Vejledning omkring kørselsbilag og kørsels-forklæder Indholdfortegnelse: Side Tidsterminer for aflevering af bilag til DSV Transport.... 1 Hvad er et Kørselsforklæde... 2 Udfyldelse af alm. Forklæder (dannet af DSV Transport på kendte kørsler)... 3 Udvælgelse af kørselsforklæder til Elektronisk tastning... 3 Udskrivning og udfyldelse af 900 - Kørsels-forklæder... 6 Udskrivning af kvittering-/statusliste for valgfri periode... 8 Tidsterminer for aflevering af bilag til DSV Transport. Forklæder og bilag skal indsendes senest mandag i hver uge Ved månedsskifte skal vi have modtaget dine afregningsbilag hos DSV Transport SENEST den 2 hverdag i ny måned.
Hvad er et Kørselsforklæde ( Alm. Kørselsforklæde og 900-forklæde ) Kørselsforklæder er et dokument, der beskriver og samler en eller flere kørsler/ materialer på - samme dato - samme kunde - samme arbejdsplads - samme vognmand og bilregistreringsnr DVS., at hvis den samme bil på samme dag har kørt 2 forskellige materialer, skal der indtastes og udskrives forklæde, samt vedlægge materialebilag for hver af de 2 materialer på forklædet. DSV Transport danner alm. Kørselsforklæder på alle de kørsler/materialer, som bliver dannet fra DSV s kørselssystem. Samtidig lægger vi alle de vejedata vi kender fra Nymølles, RGS ud i forklæderne, så du slipper for at indtaste disse. Dette vil løbende blive udvidet med andre leverandører også. Derfor er det vigtigt, at du ude på vejeboderne giver de rigtige informationer omkring kunde-sagsnr, bilregistreringsnr mv., så disse data er korrekte på vejeseddel og vejedata. 900-Forklæder skal vognmanden selv udskrive og udfylde for de kørsler/materialer, som ikke er blevet booket af kørselslederne. Dette burde være i sjældne tilfælde, da kørsler/bookinger i princippet altid skal være booket af kørselslederne. Eks. på alm. Kørselsforklæde (dannet af DSV Transport fra bookingsystem på kendt kørsel) Eks. på 900-Kørselsforklæde (er ikke på forhånd dannet af DSV Transport, da DSV ikke kender aktuel kørsel Som det kan ses er der mange flere informationer skrevet på et alm. kørselsforklæde da disse informationer gives som en del af bookingen og kørselssystemet, da DSV kender disse kørsler/materialer. Udfyldelse af disse kørselsforklæder kan enten ske elektronisk eller manuelt. Dette er vognmandens eget valg. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 2 af 9
Udfyldelse af alm. Forklæder (dannet af DSV Transport på kendte kørsler) Udvælgelse af kørselsforklæder til Elektronisk tastning Når du har logget dig ind på bilagsportalen, skal du have de forklæder frem, hvorpå du skal indtaste varer, mængder m.v. Du fremsøger de forklæder, der ikke har været udskrevet før ved at i feltet Godkendt vælger du Nej i listeboxen. Når du derefter klikker på Knappen Fremsøg Forklæder får du så følgende skærmbillede Når du har dine kørsels-forklæder fremme på på skærmen udvælger du de kørsels-forklæder du skal bruge til at udfylde ud fra dine kørsels- og vejebilag som chaufførerne har fået underskrevet på pladserne. Du vælger kørsels-forklæder ved at dobbelt-klikke med musen på det aktuelle forklæde du vil udfylde.. Læg mærke til om der er det Grønne ikon i feltet Vejedata. Hvis der er et Grønt Ikon, så er der vejedata tilknyttet forklædet, og disse vejedata skal du ikke taste selv. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 3 af 9
