Udbud af RIPA - Syd til Bilag 1 - Tidsplan Bilag 1 Tidsplan Side 1 af 12
Indholdsfortegnelse: 1. INDLEDNING...4 2. FRIST FOR BEVILLINGSMÆSSIG HJEMMEL...4 3. FERIE UGER...4 4. OVERORDNET FASEOPDEDLING...5 5. OVERORDNEDE RAMMER TIL TIDSPLAN...5 6. KRAV TIL DEN OVERORDNEDE TIDSPLAN...6 7. KRAV TIL DEN DETALJERET TIDSPLAN... 10 Bilag 1 Tidsplan Side 2 af 12
INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 1 er at få fastsat hovedmilepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for levering af Løsningen samt beskrive Kundes krav til tidsplaner. Instruks vedrørende bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse af Bilag 1 ved: - Som besvarelse af konkurrencekrav 1.13 at udarbejde Underbilag 1.A overordnet tidsplan, hvor Tilbudsgiver er berettiget til at supplere de af Kunden anførte milepæle og aktiviteter, der af Tilbudsgiver skønnes nødvendige for at levere Løsningen. - Som besvarelse af konkurrencekrav 1.24 at udarbejde et Underbilag 1.B, detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen - Som besvarelse af konkurrencekrav 1.14 at udarbejde et Underbilag 1.C, Grafisk fremstilling af den overordnede tidsplan for gennemførsel af den samlede Løsning Det fremgår af bilagets afsnit 3 hvilke uger der skal fraregnes som arbejdsuger i Tilbudsg i- vers tidsplan. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af bilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Leverancesikkerhed. Underkriterierne er anført i bilaget i tilknytning til de enkelte konkurrencekrav. Udbudsbetingelsernes Bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes Bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Bilag 1 Tidsplan Side 3 af 12
1. INDLEDNING I nærværende bilag fremgår Kundens krav til tidsplaner. Leverandøren har udarbejdet en overordnet tidsplan for den samlede Leverance samt en detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen. Detaljerede tidsplaner for projektforløbet efter Afklaringsfasen skal udarbejdes af Leverandøren og godkendes af Kunden løbende i projektperioden i overensstemmelse med de tidsfrister, der er fastsat i den overordnede tidsplan. Den første detaljerede tidsplan skal udarbejdes i Afklaringsfasen, og dække den første del af Projektet. 2. FRIST FOR BEVILLINGSMÆSSIG HJEMMEL Kontrakten er kun bindende for Kunden under forudsætning af, at der inden den 8/10-2018 opnås fornøden bevillingsmæssig hjemmel, jf. Kontraktens punkt 29. 3. FERIE UGER Følgende uger er fraregnet som arbejdsuger i Leverandørens tidsplan: Uge 07 08 (Vinterferie) Uge 13, 2018 (Påskeferie) Uge 27 32 (Sommerferie) Uge 42 (Efterårsferie) Uge 51 01 (Juleferie) Der kan ikke planlægges med adgang til Kundens ressourcer i disse uger. Bilag 1 Tidsplan Side 4 af 12
4. OVERORDNET FASEOPDEDLING Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med Kundens overordnede faseopdeling, der er vist i tabel 1. Leverandørens faseopdeling skal således tage udgangspunkt i denne. Overtagelses prøve 1 Driftsprøve 1 Endelig overtagelsesprøve Endelig driftsprøve 8 12 Uger Afklaringsfase 12 24 måneder Hovedleverance 05-12-2017 +12 18-12-12-2017 måneder Del-Leverance Drift og support Undersøge om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere Kravspecifikationen Etablere samarbejdet mellem kunden og leverandøren Fastlæggelse af projektfremgangsmåden og rammerne for det konkrete samarbejde omkring Leverancen. Etablering Infrastruktur Opsætning Konfigurering af det samlede system Grænseflader fælles + første sygehus Test (O1) Uddannelse Forvaltning etableret og bemandet Etablering Sygehus 2 Udrulning sygehus 2 Etablering Sygehus 3 Udrulning sygehus 3 Etablering Sygehus 4 Udrulning sygehus 4 Udrulning sygehus 1 Forvaltningsfase Tabel 1 Kunden ønsker en samlet leverance Hovedleverance som indeholder alle de Leverancer og aktiviteter, der er nødvendige for, at første sygehus kan ibrugtage Løsningen. Denne Fase afsluttes med en godkendt Overtagelsesprøve O1 samt efterfølgende driftsprøve D1. Kunden ønsker et antal Delleverancer, som identificeres i Afklaringsfasen, og som sikrer at resten af regionens sygehuse kan ibrugtage Løsningen. Denne eller disse Faser afsluttes når alle Leverancer er leveret og alle sygehuse kan ibrugtage Løsningen med en endelig Overtagelsesprøve. Den endelige driftsprøve gennemføres og godkendes i den efterfølgende driftsfase. 