Emne Bestyrelsesmøde Dato: 12. februar 2018 kl. 16:00 19.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Flemming Lehnert (FL) Ruth Langlouis (RL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: Afbud Birgit Mindegaard Næste møde: Møde inden generalforsamlingen den 19.03. kl. 17.00 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter 4. Generalforsamling 2018 Formandens beretning til generalforsamlingen 5. Bestyrelsen Ny formand Samarbejdet mellem bestyrelsen og administrationen 6. Golfspilleren i Centrum (GiC). 7. Regel-, etikette- og handicapudvalget 8. Baneudvalg Status på ny pumpetilladelse Robotklipper til driving range 9. Frivilligt udvalg Opsætning af teltet 10. Husudvalg Fedtudskiller til kloakken Køleelementer til køl/frys Cafe udvalgsmøde 12. Markedsføringsudvalget Medlemshvervning Golfens dag DGU kursus 13. Sponsorudvalget Aften med Werge & Ankerdal Nye sponsorer 14. IT udvalg 15. Sportsudvalg 16. Breddeudvalg 17. Klubberne i klubben Fyraftensmøde 18. Administration Persondataforordning Hærværk på golfbil Status på medlemmer pr. 12.02.2018: 19. Eventuelt 20. Næste møde: 11. Udvalg for gæste- og baneservice Opstarts- og evalueringsmøde Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Økonomien inkl. gennemgang af regnskabet 2017 Kasserer redegjorde for udkast til årsregnskabet 2017. Resultatet for 2017 er tilfredsstillende, idet det nu er på et niveau, hvor vi selv kan betale vores afdragsforpligtelser uden at optage ny gæld. Udviklingen i klubbens likviditet er gået i den rigtige retning i løbet af 2017. Tal for 2018 Vi får som ventet færre kontingentindtægter i 2018 da flere fuldtidsmedlemmer og fleksmedlemmer har meldt sig ud end tidligere. De der har begrundet udmeldelsen angiver ofte sygdom, alderdom og utilfredshed med kontingentstigningen på kr. 1000 for fleksmedlemskabet for sæson 2017. 4. Generalforsamling 2018 Formandens beretning til generalforsamlingen HS har sendt et udkast ud til beretningen i form af punkter. Øvrige bestyrelsesmedlemmer sender input til HS i form af supplerende oplysninger, der skal med i beretningen. 5. Bestyrelsen Ny formand Henning S. bød velkommen til Ruth, som stiller op til posten som formand i Skovbo Golfklub efter at Henning S. træder ud af bestyrelsen. Ruth præsenterede kort sig selv og sin historie i Skovbo Golfklub. Ruth er på nuværende tidspunkt formand for seniorklubben og en meget aktiv turneringsleder. I sit arbejdsliv har Ruth været ledere for det adm. personale hos politiet, og har været underviser. I sin fritid har Ruth været meget aktiv i både gymnastik og håndbold foreninger. Samarbejdet mellem bestyrelsen og administrationen Bestyrelsen har bedt administrationen om at udarbejde en funktions- og en stillingsbeskrivelse. Tanken er at bestyrelsen får et bedre grundlag for at forholde sig til hvilke arbejdsopgaver der ligger i administrationen. Konklusionen på samarbejdet er at bestyrelsen kan afklare i hvilket omfang der er behov for at tilpasse rammerne for det administrative arbejder herunder om der er nye tiltag eller nye digitale værktøjer der kan lette arbejdsbyrden. Side 2
Bestyrelsen har modtaget en oversigt over administrationens ferie og timeopgørelse samt status på afspadsering af overarbejde. 6. Golfspilleren i Centrum (GiC). 7. Regel-, etikette- og handicapudvalget 8. Baneudvalg Status på ny pumpetilladelse Der har været afholdt møde og været kontakter med politikere fra Køge Kommune for at se på klubbens udfordringer med pumpning af vand væk fra banen. Der synes at være en vis politisk forståelse overfor at Skovbo Golfklub kan få en ny pumpetilladelse og der arbejdes videre på disse muligheder i forhold til Køge Kommune. Køge Kommunes miljøafdeling har stillet krav om, at vi får en konsulent til at afdække hvilken indflydelse vores pumpning af vand har på vandmiljøet i Køge å systemet. Prisen for konsulentbistanden er mindst kr. 60.000. Bestyrelsen vedtog, at der skal afholdes et møde med Køge Kommune for helt præcist at få afdækket de krav der stilles inden en konsulent bestilles. For at sætte vandmængden i perspektiv, så pumper vi i spidsbelastninger vand væk til at fylde 2 ½ svømmebassin i døgnet, hvor målene på bassinet er 50 m lang, 25 m bred og 2 meter dyb. FL oplyste, at vi kan forsøge at søge Køge Kommune om miljøtilskud til en pumpe, da der vil være en besparelse på strømmen. Robotklipper til driving range Bestyrelsen har i samarbejde med Mads Kragh drøftet indkøb af en robotklipper der kan klippe driving range mens der ligger bolde på græsset. Fordelen er, at klipningen kan foregå uden lukning af driving range. En anden fordel ved robotten ligger i, om vi kan få frivillige til at samle bolde uafhængig af klipningen. Vi kan ikke bruge unge mennesker, da man skal være over 18 år, grundet forsikring og man skal have kørekort. Derudover er der tunge løft (dårlig arbejdsstilling), af fyldte kurve med bolde til boldvaskeren. 