Integrationsministeriet for Fastholdelseskaravanen Udbudsbeskrivelse for udbud vedrørende Pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelserne Beskrivelse af opgaven februar 2010 Side 1/15
1. Indledning Integrationsministeriets og Undervisningsministeriets indsats Fastholdelseskaravanen 1, har som målsætning, at flere unge med anden etnisk baggrund end dansk påbegynder og fuldfører en ungdomsuddannelse, således at de efterfølgende har bedre vilkår for at opnå en varig tilknytning til arbejdsmarkedet. Fastholdelseskaravanen har iværksat en lang række aktiviteter for at nå målet og ønsker nu at gennemføre et kursusforløb til mellemledere på erhvervsuddannelserne med ansvar for ledelse, implementering og forankring af udviklingsaktiviteter med fokus på fastholdelse af unge med anden etnisk baggrund end dansk. 1.1 Rammer for udbuddet Dette udbud sker i henhold til Cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver CIR nr. 2 af 13/01/2010 1 stk. 3 og 4, idet den forventede kontraktsum ikke forventes at overstige den tærskelværdi, som fremgår af Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF, artikel 7. 1.2 Baggrund Fra foråret 2009 har Fastholdelseskaravanen i samarbejde med tre tekniske skoler gennemført et brugerdrevet udviklingsforløb med fokus på udvikling af værktøjer, der kan understøtte underviserens arbejde med at inddrage elevens sociale og personlige kompetencer som en ressource i forbindelse med opnåelse af deres faglige kompetencemål. I denne sammenhæng pegede de deltagende undervisere entydigt på, at den efterfølgende grad af forankring og implementering på skolerne hænger tæt sammen med måden, hvorpå skolelederen bedriver lederskab på før, under og efter igangsættelse af nye initiativer. Dvs. at måden hvorpå lederen skaber ejerskab, hvordan og hvornår der kommunikeres omkring nye tiltag og ud fra hvilke kriterier deltagere udpeges. Alle er centrale parametre for at sikre en bæredygtig implementering og forankring af det nye udviklingsinitiativ. Produktet af det givne udviklingsforløb kursusforløbet Motivationspædagogik i praksis- hele vejen rundt om eleven, som nu skal implementeres på en række skoler i løbet af 2010. 1 Fastholdelseskaravanen er et tværministerielt samarbejde mellem Undervisningsministeriet og Integrationsministeriet, der fungerer som en selvstændig del af Brug for alle unge. Side 2/15
Nærværende lederkursus ønskes afholdt som pilotkursus, som ved at tage udgangspunkt i forløbet af udvikling af Motivationspædagogik i praksis- hele vejen rundt om eleven styrker ledernes kompetencer til at understøtte igangsættelse, implementering og forankring af udviklingsaktiviteter, samt til at kommunikere rettidigt og korrekt. Motivationspædagogik i praksis er et aktionslæringsforløb for underviserne på erhvervsuddannelserne. Målet for forløbet er at give underviserne forudsætninger til at inddrage elevernes sociale og personlige kompetencer som en ressource i forhold til opnåelse af de faglige kompetencemål. Forløbet består i gennemsnit af 6 seminarer. Forløbet strækker sig typisk over 5-6 måneder. Herefter tilbydes skolerne generelt en implementeringsmodel, hvor undervisere fra forløbet laver spredningsarrangementer for skolens undervisere generelt. Motivationspædagogik består konkret af en værktøjskasse med det materiale, der anvendes på kurserne, samt lærernes fortolkninger af dette. Dette materiale er særlig udviklet til formålet og er designet, således at det er relativt enkelt at anvende i den daglige praksis. Tilgangen til læring og forandring i Motivationspædagogik i praksis tager afsæt i et anerkendende og ressourceorienteret syn. Dvs. i såvel kursusmodellen som i selve den pædagogik, der lægges op til, at underviserne skal praktisere, skal der arbejdes i øjenhøjde med deltageren, og der skal tages udgangspunkt i deltagernes egne ressourcer og muligheder. I forbindelse med et lederseminar, som blev afholdt i forbindelse med udvikling af Motivationspædagogik i praksis- hele vejen rundt om eleven, blev muligheden for afvikling af et lederseminarer med specielt fokus på lederskabet