Spørgsmål og svar EU-udbud 2015/S 165-301367 Automatiseret laboratorieløsning til Regionshospitalet Randers 1 Kontraktbilag 1 kravspecifikationer IT-tekniske krav Første spørgsmål i underpunkt 1.2 "Generelle krav vedr. software, licens, storage m.m." har intet nummer. Hvilket nummer ønsker I at bruge til identifikationen? 2 Kontraktbilag 1 kravspecifikationer Oplysninger Overskrift og tekst passer ikke helt overens. Ønskes beskrivelse af opbygning og kapacitet eller er det en generel beskrivelse af løsningen? 3 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 5.1.4 Anvend kontraktbilag 5 "kapacitetsdata" og angiv 95 percentilen pr ovennævnte analyse for en uges produktion. Kapacitetsdata er angivet som 7. april 2015, hvilket er 1 dag, skal der anvendes ekstrapolation op til en uge eller kan vi angive 95 % percentilen for denne dag? 4 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 6.1.6 Der ønskes en beregning af nødvendige antal rør til en dagsproduktion beregnet på basis af data i kontraktbilag 5 "Kapacitetsdata". Skal beregning baseres på 2015 data eller skal de fremskrives med 3 % p.a. indtil 2024? 5 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.1.8 Det ønskes, at der forekommer så få tunge løft som muligt. Tunge løft defineres her som løft > 3 kg. Skal bortskaffelse af rør medtages som tunge løft, hvis affaldsspand indeholder >3 kg, alternativt vil være, at man bortskaffer flere affaldsspande om 1.2.0 Oplysning pkt. 1.6: Her ønskes som anført, en overordnet beskrivelse (i prosa tekst) om den tilbudte løsning, herunder kapacitet (igen i overordnet termer). Beskrivelsen skal inkludere den faseudbygning, Ordregiver ønsker jf. Krav 1 pkt 2. Oplysning pkt. 2.1: Her ønskes en præciseret angivelse af den maksimale kapacitet angivet pr modul/element i den tilbudte løsning. Dette krav kan således anses som en specificering af Oplysning pkt. 1.6. Krav 5.1.4, 5.1.5 og 5.1.6 ændres til Desuden ønskes 95 percentilen angivet for ovennævnte analyser regnet fra modtagelse på båndløsningen til svarafgivelse i EPJ. Anvend kontraktbilag 5 "kapacitetsdata" og angiv 95 percentilen pr ovennævnte analyse for en dags produktion. Vær opmærksom på, at den efterspurgte løsning desuden skal kunne håndtere en kapacitet svarende til 2024, som angivet i kontraktbilag 5. Der forventes en årlig stigning på 3%. Dette skal også medtages. Da den tilbudte løsning skal kunne håndtere en kapacitet svarende til 2024 (dvs. med fremskrivning i 8 år og frem til 2023 jf. Kontraktbilag 5) skal beregningen baseres på dette. Ja, affaldsspand skal inkluderes hvis den vejer mere end 3 Kg. Tilbudsgiver må meget gerne supplere med frekvens samt evt. løsningsforslag til håndtering således at belastningen af medarbejderen, der skal håndtere løft minimeres.
dagen med <3 kg? Skal frekvensen af løft ligeledes angives? 6 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 2.3 Der står anført "Tilkoblingen skal inkluderer koagulationsudstyr, uddannelse (omfang heraf se linje 18) nødvendigt bånd, samt præ og postanalytisk udstyr og spejling". Hvad menes med spejling? Skal det læses som back-up udstyr? 7 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 2.5 Der står anført "Senere tilkøb af moduler. Der ønskes oplyst pris på alle tilbudte analyseudstyr af en type der findes i den tilbudte grundkonfiguration" Er det moduler eller analyseudstyr, der ønskes pris på? 8 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 16.1.2 I relation til dette punkt ønskes oplyst, om alle de modtagne rør fra praksissektoren er "ikke-centrifugerede" eller om der modtages både "centrifugerede rør" og "ikke centrifugerede rør"? 9 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 16.1.2 Energiforhold skal indgå i uddannelsesoptioner jf. kontraktbilag 3.3.4. Udspecificering af dette ønskes. 10 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.1.6 Der er ingen spørgsmål angivet i dette felt, men der er angivet en prioritering, så hvad er spørgsmålet i dette felt? 11 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.2.5 I relation til dette punkt "Spildevand. Spildevand fra udstyr skal kunne bortledes fraktioneret, således at koncentreret affald selektivt kan bortledes til opsamling." er spørgsmålet om dette kan ændres til et B- krav? 12 Udbudsbetingelser side 22 Er det korrekt, at kontraktbilag 8 "Sikkerhedsstillelse" skal medsendes udbudsbesvarelsen Pkt. 2.3 ændres til Ordregiver ønsker mulighed for tilkobling af et koagulationsudstyr. Tilkoblingen skal inkluderer koagulationsudstyr, uddannelse (omfang heraf se linje 18) nødvendigt bånd, samt præ og postanalytisk udstyr. Spejling er udgået. Som anført i teksten er det kun analyseudstyr. Overvejende ikke-centrifugerede rør men der kan forekomme centrifugerede rør. Energi skal indgå i uddannelse i et sådan omfang, at brugerne opnår kendskab til energiforbruget i løsningen, herunder de enkelte elementer, i drift, i stand-by og i slukket tilstand. Dette i forhold til den tilbudte løsning og prøveflow/driften heraf. Et eksempel herpå kunne være hvis brugerne med fordel kan slukke et eller flere elementer i løsningen uden for normal arbejdstid og hvor kapacitetsbehovet i løsningen ikke er så stort som i perioder med peakbelastning for derved at opnå en besparelse i strømforbruget (med konkretisering af den forventede besparelse). Der er ikke et spørgsmål. Linjen skulle have været slettet. Krav 18.2.5 ændres til B-krav Sikkerhedsstillelsen skal jf. kontraktens pkt. 21 stilles ifm. kontraktunderskrift. Og er således ikke en del af udbudsbesvarelsen.
