Referat Stiftende afdelingsmøde afdeling 49 Vedrørende: Stiftende afdelingsmøde i afdeling 49 Sted: Festsalen, Treschowsgade 2, 7100 Vejle Dato: Den 6. maj 2014 Deltagere: 120 beboere Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Anne Kathrine Pedersen, hovedbestyrelsesnæstformand Søren Ahle Hansen, direktør Jane Clausen, projektchef Jesper Christensen, inspektør Helle Friis Jensen, driftschef Pia Lyngdrup Nedergaard, projektleder Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden byggeriets ibrugtagelse og de planlagte tiltag, herunder bl.a. orientering om At bo i almen bolig Afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar Affaldshåndtering Trapperenholdelse i forhold til bl.a. hundehold Færdiggørelse af udearealer herunder belysning Rygning på altaner og udearealer 3. Godkendelse af afdelingens budget 2014/2015 4. Behandling af eventuelt indkomne forslag 4.A. Stillingtagen til ændring af parkeringsreglerne fra faste til individuelle pladser v/benedikte Klærke og Kristian Wædegaard, Stævnen 7, 3. th. 4.B. Stillingtagen til ændring af reglerne for gæsteparkering, så hvert lejemål har 2 gæsteparkeringskort med 5 timers parkeringsgyldighed v/lone og Freddie Frederiksen, Stævnen 17, 1. th. 4.C. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med en fælles vinduespudsningsordning v/karsten Skibsted, Stævnen 9, 4. tv. v/elizabeth Gregersen, Stævnen 15, st. tv. 4.D. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af cykelskure v/karsten Skibsted, Stævnen 9, 4. tv. 4.E. Stillingtagen til at det ikke længere skal være tilladt at holde hund v/peter Eriksen, Stævnen 19, 4. th. 4.F. Stillingtagen til om der skal monteres lås på affaldsskuret v/lone og Freddie Frederiksen, Stævnen 17, 1.th. 1
4.G. Stillingtagen til montering af håndtag på bagsiden af altandøren v/elise Veggerby, Stævnen 3, 5. tv. 5. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter 7. Eventuelt Indledning: Søren Ahle Hansen bød velkommen og fortalte kort om ØsterBO s historie. Derefter orienterede han omkring afholdelse af et afdelingsmøde, og om regler for indkaldelse og afholdelse af mødet. Søren beskrev opbygningen i en almen boligorganisation: Repræsentantskabet Øverste myndighed i boligorganisation Organisationsbestyrelsen - Overordnede ledelse samt juridisk og økonomisk ansvar for driften af boligorganisationen Afdelingsmødet - Øverste myndighed for boligafdelingen Afdelingsbestyrelsen - Ansvarlig for gennemførelsen af afdelingsmødets beslutninger Søren fortalte om hans egen rolle på aftenens møde, han fungerede i rollen som afdelingens bestyrelse. Søren foreslog Karin Mortensen som dirigent. Pkt. 1: Karin Mortensen blev valgt som dirigent. Karin takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Søren Ahle Hansen fremlagde beretning og orienterede om at bo alment. Søren orienterede desuden om afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar. Helle Friis orienterede om affaldshåndtering, og hvordan beboerne skal forholde sig nu, og hvad de må forvente, der kommer i fremtiden. Helle fortalte, at der arbejdes på at få en flaskecontainer til havnen. Helle orienterede desuden om trappevask i afdelingen, og at der pudses det vinduesparti, som beboerne ikke selv kan komme til fra lejemålet. Vinduespartierne pudses to gange årligt forår og efterår. Jane Clausen orienterede om færdiggørelsen af udearealerne, og at vejrforhold har gjort, at det først er nu, de sidste planter kan komme i jorden. Det forventes, at det hele er færdigt indenfor den næste måneds tid. Jane orienterede om, at belysningen på p-pladserne er afstemt med forholdene til de omkringliggende boliger, og at dette er årsagen til, at der ikke er mere opadgående belysning på pladsen. 2
Helle Friis opfordrede til, at der vises hensyn ved rygning på altanerne, og at der ikke smides skodder i området. Pkt. 3: Budgettet for 2014/2015 blev fremlagt af Søren Ahle Hansen, der ligeledes orienterede om, at budgettet normalt er gennemgået med afdelingsbestyrelsen inden fremlæggelse på afdelingsmødet. Udgangspunktet for et budget er, at det skal være i balance. Det vil sige, at huslejen lige netop skal dække afdelingens udgifter. En boligafdeling er en selvstændig økonomisk enhed og ØsterBO får dækket: Administrationsudgifterne via administrationsbidraget konto 112 Driftsudgifterne via Forbrugsregnskaberne konto 111 Driftspersonalet konto 114 Materiel/materialer konto 115/116 Nettokapitaludgifter: Vi kender ydelsen de næste 40 år frem, og der er ikke mulighed for at konvertere, såfremt renten måtte ændre sig fra nuværende niveau. Bemærk at nettokapitaludgifterne stiger fremadrettet efter en trappeform. Ejendomsskatter: Da vurderingen ikke er færdigbehandlet, har vi vurderet niveauet for ejendomsskatter, men vi kender ikke den endelige vurdering, hvorfor dette tal kan ændre sig temmelig meget endnu. Renovation: Omkostningen er givet fra Vejle AffaldGenbrug. Forsikringer: Forsikringen er fastsat ud fra vores nuværende forsikringsbetingelser. Vagtordning: Abonnement hos Falck. I kan ringe til Falck uden for ØsterBOs åbningstid, og der er nøgleordningen jf. ordensreglementets afsnit 21. Konto 111: Udgifter til fælles energi. Belysning i området og varme i opgange og kælder. Konto 114: Udgifter til driftspersonalet. Konto 115: Udgifter til den daglige drift. Konto 119: Kontingent til Landsbyggefonden. Konto 120: Afdelingens henlæggelser til planlagt vedligehold. Der er helt faste procedurer for, hvad der skal og må henlægges til. Konto 121: Udgifter til istandsættelse ved fraflytninger. Konto 123: Udgifter til tab ved lejeledighed er flyttet over, så det dækkes af 3
