Udbud af landinspektørydelser

Transkript

1 Udbud af landinspektørydelser Spørgsmål stillet den 2. februar 2017 Spørgsmål vedr. udbudsbetingelser: Af udbudsbetingelsernes pkt. 6.4 fremgår det, at som mindstekrav kræves, at ansøger opfylder kravene til udøvelse af landinspektørvirksomhed i landinspektørloven samt bekendtgørelse nr. 63 af 18. januar 2016 om beskikkelse som landinspektør, om anmeldelsespligt ved midlertidig udførelse af tjenesteydelser og om landinspektørers oplysningspligter. Rammeaftalen indeholder imidlertid, jf. pkt. 3.1, en lang række tjenesteydelser, som ikke forudsætter beskikkelse som landinspektør - afsætning og opmåling i forbindelse med infrastrukturarbejder, udarbejdelse af projekteringsgrundlag, kontrolopmåling af ejendomme, bistand i forbindelse med håndtering af rettigheder samt hjælp til tinglysning. By & Havn bedes dermed bekræfte, at en tilbudsgiver vil opfylde udbudsbetingelserne, såfremt tilbudsgiver har tilknyttet en underrådgiver, der har udøvelse af landinspektørvirksomhed som sit primære virke, samt at de øvrige egnethedskrav for både tilbudsgiver og underrådgiver opfyldes. Svar fra By & Havn vedr. udbudsbetingelser: Idet der henvises til udbudsbetingelsernes pkt. 6.5 Støtteerklæringer samt konsortieerklæringer kan det bekræftes, at en tilbudsgiver vil opfylde udbudsbetingelserne, såfremt tilbudsgiver har tilknyttet en underrådgiver, som opfylder kravene til udøvelse af landinspektørvirksomhed i landinspektørloven samt bekendtgørelse nr. 63 af om beskikkelse som landinspektør, om anmeldelsespligt ved midlertidig udførelse af tjenesteydelser og om landinspektørers oplysningspligter. Ansøger skal vedlægge støtteerklæring med angivelse af, at ansøger kan basere sig på denne underentreprenørs faglige/uddannelsesmæssige kapacitet. Det bemærkes, at den del af kontrakten, der kræver sådanne kvalifikationer eller erfaring, skal udføres af denne underentreprenør, som ansøgeren baserer sig på. Spørgsmål vedr. rammeaftale 1. Spørgsmål I punkt 2 står der, at leverandøren har det totale ansvar for gennemførelsen af opgaven. Leverandøren kan selvsagt kun være ansvarlig for egne ydelser og ikke for den samlede opgave. Kan By & Havn bekræfte, at leverandøren alene er ansvarlig for egne ydelser?

2 Svar fra By & Havn - 1. Spørgsmål Det fremgår af Rammeaftalens pkt. 2, 3. afsnit: Side 2 Leverandøren har, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt imellem parterne i forbindelse med en konkret opgave, det totale ansvar for gennemførelse af opgaven. Leverandøren bærer således det det fulde ansvar for gennemførelse af den konkrete opgave, der er indgået aftale om imellem By & Havn og Leverandøren på baggrund af Rammeaftalen. Det bemærkes, at det er helt sædvanligt at en leverandør hæfter for sine underleverandører i forbindelse med opfyldelse af en aftale. 2. Spørgsmål Af punkt 3 fremgår følgende: "Der er ingen formkrav til By & Havns bestilling af ydelser, idet der dog henvises til den gældende kaskademodel samt fremgangsmåden for tildeling ved miniudbud." Vi skal venligst bede By & Havn oplyse hvad der menes med henvisningen til kaskademodelen? Derudover skal vi venligst anmode By & Havn om at give et eksempel på hvordan en opgave under rammeaftalen bestilles? Svar fra By & Havn - 2. Spørgsmål I pkt. 9, 2. afsnit i udbudsbetingelserne er indeholdt en beskrivelse af, hvad der menes med kaskademodellen. Denne model betyder, at i forbindelse med direkte tildeling af en konkret ordre under rammeaftalen vil ordren i første omgang gå til den leverandør, der har opnået den højeste score i forbindelse med tilbudsevalueringen, og kun hvis den pågældende ikke kan levere, eller denne leverandør ikke efter By & Havns saglige og objektive krav eller behov forbundet med opgaven ikke kan opfyldes af leverandør nr. 1 på rammeaftalen, så vil ordren gå til den leverandør, der er valgt som leverandør nr. 2 på rammeaftalen. Der henvises til pkt. 10 i udbudsbetingelserne, der indeholder en beskrivelse af hvordan en opgave under rammeaftalen bestilles, og hvor vilkår for tildeling af ordrer under rammeaftalen nærmere er angivet, og hvornår tildeling af ordrer vil ske ved direkte tildeling, og hvornår ved miniudbud. Som anført i rammeaftalens pkt. 3 sker bestilling af en opgave ved at By & Havn kontakter den udpegede kontaktperson ved leverandøren. 3. Spørgsmål Kan leverandøren nægte at påtage sig en bestilling eller deltage i et miniudbud, hvis den af forskellige grunde ikke har mulighed for dette?