13 Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata For 4 analyser (P-Cobalamin (B12), P- Thyroglobulin(TG), P-Thyroxinbindende globulin og P-Zink) gælder, at der er markeret YES i Automatic og markeret YES i Aliquotering. Dette svarer til, at analysen skal udføres på apparatur tilknyttet båndløsningen på KBA, Randers, samt analysen skal aliquoteres på båndløsningen. Er der specielle grunde til, at disse analyser først skal aliquoteres og herefter analyseres? 14 Kontrakbilag 5 Kapacitetsdata Følgende analyser (U-Benzodiazepiner og U-Benzodiazepiner (stix)) er angivet som YES i Automatic, men samtidig er der "X " under udsortering til eksternt laboratorier i Udsortering. Er der ikke uoverensstemmelse i dette? 15 Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer og Kontrakbilag 3.5 Forbrugsvarer I kontraktbilag 4 står Vitamin D analysen angivet på følgende måde" NPU10267" og "P-25-Hydroxy-Vitamin D2+D3" I kontraktbilag 3.5 står Vitamin D analysen som "NPU26810-P-25-Hydroxy-Vitamin D2" og "NPU01435-P-25-Hydroxy-Vitamin D3" Hvad ønskes? 16 Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer Kan analysen NPU08968 P- Thyroxinbindende globulin ændres fra en A- kravs analyse til en B-kravs analyse? 17 Generelt spørgsmål Skal alle tilbudte moduler, instrumenter og instrumentinterfaces være frigivet til salg i Danmark på tilbudsafleveringsdato (8. oktober 2015)? 18 Generelt spørgsmål vedr. centrifugering Ønskes koagulationsrør og rør til klinisk kemi/immunkemi centrifugeret ved samme G og tid eller ønskes der dedikeret centrifuge til koagulationsanalyserne? 19 Kontraktbilag 5, Kapacitetsdata Spørgsmål vedr. Kontraktbilag 5, Kapacitetsdata: Det fremgår, at fordelingen af rør (fremskrevet) over dagen, vil være som angivet i nedenstående billede. Af dette ses, at der ikke som angivet, er en peak på forventede 1500 i en time. Ligeledes se det, at HbA1C rør batches og analyseres samlet sidst på dagen. Denne fordeling af rør afspejler, at det er modtagelsestidspunktet, som er angivet i P-Zink og B12 skal være YES i automatic. P-Thyroglobulin(TG), P-Thyroxinbindende globulin skal være YES i alliquotering, og udsorteres til ekstern laboratorium. Disse skal udsorteres til eksternt laboratorium Vi ønsker NPU10267 Krav ændres til B-krav Ja. Vi vil centrifugere koagulation og kemi mm. ved samme G. Altså ingen dedikeret centrifuge til koagulation. I Udkast til kontrakt skulle have stået en peak på forventede 500 i en time. Dette er et estimat. Det endelige antal, som løsningen skal dimensioneres på baggrund findes ved anvendelse af data i kontraktbilag 5. Alt fra praksis modtaget mellem kl. 13 og 16 ændres til kl. 13. Alt fra praksis modtaget efter kl. 16 ændres til kl. 16. HbA1c: Anvend til simulering og TAT-måling, at HbA1c fordeles procentvis mellem de 2 modtagelses
kapacitetsdata, og således er afhængig af nuværende arbejdsprocesser/udstyr. Hvis man laver pivottabel over filtrerede data fra kapacitetsdata gældende prøver fra praksis, ses det af nedenstående graf, at der er en udjævning af rør over et stort tidsinterval og ikke som forventet 2 store peaks på eftermiddagen. Det samme er gældende for analysen HbA1C fra praksis (se nedenstående graf nr. 2). tidspunkter. 60% af praksisprøver (HbA1c) modtages kl. 13. 40% modtages kl. 16. For at få et korrekt billede af TAT i den kommende bestykning, samt korrekt antal af moduler for håndtering af indkommende rør, vil vi gerne om modtagelsestidspunktet for prøver fra praksis, kan ændres til det forventede modtagelsestidspunkt, og ikke som angivet i de medfølgende data. F.eks. en ændring af modtagelsestidspunktet for rør angivet i data ankommet fra praksis før 16.00 ændres til 13.00, og rør ankommet fra praksis efter 16.00 ændres til 16.00 (såfremt dette er de to modtagelsestidspunkter for praksisprøver). Hvorledes fordelingen af rør fra praksis med HbA1C fordeles, er svært at estimere, når de er processeret i batch.