Så får du følgende skærmbillede frem på skærmen. Der er naturligvis ikke data i indtastningsfelterne som er Antal Bilag, Registreringsnr. (hvis andet bilreg.nr, Arbejdsplads, Materiale, Leverandør, Mængde, Enhed. Du indtaster så de rigtige tal/data i de respektive felter (se eks. nedenfor) Når du har indtastet samlede antal bilag til forklædet (samt evt. andet bilregnr og arbejdsplads) trykker du på Gem-knappen inden du indtaster dine varelinier. Hvis du ikke trykker på Gemknappen gemmes antal bilag og evt. indtastet registreringsnummer og anden arbejdsplads ikke. Hvis der er vejedata til forklædet og du ikke har yderligere tilføjelser, kan du så bare trykke på print og udskrive, og godkende forklædet. Du kan rette det indtastede, indtil du har godkendt forklædet. Hvis du har yderligere vejebilag som skal på forklædet taster du disse ind.. Vær opmærksom på, at du kan benytte mængdefeltet som regnemaskine hvis du har flere bilag på samme materiale. Du kan så enten skrive den samlede mængde, eller du kan indtaste f.eks. 24,5+32,3, og når du klikker på beregn-knappen ved siden af mængde feltet, lægges tallene sammen, i dette tilfælde til 57,8. Når du har tastet 1 vareline, trykker du på enter-tasten eller klikker på knappen Tilføj varelinie, så får du en ny blank varelinie op, hvori du kan taste det næste materiale/timer. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 4 af 9
Når du har indtastet dine materialelinier, eller timeløn og Klikker på knappen Print får du følgende udskrifts-skærmbillede. Du vil så når du klikker på OK-knappen i udskriv-billedet få udskrevet forklædet,se nedenstående @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 5 af 9
Udskrivning og udfyldelse af 900 - Kørsels-forklæder Du skal udfylde et 900-forklæde, hvis du har nogle Kørsels-/vejebilag på kørte materialer som der ikke er dannet kørsels-forklæder på. Det er typisk fordi kørselslederne ikke har haft kendskab til disse kørsler. Du Klikker/taster på Knappen Udskriv 900 forklæder Du indtaster så de nødvendige informationer i indtastningsfelterne, nemlig Registreringsnr, kundenr., arbejdspladsnr., dato, vogntype, antal bilag (i alt for samtlige materialer/timer der skal på forklædet). Vær opmærksom på, at du kan benytte mængdefeltet som regnemaskine hvis du har flere bilag på samme materiale. Du kan så enten skrive den samlede mængde, eller du kan indtaste f.eks. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 6 af 9
24,5+32,3, og når du klikker på beregn-knappen ved siden af mængde feltet, lægges tallene sammen, i dette tilfælde til 57,8. For hver nyt materialet/timekørsel klikker du på knappen Tilføj-varelinie, så kommer der en blank varelinie op, hvor du indtaster det nye materiale. Når du har indtastet dine data i inddateringsskærmbilledet, får du et nyt skærmbillede, der viser dine indtastninger. Du klikker/taster nu på Udskriv 900 forklæder og får følgende printbillede. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 7 af 9
Udskrivning af kvittering-/statusliste for valgfri periode Fremover kommer der ingen kvitteringsliste automatisk, når du udskriver forklæderne. Dette er et ønske fra jer vognmænd, at denne kvitteringsliste kun udskrives 1 gang, selvom I taster hver dag. Derfor Udskriver I selv denne kvitteringsliste på de perioder I selv vælger. I søgebillede skal du vælge Ja i feltet Godkendt. Du skriver så perioden kvitteringslisten skal være for i felter Dato Vær opmærksom på at der skal mellemrum mellem fra-dato og Til-dato f.eks. 01-07-07 08-07-07 for perioden 1.juli 2007 til 8. juli 2007. og klikker derefter på knappen Fremsøg forklæder. Så får du følgende skærmbillede Her klikker du så på knappen Udskriv kvitteringsliste. Så får du følgende print-skærmbillede @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 8 af 9
Du klikker på knappen OK og kvitteringslisten udskrives på din printer. Denne liste er kun til dit eget brug og kan bruges til afstemning mod dine afregninger. @ DSV Transport, 9. marts 2007 Side 9 af 9