5. OVERORDNEDE RAMMER TIL TIDSPLAN Aktivitet eller milepæl Krav til tid Milepæl Afklaringsfasen Varighed min. 8 uger og Påbegyndes efter kontraktunderskrift max 12 uger Overtagelsesprøve 1 gennemført og godkendt Min. 12 måneder og max. 24 måneder Afsluttes med godkendt Afklaringsrapport og underskrift af eventuelle ændringer i Kontrakten og dennes bilag Påbegyndes efter godkendt Afklaringsfase Bilag 1 Tidsplan Side 5 af 12
Aktivitet eller milepæl Krav til tid Milepæl Driftsprøve 1 gennemført og godkendt Varighed min. 40 Dage Påbegyndes efter idriftsættelse af Hovedleverancen, og påbegyndes senest 6 måneder efter godkendt idriftsættelse Endelig Overtagelsesprøve gennemført og godkendt Max. 18 måneder Påbegyndes efter gennemført og godkendt Overtagelsesprøve 1 Endelig driftsprøve gennemført og godkendt Varighed min. 40 Dage Påbegyndes når den endelige Overtagelsesprøve er gennemført og godkendt, og senest 6 måneder efter at Løsningen er idriftsat. 6. KRAV TIL DEN OVERORDNEDE TIDSPLAN Leverandørens overordnede tidsplan for Projektet fremgår af Underbilag 1.A, og er beskrevet i overensstemmelse med følgende krav: [Tilbudsgiver udarbejdelse af den overordnede tidsplan for Projektet i Underbilag 1.A skal ske i overensstemmelse med følgende krav:] 1.1 Det er et krav, at den overordnede tidsplan omfatter hele projektforløbet frem til og med den endelige driftsprøve, og planen skal afspejle de væsentlige aktiviteter i de forskellige Faser, som løbende udfyldes med mere detaljerede tidsplaner, jf. afsnit 7. Den overordnede tidsplan skal indeholde afhængigheder mellem projektforløbets aktiviteter. 1.2 Det er et krav, at Leverandøren har udarbejdet en overordnet tidsplan, der som minimum indeholder følgende afslutningsmilepæle: - Kontraktunderskrift - Afklaringsfase afsluttet - Infrastruktur etableret (test Miljøer samt produktions Miljø) - Kliniske beslutninger afsluttet (fælles arbejdsgange, lister mm) - Applikationsopsætning (konfiguering af Løsningen) afsluttet på test og produktion - Snitflader klar til test o Overblik, prioritering samt pakning i Hovedleverancen og Delleverancer Bilag 1 Tidsplan Side 6 af 12
o Design, bestilling, udvikling og installation af snitflader i Hovedleverancen o Design, bestilling, udvikling og installation af snitflader i Delleverancer - Snitflader klar til produktion - Modaliteter identificeret - Opkobling af Modaliteter - Fabriksprøve gennemført - Installationsprøve gennemført - Overtagelsesprøve 1 gennemført - Driftsprøve 1 gennemført - Endelig Overtagelsesprøve gennemført - Endelig driftsprøve gennemført - Implementering gennemført - Service, Support og Forvaltning etableret 1.3 Det er et krav, at planen tydeligt angiver en faseopdeling af Leverancen i Delleverancer, samt disses eventuelle Ibrugtagning, startende med Hovedleverancen i overensstemmelse med vilkårene i afsnit 5. 1.4 Det er et krav, at der til hver aktivitet i den overordnede tidsplan tilknyttes et estimat, der som minimum angiver, hvor mange arbejdstimer aktiviteten forventes at kræve. Desuden skal der for hver aktivitet fremgå, hvilke ressourcer, der skal anvendes fra Kunden jf. Bilag 11 Kundens Deltagelse og Modenhed for at gennemføre aktiviteternes arbejde. Estimatet danner grundlag for den løbende opfølgning på ressourceforbruget. 1.5 Det er et krav, at det angives i tidsplanen, hvornår revideret Leverancebeskrivelse og eventuelle øvrige ændringer til Kontrakten i Afklaringsfasen fremsendes til Kunden, jf. Kontraktens punkt 5.1. Bilag 1 Tidsplan Side 7 af 12
