Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 1. marts 2018 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: MP, CRS, KDP, PK, IMD, MKP, SK, ACP, og Torben (Inspektør), Philip, Dan Afbud: NBG Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent Referent: MP Dirigent: ACP 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 8, 9 og 11 rykkes frem, da inspektøren skal være med til disse. Philip tilføjer punkt om nyt alarmtilbud. 3. Godkendelse af referat fra AB- mødet d. 1. februar 2018 Godkendt. Philip er utilfreds med måden punktet om infoskærmene blev fjernet ved sidste møde. Han havde ikke fået noget at vide, om at han skulle møde op til AB- møde. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Intet nyt. b. Ny kontaktperson for nyttehavegruppen. Er der blevet valgt nogen endnu? PK har indkaldt til AB- møde 2 gange, men ingen er mødt op. Næste AB møde skal der igen punkt på om nyttehavegruppen. CRS følger op med Dudie og beder dem komme med til næste møde. Hvis de ikke får en ny kontaktperson, bliver gruppen anset som inaktiv og kan ikke længere modtage penge. Kan man lave en artikel i Fiset om nyttehavegruppen, for at gøre opmærksom på den? Kravet for at være en gruppe er at man skal kunne kontaktes. Beslutningspunkt på næste AB- møde, hvis de ikke møder op om at skrive ud til gruppen og i Fisets Side 1 af 8
Fællesmødedagsorden, at hvis de ikke finder en med det samme, vil gruppen blive erklæret inaktiv på næstkommende fællesmøde, og de vil kunne risikere en lukning af gruppen, med fratagelse af eventuelle budgetter og gruppelokaler. c. Gang 4 nyt siden sidst? Se punkt 8 d. Info- udvalget: Erstatning til KDP Ingen melder sig. Sidste frist for at melde sig til denne post er den 21. Marts, Kate stopper 1. April. e. Lukket punkt 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren a.1 Vi har ikke haft telefon på kontoret siden mandag, hvilket er yderst problematisk, da beboere og kommende beboere skal kunne komme i kontakt med administrationen. Torben ringer til Connection (tele- udbyder) angående midlertidig viderestilling af nummeret, evt. til vagttelefonen, indtil den normale telefon er fikset igen. a.2 Tv- aftalen er modtaget og skal underskrives. AB vil gerne have tilsendt mail, om hvilke pakker vi kommer til at kunne modtage, a.3 Administrationen vil gerne låne projektoren på tirsdag. Det er vedtaget. a.4 Må medarbejder gerne anvende træningslokalet? Torben har sagt nej. Spørg motionsgruppen om han må. Han skal deltage i gruppemøder, hvis han gerne vil deltage. Ellers skal der laves en speciel aftale mellem den omtalte og gruppen. b. AUB NBG og KDP skal til møde med KKIK for at snakke om dispensationer for bolig efter studie. KKIK er uenige med os, om hvordan reglerne skal tolkes. Kun Side 2 af 8
sygdom, graviditet og overgang fra studie til studie er gyldige grunde til udsættelse ifølge KKIK. KNIU skal informeres om resultatet af dette møde. c. Kassereren/Kontorudvalget Underskrifter. Billard gruppens sag skal tages op på næste kontorudvalgsmøde. KDP skriver ud om det. d. Renoveringen d.1 Snart færdig. De lukkede gange skal varsles, om at de åbnes. Det kommer til at stå i Fiset, at gangene skal åbnes, så de omkringboende også bliver varslet angående støjgener. d.2 Badeværelsesskabene: Der diskuteres stadig, hvad der skal gøres. Vi skyder efter et nyt skab i komposit, som ikke kan få fugtskader, hvor lågerne fra de nuværende skabe kan sættes på. d.3 Vi har udestående med 2- værelseslejligheder. Hvis man ikke har fået malet og tapetseret ved køkkenvinduet, og hvor den gamle lyskontakt sad i gangen, efter renoveringen, skal man kontakte Torben. Det meldes ud i Fiset. e. Udvalg e.1 CRS trækker sig fra haveudvalget. e.2 Kulturudvalget: Hønen har bedt om 30.000 til arrangement over sommeren (juni/juli/august) og beder yderligere om 10.000 til arrangementer nu (standup, musik + andre kulturelle events.). Dette vil eventuelt kunne hive flere beboere til, da det ikke er sikkert, at alle beboere er klar over, at der også laves kultur- arrangementer på Hønen. Rekvisition skal afleveres hurtigst muligt. e.3 Hvem afholder Sankt Hans? Skal Hønen gøre det igen? Beslutning skal tages snart. Sankt Hans på som punkt næste AB- møde - beslutningspunkt. 6. Post og meddelelser Orientering Side 3 af 8