3 Svar fra By & Havn 3. Spørgsmål Leverandøren vil som udgangspunkt være forpligtet til at levere de ydelser, der er omfattet af Rammeaftalen, jf. også pkt. 4, 1. afsnit i Rammeaftalen, hvis Leverandøren får tildelt en ordre ved direkte tildeling. Leverandøren kan dog godt vælge ikke at afgive tilbud i forbindelse med et miniudbud. Side 3 4. Spørgsmål Det er vigtigt for leverandøren, at denne har styr på hvilke opgaver der bestilles af By & Havn, hvorfor det er vigtigt, at alle bestillinger tilgår leverandørens kontaktperson eller dennes udpegede suppleant. Kan By & Havn acceptere, at opgaver alene kan bestilles ved leverandørens kontaktperson eller dennes suppleant? Svar fra By & Havn 4. Spørgsmål I henhold til Rammeaftalens pkt. 3, 1. afsnit, er der ingen formkrav til By & Havns bestilling af ydelser. Af pkt. 3, afsnit 4 og 5 fremgår: Når By & Havn ønsker at placere en konkret opgave hos Leverandøren, kontakter By & Havn først den udpegede kontaktperson for Leverandøren. Er denne ikke til stede, kan By og Havn kontakte en af de udpegede suppleanter og i deres fravær enhver anden medarbejder i teamet, som hver især er forpligtede til at varetage By & Havns interesser i den ansvarshavende partners fravær. Den af spørger beskrevne fremgangsmåde er således sammenfaldende med den af By & Havn forudsatte fremgangsmåde i relation til den indledende korrespondance ved placering af en opgave under rammeaftalen. 5. Spørgsmål Det fremgår slutteligt af punkt 3, at By & Havn har mulighed for at udvælge de medarbejdere fra teamet de ønsker skal bistå By & Havn. En medarbejder kan være syg på ferie eller optaget på et andet projekt, når By & Havn bestiller en opgave. Det er derfor ikke i alle situationer muligt for By & Havn at vælge medarbejdere fra teamet uden at skulle gå på kompromis med en evt. tidsplan for projektet. Kan By & Havn acceptere at sidste afsnit i punkt 3 udgår? Svar fra By & Havn 5. Spørgsmål Det kan ikke accepteres, at sidste afsnit i pkt. 3 i Rammeaftalen udgår. De medarbejdere fra teamet, som By & Havn kan vælge mellem er de medarbejdere, som Leverandøren har sendt CV ér på, og som er indgået i evalueringen af kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen. Der henvises herom til Rammeaftalens pkt. 2. Derudover er Leverandøren naturligvis forpligtiget til at stille de fornødne kompetencer til rådighed for løsning af en konkret opgave.

4 Side 4 6. Spørgsmål I punkt 6 fremgår det, at leverandøren er forpligtet til at samarbejde med andre parter på projektet. Dette er leverandøren selvfølgelig indstillet på, men formoder også det er noget leverandøren vil modtage betaling for. Kan By & Havn bekræftet, at Leverandøren får betaling for dette arbejde? Svar fra By & Havn 6. Spørgsmål Det fremgår af Rammeaftalens pkt. 3, 2. afsnit, at "De enkelte opgavers omfang fastlægges af By & Havn i forbindelse med bestillingen". Ifølge pkt. 3, 3. afsnit, skal Leverandøren i forbindelse med bekræftelsen på løsningen af opgaven blandt andet angive budget for opgavens løsning. I henhold til Rammeaftalens pkt. 4, 1. afsnit honoreres Leverandøren til de priser, som fremgår af Tilbudslisten. Af pkt. 4, 2. afsnit fremgår, at disse priser dækker alle relevante omkostninger, som Leverandøren har samarbejde med andre konsulenter mv. er omfattet heraf. 7. Spørgsmål Det fremgår af punkt 7, at By & Havn frit kan råde over det tilvejebragte materiale. Leverandøren udarbejder materialet til et bestemt projektet, og materialet bør derfor ikke anvendes i andre sammenhæng eller anvendes i ændret eller tilrettet form. By & Havn bedes bekræfte, at leverandøren ikke er ansvarlig, hvis det udarbejdede materiale anvendes til et andet projekt eller ændres? Svar fra By & Havn 7. Spørgsmål Det bekræftes, at Leverandøren ikke er ansvarlig, hvis det udarbejdede materiale anvendes til et andet projekt eller ændres uden at Leverandøren har samtykket heri. 8. Spørgsmål Af punkt 10 fremgår det at konkrete kontrakter under rammeaftalen kan være gældende i periode efter udløb af rammeaftalen. Kan By & Havn oplyse, om konkret kontrakter vil ophøre automatisk ved udløb af rammeaftalen eller forsætte til de er færdige? Svar fra By & Havn 8. Spørgsmål Konkrete kontrakter/ordrer tildelt under rammeaftalen vil ikke ophøre automatisk ved udløb af Rammeaftalen, med først når den opgave/kontrakt, som er tildelt på baggrund af Rammeaftalen er udført.