20 Kontraktbilag 3.5 forbrugsvarer. Hvad er formålet med kolonne N-O? Er det nødvendigt at disse skal udfyldes også? Derudover, kolonne G i fanen Øvr. Forbrugsvarer, skal denne ikke også være markeret blå (dvs. skal alene udfyldes af den vindende tilbudsgiver inden der skrives kontrakt)? Både kolonne N og O skal udfyldes. Er det ikke muligt for tilbudsgiver, at udfylde kolonne O angives N/A i stedet. (F.eks. hvis der anvendes tørkemi) Nedenstående er et eksempel på udfyldelse af de to kolonner: Antal test pr. salgsenhed Indhold i salgsenhed (volumen) 4 x 140 4 x 25 ml 21 Kontraktbilag 6.1 og 6.2. Iht. Krav 2.4 tilkobling til rørpost, er der markeret et areal på 1,5 x 1,5 m til autounloader/tilkobling af båndløsning til rørpost. Betyder det, at de 1,5x1,5m er den plads, tilbudsgiver har til rådighed til sammenkoblingen? 22 Er der mulighed for, at Ordregiver udarbejder et Kontraktbilag 5 og som inkluderer fremskrivning frem til 2024 (dvs. med en årlig stigning på 3% pr år)? Kolonne G i fanebladene Øvrige forbrugsvarer gøres blå og det er kun den vindende tilbudsgiver, som vil skulle udfylde denne. Nej. Firkanten skal udelukkende markere hvor tilkoblingen ml. rørpostsystemet og båndløsningen ønskes. Nej. Ordregiver fastholder, at Tilbudsgiver selv laver fremskrivningen. Tilbudsgivere skal anvende formlen for rentes rente til beregningen. Dvs. K n =K 0 x (1+p/100) n og hvor N= antal år (9)* K n = 2024-sum K 0 = 2015-sum (anført i kontraktbilag 5) P= Den procentvise stigning pr år (dvs. 3%)
*I Kontraktbilag 5 er anført, at fremskrivningen skal foretages over 8 år og frem til 2024. Hvis der skal fremskrives frem til 2024 og med det vedhæftede kapacitetsdata kontraktbilag 5 - som grundlag, er det 9 fremskrivninger. 23 Ni sier i Kontraktbilag 1 Kravspecifikasjon Der henvises til spørgsmål/svar pkt. 19 punkt 1.1: «Under spidsbelastninger forventes der er at ankomme 1500 prøver pr. time.» Ved analyse av Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata finner jeg at de ved spissbelastning mottar ca. 500 prøverør. Det hadde da vært bra å vite hvor de ekstra 1000 kommer fra og hva som skal skje med disse. Skal man f.eks. beregne kapasitet i sentrifugen for disse rørene, eller skal de bare sorteres ut direkte? 24 svar fra Region Midt modtaget 08.09.2015 og kontraktbilag 3.5 Ønsker I prisen for NPU10267 angivet under NPU26810 25 Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer Såfremt de tilsluttede centrifuger på automatiseringsløsningen kan betjenes manuelt, fastholdes så kravet om 3 manuelle centrifuger eller kan dette krav fraviges? 26 Ved besigtigelse af installationssted på KBA, Regionshospitalet Randers d. 10/9-2015 blev vi gjort opmærksom på, at der forefindes en søjle/stykke mur, som ikke kan fjernes. I CAD tegning er dette fjernet. Se vedhæftede billede, hvor det er indikeret med en rød firkant. Vi vil gerne bede om en opdateret dwg-fil, hvor dette er indtegnet med målangivelse. Jf. spørgsmål/svar pkt. 15 ønskes angivelse på pris af NPU10267. Ja, NPU26810 i kontraktbilag 3.5 ændres således til NPU10267. Jf. pkt. 13.1.2 i Kontraktbilag 1 Kravspecifikation. Såfremt der er mulighed for manuel betjening af de centrifuger, som indgår i den tilbudte løsning, skal der være en manuel centrifuge på arealet (Hettich Rotina 380R). Der uploades opdaterede tegninger: Kontraktbilag 6.1 Tegning_Automatiseret laboratorium_15.09.2015.pdf Kontraktbilag 6.1 Tegning_Automatiseret laboratorium_15.09.2015.dwg
27 Spørgsmål til kontraktbilag 4 analysespecifikationer : Analysen Drænv- Kreatinin er indsat med 2 forskellige NPU koder (NPU17048 og NPU18645), og de har samme enhed. Er det korrekt? 28 Spørgsmål til kontraktbilag 4 analysespecifikationer : Ønskes U- Kreatinin og Drænv-Kreatinin analyseret på samme enzymatiske analyse som P- kreatinin (enzymatisk) eller på Jaffemetoden? 29 Spørgsmål til udbudsbetingelser punkt 1.6 Tidsplan : Vores båndløsning er kundetilpasset med en leveringstid på 4 måneder fra godkendt designmøde. Kan dette accepteres i forhold til tidsplanen i udbudsbetingelserne? 30 Spørgsmål til Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer Forbrugsvarer Koagulation: Der oplyses antal patientsvar pr. år på henholdsvis 9667 PP og 35002 INR. Hvis udstyret fremstiller disse to analysesvar i én arbejdsgang (samme afpipettering). Hvor stort et analysetal skal der regnes med for den fælles analyse for disse to analysesvar for at give et sammenlignligt svar? 31 Analysen P-Thyroxinbindende globulin (TBG) med 43 årlige analyser, fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller NPU 17048 har enheden mmol/l NPU186545 har enheden µmol/l. U-Kreatinin og Drænv-Kreatinin skal analyseres med samme enzymatiske metode som P-Kreatinin. Leveringstider accepteres i det omfang de kontraktslige milepæle overholdes jf. Ukast til kontrakt pkt. 9. Ordregiver har planlagt designmøder jf. Ukast til kontrakt pkt. 9.2. Det er desuden anført i pkt. 9.2, at udover de planlagte møder, kan der aftales supplerende mødeaktivitet i denne periode i et omfang, der sikrer en hurtig afklaring af det endelige design. Tilbudsgiver skal benytte kontraktbilag 5 Kapacitetsdata til at estimere den procentvise fordeling ml. glas, der indeholder rekvisition på INR, PP og PP/INR henholdsvis og anvende dette. Se Spørgsmål/svar pkt. 16
kan denne ændres til B-Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på udbud. 32 Analysen P-Thyroxinbindende globulin (TBG) med 43 årlige analyser, fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller kan denne ændres til B-Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på udbud. 33 I forbindelse med Tilkobling til rørpost fase 3 ønskes bekræftelse på, at I ønsker, vi giver tilbud på autounloaderen fra Swisslog. 34 I forbindelse med Tilkobling til rørpost fase 3 ønskes oplyst, hvor mange prøver som forventes behandlet af autounloaderen, herunder hvor mange rørpost patroner, der maksimalt skal kunne håndteres per time Se Spørgsmål/svar pkt. 16 Ja Basis for nedenstående opgørelse er Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata. Nedenstående data er ikke fremskrevet.