omkring igangsættelse, implementering og forankring af nye initiativer drøftet og lederne besvarede efterfølgende et spørgeskema, som skulle klarlægge de udfordringer, som de møder i forbindelse med ovenstående. Koncentratet af drøftelserne, spørgeskemaet samt undervisernes pointer peger på flere fokuspunkter, som nærværende kursus forventes struktureret omkring. Især forventes det, at kurset tager udgangspunkt i de dilemmaer, som er identificeret på baggrund af ovenfornævnte øvelser. Dilemmaerne, samt de ledelseskompetencer, de spiller op imod, fremgår af nedenstående skema. Kommunikation Kompetencemål Delmål Dilemmaer Lederen kan Være til stede gennem Lederens komm. Stil>< kommunikere rettidigt anerkendende dialog Medarbejderens komm. Stil og anerkendende Få indsigt i medarbejdernes Lederens opfattelse af Side 3/15
Planlægning Lederen kan skabe overblik over opgaven/projektet Lederen kan skabe rum/tid til involvering i projektet/aktiviteten kommunikationsstile Arbejde strategisk med, hvad der kommunikeres hvornår, til hvem og hvordan Kunne skabe rum til fokus Stille krav til projektejer Kunne stille de gode spørgsmål, der sikrer en grundig indsigt fra begyndelsen af Anvende en form for planlægningsværktøj Prioritere Distribuere opgaver Parkere opgaver Skabe en meningsfuld sammenhæng mellem drift og udviklingsopgaver kerneydelsen><medarb. s opfattelse af kerneydelsen Lederens prioritering af integration ><Fakatos fokus på integration Lederens ejerskab><medarbejdernes ejerskab Den nøje planlægning >< hverdagens udfordring/ brandslukning Aktion Lederen kan planlægge strategisk Lederen kan matche medarbejdere og opgave Lederen kan holde liv i processen og sikre forankringen Sætte milepæle Planlægge inddragelse af medarbejdernes ressourcer og kompetencer Lave en plan for etablering af ejerskab Lave en plan for kommunikationen Forankringsstrategi og praktisk forankring i dagligdagen Inddrage medarbejderne så tidligt som muligt Analysere kompetencer/ udviklingszoner/ læringsstile hos medarbejdere Sætte nye medarbejdere i spil Lave løbende erfaringsopsamling Evaluering, herunder opsætning af mål for evalueringen Lederen tænker i her og nu >< effekter opnås over tid Lærerne har mange ressourcer>< det er altid de samme medarbejdere der inddrages Tordenskjolds soldater>< vid udbredelse Side 4/15
Pilotkurset afvikles, idet lederskabet på skolerne efter Fastholdelseskaravanens vurdering har afgørende indflydelse på ejerskab blandt underviserne, samt implementering og forankring af nye initiativer og dermed skolens evne til at forbedre deres fastholdelse af etniske minoritetsunge i en påbegyndt erhvervsfaglig uddannelse. 1.3 Målgruppe og fokus for pilotkursus Pilotkurset skal primært være målrettet mellemledere på erhvervsuddannelserne, hvis undervisere deltager i kurset Motivationspædagogik i praksis- hele vejen rundt om eleven, som afholdes af Fastholdelseskaravanen. De deltagende ledere har typisk deltaget i flere forskellige kompetenceudviklende lederforløb, diplomuddannelser etc., hvorved det forudsættes, at deres teoretiske grundlag for lederrollen er fuldfyldt. Pilotkursets fokus er de dilemmaer lederen løbende kommer i, når nye initiativer skal sættes i gang, jf. skema i pkt. 1.2 Pilotkurset forventes opbygget omkring casen Motivationspædagogik i praksis bilag 1 og de dilemmaer, som lederen løbende finder sig selv i, ved understøttelsen af sådanne forløb. (Se beskrivelse pkt. 1.2). 1.4 Formål Det udbudte kursus har til formål er at styrke og synliggøre de deltagende erhvervsfaglige uddannelsers mellemlederes udmøntning af deres lederskab i forhold til at understøtte igangsættelse, implementering og forankring af nye initiativer, herunder deres kompetencer til i praksis inden for kommunikation, planlægning og handling. 1.5 Succeskriterier Der afholdes to kursusforløb af en varighed fra kl. 11.30 første dag og med afslutning næste dag kl. 13.00 med efterfølgende frokost før afrejse. Samlet deltagerantal for begge pilotkurser er op til 40 mellemledere. Det enkelt pilotkursus skal kunne gennemføres med op til 25 deltagere fra erhvervsskoler inden for kontraktperioden. Side 5/15