9. Frivilligt udvalg Opsætning af teltet Lige så snart vejret tillader det bliver teltet på terrassen opsat igen af frivillige. FL forestår koordineringen. 10. Husudvalg Fedtudskiller til kloakken Side 3
Efter et miljø tjek, har vi modtaget et krav fra Køge Kommunen om etablering af en fedtudskiller til kloakken fra køkkenet. Pris ca. 100.000. Bestyrelsen planlægger at etablere en fedtudskiller samtidig med at vi bliver tilsluttet det offentlige kloaknet. Der vil være en besparelse på vores udgifter til tømning af kloakkerne. Økonomien skal hænge sammen, men klubben vil blive afkrævet en tidsplan for, hvornår klubben forventer at have økonomi til projektet klar. HS tager kontakt til Køge Kommunens forsyningsvirksomhed KLAR for at få oplyst præcis hvad det vil koste i tilslutningsafgift at blive koblet på det offentlige kloaknet. KLAR dækker alle øvrige udgifter ved tilslutningsprojektet. Køleelementer til køl/frys Køleelementerne til køl/frys skal skiftes inden sæsonstart. Vi har indhentet et tilbud fra en leverandør og omkostningen er på ca. kr. 50.000,-. Mads Kragh indhenter endnu et tilbud. Cafe udvalgsmøde På foranledning af Café KiGi har der været afholdt udvalgsmøde, hvor Gitte præsenterede, hvilke sæsontiltag der vil være i den kommende sæson. Udvalgsmedlemmerne var yderst positive og tilfredse med de tiltag som Café KiGi har haft i sæson 2017 og planerne for 2018, hvor der bl.a. vil være en udvidelse af fadølshanerne. 11. Udvalg for gæste- og baneservice Opstarts- og evalueringsmøde Der er indkaldt til evaluerings- og opstartsmøde den 5. marts. 12. Markedsføringsudvalget Medlemshvervning Medlemshvervning er højt på dagsorden, da klubben har gode tilbud og plads til flere medlemmer. Golfens dag Markedsføringsudvalget har valgt at vi i 2018 ikke holder Golfens Dag, da resultaterne sidste år var lidt skuffende. I stedet holder klubben et åbent hus-arrangement for medlemmer, deres familie og venner. Datoen kunne eksempelvis være lørdag den 21. april. DGU kursus DGU holder et kursus i Markedsføring til marts. FS deltager. 13. Sponsorudvalget Aften med Werge & Ankerdal Side 4
Onsdag den 28. februar kommer Carsten Werge og Morten Ankerdal på besøg i klubben. Der er flot tilmelding, hvor også vores sponsorer er inviteret. Nye sponsorer Der er på nuværende tidspunkt ingen nye sponsorer i pipeline. MB nævnte at der findes virksomheder der kan være behjælpelig med at opsøge mulige nye emner. 14. IT udvalg 15. Sportsudvalg 16. Breddeudvalg Der afholdes opstartsmøde i udvalget mandag den 06.03 17. Klubberne i klubben Der afholdes opstartsmøde i udvalget mandag den 06.03 Fyraftensmøde Køge Kommune holder et samarbejdsmøde sportsklubben imellem i kommunen FL og Erik Kaaber deltager. 18. Administration Persondataforordning Tirsdag den 20. marts holder DGU et informationsmøde om den nye persondataforordning der træder i kraft til maj, hvor administrationen og 2 bestyrelsesmedlemmer deltager. Hærværk på golfbil Den 14. oktober havde vi besøg af 4 gæster der desværre opførte sig uacceptabelt både på banen og overfor vores golfbil. Vi har fået repareret skaderne på golfbilen. Selvom der er medlemmer der har set gæsterne køre uforsvarligt, så nægter skadevolder at betale regningen. Vi forsøger at få noget af regningen dækket via vores forsikringsselskab. Bestyrelsen vedtog, at de involverede ikke mere er velkommen som gæster i Skovbo Golfklub og vi opfordrer hjemmeklubben til at drøfte episoden med de involverede. Side 5
Status på medlemmer pr. 12.02.2018: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Trin 2 medlemmer Fleksmedlemmer Antal pr. nov. mdr. Antal pr. jan/feb. mdr. 53 39 23 17 549 483 40 41 14 9 41 9 27 24 132 62 Aktive i alt 852 684 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 22 19 22 19 19. Eventuelt 20. Næste møde: Møde inden generalforsamlingen mandag den 19. marts 2018, kl. 17.00 i klubben. Side 6