Rørpost Samme dato som kapacitetsdata (2015) Modtagetid (time) Antal rekvisitioner Antal glas i alt Antal glas pr. rekvisition 0 3 11 4 1 1 9 9 2 1 6 6 3 3 7 2 4 4 20 5 5 2 2 1 6 1 2 2 7 8 16 2 8 16 46 3 9 7 12 2 10 9 32 4 11 10 26 3 12 3 12 4 13 11 40 4 14 10 37 4 15 8 31 4 16 11 29 3 17 11 44 4 18 19 10 37 4 20 6 18 3 21 8 12 2 22 12 34 3 23 3 3 1 Hovedtotal 158 486 3 Modtagetid: Den time hvor prøven er modtaget i Labka Antal Rekvisitioner: Antallet af rekvisitioner modtaget i den time de er noteret under Antal glas: Antallet af glas på de rekvisitioner, der er modtaget i den time de er noteret under Antal glas pr, rekvisition: Gennemsnit af glas pr. rekvisition Som udgangspunkt skal alle rekvisitioner sendes enkeltvis, dvs, på dette døgn er der 158 gange der skal sendes en patron
35 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Der er konflikt mellem kravspecifikationen og udbudsbetingelserne på krav om angivelse af varenummer. I Kontraktbilag 1 står følgende i kolonne H. "Varenr. el. angiv hvis opfyldt af grundkonfiguration" Udbudsbetingelserne pkt. 1.18.3. Kravet ændres således, at der kun skal angives varenummer såfremt der er tale om en mer-opfyldelse af B-krav, således at der ikke angives varenummer hvor B-kravet opfyldes af tilbudskonfigurationen. Det skal klart fremgå, såfremt B- kravet opfyldes af tilbudskonfigurationen. I udbudsbetingelserne står følgende på side 14. "Besvarelsen skal indeholde angivelse af varenummer for den komponent eller funktionalitet, der kræves for at opfylde B- kravet, både når den angivne opfyldelse af det pågældende B-krav er indeholdt i den tilbudskonfiguration, der er nødvendig for opfyldelsen af A-krav, og når den angivne opfyldelse forudsætter supplerende udstyrsoptioner. I tilfælde af at der med en udstyrsoption er tale om en mer-opfyldelse af et B-krav, der tillige delvis opfyldes af tilbudskonfigurationen, forventes at dette entydigt fremgår". Kan kravet om angivelse af varenummer frafaldes? - det synes ikke at give mening at udfylde varenummeret ved alle B-krav. Hvis kravet ikke kan frafaldes, kan vi så nøjes med at anføre varenummer, hvis det ikke er opfyldt af grundkonfigurationen.?
36 Kontraktbilag 3 3.5 Forbrugsvarer. Vi vil gerne bede om et eksempel på korrekt udfyldelse af Excel-arket. Vi mener, at der er en fejl i formlen i kolonne R. I formlen divideres med "Antal test pr. slagsenhed" (kolonne N). Er det ikke korrekt at dele med "Total antal test pr. år" (kolonne H)? Spørgsmål og svar 3 af 25. September 2015 Ordregiver har d.d. uploadet et eksempel på udfyldelse af arket. (Filnavn: Eksempel på Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer.xls) Ordregiver har gennemgået kontraktbilag 3.5 og mener ikke der er tale om en fejl i kolonne R hvad angår reagenserne. Dog har Ordregiver ved gennemganget fundet at formlerne ikke giver mening ved beregning af prisen for kontroller og kalibratorer. Derfor har ordregiver rettet i kolonne R og T for både kalibratorer og kontrollerne, så disse nu passer. Der er derfor på denne baggrund uploaded en ny tilbudsliste, som skal vedlægges tilbuddet. (Filnavn: Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer Version 2.xls) Det bemærkes derfor også, at tilbudsgiver selv skal angive prisen for henholdsvis kalibratorer og kontroller i kolonne R. 37 Spørgsmål vedr. Kontraktbilag 1 punkt 14.1.1 og 14.1.2 Der henvises til milepæle i Kontraktudkast jf. punkt 2.1. Der er ikke nævnt milepæle under dette punkt. Er det milepælene nævnt i Kontraktudkast jf. punkt 9.1 vi skal forholde os til? Hvornår kan vi forvente svar på vores spørgsmål - vi kan ikke komme videre med prisberegningen, før vi har modtaget svar på spørgsmålet vedr. Kontraktbilag 3 3.5 38 Vi har et spørgsmål til jeres besvarelse af spørgsmål 6 fra sidste "Spørgsmål/svar" Pkt. 2.3 ændres til Ja, det er korrekt. Milepæle blev flyttet fra punkt 2.1 til pkt. 9.1 og det er således pkt. 9.1 Tilbudsgiver skal forholde sig til. Vi forsøger at besvare spørgsmål løbende. Seneste frist for hvornår der kan senest kan offentliggøres evt. rettelsesblade og yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar fremgår af Udbudsbetingelserne pkt. 1.6 Tidsplan. Nej. Krav 8.1.3 i Kontraktbilag 1 Kravspecifikation vedr. Back-up på analyser i den tilbudte løsning er fortsat gældende. Ordregiver ønsker mulighed for tilkobling af et koagulationsudstyr. Tilkoblingen skal inkluderer koagulationsudstyr, uddannelse (omfang heraf se linje 18) nødvendigt bånd, samt præ og postanalytisk udstyr. Spejling er udgået. Spørgsmål: Skal dette svar forstås som, at I ikke