Kursusforløbet skal medvirke til, at øge deltagernes bevidsthed om, at deres rolle i forbindelse med planlægning, kommunikation og konkret handling har afgørende betydning for, hvorvidt skolen udnytter nye initiativer optimalt. Dvs. om initiativerne opnår en positiv afsmitning på skolens kerneydelser. Endvidere skal kursusforløbet gennem øvelser og refleksioner inspirere lederen til umiddelbart efter pilotkurset at arbejde praktisk og reflekteret med nedenstående: At skabe overblik over opgaven/projektet At skabe rum/tid til involvering i projektet/aktiviteten At planlægge strategisk At matche medarbejdere og opgave At holde liv i processen og sikre forankringen Hvert pilotkursus afsluttes med en evaluering med henblik på at sikre, at deltagerne har tilegnet sig ovenstående. Kompetencer og for at kvalitetssikre udviklingsarbejdet. Evalueringen skal endvidere vise, at kursusforløbet har haft en høj deltageraktivitet (70/30), idet formålet med forløbet er at sætte lederen i stand til at styrke eller ændre egen praksis. 1.6 Opgaven og dens produkter Leverandøren skal udvikle et pilotkursus der gennemføres to gange samt løbende evaluere disse med henblik på tilpasning og kvalificering. Pilotkurset skal tage udgangspunkt i et anerkendende og ressourceorienteret syn på ledelsesarbejdet, ligesom selve kursusforløbet skal tænkes anerkendende og i videst muligt omfang brugerdrevet i forhold til deltagernes udbytte. Der afholdes to pilotkurser. Et kursus har 1½ dages varighed, således forstået, at hvert pilotkursus består af et internat, der løber fra kl. 11.30 første dag til kl. 13.00 på anden dagen. Der skal kunne deltage op til 25 mellemledere pr. pilotkursus. Første pilotkursus er fastsat til den 21. - 22. april 2010, og det andet pilotkursus forventes gennemført ultimo 2010. Den nærmere dato fastsættes i samarbejde med Fastholdelseskaravanen. Det er en forudsætning at værktøjskassen fra Motivationspædagogik i praksis hele vejen rundt om eleven inddrages i pilotkurset, og baseres på en case omkring dette forløb. Side 6/15
Leverandøren konceptudvikler pilotkurset for ledere på erhvervsuddannelserne med afsæt i casen Motivationspædagogik i praksis hele vejen rundt om eleven, samt de identificerede dilemmaer omtalt i dette materiales punkt 1.2. Tilbuddet skal tillige omfatte udgifter relateret til leje af lokaler, forplejning og overnatninger i forbindelse med afholdelse af det andet pilotkursus. Første pilotkursus er fastsat til at finde sted på Hotel Vejlefjord og udgifter hertil skal ikke skrives ind i tilbuddet, den afholder direkte af Fastholdelseskaravanen. Endelig skal tilbuddet omfatte gennemførelse af en evaluering af forløbet i forhold til de opstillede succeskriterier. Evalueringen forventes afleveret i rapportform (max 15 sider), samt præsenteret ved et møde med Fastholdelseskaravanen. Der nedsættes en følgegruppe med relevante aktører, herunder Fastholdelseskaravanen. Fastholdelseskaravanen skal godkende program og indholdsbeskrivelse for pilotkurset, inden det første pilotkursus afholdes. 1.7 Forankring Indholdet af pilotkurset justeres og kvalificeres efter hvert afholdt kursus på baggrund af pilotkursets evalueringer. Ændringer godkendes af Fastholdelseskaravanen. Krav til justering og kvalificering af efteruddannelsesforløb kan frafalde efter nærmere aftale med Fastholdelseskaravanen, hvis det vurderes, at der ikke er tilstrækkeligt behov herfor. Der udarbejdes en forankringsstrategi for, hvordan kurset efterfølgende gennemføres på markedsvilkår efter udløb af denne kontrakt. 1.8 Hvad skal tilbuddet indeholde Tilbudsgiveren skal afgive en samlet pris på arbejdet. Tilbuddet skal som minimum indeholde: Samlet pris for løsning af opgaven ekskl. moms Deltagerpris ved tilkøb af ekstra pilotkurser (dette skal omfatte alle undervisningsomkostninger inkl. relaterede udgifter) Beskrivelse af løsning af opgaven, herunder overvejelser omkring pilotkurset samt teoretiske og metodiske tilgange Tidsplan Side 7/15
