Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 07. juni 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: SH, IMD, NBG, CRS, EJ, SM, KDP, PMJ, MP Afbud: SK, ACP, AP Gæster: Torben (Inspektøren), Nick Laurvang (Ny kontaktperson for fodboldgruppen), Claus Henriksen Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: NBG Referent: MP 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 9, 14, 16, 17, 18 og 20 rykkes frem i dagsordenen. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 17. maj 2018 Punkt ang. skraldesorteringen skal lukkes. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Intet nyt b. Skraldesortering Der er afholdt møde med Torben, KDP, NBG, EJ og IMD. Snakkede om bekymringer, der kom frem ang. skraldesorteringen på sidste møde. De kom frem til, at en af de store grunde til, at der opstod kom bekymringer, er, at det er en meget gammel beslutning, så ingen kan huske, hvem der har taget den beslutning. Snakken med agandacentret nåede frem til, at det var bedst med nedgravet system i Morbærhaven. Vi må slet ikke have de skraldeskure, vi har nu pga. brandfare. De skal under alle omstændigheder rives ned, så der skal Side 1 af 12
bygges noget nyt, og derfor giver det mening med de skraldeøer fra den første aftale. ACP sagde der kun må være 50 meter til nærmeste affaldscontainer, men kommunen siger op til 200 meter, hvis det er en vej beboeren alligevel skal gå. Vi kan ikke tage højde for alt, så vi må også være realistiske, med hvad der kan lade sig gøre i Morbærhaven. Kommunen skal også godkende vores plan. Uanset hvad skal vi have skraldesorteringen. Den løsning vi har nu, kan vi ikke have, da skraldeskurene faktisk ikke må stå, hvor de står. Beslutningen er over 5 år gammel. Agendacentret har været med hele tiden, og de hjælper os med at lave sikre løsninger, som ikke går imod kommunens krav. CRS ønsker bedre information, fx omkring at det er pga. brandfare. De nye skraldeøer betales via henlæggelser. Det er noget MBH har sparet op til, så det kommer ikke til at påvirke huslejen på nogen måde. Ang. om den kommende løsning gennemføres pga. af frigørelse af arbejdstimer: Det står ikke i overenskomsten, at de blå mænd ikke må flytte rundt på vores affald, det er miljølovgivningen, der siger det. Det kommer kun os til gode, hvis nogle af arbejdstimerne bliver frigivet. Der er fx ikke tid til syning af lejlighederne på nuværende tidspunkt. Der kommer en censor i containerne, så vi kan tjekke, om de bliver tømt for tit eller for lidt, så vi selv kan være med til at justere, hvor tit de forskellige typer affald skal hentes, hvilket påvirker prisen for at have det containersystem for Morbærhaven. Når nu skraldesorteringen kunne medføre så stor en følelse af mistillid til informationer, vil administrationen og AB-medlemmer, der har lyst, holde et møde en gang om måneden en time før AB-mødet. Alle fra administrationen er velkomne, også de blå mænd og alle i AB. Så undgår vi muligvis flere af denne type problemer. Det ville være bedst med denn første torsdag i måneden, da vi så ikke løber ind i problemer i forhold til fællesmøder. De andre steder, hvor man har lavet denne type skraldesortering, er de rigtig Side 2 af 12
gode til at holde skraldesorteringerne. Vi må holde øje med, om det bliver et problem, at folk ikke går ud med skraldet, når der er så langt til skraldeøerne i Morbærhaven. Hvis det bliver et problem, så må vi se, om der skal indføres flere øer. Hvad med skraldespande til hundeposer? Kan vi eventuelt få flere små skraldespande på fx lygtepæle, som hundeposerne kan puttes i, så der ikke kommer til at være flere hundelorte i Morbærhaven end der allerede er, da de i forvejen er et stort problem. Der skaffes tilbud, på den løsning vi har fundet på nuværende tidspunkt, så vi kan se på den til det første AB møde i august. c. IMD, PMJ, AP: Dato for opsigelse af alarmsystem via Hønen. Der har ikke været tid til at kigge på det. PMJ kigger på det til næste møde. d. Hvem opdaterer vedtægter på hjemmesiden? Har AUB snakket om dette til deres sidste møde? Hvis det er AB vedtægter, er det paragrafrytteriet, hvis det er gruppernes vedtægter, bliver det netgruppen, hvis det er AUBs vedtægter, gør de det selv. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren a.1 Vi har haft møder med netværksgruppen og Kemp og Lauritzen om servicekontrakt. Den er lavet, men skal underskrives. PMJ vil gerne underskrive som den ene, AUBs formand eller næstformand skal også underskrive den. Gøres direkte efter dette møde. a.2 Gang 4 vil gerne have lov til at male på gangen. De har fået lov til at male væggen, ikke ventilationsskabene. Væggen ud for hver lejlighed, skal males hvid igen, når en lejer flytter, hvis den nye lejer ikke ønsker blomsterne. Lejerne skal Side 3 af 12
have at vide, at væggen bliver malet hvid igen på den fraflyttende beboers regning. a.3 Badeværelsesskabene: Der er endelig valgt et nyt skab. Der holdes møde med MTHøjgaard i morgen. Dem der ikke har noget spejlskab nu, får det gjort først. De, der har skab allerede, får senere. Det nye skab bliver samme størrelse, som det der er nu. b. AUB Der har været budgetformøde, og Jan har regnet på det. Der har yderligere været møde med revisor, omkring de nye ansvarsområder de har som bestyrelse i forhold til regnskabet. Der har været snak om at lave målpunkter, fx: hvor mange beboere vil man gerne have fx får penge tilbage i el og varme, så vi bedre kan justere acontoen til det egentlige forbrug i haven. Beboere kan selv bestemme, hvad acontobeløbet skal være. Dette bør skrives ud til beboerne, da de fleste ikke ved dette. c. Kassereren/Kontorudvalget c.1: Vi mangler 2 medlemmer i kontorudvalget Der var møde i går. Det gik fint, men kontorudvalget mangler flere medlemmer, der kan træde til. Ingen melder sig d. Renoveringen Der skulle have været styregruppemøde i dag. Det var der ikke. MTHøjgaard er ude af haven. Hvis man ser noget, fx grusbunker, skruer eller andet affald, der er efterladt i haven, skal det siges til administrationen, da det skal fjernes. De blå mænd skal rydde op i hele Morbærhaven, så hvis der ligger noget, tager de blå mænd det, når de ser det. Nogle af de små haver skal udjævnes, da der er blevet lavet så Side 4 af 12
dybe hjulspor, at de blå mænd ikke kan slå græsset. e. Udvalg Lukket 6. Post og meddelelser Orientering Fiberprojektet er i den sidste fase. De er startet i går. Engang i august kommer der dage, hvor PMJ og IMD underviser i det nye nøglesystem. I september er der begrænset adgang til gruppelokalerne, da alle låsene skal skiftes. Der kommer varsel ud, lige så snart der er kommet info om sagerne. 7. Næstkommende fællesmøde eller generalforsamling Orientering Næste fællesmøde er 21. juni 2018 klokken 19. Deadline for punkter til dagsorden er senest den 31. maj 2018. Opgaverne skal fordeles. Skal beboere fra infomødet hentes derhjemme, i så fald, hvem gør det? Ordstyrer: NBG Dørmand: CRS Opstilling: SH, PMJ, MP. NBG åbner 18.30, og derefter kan folk komme og hjælpe. SH: tager Fiset med. 8. Gang 4 Debat/Beslutning Hvad skal gang 4 selv betale, og hvad skal AUB betale? De har fået lov af Torben til at male blomster på fællesgangen, så længe der males hvidt, når en beboer fraflytter. De har ikke fået lov til at male på ventilationsanlægget. Dette punkt er taget under punkt 5.a.2. 9. Møde med fodboldgruppen Orientering/Beslutning Gruppen har ikke brugt deres lokale i et år. Der har yderligere heller ikke været annonceret gruppemøder i Fiset eller på Fællesmøder, som der skal, for at en gruppe kan anses som værende åben og aktiv. Hvis fodboldgruppen ikke reagerer på det brev, der er blevet sendt til dem (se bilag), vil gruppen blive lukket på kommende fællesmøde. Kontaktpersonen er mødt op. AB ønsker at vide, om gruppen har brug for så stort et Side 5 af 12