ønsker back up af koagulationsudstyr, selvom alle koagulationsanalyser står anført i Kontraktbilag 4 til at skulle have 24-7 back up? Skal vi tilbyde et eller to koagulationsudstyr? 39 Spørgsmål og svar dateret 08.09.2015 I henhold til Spørgsmål og svar af 08.09.2015 punkterne 13 & 16, henledes opmærksomheden på at der i punktet 16 står analysen NPU08968 P- Thyroxinbindende Globulin ændres til en B- kravs analyse. I punkt 13 P- Thyroxinbindende globulin skal være YES i alliquotering, og udsorteres til ekstern laboratorium. Iht. Spørgsmål/svar pkt. 13 og 16. Analysen NPU08968 P-Thyroxinbindende Globulin er jf. Spørgsmål/svar pkt. 16 ændret til en B-kravs analyse. Såfremt Tilbudsgiver ikke tilbyder analyse skal der være YES i aliquotering og udsortering til ekstern analysering. Såfremt Tilbudsgiver tilbyder analysen skal det være YES i automatic. Som vi opfatter dette, er der ikke overensstemmelse i mellem disse to svar. Skal analysen udføres på laboratoriet og således være en B-kravs analyse og være YES i kolonnen Automatic i Kontrakbilag 5 kapacitetsdata eller skal analysen udsorteres til eksternt laboratorium og således være YES i aliquotering i Kontraktbilag 5 kapacitetsdata og helt fjernes som B-kravs analyse i Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer? 40 Spørgsmål og svar dateret 08.09.2015 I henhold til svar under spørgsmål 6 fremsendes spørgsmål gående på, om der ønskes et eller to koagulationsudstyr tilkoblet? 41 Udkast til kontrakt Regionen bedes redegøre for, hvorfor regionen har valgt at benytte en anden leveranceaftale end den, som de øvrige regioner anvender, og som er forhandlet med Medicoindustrien (herefter benævnt Standardaftalen )? Vi anerkender, at den nye aftale er forenklet på en række punkter, og at den er logisk opbygget og velformuleret. Det bemærkes dog, at en stor del af de indholdsmæssige ændringer i den nye aftale alene synes at tilgodese regionen, hvorved den balance, som var forhandlet ind i Standardaftalen, nu udelukkende er forrykket til regionens fordel, hvilket de følgende spørgsmål er eksempler på. Regionen bedes i relation hertil overveje, om Standardaftalen kan Se spørgsmål 38 Regionen mener ikke, at muligheden for at stille spørgsmål i forbindelse med det konkrete udbud, skal anvendes som grundlag for en nærmere redegørelse for de grunde, der medførte en ændring i regionens standardmateriale. I den forbindelse kan der dog henvises til svarene på samme spørgsmål i forbindelse med andre udbud. Det bemærkes videre, at den udbudte kontrakt har været anvendt i over et år i forbindelse med en række forskelligartede udbud, uden at det har givet anledning til væsentlige tvister. Endvidere har det foreliggende kontraktmateriale været forelagt Medicoindustrien, ligesom regionen løbende har justeret materialet efter leverandørernes rimelige ønsker. Af ovenstående grunde fastholdes kontrakten i sin helhed med de ændringer, der eventuelt måtte følge af
finde anvendelse, indtil regionen/regionerne og Medicoindustrien har haft mulighed for at drøfte aftalen. Vi bemærker i den forbindelse, at Standardaftalen har fungeret i en længere årrække uden at give anledning til retstvister, og at forløbet der førte til Standardaftalen dermed med fordel kan gentages, hvis der måtte være et ønske om at ændre på Standardaftalen. 42 Udkast til kontrakt punkt 8.5 sidste afsnit State of the Art garantien for så vidt angår software er nu blevet udstrakt til at gælde frem til afhjælpningsperiodens ophør, hvor den i Standardaftalen ophører på afleveringstidspunktet. Leverandøren skal nu påtage sig en risiko for software herunder tredjeparts software fra tidspunktet for tilbuddets afgivelse og indtil 1 år fra afleveringsforretningens afslutning. Regionen bedes redegøre for baggrunden for denne udvidede forpligtigelse og overveje om kravet kan frafaldes. 43 Udkast til kontrakt punkt 14.2 Efter Standardaftalen har leverandøren ret til at modtage fyldestgørende materiale omfattende eventuelle planlagte bygningsændringer og leverandøren kan afvise levering, hvis leveringsstedet ikke er i den aftalte stand inden den aftalte afleverings -dato, jf. Standardaftalens punkt 15.6 ( Installationsstedet ) og punkt 15.10 ( Sælgers afvisning aflevering ).Regionen bedes oplyse om disse forhold konkret giver anledning til problemer, siden de er udgået af aftalen. Hvis ikke, skal vi anmode om at aftalen rettes i overensstemmelse med Standardaftalen. 44 Udkast til kontrakt punkt 14.2 I Standardaftalen er det aftalt, at regionen skal aflevere installationsstedet i klargjort stand med fremføring af tekniske installationer, jf. Standardaftalens punkt 15.7 ( bygningsændringer af installationsstedet ). Regionen bedes bekræfte, at dette stadig er tilfældet. 45 Udkast til kontrakt punkt 17.2 Ved udbedring af fejl og mangler forlænges ansvars- og afhjælpningsperioden for de berørte dele. Ansvars- og afhjælpningsperioden omfatter imidlertid en lang række ydelser, som normalt (og efter nærværende dokument.
