Emne Bestyrelsesmøde Dato: 08. juni 2015 kl. 17:30 21:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Henrik Østerbye (HØ) Jesper Wedersøe (JW) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Michael Thorvaldsson (MT) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: MH og MT Referent: MB Næste møder: Mandag den 13. juli kl. 17.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet Salg af gammel fairway klipper Restanter 4. Bestyrelsen Tyveri på p-pladsen Vision/Mission Tee-steds markeringer 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Bane- og husudvalg Flagning Tidsbestilling Gæsteservice 8. Markedsføringsudvalg Golfens dag 2016 Nyhedsbrev Tilbud resten af 2015 for fleksmedlemmer. Greenfee & Mad 9. Sponsorudvalg Sponsoransøgning Company day Nye sponsorer 10. IT udvalg Ny hjemmeside 11. Sportsudvalg Møde i sportsudvalg Nyt koncept for prøvemedlemmer Prøvemedlemmer i 2015 Brugen af overdækning på DR Regionsgolf 12. Klubberne i klubben 13. Administration Status på medlemmer pr. 08.06.2015: 14. Eventuelt 15. Næste møde Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet MØ gennemgik regnskabet. Vi ligger lidt bagefter på vores greenfee indtægt men regner med at nå budgettet inden udgangen af juni måned, således at vores likviditet udvikler sig som forventet. På udgiftssiden er vores lønudgifter på banen noget under budget. Likviditetsbudget sendes til Jyske Bank. Salg af gammel fairway klipper Vi har solgt en fairway klipper for kr. 15.000,- + moms. Forsikring er opsagt pr. dags dato. Restanter Bestyrelsen vedtog, at de restanter, der ikke har betalt kontingent, ekskluderes af klubben. 4. Bestyrelsen Tyveri på p-pladsen Der har desværre igen været tyveri i bilerne på den store p-plads. Vi opfordrer medlemmer til ikke at have værdigenstande i bilen. Vision/Mission Der er afholdt opstartsmøde med DGUs konsulent Robert Enroth for implementering af visionen/missionen i Skovbo Golfklub. FS forestår det videre samarbejde. Tee-steds markeringer Besluttet, at søge kommunen om tilladelse til nye teestedsmarkeringer, som giver bedre mulighed for at eksponere sponsorer. Ansøgning vil tage udgangspunkt i hvad der ses muligt i andre klubber i kommunen. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) Status på ny undersøgelse fra maj. Da MH er fraværende, vil punktet blive behandlet på næste bestyrelsesmøde. 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Bane- og husudvalg Flagning Der er flere medlemmer der henvender sig til personalet og påpeger manglende flagning på mærkedage, eksempelvis da Søren Kjeldsen vandt Side 2
Irish Open på Royal County Down, eller i fredags på grundlovsdagen. Da personalet ikke har resurser til at sætte flag op og ej heller ikke at få det taget ned om aftenen efterlyser vi frivillige til at varetage opgaven. Interesserede kan henvende sig til HØ. Tidsbestilling Vi opfordrer medlemmerne til at samle sig i 4 bolde i weekenden. Dette for et bedre flow på banen, hvor vi håber at minimere den negative stemning som både medlemmer og gæster oplever når der er ventetid på banen. Gæsteservice Der har meldt sig 17 til at udføre gæste- og baneservice i weekenderne. Helle Jalk forestår planlægningen, men det er desværre ikke alle weekender der er besat. 8. Markedsføringsudvalg Golfens dag 2016 DGU har allerede oplyst at Golfens dag 2016 bliver den 17. april. Skovbo Golfklub vil igen i 2016 afholde Golfens Dag. Når DGU åbner, tilmelder MB Skovbo Golfklub. Nyhedsbrev Skovbo Golfklub har i foråret haft to projektgrupper tilknyttet RUC. Den ene projektgruppe har lavet deres bachelor projekt over Skovbo Golfklub, hvor de primært har arbejdet med klubbens kommunikation til/med medlemmerne. I den forbindelse skal der udarbejdes et oplæg til et nyhedsbrev. HØ og MT udarbejder et oplæg, hvor indholdet eksempelvis kan være rekruttering til gæsteservice, flagservice m.fl. Tilbud resten af 2015 for fleksmedlemmer. Vi vil tilbyde fleksmedlemmer at blive fuldtidsmedlemmer resten af 2015 og hele 2016 for et reduceret kontingent i 2015 og fuldt kontingent i 2016. Lone kontakter MT der udarbejder tilbud som sendes ud til alle fleksmedlemmer. Greenfee & Mad Vi ønsker at tilbyde gæster en pakke med greenfee og mad i juni, juli og august måned. HØ kontakter cafeen og MT udarbejder annonce. 9. Sponsorudvalg Sponsoransøgning Ny sponsoransøgning til Spar Nord Fonden. JW sender indhold til ansøgningen til Helle Storm, som ansøger Fonden. Company day FS fremlagde udkast til folder, bestyrelsen godkendte indholdet, og JW tilretter det grafiske udtryk. Side 3