lokale? Tidligere kontaktperson har ikke taget det initiativ, der skal tages for at holde gruppen kørende. Ny kontaktperson har forsøgt at tage kontakt flere gange, men blev affejet. Den nye kontaktperson vil forsøge at starte gruppen rigtigt op igen nu. Beboere i Morbærhaven skal gerne være forrest på spillerlisten, når der skal spilles kampe, ikke udefrakommende. Dette bakker kontaktpersonen op om. Gruppen skal aftale, hvornår de holder faste møder, og så skal datoerne fremover skrives ud i Fiset. Gruppen vil gerne beholde lokalet i den størrelse, det er på nuværende tidspunkt. Kontaktpersonen skal have ny nøgleadgang, da alle nøglerne er blevet lukket. AB siger tak for fremmødet og ser frem til at få nyt liv i fodboldgruppen. 10. Forslag til hvad AUBs budget skal bruges på næste år Debat De forslag der er kommet ind via mail er givet videre til Jan, så han har kunne sætte det ind i systemet. Han har lavet beregninger for at se, hvordan det vil påvirke huslejestigningen. Punkt a-d slettes da disse allerede er sendt ind. Punkt e er ikke taget med i Jans beregning. a. Aircondition til serverrummet. Forslagsstiller EJ (Se bilag 9.a) b. PC-pakke til kontoret Forslagsstiller PMJ (Se bilag 9.b) c. Kurser. Forslagsstiller NBG (Se bilag 9.c) d. Aircondition til Gamer-gruppen. Forslagsstiller Martin Wolff. (Se bilag 9.d) e. Cross fit bane ligesom på Herstedøster skole. Priserne ukendte. Eventuelt i stedet for en multibane, kunne man blot forbedre basket banen og så sætte de overskydende penge af til en cross fit bane. Forslagsstiller SK. Det er henlagt til 2019 at finde ud af, om basketbanen skal laves om til multibane. Der er ikke blevet stemt om penge til at lave multibanen endnu. Der er kun fremsat et ønske om en multibane. At genetablere basketbanen er billigst, men en ny multibane giver måske mere mening at opføre. Der ligger priserberegning på multibanen i Jans system. Vi ved ikke hvor meget mere SKs forslag vil koste. NBG beder Torben finde prisen en multibane vil koste, så vi kan se den reelle pris. Det er højst sandsynligt ikke meget dyrere at lave Side 6 af 12
multibanen end at genetablere basketbanen. Det er op til foreslagsstilleren at komme med en pris. SK kan stille forslaget igen næste år, med en pris inkluderet, så AB kan tage en begrundet beslutning. Det vil være dumt ikke at få lavet multibanen, da vi regner med, at den vil blive brugt rigtig meget. KDP beder Jan holde fast i at vi skal have en multibane. 11. Hvilke kurser skal AB tage? Beslutning Udskydes til næste AB-møde. 12. Hvilket mailsystem skal AB benytte fremover? Debat/Beslutning Udskudt til næste møde. 13. AB arbejdsdag og opbevaringsrum Beslutning NBG og IMD har snakket om det. De største problemer er Fiset, og ting der hører til på beboerkontoret. Der er ikke så meget, der skal ordnes. Der skal ryddes op og smides ud. En dag i juli vil være bedst til arbejdsdag, så der ikke er så mange andre arrangementer, der forstyrrer. IMD foreslår, at det bliver en lørdag. Lørdag den 14. juli fra kl. 12 og frem vedtages som fælles AB-arbejdsdag. 14. Procedure ifm. medlemmers udtræden af AB og andre poster Debat/Beslutning Frem over skal der initialer på dagsordenen, ift. hvem der har sendt punkterne ind, så der ikke er nogen tvivl. CRS snakkede med Patrick. Han har stadig bankadgang. Det er ikke okay og er under al kritik. Det er vigtigt at fratrådte AB-medlemmer tages af mailinglisterne, lige så snart de fratræder. Der er meget information, de kan få, som de ikke skal have, og de har dermed adgang til mange ting, de ikke skal have. Nøglerne skal også gennemgås, så de medlemmer der fratræder, ikke har adgang til ting, de ikke skal have adgang til. Evt. nøgler skal inddrages, og så får beboeren en ny nøgle med de adgange de stadig skal have, så vi er sikre på, at de kun har adgang til det de skal have adgang til. Ang. nøgler bliver det meget nemmere at lukke nøgler i fremtiden, med de nye beboerkort. IMD gennemgår på mandag, at de for nyligt fratrådte medlemmer får fjernet adgang. Altså: Adgange i alle vigtige systemer skal lukkes, de skal fjernes fra maillister og Side 7 af 12