5 9. Spørgsmål Er det korrekt forstået, at begge parter skriftligt skal acceptere en tillægsaftale for at ændre aftalen i henhold til punkt 11? Side 5 Svar fra By & Havn 9. Spørgsmål Det fremgår af Rammeaftalens pkt. 11, at By & Havn kan forlange ændringer i den konkrete kontrakts art og omfang, når ændringen har naturlig sammenhæng med de aftalte ydelser, og dette i øvrigt lovligt kan ske i forhold til udbudslovens uden nyt udbud. Hvis der måtte blive indgået tillægsaftaler på baggrund heraf vil det kræve begge parters accept. 10. Spørgsmål I punkt 13 fremgår det, at By & Havn kan ophæve, hvis leverandøren ikke lever op til høje etiske standarder. For at leverandøren kan leve op til disse standarder, skal leverandøren kende disse. By & Havn bedes derfor venligst fremlægge deres etiske standarder som del af udbuddet, særligt henset til at manglende overholdelse kan medføre væsentlig misligholdelse. Kan By & Havn eksempelvis bekræfte, at efterlevelse af deres etiske standarder svarer til kravene i landinspektørlovens 7, hvorefter praktiserende landinspektører og deres assistenter med beskikkelse skal udvise en adfærd, der stemmer med god landinspektørskik. De skal herunder udføre deres hverv med omhu og nøjagtighed og i overensstemmelse med, hvad berettigede hensyn til klienternes tarv tilsiger. Sagerne skal fremmes med fornøden hurtighed. Svar fra By & Havn 10. Spørgsmål By & Havn kan bekræfte, at de etiske standarder, der henvises til er standarder, der fremgår af landinspektørlovens 7. By & Havn skal endvidere henvise til udelukkelsesgrundene i udbudslovens , jf. beskrivelsen heraf i pkt. 6.1 i udbudsbetingelserne. I det omfang By & Havn bliver bekendt med at en leverandør på rammeaftalen måtte blive omfattet af en af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde, vil dette føre til, at By & Havn vil ophæve aftalen i forhold til leverandøren, medmindre leverandøren kan dokumentere at have foretaget self-cleaning i medfør af udbudslovens 138, jf. pkt. 6.1 i udbudsbetingelserne. 11. Spørgsmål Betyder en ophævelse efter punkt 13, alene ophævelse af den konkrete kontrakt misligholdelsen vedrører? Svar fra By & Havn 11. Spørgsmål Rammeaftalens pkt. 13 vedrører efter sin ordlyd ophævelse af Rammeaftalen.