afhjælpningsperiodens udløb) er omfattet af en service aftale, og det er eksempelvis uklart hvad udskiftningen af en mindre del betyder i forhold til eksempelvis fri telefonsupport og tilkaldeservice efter den ordinære ansvarsperiodes udløb? Det synes mere rigtigt at lade delene være omfattet af sædvanlig garanti på 12-24 måneder, således som det også er tilfældet i Standardaftalen. 46 Udkast til kontrakt punkt 17.4 Er det korrekt forstået, at regionen efter et forgæves forsøg på udbedring af selv en mindre væsentlig mangel vil kunne kræve omlevering af den leverede løsning/instrument? 47 Udkast til kontrakt punkt 18.4. I Standardaftalen er boden for manglende overholdelse af driftsstabiliteten udregnet som 0,63 dage pr. procentpoint. Den nye aftale forøger boden med 37%, da 1 procentpoint nu svarer til boden for 1 dag. Regionen bedes redegøre for baggrunden for skærpelsen af leverandørens ansvar og overveje om det tidligere niveau kan fastholdes. 48 Udkast til kontrakt punkt 19.1 og 19.3. Regionen har indført en ny dagbod i forbindelse med reparationer og en ny bod på kr.20.000 pr. arbejdsdag for forsinket levering af reservedele, som ikke findes i Standardaftalen. Ud over den ganske betydelige bod på kr. 20.000 kan regionen kræve erstatning. Dette er endnu to eksempler på en skærpelse af leverandørens ansvar, som vi skal bede regionen forklare baggrunden for og genoverveje. 49 Udkast til kontrakt punkt 22.4 (og 12.5.1 Regionen har ændret leverandørens ansvarsbegrænsning væsentligt. I Standardaftalen er sælgers samlede ansvar for bod og erstatning af driftstab begrænset til aftalesummen (punkt 28) ( Maksimering af ansvar )). Produktansvar er selvstændigt begrænset til MDKK 10 (punkt 26 ( produktansvar og erstatningsansvar )), mens øvrig erstatning (hvilket også vil omfatte indirekte tab) ligeledes er begrænset til MDKK 10 (punkt Det ikke korrekt forstået, at regionen efter et forgæves forsøg på udbedring af selv en mindre væsentlig mangel vil kunne kræve omlevering af den leverede scanner. Hvornår regionen vil kunne kræve omlevering af den leverede scanner afhænger af en konkret vurdering af såvel manglens karakter som antallet af forsøg på afhjælpning og kvaliteten af disse forsøg og dermed en almindelig obligationsretlig fortolkning/ vurdering.
28( Maksimering af ansvar )). I denne nye aftale er det samlede ansvar for betaling af bod alene hævet til to gange kontraksummen (punkt 21.4), idet boden for forsinkelse er selvstændigt begrænset til én gange kontraktsummen (punkt 12.5.1). Derudover kan der desuden kræves ubegrænset erstatning for tab, der overstiger boden (punkt 21.1). Der er ikke noget maksimum for øvrig erstatning og produktansvar er ikke selvstændigt begrænset, idet der blot henvises generelt til skade på fast ejendom og løsøre efter retspraksis vil produktansvar dermed ikke nødvendigvis være omfattet af ansvarsbegrænsningen. Bortset fra direkte skader på fast ejendom og løsøre er leverandørens ansvar dermed reelt ubegrænset også for så vidt angår indirekte tab og produktansvar. Regionen bedes redegøre for denne væsentlige skærpelse af leverandørens ansvar og overveje om leverandørens ansvar kan begrænses som tidligere aftalt; alternativt om leverandørens ansvar kan begrænses på anden vis, som på en rimelig måde varetager begge parters interesser. 50 Udkast til kontrakt punkt 22.3. I Standardaftalens punkt 25 ( tredjemandsrettigheder ) reguleres tredjemandsrettigheder mere indgående, og der er en sædvanlig bestemmelse om at leverandøren overtager sagens førelse og leverandøren får en række muligheder for at reparere krænkelsen i forhold til regionen. Denne bestemmelse bedes indsat i den nye aftale. 51 Udkast til kontrakt punkt 24.3 I standardaftalen opgøres regionens nytteværdi af udstyret på samme måde som driftstab, jf. Standardaftalens punkt 27 ( ophævelse ved sælgers misligholdelse ). Dette synes at være en hensigtsmæssige måde at foretage beregningen på, som bedes genindført i aftalen. 52 Udkast til kontrakt punkt 25.3. Hvad er Regionens interesse i at deltage i disse drøftelser? Det bør være et forhold mellem leverandøren og dennes forsikringsselskab og regionen har ikke noget krav mod forsikringsselskabet, som i øvrigt heller ikke kan forpligtes til at indgå i sådanne drøftelser. 53 Udkast til kontrakt punkt 26.2 Regionen har påtaget sig en ret til at Regionen vil have interesse i at deltage i drøftelserne med forsikringsselskabet, da udbetalingen fra forsikringsselskabet kan præjudicere størrelsen af leverandørens ansvar.