Nye sponsorer FS orienterede om aftaler, der er i støbeskeen forventer stadig at nå budgettet, bestyrelsen er meget tilfreds med det, det er nået indtil nu. 10. IT udvalg Ny hjemmeside Vi har fået en henvendelse fra en virksomhed, der tilbyder os en hjemmeside gratis. Bestyrelsen har vurderet tilbuddet og takker nej tak, da vi på nuværende tidspunkt ingen intentioner har om at skifte platform, og ej heller ikke tror vi får noget gratis. 11. Sportsudvalg Møde i sportsudvalg Der har været afholdt møde i sportsudvalget den 21. maj. JW udarbejder et arbejdsdokument, hvor udvalgsmedlemmer kan foreslå gode ideer, som udvalget skal arbejde videre med. Nyt koncept for prøvemedlemmer I dag modtager vi nye prøvemedlemmer løbende henover hele foråret og sommeren. Et prøvemedlemskab løber i 3 måneder. Vi har haft svært ved at tilbyde holdlektioner, banevandring og teoriprøve, til nye prøvemedlemmer som indmelder sig efter forløbet er opstartet. Dette vil vi gerne rette op på, hvorfor vi udarbejder et nyt koncept for nye prøvemedlemmer. Det nye koncept vil blive implementeret i 2016 og vil indeholde følgende: Et prøvemedlemskab løber resten af året. Vi opstarter med rullende hold, hvor tilmelding er påkrævet. Rullende hold er 5 x en time med enten putte-, chip-træning osv. over en periode fra midt april til september minus juli, hvor Søren har ferie. Banevandring en gang pr. måned, hvor tilmelding er påkrævet. Teoriundervisning en gang pr. måned, hvor tilmelding er påkrævet. Vi udarbejder et klippekort, så medlemmerne selv kan holde øje med hvilke lektioner/banevandring/teori de mangler for at opnå banetilladelse (selvdisciplin). Giver prøvemedlemmer adgang til golfbox og opretter banevandring og teoriundervisning som turneringer, hvor prøvemedlemmer selv tilmelder sig (her vil prøvemedlemmerne blive fortrolig med golfbox og samtidig kan de frivillige i regeludvalget se, hvem der kommer til undervisningen). Al træning skal være afholdt i indeværende år og kan ikke overflyttes til næste kalender år. Prisen vil stige en smule og vil blive oplyst til sæsonstart 2016. Prøvemedlemmer i 2015 Side 4
For at vores nuværende prøvemedlemmer ikke skal føle sig snydt, kan de fortsætte deres prøvemedlemskab resten af 2015. Prøvemedlemmer, som endnu ikke har nået af få alle deres træningslektioner, bedes henvende sig til kontoret for at få udleveret et klippekort til de manglende lektioner. Søren fastsætter datoerne for rullende hold som bliver afholdt to om mandagen og to om lørdagen. Listen hænger på proens opslagstavlen udenfor kontoret tilmelding er påkrævet. Brugen af overdækning på DR Da der til tider kan være trængsel på den overdækkede DR, hvor Søren Telling forestår undervisning vil vi lige præcisere her, at Søren har fortrinsret i dagligdagen. Ved arrangementer skal Søren orientere sig på hjemmesiden. Regionsgolf Der har været nogle uheldige episoder, hvor vi ikke har stillet et fuld hold når der skulle spille kamp. Bestyrelsen synes ikke det er acceptabelt at der ikke bliver stille fuldt hold til kampene. Holdlederne må stramme op, eller vi må tilmelde færre hold. 12. Klubberne i klubben FS orienterede om, at 22 indtil videre har meldt sig som interesserede i opstart af en bridgeklub. 13. Administration Status på medlemmer pr. 08.06.2015: År 2015 Medlemsstatus Antal jan. til juni mdr. 1 18 Fuldtidsmedlemmer 53 19-27 Fuldtidsmedlemmer 14 28 99 Fuldtidsmedlemmer 601 65 + Pensionistmedlemmer 50 Hverdagsmedlemmer 6 Fleksmedlemmer 162 Aktive i alt 886 Passive medlemmer 26 Prøvemedlemmer 27 Senior + medlemmer 1 I alt - ikke DGU medlemmer 54 14. Eventuelt 15. Næste møde Mandag den 13. juli kl. 17.30 Mandag den 10. august kl. 17.30 Side 5