1.6 Det er et krav, at perioder for de detaljerede tidsplaner, samt hvornår de fremsendes til Kunden, jf. afsnit 7 nedenfor, fremgår af den overordnede tidsplan. 1.7 Det er et krav, at planen skal omfatte de aktiviteter Kunden skal bidrage med til Projektets fremdrift og tidsmæssige krav til Kundens deltagelse. 1.8 Det er et krav, at planen omfatter de tidspunkter, hvorfra der skal betales vederlag for vedligeholdelse. 1.9 Det er et krav, at planen skal indeholde afslutningsmilepæle for: - Godkendt Afklaringsrapport - Godkendt Overtagelsesprøve 1 - Godkendt driftsprøve 1 - Godkendt endelig Overtagelsesprøve - Godkendt endelig driftsprøve 1.10 Det er et krav, at den overordnede tidsplan skal angive, hvornår afprøvningsprogram fremsendes til Kunden, hvornår det skal være kommenteret af Kunden, og hvornår det skal være godkendt af Kunden. Kundens godkendelse skal foreligge inden Afklaringsfasen afsluttes, og Leverandørens fremsendelse af det endelige afprøvningsprogram skal tage højde herfor. 1.11 Det er et krav, at den overordnede tidsplan for hver Prøve skal angive perioden fra fremsendelse af de første testplaner (jf. Bilag 14) og frem til det tidspunkt, hvor den sidste testplan skal være godkendt af Kunden. 1.12 Det er et krav, at den overordnede tidsplan skal angive, hvornår Prøveplanerne fremsendes til Kunden, hvornår de skal være kommenteret af Kunden, og hvornår de skal være godkendt af Kunden. Bilag 1 Tidsplan Side 8 af 12
1.13 Leverandøren skal som Underbilag 1.A vedlægge en Overordnet tidsplan. For at styre risikoen i Projektet og sikre realiseringen af gevinster under Projektgennemførelsen, skal Leverandøren i Underbilag 1.A indarbejde ledelsesfaser baseret på PRINCE2-metoden af maksimalt 3 måneders varighed. Dette betyder, at eksempelvis Hovedleverancen skal opdeles i en række ledelsesfaser, da Leverancen forventes at overstige 3 måneder. Det vægter positivt i Ordregivers tilbudsevaluering: KK I hvor høj grad og med hvilket indhold Tilbudsgiveren præsterer et realistisk, sammenhængende leveranceforløb, idet det tillægges positiv vægt, at der tilbydes en tidsplan, der understøtter en rettidig struktureret udførsel af Projektet i høj kvalitet, og hvor der er sammenhæng mellem aktiviteter, tidsforbrug og ressourcer. At den samlede Overordnede tidsplan lægger op til, at Overtagelsesprøve 1 kan godkendes af Kunden senest ved kontraktindgåelse +27 måneder, uden dog at gå på kompromis med kvaliteten eller skabe et forceret projektforløb. Den bedst mulige besvarelse vil således bestå af en robust, sammenhængende og realistisk tidsplan, som holder sig indenfor den skitserede målsætning om Projektets varighed. Den næstbedste besvarelse vil bestå i en robust, sammenhængende og realistisk tidsplan, men hvor denne målsætning ikke kan realiseres (jo kortere overskridelse, jo bedre), og den dårligst mulige besvarelse vil bestå i en tidsplan, der ikke fremstår som robust, sammenhængende og realistisk, og hvor der endvidere lægges op til en tidsplan, der er (væsentligt) længere end Kundens målsætning for Projektets samlede varighed. Der opnås ingen positiv vægt ved at tilbyde en tidsplan, der er kortere end 26 måneder. 1.14 Leverandøren skal som Underbilag 1.C Grafisk Fremstilling af Tidsplan vedlægge en grafisk fremstilling af den overordnede tidsplan for levering af Løsningen. KK Det vægter positivt i Ordregivers tilbudsevaluering: I hvor høj grad fremstillingen tydeligt og overskueligt viser Projektets spor og indsatsområder, herunder disses indbyrdes relationer (f.eks. afhængigheder og relative størrelse). Alle ændringer til den overordnede tidsplan skal godkendes af Kunden. Den overordnede tidsplan skal justeres, hvis Leverandøren tilbyder Optioner og Kunden accepterer disse. Bilag 1 Tidsplan Side 9 af 12
Tidsplanen skal omfatte en møderække med et månedligt møde for Styregruppen. Disse møder skal placeres så det passer i forhold til kritiske Leverancer og nødvendige beslutningspunkter. Tidsplanen skal markere de for forløbet kritiske aktiviteter på en tydelig måde. Kunden kan supplere listen af kritiske aktiviteter, og skal godkende den endelige liste. Den overordnede tidsplan skal markere de bodsbelagte milepæle. De bodsbelagte milepæle er: Overtagelsesprøver og Driftsprøve Det er et krav, at den overordnede tidsplan skal markere aktiviteter, der er kritiske for forløbet. 