videreudvikle og ændre det leverede programmel. Det er et nyt krav, som efter sin ordlyd omfatter såvel leverandørens standardsoftware som software leveret af tredjemand. Der kan ikke gives en sådan tilladelse for så vidt angår tredjemandsprodukter, og kravet er helt usædvanligt for standardsoftware. Desuden vil regionens ændringer af softwaren gøre leverandørens omfattende vedligeholdelsesforpligtigelser umulig. Fejlfinding vil involvere ændringer, som leverandøren ikke selv har været involveret i, og kravene til leverandørens løbende opdateringer vil heller ikke kunne efterleves. Regionen bedes frafalde ovennævnte krav. 54 Spørgsmål vedr. kontraktbilag 1, spørgsmål 8.1.4 Package insert Der skal vedlægges package insert for alle tilbudte analyser i kontraktbilag 4 "Analysespecifikationer" i elektronisk form. Package inserts skal leveres i tilbuddet for de i krav 7.2.9, 7.2.14, 7.2.15, 7.2.16 og 7.2.17) anførte analyser. De øvrige package inserts skal være leveret af tilbudsgiver inden kontraktunderskrivning. Det ønskes angivet, om alle pacgage inserts er leveret i tilbuddet eller om de leveres inden kontraktindgåelse. Angiv venligst hvor krav 7.2.17 kan findes. 55 Kontraktbilag 3.5 forbrugsvarer for den enkelte analyse, her angives A/B krav i kolone A. Ved f.eks. s100b, PCT, hæm frit og p(vb) Carbondioxid(total) er der angivet B krav i dette skema. I Kontraktbilag 4.0 er disse angivet som B krav til automation men analysen er angivet til A-krav i akut analyse. Hvilket a/b krav for analysen er gældende? 56 Spørgsmål vedrørende Udbudsbetingelsernes afsnit 1.18.3, s. 14: I relation til pointgivningen for B-krav fremgår, at "Den prioriterede score indregnes i den endelige pointgivning, hvorefter den prioriterede score normaliseres til den skala, der anvendes ved dette udbud". De i Kontraktbilag pkt. 8.1.4 anførte package inserts skal leveres med tilbuddet for de i Kontraktbilag pkt. 7.2.10, 7.2.13, 7.2.14, 7.2.15 og 7.2.16 anførte analyser. S100b, PCT, frit hæmoglobin og p(vb) Carbondioxid (total) m.fl. som angivet i Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer kolonne E er alle B-kravsanalyser. Såfremt disse analyser tilbydes i den tilbudte løsning og der er markering i kolonne F, G eller H i Kontraktbilag 4, skal den tilbudte analyse kunne opfylde dette. Under det enkelte tildelingskriterium normaliseres den samlede prioriterede score ift. den maximalt opnåelige score for kriteriet. Da den endelige evalueringsskala ikke er fastlagt, kan vi først i forbindelse med udsendelse af afgørelse, meddele hvordan den nøjagtige beregning har fundet sted. Ordregiver bedes redegøre nærmere for, hvordan dette skal forstås. Er det den endelige pointgivning, som normaliseres til en skala, og hvordan påtænkes denne
fastlagt, og i benægtende fald bedes uddybet, hvilken effekt det har, at den "prioriterede score" for et B-krav efter indregning i den endelige pointgivning "normaliseres." 57 Spørgsmål vedrørende Udkast til Kontrakt afsnit 17.5 On-Site responstid Leverandøren garanterer en on-site responstid på maksimalt 8 timer regnet fra servicekald til [FIRMANAVN] og til start for afhjælpning af kvalificeret servicetekniker er påbegyndt on-site. Responstiden beregnes inden for KBA s normale arbejdstids, som er mandag-fredag kl. 06.00-18.00 og lørdag-søndag 8.00-15.00. Kontrakt afsnit 17.5, Responstid og service: Krav om responstid på 8 timer lørdag-søndag i tidsrummet 8.00-15.00 udgår. Bod: Boden fastholdes for alle ikke-redundante elementer i den tilbudte løsning, herunder båndløsning og IT. For redundante elementer i den tilbudte løsning ændres boden til 2 0/00 af udstyrets pris pr time den garanterede responstid er overskredet. Kan kravet om, at lørdag-søndag 8:00-15:00 indgår i beregningen af responstid udgå af kontrakten, da der skal være 24-7 back up på stort set alle analyser og derfor tilbydes fuldstændig back up på alle analyseinstrumenter? I tilfælde af at on-site responstiden overskrides, betaler leverandøren en bod på 2 0/00 af kontraktsummen pr. time den garanterede responstid er overskredet. Dette bør ændres, så boden er relateret til kontraktsummen på det berørte instrument og ikke til hele kontraktsummen. 58 Spørgsmål til til spørgsmål/svar nr. 30 I følge Kontraktbilag 5 er der ca. 5 % af rekvisitionerne, som indeholder både PP og INR. Skal det antal fratrækkes det opgivne antal PP og INR i Kontraktbilag 3 3.5? 59 Vedr. 4.1.2 For bedst muligt at kunne forstå den grundlaget bag svartiderne i spørgsmålet, ønskes det uddybet hvordan ankomsten af prøven bliver registreret hos KBA. 60 IT-Tekniske krav Punkt 1.2.8 Der ønskes beskrivelse af evt. bindinger til middleware - f.eks JAVA, Flash,.net, browserprodukter, for server og klient software moduler. Det vægtes positivt hvis middleware slet ikke anvendes eller ikke er versionsafhængig - jf. 