Leverandørs bemanding på opgaven Leverandørs erfaring med lignende opgaver, herunder inddragelse af eksisterende relevant viden Timepris for yderligere ydelser ved eventuelt tilkøb af ad hoc opgaver Oplysning om efterfølgende markedspris på kurser i 2011 og 2012 en driftssituation. Endvidere skal angives, hvilke forventninger leverandør har til Fastholdelseskaravanens indsats i forhold til løsning af opgaven, herunder eventuelle ydelser Fastholdelseskaravanen er ansvarlig for. Arbejdet udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, fortæring og tillæg mv. Leverancen skal ske til fast tid og pris. Da udviklingen og gennemførelse af pilotkurserne er medfinansieret af Den Europæiske Socialfond, Integrationsministeriet og Undervisningsministeriet skal alt materiale anføres logo for Brug for alle unge og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Fastholdelseskaravanen, EU s Socialfond og Undervisningsministeriet. Designguide med tilhørende logo modtages af tilbudsgiver ved kontaktunderskrivelse. 1.9 Bod Integrationsministeriet vil forbeholde sig retten til at opkræve bodsbetaling, såfremt udvikling og gennemførelse af kursusforløbene ikke stemmer overens med indgåede aftaler. Disse betingelser vil blive endeligt udformet i kontrakten mellem tilbudsgiver og Fastholdelseskaravanen. 2. Fællesbetingelser 2.1 Adresse: Udbyder: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Fastholdelseskaravanen, att.: Preben Holm Holbergsgade 6 1057 København K Side 8/15
2.2 Opgavens art 2.3 Pris Opgaven omfatter udvikling og gennemførelse af pilotkursusforløb for ledere med deltagere udvalgt af Fastholdelseskaravanen. Hovedsageligt skoler, hvor der er arbejdet med Motivationspædagogik i praksis Tilbuddet skal angive fast tid og pris og indeholde alle udgifter også eventuelt uforudsete. Tilbudsgiver skal angive et samlet forslag til løsning af opgaven til bedst mulige pris. Der ydes ingen økonomisk godtgørelse for tilbudsgivers udarbejdelse af beskrivelsen af opgavens varetagelse. 2.4 Varighed og tidsplan Det første pilotkursus skal afvikles i perioden løber fra 21. - 22. april 2010 og det andet pilotkursus ultimo 2010. Tidsplanen er vejledende og den endelige tidsplan aftales ved indgåelse af kontrakt den 22. marts 2010 Foreløbig tidsplan: 22. marts 2010: Forventet kontraktindgåelse 21. 22. april 2010: Første pilotkursus Efteråret 2010: Andet pilotkursus Januar 2011: Aflevering og præsentation af evaluering 2.5 Afgivelse af tilbud Tilbud skal afgives i lukket kuvert mærket Pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelserne i et skriftligt, trykt eksemplarer, samt på en Cd-rom, og sendes til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Fastholdelseskaravanen, att. Preben Holm, Holbergsgade 6, 1057 København K. Tilbuddet skal være Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration i hænde senest 8. marts 2010 kl. 12.00 Side 9/15
Almindelige betingelser for arbejdet og leverancer af opgaven fremgår af nærværende beskrivelse. Såfremt der er afvigelser herfra, skal disse være anført i tilbuddet. Alle rettigheder til materiale udarbejdet til kursusforløbet herunder tekster, fotografier, trykte materialer, slogans, designs, layout, resultater mv. tilhører Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration og kan ikke være pålagt Copyright. 2.6 Planlægnings- og opfølgningsmøder Tilbudsgiver har det overordnede ansvar for planlægning og implementering af pilotkurserne samt dertilhørende administration. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration - Fastholdelseskaravanen skal godkende opgaveløsningen og inddrages i afviklingen af den. Der skal kalkuleres med minimum fire møder mellem tilbudsgiver og Fastholdelseskaravanen samt et møde for afklaring af kontrakt. Mødedeltagere skal minimum være de opgaveansvarlige fra tilbudsgiver og tovholderkonsulenten fra Fastholdelseskaravanen. Ved det indledende møde skal projektlederen i Fastholdelseskaravanen også deltage. 2.7 Udvælgelseskriterier for løsning af opgaven Fastholdelseskaravanen forbeholder sig ret til frit at vælge mellem de indkomne tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende kriterier: Løsningsmodel og erfaring med udvikling og gennemførelse af lignende efteruddannelsesforløb (50 %) Pris (50 %) Fastholdelseskaravanen forbeholder sig ret til at annullere tilbudsrunden og foretage ny tilbudsindhentning. 2.8 Administration og afregning Skriftlig henvendelse stiles og sendes til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Holbergsgade 6, 1057 København K, mærket Fastholdelseskaravanen, Pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelserne. Side 10/15