7. KRAV TIL DEN DETALJERET TIDSPLAN En detaljeret tidsplan skal forelægges for Kunden til godkendelse som led i Afklaringsfasen og i øvrigt løbende i projektperioden i overensstemmelse med de tidsfrister, der er fastsat i den ove r- ordnede tidsplan, jf. afsnit 6, krav 1.6.9. De detaljerede tidsplaner for projektet skal fremsendes senest 15 Arbejdsdage før påbegyndelse af den første aktivitet, som er omfattet af den pågældende detaljerede tidsplan. Kunden har he r- efter 5 Arbejdsdage til at godkende den detaljerede tidsplan. Hvis der foretages ændringer i planen, forelægges revideret tidsplan til Kundens godkendelse. Den detaljerede tidsplan for Projektets første Fase udarbejdes i Afklaringsfasen, og godkendes som en del af denne. Detaljerede tidsplaner for projektets øvrige faser udarbejdes undervejs i projektet. [Tilbudsgiveren skal som en del af sit tilbud aflevere en detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen som Underbilag 1.B.] Leverandørens udarbejdelse af den detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen fremgår af Underbilag 1.B og er sket i overensstemmelse med følgende krav: 1.15 Det er et krav, at de detaljerede tidsplan som minimum skal omfatte perioden frem til næste detaljerede tidsplan, jf. den overordnede tidplan. Der skal angives sporbarhed mellem den overordnede tidsplan og de detaljerede tidsplan. Bilag 1 Tidsplan Side 10 af 12
1.16 Det er et krav, at den detaljerede tidsplan for Afklaringsfasen fremsendes som del af tilbuddet, og at denne indeholder følgende: 1. En detaljeret tidsplan med angivelse af ressourcebehov hos Kunden samt angivelse af hvilke aktiviteter Kunden skal bidrage til og de tidsmæssige krav til Kundens deltagelse. 2. En oversigt over hvilke aktiviteter der udføres og hvornår de udføres. Dette skal aftales imellem Leverandøren og Kunden som start på Afklaringsfasen. Det er Kunden, der i den henseende har den endelige beslutningskompetence. 3. Forslag til eventuelle nødvendige kontraktjusteringer. 4. Mindste Kravene 1.16 til 1.23 Afklaringsfasen afsluttes og godkendes med en Afklaringsrapport. Kunden skal have minimum 5 Arbejdsdage til godkendelse efter Kundens modtagelse af rapporten. 1.17 De detaljerede tidsplan skal vise afhængigheder mellem aktiviteterne. 1.18 De detaljerede tidsplan skal omfatte samtlige aktiviteter, hvortil der knytter sig ressourceallokering herunder også aktiviteter hos underleverandører. 1.19 Hver aktivitet i de detaljerede tidsplan har en varighed på maksimalt 10 Dage. 1.20 For hver aktivitet skal det i de detaljerede tidsplaner fremgå hvilke øvrige aktiviteter, der skal være gennemført, for at aktiviteten kan påbegyndes. For hver aktivitet gælder det, at det skal være målbart, om aktiviteten er opfyldt. 1.21 For hver aktivitet skal det i de detaljerede tidsplaner fremgå hvilke forhold, der skal være opfyldt, før aktiviteten er afsluttet. Det skal være målbart om aktiviteten er afsluttet. 1.22 Aktiviteterne i de detaljerede tidsplaner skal føre frem til milepælene i den overordnede tidsplan, og derved være målbare. 1.23 De detajerede tidsplaner skal i forhold til de enkelte aktiviteter beskrive hvilke faglige personprofiler hos Kunden jf. Bilag 11, der skal deltage i de enkelte perioder, herunder hvad aktiviteten vedrører. Leverandøren skal angive hvilke personprofiler, der deltager i hvilke aktiviteter. Bilag 1 Tidsplan Side 11 af 12
1.24 Leverandøren skal som Underbilag 1.B vedlægge en detaljeret tidsplan for Afklaringsfasen. Det vægter positivt i Ordregivers tilbudsevaluering: KK I hvor høj grad og med hvilket indhold Tilbudsgiveren præsenterer et realistisk, sammenhængende leveranceforløb, idet det tillægges positiv vægt, at der tilbydes en tidsplan, der understøtter en rettidig, struktureret udførelse af Afklaringsfasen i høj kvalitet. Leverandøren har ansvaret for, i samarbejde med Kunden, at udarbejde de detaljerede tidsplaner. Der skal være overensstemmelse mellem afhængighederne i den overordnede tidsplan og a f- hængighederne i de detaljerede tidsplaner. Som minimum skal planerne indeholde en målbar milepæl hver 6. uge. Kundens medvirken kan markeres som milepæl, hvis ikke det giver mening at angive den tidsmæssige udstrækning Bilag 1 Tidsplan Side 12 af 12