6.1 Philip: Indbrudsalarmtilbud til grupper i stedet for G4S. Der skal tages en dialog med Hønen, da vi på nuværende tidspunkt lejer vores alarmer af Hønen. Andreas og en repræsentant fra Hønen skal indkaldes til næste AB møde, for at blive informeret bedre om dette Debatpunkt. ACP regner på det og kontakter G4S omkring de reelle tal, for hvad vores nuværende alarmsystem koster. Sekretæren indkalder. 6.2 Netværksgruppen og inspektøren har haft møde med Kemp og Lauritzen i tirsdags. Vi har fået priser og tilbud på timebaseret konsulent. Vi får 10% rabat. 630 i timen eller 1025 alt efter type af tekniker, der skal sendes ud. Hvis netværksgruppen eller inspektøren ikke mener, at de selv kan klare problemet, tilkalder netværksgruppen/inspektøren en tekniker. Kan vi ikke klare det hurtigere selv, end hvis vi tilkalder en tekniker, så ringer vi efter dem Afstemning: AB godkender aftalen. Netværksgruppen laver et excel ark, så vi kan se, hvor meget vi bruger, så prisen på internettet eventuelt kan reguleres til næste generalforsamling. 6.3 Netværksgruppen havde problemer ved udskiftning: Fibermodulet var defekt ved levering. Det nye, de kom ud med, passede heller ikke. Vi har modtaget nyt fibermodul, men kan ikke skifte det, før der er et nyt servicevindue. Alle omkring flagstangen har langsommere internet lige nu. De oplevede yderligere kablingsproblemer og strukturelle problemer undervejs. Planlægningen skulle have været bedre. Vi mangler at udskifte det ene modul. 6.4 Infotavler: Indendørsskærme: 6600 + enclosure på 4400 (normalt til udendørsbrug), der findes en indendørskasse, som er lidt billigere. Skærmene skal sidde i vaskerierne på Fisets nuværende plads. Infoskærme udendørs ved indgangene til Morbærhaven med driftmeddelelser, kort, andet info, osv. Disse er meget robuste også over for bat, kanonslag, bushamre, etc. Udendørsskærme: 10200 pr skærm + enclosure Vi kan eventuelt vente med de to udendørs, til vi har set, hvordan de, der sættes op Side 4 af 8
indendørs, klarer sig. Philip skaffer samlet pris for de fire skærme, bure og montering, så der kan stemmes officielt på næste møde. Punkt på næste gang. Sekretær indkalder Philip til næste møde 7. Næstkommende fællesmøde Orientering Næste fællesmøde er 19. April 2018 klokken 19. Deadline for punkter til dagsorden er senest den 24. Marts 2018. 8. Møde med gang 4 og ændring af allonge Orientering/Beslutning Se notat på mail videresendt af KDP for information om ændringsforslaget. På nyt allonge skal der stå at nye beboere kommer i karantæne i fx 1-2 år for intern flytning. Dette er allerede blevet besluttet på et tidligere AB- møde for længe siden. Det skal ændres i deres tillæg, hvis det er besluttet. Beboerne på den lukkede gang skal hæfte for det selv, hvis der er tomgang på gangen, så Linda ikke skal bruge så meget tid, som hun gør nu, på at finde nye lejere til gangen, så der netop ikke er tomgang. Beboerne har 6 uger til at finde en ny lejer. KKIK skal informeres, om at de skal opkræve tomgangen på de andre lejeres husleje. KDP og NBG tager den på mødet med Anette på tirsdag. 9. Håndtering af lejlighed 16-114 Beslutning Se punkt 5 a.1 i referatet fra 1. februar 2018 angående lejlighed 16-114 som skal laves om til to 1- værelsesboliger. Har Inspektøren fundet papirerne fra den tidligere beslutning? Torben har fundet de gamle papirer. Det er besluttet tidligere, at det skal laves om til en almindelig 2- værelseslejlighed, da der var brug for 2- værelseslejligheder på det givne tidspunkt. Afstemning: Enstemmigt vedtaget at 16-114 i stedet bliver lavet til to 1- værelsesboliger. 10. Efterlysning af computer Debat/Beslutning Side 5 af 8
KNIU efterlyser computeren på BK/mødelokalet. Alternativt indkøb af en laptop vi kan bruge i stedet, hvis computeren der hører til kontoret er væk. CRS har efterspurgt den flere gange på ab- møder, og den har nu manglet i over et år, det er bare ikke ok. Hvis ikke vi kan få computeren tilbage hurtigt, er vi nødt til at købe en anden. Netværksgruppen har taget computeren. CRS skriver til dem. De skal give computeren tilbage inden for 14 dage, med mindre de har en god grund til andet. Ellers købes der en ny computer for netværksgruppens penge. CRS følger op på næste møde om dette. 11. Håndtering af skrald/affaldssortering Debat/Orientering a. Hvordan vi skal kunne sortere skraldet i lejlighederne? Det lille skraldestativ under vasken har ikke rigtig plads til 7 forskellige typer skrald. Der er snak om en pose/taske til alle beboere, som man kan bruge, til at fragte de forskellige typer skrald hen til genbrugsstationerne. Denne pose kan foldes sammen, så den ikke fylder så meget, og kan vaskes. Der stilles forslag og individuelle kasser ved hoveddøren til sorteringen, så det ikke skal optage plads inde i boligen. Der skal findes forslag til forskellige skraldeløsninger såvel indenfor som udenfor til næste AB- møde. b. Hvor mange skraldeøer får vi i hele haven? Og hvad er maksimalafstanden der må være for en beboer og hen til en skraldeø? Vi får ca. 8 skraldeøer. 