dispositionsfonden, men ved fraflytning kan der komme et tab, hvis én flytter uden at betale. Dispositionsfonden ligger i organisationsbestyrelsen. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: 4A Stillingtagen til ændring af parkeringsreglerne fra faste til individuelle pladser Kristian Wædegaard (Stævnen 7, 3.th.) fremlagde forslaget om at ændre parkeringspladserne fra at være faste pladser tildelt et fast lejemål til at være individuelle pladser efter først til mølle princippet. Der var en livlig debat i salen, men der var udgangspunkt i, at der ønskes en fast plads. 4B Stillingtagen til ændring af reglerne for gæsteparkering, så hvert lejemål har gæsteparkeringskort med 5 timers parkeringsgyldighed Freddie Frederiksen (Stævnen 17, 1. th.) fremlagde sit forslag og det blev efter en livlig debat i salen besluttet at omformulere forslaget til følgende: Stillingstagen til ændring af reglerne for gæsteparkering, så hvert lejemål har to nummererede gæstekort med ubegrænset parkeringsgyldighed. Afdelingsbestyrelsen udarbejder retningslinjer for ordningen, således der tages højde for dem, der har fravalgt en p-plads. Forslaget blev vedtaget. Det blev opfordret fra salen til, at beoerne ikke selv anvendte gæsteparkeringspladserne til egne biler. 4C Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med en fælles vinduespudsningsordning Elizabeth Gregersen (Stævnen 15, st. tv.) fremlagde sit forslag om at gå sammen om en fælles vinduespudsordning. Forslaget blev drøftet, og der var forskellige indgangsvinkler til, hvordan man ønskede at pudse sine vinduer. 4.D. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med etablering af cykelskure Karin Mortensen fremlagde forslaget og Jane Clausen orienterede om, at der var forhold i lokalplanen omkring cykelskure m.v., som man skal forholde sig til og søge kommunens tilladelse til ved evt. etablering til cykelskure. 4
Forslaget blev drøftet og der var stor enighed om, at der er gode forhold i kælderen til cykler, og at det evt. kunne være en bedre løsning at arbejde på en lettere håndtering af kælderdøren, så cykler altid kom ind. 4.E. Stillingtagen til at det ikke længere skal være tilladt at holde hund Peter Eriksen (Stævnen 19, 4. th.) fremlagde sit forslag om at ikke at tillade hund, idet det var baseret på, at der ikke blev ryddet op efter hundenes efterladenskaber. Der var debat i salen, og der blev opfordret til, at beboere med hunde sørger for at samle op efter sig, så der altid er pænt i området. 4.F. Stillingtagen til om der skal monteres lås på affaldsskuret Freddie Frederiksen (Stævnen 17, 1.th.) fremlagde sit forslag om at sætte lås på affaldsskurene, idet de havde set folk udefra smide affald i HavneBO s affaldsskure. 4.G. Stillingtagen til montering af håndtag på bagsiden af altandøren Forslaget blev fremlagt og budget for montering af håndtag blev drøftet. Forslaget blev vedtaget. Pkt. 5: Pkt. 6: Valg af formand til afdelingsbestyrelsen: Erik Gamrath blev valgt. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Pernille Mikkelsen og Lotte Furbo Kristensen blev valgt. Lotte Furbo Kristensen blev valgt for 1 år. Valg af suppleanter: Freja Leth Wejdling og Benedikte Klærke blev valgt. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Erik Gamrath, Stævnen 11, 4. tv bestyrelsesmedlem Pernille Mikkelsen, Stævnen 3, st. tv. bestyrelsesmedlem Lotte Furbo Kristensen, Stævnen 11, 3. tv. 1. suppleant Freja Leth Wejdling, Stævnen 1 st. tv. 2. suppleant Benedikte Klærke, Stævnen 7, 3. th. 5
Pkt. 7: Der blev forespurgt til muligheden for, at lejlighederne kunne tilkøbe en hvid folie til vinduerne. Jane meddelte, at der kan sendes en ansøgning til inspektøren. Der blev forespurgt til muligheden for at opsætte markise på altanerne. Jane orienterede om, at arkitekten ikke ville anbefale dette, og det blev herefter afvist. Der blev forespurgt til muligheden for at opsætte elstik på altanen. Montering af elstik direkte på facaderne, som er af skærmtegl, er ikke umiddelbart nogen mulighed. Der skal som udgangspunkt ansøges hos inspektøren, og dernæst vil der blive taget stilling til, om det kan udføres af en elektriker med placering på altansiden. Der blev opfordret til, at ØsterBO lægger pres på kommunen for færdiggørelse/forskønnelse af vejene/området omkring HavneBO, idet flere beboere klager over dårlige forhold for cyklende og gående. Tak for et godt møde Ref.: Pia Lyngdrup Nedergaard 6