kl. 16.30. FU-møde Onsdag d. 12-11-2014 kl. 13.00. Bestyrelseskonference Fredag d 14-11 og lørdag d.15-11-2014. Org.møde Torsdag d. 4-12-2014 kl. 16.00 Julemøde Med venlig hilsen Erling Weber Jensen og Dorthe Støve