Intet arbejde igangsættes uden skriftlig aftale med Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Såfremt tillægsydelser aftales, skal der foreligge selvstændig skriftlig aftale, som vedlægges ved fakturering. Det skal af fakturaen og dokumentationen tydeligt fremgå, hvilket indsatsområde udgiften vedrører. Hele ydelsen afregnes samlet efter opgavens afslutning. Faktura stiles til Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Holbergsgade 6, 1057 København K og mærkes med CYO UTF, Pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelserne, påført den elektroniske faktura. Ministeriets EAN nr. er 5798 000 408 708. Ministeriets betalingsfrist er 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. For at der kan fremsendes fakturaer på ændringsydelser, skal der foreligge skriftlig accept på denne ydelse af Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration og ydelsen skal være afsluttet og godkendt. 2.9 Forskrifter, normer og regulativer Arbejdet udføres i overensstemmelse med: 1) De, efter dansk lovgivning gældende bestemmelser 2) Nærværende udbudsskrivelse 3) Anvisninger fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration givet af Fastholdelseskaravanen. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem fornævnte bestemmelser, gælder disse i den angivne nummerorden og i henhold til skriftlige og underskrevne tillægsaftaler. Tilbudsgiveren står inde for, at tilrettelæggelse, produktion og afvikling bliver gennemført som aftalt ved planlægningsmøderne og står inde for Fastholdelseskaravanens fulde tilfredshed med det leverede produkt. Tilbuddet må ikke indeholde pornografisk materiale eller på anden måde virke stødende, herunder politisk, religiøst mv. Alle omkostninger til gennemførelse af konsulentopgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, fortæring, tillæg mm. Side 11/15
Såfremt der anvendes materialer med copyright, er det konsulentvirksomhedens opgave at sikre sig, at der er indhentet de nødvendige tilladelser til offentlig anvendelse for Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Brug af materiale med copyright må kun ske efter aftale med ministeriet. 2.10 Spørgsmål vedr. indgivelse af tilbud Eventuelle spørgsmål vedrørende indgivelse af tilbud kan stiles til Preben Holm på e-post pho@inm.dk. Side 12/15
Tilbudsliste for konsulentbistand ved udvikling og gennemførelse af pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelser Udbyder: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Fastholdelseskaravanen Konsulentydelse: Pilotkursus for mellemledere på erhvervsuddannelserne Journal nr.: Alle priser er ex. moms. Undertegnede giver hermed tilbud om levering af ydelse i nøje overensstemmelse med det modtagne udbudsmateriale, og er dermed forpligtet til at levere den fulde beskreven konsulentydelse med tilhørende materialer til Integrationsministeriet, Fastholdelseskaravanen. Samlede pris for hele konsulentydelsen (ex. moms) for i alt kr. Skriver kroner Tilbuddet er afgivet til fast tid og fast pris, og undertegnede er informeret om, at Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Fastholdelseskaravanen forbeholder sig retten til frit at vælge mellem de indkomne tilbud ud fra en helhedsvurdering. Pris pr. deltager for tilkøb af ekstra pilotkurser i udviklingsperioden (ex. moms) for i alt kr. Efterfølgende markedspris pr. deltager for 2011 og 2012 (ex. moms) for i Side 13/15
alt kr. Underskrift: Dato: Virksomheden underskrift og firmastempel Følgende skal oplyses: Timepris for konsulentydelsen. Timepris for transport: Timepris for andet ikke direkte konsulentarbejde Side 14/15
Side 15/15