100 meter er maksimalafstand. Dette kan ikke lade sig gøre i delen af haven mod skoven/skolen, men der bliver der etableret mindre skraldeøer, som de blå mænd tømmer i stedet. c. Hvad vil det koste at etablere øerne? Vi skal bruge ca. 2 millioner samlet på at etablere øerne. Dette er allerede budgetteret i forbindelse med renoveringen. d. Er der søgt i fonde om finansiering af disse øer? Der er ikke søgt nogen fonde. Men det er finansieret under renoveringen. Vi har fået 3 tilbud på nedgravede containere. Vi skal helst have så små indkast- huller som muligt, for at undgå hærværk og at folk kan smide forkerte ting ned i dem, som Side 6 af 8
ellers vil koste os mange penge. Der er tale om, at det første år er en prøveperiode, hvor de tager tid på, hvor mange timer de blå mænd bruger på at køre skrald udover det kommunen ordner. 12. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Der mangler stadig medlemmer. Nyttehavegruppen mangler kontaktperson Kritisk. Vi har brug for at lave en oversigt over grupperne, der er i haverne, så vi eventuelt kan få luget ud i de inaktive grupper. Indkaldelse af nyttehavegruppen til næste møde. På efterfølgende AB møde skal der laves liste over døende grupper, der eventuelt skal lukkes på kommende fællesmøder. Fitclub og Cafégruppen bliver med stor sandsynlighed erklæret lukkede på næste fællesmøde. 13. Debat om bedre og mere relevante fællesmøder i fremtiden Debat Vi har snakket om at lave færre fællesmøder, men det blev debatteret ned igen, da der ikke kunne tages en beslutning. Det vil kræve en generalforsamling, hvor der sidder et AB medlem, som informerer beboerne, om at dette vil gøre, at AB får meget mere magt, hvilket for beboerne ikke er særlig smart. Vi skal være bedre til at gøre opmærksom på, hvad vi laver på fællesmøderne. Diskussion: Gider trykkeriet lave flyers om fællesmøde, og hvad der bliver besluttet på de fællesmøder? CRS tror flyers vil blive overset/smidt ud. Det er måske bedre at gøre brug af facebookgruppen. Kan AB have en profil på Facebook, så vi kan lave opslag på vegne af AB i facebookgruppen? På Hønen har de prøvet Facebook, men det virker ikke. Plakater synes at virke bedre. Det der virker bedst er Clickbait fængende overskrifter på Facebook/Plakater. IMD: Har fået at vide på møde i januar, at det, der virker bedst, er mund til mund/ansigt til ansigt. Kan man banke på døren hos nye beboere og spørge om de vil med til fællesmøder? Kan man lave en liste, som beboerne kan skrive sig på til info- møderne for nytilflyttere om at blive hentet derhjemme til næstkommende fællesmøde. Fiset skal have meget mere spændende forsider for at sikre, at beboerne læser bladet og informationerne i det. Side 7 af 8
Forslag: Indkaldelse til fællesmøder på plakater. Liste til folk der ønsker at blive opsøgt derhjemme til første fællesmøde efter indflytning. Vi kan eventuelt invitere til sodavand 30-60 min. før mødet, så de også har mulighed for at lære nogen at kende i Morbærhaven. Derudover skal vi opfordre de beboere der kommer til fællesmøderne til at tage deres naboer med til møderne. Vi vil forsøge ovenstående og følge op på infomødet og prøve at sætte plakater op omkring fællesmøderne. Punkt til næste fællesmøde: Gennemgå punkter til Aprils fællesmøde til eventuel plakat. 14. Næste AB møde Næste møde er 15. Marts 2018 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 8. Marts 2018. 15. Eventuelt 15. 1 SK kan snart gå ind og godkende betalinger i kontorudvalget. Vi er nødt til at ændre i vedtægterne omkring bankadgang. De spænder ben for sig selv lige nu, fordi der ikke er en kasserer. Som det er lige nu, bryder vi vores egne vedtægter, fordi vi ikke har en kasserer. Kan man have en formand, der kan have a- fuldmagt? 15.2 Kan man få kontorudvalget til at bestille ting for grupperne, da der muligvis kan være problemer ved overførsel af store beløb til indkøb på private kontoer? Kan man lave et konsultationsmøde en gang om måneden til et af kontorudvalgets møder, hvor grupper kan komme og bede om at få bestilt? Dette forslag vil kun omhandle store indkøb. 16. Evaluering Rigtig godt møde. God stemning. Vi har nået meget i dag. Side 8 af 8