6 12. Spørgsmål Af punkt 17 fremgår det, at der ikke kan ske prisjustering. Det er normal praksis, at der sker prisjustering på længerevarende opgaver. Dette mener vi, er i begge parters interesse. Ønsker By & Havn ikke at der sker en prisjustering er leverandøren nødt til at tilbyde en pris, som leverandøren mener de også kan tjene på om 3 år. Dette kan ikke være i By & Havns interesse, at et sådan usikkerhedsmoment skal indregnes i tilbuddet. Side 6 Kan By & Havn acceptere, at leverandørens rater justeres årlig i henhold til rådgiverindekset første gang 1 år efter ikrafttrædelse af rammeaftalen. Svar fra By & Havn 12. Spørgsmål Formuleringen af pkt. 17 fastholdes. 13. Spørgsmål Af punkt 18 fremgår en række garantier. En garanti indebær at leverandøren ansvar ikke længere er betinget af, at der er begået fejl eller forsømmelser. Leverandøren ifalder ansvar, hvis det senere viser sig, at forholdene var anderledes, end leverandøren havde garanteret. Det har ikke længere nogen betydning, om rådgivningen var helt i overensstemmelse med den tekniske viden på rådgivningstidspunktet og var fuldt forsvarlig. Leverandøren bliver således ansvarlig på objektivt grundlag. Et sådan ansvar er ikke dækket af leverandørens forsikring. Det synes ikke rimeligt, at bede leverandøren være ansvarlig uden at havde handlet ansvarspådragende. Leverandøren vil selvfølgelig være ansvarlig for misligholdelse af kontrakten på culpa grundlag, altså når der er noget at bebrejde leverandøren. Vil By & Havn omformulere punkt 18, så garantier udgår og rådgiveren bliver ansvarlig på culpa-grundlag? Svar fra By & Havn 13. Spørgsmål Formuleringen af pkt. 18 fastholdes. 14. Spørgsmål I henhold til punkt 22 må leverandøren ikke påtage sig opgaver for virksomheder, som har købt eller overvejer at indgå aftale om køb af byggegrunde, ejendomme el. lign, hvor By & Havn er kontraktspart. Denne eksklusivitetsbestemmelse vil kunne få en indtjeningsmæssige betydning for rådgiveren, idet dennes muligheder for påtage sig andre opgaver begrænses, hvilket ikke synes rimeligt. Herudover kan rådgiveren jo ikke vide, hvilke kunder der har købt eller overvejer at indgå aftale om køb af byggegrunde, el. lign, hvor By & Havn er kontraktspart.

7 Side 7 Leverandøren vil derfor skulle spørge By & Havn omkring alle kommende aftaler inden de indgås. Leverandøren indgår et meget stort antal kontakter hvert år, og det vil således ikke give mening rent administrativt for hverken By & Havn eller leverandøren, hvis leverandøren inden en kontrakt skal indgås skal spørge By & Havn om den kommende kunde har købt eller overvejer at indgå aftale om køb af byggegrunde, el. lign, hvor By & Havn er kontraktspart. Kan By & Havn acceptere, at punkt 22 udgår? Svar fra By & Havn 14. Spørgsmål Pkt. 22 fastholdes, og opmærksomheden henledes på muligheden for at indhente samtykke fra By & Havn til sådanne aftaler. 15. Spørgsmål Kontraktgrundlaget indeholder ikke nogen bestemmelse om beløbsmæssige begrænsning af leverandørens ansvar, hvilket er sædvanligt i rådgiverbranchen. Krav om ubegrænset ansvar er ikke alene urimeligt og risikofyldt, men kan heller ikke forsikringsdækkes. Det bemærkes, at krav om ubegrænset ansvar ikke kan kapitaliseres af tilbudsgiverne, hvorfor der ikke kan tages højde for risikoen i tilbuddet. Erstatningens størrelse for fejl og mangler bør altid stå i et rimeligt forhold til rådgiverhonoraret. Kan By & Havn acceptere at leverandørens økonomiske ansvar begrænses til honorarets størrelse for hver opgave under rammeaftalen? Hvis nej, hvilken økonomisk ansvarsbegrænsning kan By & Havn da acceptere- gerne set i forhold til honoraret størrelse? Svar fra By & Havn 15. Spørgsmål Det kan ikke accepteres at leverandørens økonomiske ansvar begrænses. 16. Spørgsmål Kontraktgrundlaget indeholder ikke nogen bestemmelse om hvor længe leverandøren er ansvarlig overfor By & Havn. I rådgiverbranchen ophører leverandørens ansvar normalvis 5 år efter aflevering af rådgivningsydelsen se ABR89 pkt og GBR 92 pkt Kan By & Havn acceptere, at leverandøren er ansvarlig i 5 år fra aflevering af ydelsen? Hvis ikke, I hvor lang tid fra aflevering af ydelsen skal leverandøren så være ansvarlig? Svar fra By & Havn 16. Spørgsmål Leverandørens ansvar ophører efter dansk rets almindelige regler.

8 Side Spørgsmål Kontraktgrundlaget indeholder ikke nogen bestemmelse hvorefter leverandøren ikke er ansvarlig driftstab, avancetab og andre indirekte tab, hvilke er normal praksis i rådgiverbranchen se ABR89 pkt og GBR92 pkt Kan By & Havn acceptere, at rådgiveren ikke hæfter for driftstab, avancetab og andre indirekte tab? Svar fra By & Havn 17. Spørgsmål Dette kan ikke accepteres.