fjernes fra telefonlister. Dengang der var en alvorlig sag, blev alting fjernet med det samme (mail og nøgler og fysiske attributter og bankadgang). Normalt udtræder folk selv, men det første og bedste der kan ske er, at sekretæren skal tage personer af maillisten. På denne måde afskæres vedkommende fra information hurtigst muligt. Vi bliver nok nødt til at skrive en ny forretningsorden. Frem over: Sekretæren fjerner samme dag udtrådte medlemmer fra mailliste og lukkede udvalg + telefonlister. Nøgler og bankadgang skal lukkes inden for en uge, og så skal det informeres videre til AB på mail, om dette er gjort. Afstemning: Enstemmigt vedtaget. 15. Digital kommunikation fra AB Debat/Beslutning Hvordan kan vi gøre det lettere for os at nå flere beboere på én gang, fx ifm. fællesmøder og anden vigtig info? Administrationen må ikke videregive mailadresser til AB. Beboeren skal skrive under på, at de godt må modtage mails fra AB så vel som AUB. Der skal være samtykkeerklæring fra beboerens side. Man kan evt. gøre det en del af indflytningskontrakten, at beboerforeningen også må kontakte beboerne. Så vil driftsinfo også kunne videregives hurtigere til beboerne. Det skal på som beslutningspunkt til næste møde, hvor det er blevet fundet ud af, præcis hvad vi gerne må. PMJ og IMD finder ud af det til næste møde. 16. Hvordan gør vi Morbærhaven bedre og mere attraktiv? Debat/Beslutning Vi mangler en langsigtet strategi, for hvordan vi gør Morbærhaven til et af Danmarks bedste steder at bo. Hvad er vores fælles vision for Morbærhaven, og hvordan kan vi opnå denne vision? Evt. arbejdsdag/workshop i AB til at finde ud af dette? Vi har ikke engang et årshjul. Det kører meget ad hoc pt. Hvordan får vi folk mere engagerede i beboerforeningen? Vil det være en god idé med en arbejdsdag dedikeret Side 8 af 12
til dette? NBG: Det er en fin idé, og årshjulet er en god idé, men der er ikke rigtig kræfter til det. Flere end to mennesker skal sidde med det, ellers går det i stå. Vi skal til at effektivisere, så vi skal alligevel til at lave mere langsigtede mål, så det er en rigtig god idé med arbejdsdag, hvor der kan laves et årshjul. SH: Kan man advisere mere på facebookgruppen? Konkurrencer, der eventuelt kan være med til at aktivere folk, fx en oprydningsdag i Morbærhaven med præmie til den, som samler den største hundelort op. Kan vi lave flere events? Bruge de nye infoskærme mere til disse ting også. CRS: Hvornår skal vi få disse ting gjort? Det er svært at skabe et fora, hvor vi kan få samlet nok folk ind? Fx Sankt Hans? Det vil være smart, i forbindelse med at vi laver årshjulet på en arbejdsdag, at tage nogle af tingene, der hænger på væggene i mødelokalet ned, og få årshjulet op i stedet, og andre ting der er mere relevante for bestyrelsen. EJ: Årshjulet blevet lavet engang, men glemt, fordi det ikke hang oppe og var synligt. Langtidsplaner har det med at glide ud i sandet, fordi folk bare glemmer det. IMD: Det virkede okay, at folk til infomødet skrev sig på, så de kunne blive hentet til næste fællesmøde. Vi bør indføre det igen til fremtidige infomøder, da det virkede rigtig positivt første gang. NBG: Arbejdsdagen bør også have en dagsorden. Det behøver ikke være udvalgene, der sidder med dette, som det ellers har været før (fx håndbogsudvalget og paragrafudvalget). Det kunne sagtens være AB, der lavede det. Til næste AB-møde præsenteres et forslag til en arbejdsdag. CRS, IMD, EJ, NBG og Kate laver et forslag til en dagsorden og dato for en arbejdsdag. 17. Ansøgning om kameraovervågning Debat/Beslutning Sløjd og Gamer-gruppen ønsker at købe/overtage de videokameraer af AUB, som blev sat op ifm. renoveringen. De ønsker at sætte 1 op i Sløjd og 2 op i Gamer-gruppens lokale. Må de sætte disse kameraer op i lokalerne, hvis de får lov at købe/overtage dem af AUB? Umiddelbart er der mange problemer med det i forhold til GDPR og mere plads. Hvis der bliver lavet hærværk eller tyverier, kan det blive relevant at sætte overvågning op, Side 9 af 12