'Generel beskrivelse af Region Midtjyllands it-miljø'. Såfremt PP/INR udføres i en arbejdsgang/en analyse, så må svaret være ja. Tilbudsgiver bedes i så fald anføre i Kontraktbilag 3 5 ud for INR den procentdel, som er fratrukket og er inkluderet i prissætningen af PP-analysen. Jf. Kontraktbilag 1 Kravspecifikation pkt. 9.1.1 forventer Ordregiver, at den tilbudte løsning omfatter registrering af modtagne prøver. Svartiden omfatter den tid der går, fra prøven er ankomstregistreret elektronisk i den tilbudte løsning til svar foreligger i den Elektroniske patientjournal (EPJ) jf. Kontraktens pkt. 18. Region Midtjylland ønsker generelt så få og lette bindinger til 3. parts software som muligt, herunder "middleware" som fx. JAVA runtime, Flash,.Net, Silverlight etc. - i særdeleshed hvis disse tillige er krævet i specifikke versioner. Tilsvarende gælder for licensbundet software fra 3. part. I fald der er behov for den slags software skal alle omkostninger til anskaffelse og vedligehold af licenser mm. være indeholdt i tilbuddet.
Dette er i modstrid med punkt Krav 1 punkt 4.1.8 IT Der skal leveres en fuldstændig, komplet og køreklar automatiseret løsning, og som omfatter: - IT hardware og software til styring af den automatiserede løsning. - Middleware software inklusive licenser til brugere og analyseudstyr. - Klient software, der kan pakkes til standard Regions klient platform i det omfang det ikke kan afvikles i standard Regions browser. For detaljer herom se "Region Midtjyllands IT miljø". Region Midtjyllands IT afdeling leverer følgende, der således ikke er del af laboratoriesystem leverancen: - Centrale servere til afvikling af middleware software, disse skal stå i regionens datacentre. - Standard regions klienter. - Netværk til sammenkobling af laboratoriesystemet, centrale servere og til standard regions klienter. - VPN adgang til centrale servere samt til laboratoriesystemet på Region Midtjyllands netværk. Derfor bør "Det vægtes positivt hvis middleware slet ikke anvendes" vel slettes i IT-tekniske krav punkt 1.2.8? 61 Kontraktbilag 4, analysespecifikationer, Kemi_Immunkemi Linie 27 og 28 NPU17048 µmol/l lnpu18645 µmol/l Drænv-Kreatinin Drænv-Kreatinin Se Spørgsmål/svar pkt. 27 Skal begge linier have samme enhed? Enheden til NPU kode 17048 er i følge Labterm mmol/l. 62 Send venligst en liste over aktuelle instrumentering. 63 Analysen P-Gliacelleprotein S-100b, fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller kan denne ændres til B-Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på Hvis der refereres til det udstyr, som KBA ønsker placeret i lokale er det angivet i Kontraktbilag Kravspecifikation pkt. 13.1.2. Desuden henvises til spørgsmål/svar pkt. 25. S-100B er anført som en B-kravs analyse jf. Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer. Der henvises desuden til Spørgsmål/svar pkt. 55.
udbud. 64 Analysen P-Procalcitonin(PCT), fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller kan denne ændres til B-Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på udbud. 65 Spørgsmål vedr. milepæle i udkast til Kontrakt pkt. 9 og tidligere afgivet svar nr. 29: Hvis det ikke er muligt at overholde de opstillede milepæle, vil det så kunne accepteres at tilbudsgiver kommer med forslag til nye milepæle i besvarelsen? P-Procalcitonin (PCT) er anført som en B-kravs analyse jf. Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer. Der henvises desuden til Spørgsmål/svar pkt. 55. Spørgsmål og svar 4 af 1. oktober 2015 Et tilbud, som ikke overholder de angive milepæle er som udgangspunkt ukonditionsmæssigt. 66 Spørgsmål vedr. milepæle i udkast til Kontrakt pkt. 9 og tidligere afgivet svar nr. 29: Tidsplanen fastholdes som udgangspunkt. Vil det kunne accepteres, at rutinedrift bliver 18. maj 2016 i stedet for 18. april 2016? Er det muligt at anvende rum 6.848 (glasvask) eller rum 6.827 til arkiv. 67 Vedr. Kontraktbilag 3 3.5. Vi har brug for at tilføje ekstra linjer under Fælles forbrugsvarer. Dette er ikke muligt, da skemaet er "låst". Nej. Rum 6.848 og 6.827 er ikke en del af fase 1 og kan derfor ikke inddrages. Ordregiver har tilføjet ekstra linjer under Fælles forbrugsvare og der er derfor uploaded et nyt kontraktbilag 3.5 Forbrugsvarer. Filnavn: Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer 01.10.2015.xls Ordregiver er blevet opmærksom på en fejl i formlerne i kontraktbilag 3.5 Forbrugsvarer, faneblad Forbrugsvarer prøvetransportløsning i kolonne M og N. Disse er rettet i Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer 01.10.2015.xls