men er måske unødvendigt indtil da. Det vil give meget mere arbejde for administrationen, hvis der skal sættes overvågning op, da folk kan bede om uddrag fra optagelserne, hvis man bliver optaget et sted i mere end 1 minut. Vi kan sætte alarm på derovre, så der er en større sikkerhed. En billigere løsning vil være at få mærket værktøjet. Det skal medtænke, at hvis der gives overvågning til sløjdgruppen, er der muligvis andre grupper, der også gerne vil have det. Så det skal medtænkes rent økonomisk. Kameraerne skal muligvis bruges, til når der skal sættes spejlskabe op. Der er retsbelæg for at få sat en alarm op. Det kan muligvis også påvirke prisen på forsikringen. Man kunne overveje at sætte alarmsystemer på hele centret, så man skal bruge kode for overhovedet at komme ind i centrene. Hvem er forsikringspoliceholder på grupperne, så vores inventar er forsikret i tilfælde af tyveri? Grupperne er dækket af Morbærhavens forsikringer, hvis det ikke er medlemmernes egne ting. Vi skal have tjekket hvilke forsikringer vi har, og om vi har en indboforsikring. KDP undersøger, hvilke forsikringer vi har, og hun skriver ud på AB-mail, når hun har fundet svaret. PMJ: Når KBH låse kommer og laver lås-gennemgang laver de også alarmgennemgang. AB mener ikke, at der er belæg for kamera, før der er sket hærværk eller tyveri. Vi har præcedens for dette i motionsgruppen. Afstemning: Alarm, kamera eller ingen af delene? Kameraovervågning: For: 0 Alarmsystem: For: 4, Blankt: 4 Gruppen har mulighed for at indhente tilbud på pris for alarmsystem, og AB kan derefter beslutte, om dette tilbud skal gennemføres. IMD: Vi bør bede om et tilbud ligegyldigt hvad, det det er godt for os at vide. AB indhenter derfor selv tilbud på dette, det skal gruppen ikke selv gøre. Side 10 af 12
Forsikringspolice bør hentes ind, for hvad det vil koste med og uden alarmsystem. Afstemning: Enstemmigt vedtaget. 18. Sløjd gruppen ønsker ny tavle og mere el Debat/Beslutning Martin Wolff spørger på vegne af sløjdgruppen, om de må hente et tilbud hjem fra Ebsen og Søn, så de kan få en ny tavle og 8 stik mere sat op i lokalet? Punktet slettes herfra, da det ikke er AB der har noget at gøre med det. Dette hører under AUB. 19. Beboerhenvendelse ang. registrering af husdyr Debat Flere beboere oplever pt. at få tilsendt breve ang. manglende reaktion på tidligere påmindelser om at få registreret deres husdyr. Dette først brev har de dog ikke fået. Er der blevet udsendt forkerte dokumenter? Der er også beboere, der har fået anden påmindelse, selvom de har været ovre og registrere deres dyr. Det lyder som en systemfejl. Der er ikke nogen, der har snakket med medarbejderne på beboerkontoret. Der skal gøres opmærksom på problemet. KDP og PMJ ser på det. 20. Lukket punkt 21. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Der er 2 måneder til det næste Fis udgives. Der sendes mails. 22. Næste AB-møde Næste AB-møde er 2. august klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 28. juni. Hvem gør klar til møde næste gang? SM og EJ melder afbud til dette møde Klargør til møder: SH, IMD, CRS, MP 23. Eventuelt Boligen og Beboerbladet kan fås som app. EJ sender mail ud med links til app og eventuelt til fysisk tilmelding. De to håndbøger om regnskab, drift og bestyrelsesarbejde er kommet og kan nu lånes fra mødelokalet. 24. Evaluering Side 11 af 12
Dejligt møde. Bilag 9.a 20.000 kr. Til aircondition i serverrummet. Den nuværende aircondition er så gammel, at der ikke findes reservedele til den. 9.b 50.000 kr. Dette for at kunne sikre drift sikkerheden. 9.c 30.000 kr. Diverse kurser til AB/AUB medlemmer og vigtige positioner i udvalg 9.d 20.000 kr. Aircondition til Gamer-gruppen Side 12 af 12