Rapportering for 4. kvartal 2016 Opførelse af Nyt OUH
Indhold 1. Indledning... 1 2. Kortfattet status... 1 3. Rapportering... 2 3.1 Byggeriets fremdrift... 2 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 9 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici... 10 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde... 13 3.3.3 Projektets styringsmanual... 13 3.4. Kvalitet og indhold... 13 4. Bilag:... 14 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 14 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler... 15 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark... 16 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 18
Rapportering for 4. kvartal 2016 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor der blev givet endeligt tilsagn til byggeriet i 2011. Udbetalingsanmodningen blev godkendt af Sundheds- og Ældreministeriet den 10. august 2015. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del. Børne/unge-psykiatrien finansieres af regionale midler, mens voksenpsykiatrien etableres som et OPP projekt. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. Kvartalets hovedaktiviteter har været de indledende arbejder (DP01) på byggegrunden, endelig godkendelse af projektforslag, genopretning af ubalancen i projektforslagets anlægsoverslag samt valg af udbudsform. 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Økonomi Tid Kvalitet Samlet status Uændret Uændret Uændret Økonomi: Figur 1 viser, at projektet økonomisk rapporteres til at være i grøn. Totalrådgiver (TR) har i det endelig projektforslag, der er afleveret den 15. september, kalkuleret en overskridelse af anlægsrammen på 0,4 mia. kr. Projektøkonomien er bragt i balance ved en række tiltag, der reducerer omkostningerne i anlægsøkonomien, der blev godkendt af regionsrådet på dets møder den 24. oktober 2016 og den 19. december 2016. Tid: Projektforslaget blev endeligt godkendt af regionsrådet den 24. oktober 2016. På samme møde traf regionsrådet beslutning om at gennemføre arbejderne indenfor hospitalsringen som totalentreprise i 1-3 entrepriser. Godkendelsen var betinget af 3 forbehold, som TR efterfølgende har rettet op. Projektforslaget inkl. opretning af forbehold er godkendt af regionsrådet den 23. januar 2017. 1
Det er endvidere aftalt med Totalrådgiver, at de med udgangspunkt i projektforslaget forbereder et udbudsmateriale, der kan danne udgangspunkt for et udbud i 1-3 totalentrepriser indenfor hospitalsringen og dermed tidlig inddragelse af entreprenørerne. Udenfor ringen udarbejdes for- og hovedprojekter og der foretages udbud i relevante entrepriseformer. Tidspunktet for færdiggørelsen af Nyt OUH er i 2022. Figur 1 viser, at tidsparameteren i projektet rapporteres til at være grøn, da det er vurderingen, at tidsplanen holder. Indledende arbejder (DP01). Arbejdet med DP01 forløber efter tidsplanen. Byggemodningen (DP02). DP02 er opdelt i 3 byggemodningen, rør og belysning. Rørdelen og byggemodning har været i licitation, der blev vundet af M. J. Eriksson. Kvalitet: Figur 1 viser, at kvaliteten i projektet rapporteres til at være grøn, da det pres, der har været på kvaliteten i projektforslaget pga. ubalancen i økonomien er fjernet uden at gå på kompromis med kvalitetsforudsætningerne. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Projektforslaget vedr. BYGGERI blev godkendt på regionsrådets møde den 24. oktober 2016 med forbehold overfor brand, funktionalitet og logistik. TR afleverede den 30. november 2016 et notat, der yderligere bearbejdede projektforslaget på disse 3 punkter. BHR har efterfølgende anbefalet det samlede projektforslag inkl. opretning af disse forhold godkendt, hvilket skete i regionsrådet den 23. januar 2017. Projektforslaget vedr. UDSTYR blev godkendt på regionsrådets møde den 24. oktober 2016 uden forbehold. Der pågår drøftelser med TR om den fremtidige organisering af arbejdet samt klargøring af grundlag for udbud i totalentreprise. Der arbejdes frem mod at udføre arbejdet indenfor hospitalsringen som totalentreprise, mens arbejdet udenfor hospitalsringen vil blive udbudt efter, at der er udarbejdet for- og hovedprojekt. Opdelingen fremgår af nedenstående tegning. Regionsrådet traf på sit møde den 24. oktober 2016 beslutning om, at udbud af Nyt OUH sker i 2 spor, som det er beskrevet ovenfor og at udbud indenfor hospitalsringen foregår i 1-3 totalentrepriser. I forhold til TR er der ved at blive udarbejdet en allonge til kontrakten med Medic OUH I/S, der tager højde for den valgte entrepriseform. 2
I forhold til projektforslagets økonomiske ubalance på 425 mio. kr. besluttede regionsrådet på sit møde den 24. oktober 2016 en række tilpasninger af projektets økonomi, der bringer projektets samlede økonomi i balance. De økonomiske konsekvenser af dette blev godkendt af regionsrådet på regionsrådsmødet den 19. december 2016. I forlængelse heraf blev et korrigeret budget for Nyt OUH godkendt af regionsrådet på regionsrådsmødet den 23. januar 2017. På samme møde blev der godkendt frigivelse af bevilling til Nyt OUH for årene 2017 og 2018. I forbindelse med valg af udbudsform og beslutning vedr. den økonomiske ubalance i projektforslaget godkendte regionsrådet den 24. oktober, at projektorganisationen for Nyt OUH skal reorganiseres. Dette er besluttet og iværksat med virkning fra den 1. februar 2017. Beslutningen om at udbyde størstedelen af projektet i totalentreprise betyder, at bygherrerollen ændrer karakter, idet beslutninger vil skulle afklares i en direkte kontakt mellem entreprenør og bygherre. Mellem bygherre og entreprenør vil der være en direkte forbindelse, som stiller nye krav til bygherrens kompetencer, idet den løbende styring og ledelse af projektet vil ske gennem mere direkte inddragelse af bygherren. Projektorganisationen skal således ledelsesmæssigt, kompetencemæssigt og kapacitetsmæssigt og med den nødvendige prokura kunne matche denne anderledes bygherrerolle. Den netop gennemførte organisationsændring medfører at projektorganisationen styrkes således at de byggefaglige og juridiske kompetencer øges. Administrations- og besøgscenteret stod klar til indflytning mandag den 19. december. 3
I forhold til kunst arbejdes der på udvikling af de fælles kunstprojekter for henholdsvis Nyt OUH hovedindgang, SUND hovedindgang, koblingszonen og vidensaksen, med henblik på aflevering af endelige forslag til godkendelse i Det Fælles Kunstudvalg i løbet af 2017. I forlængelse af handleplanen for kunst på Nyt OUH er det besluttet at igangsætte en registrering af den eksisterende kunst på OUH og Psykiatrien. Registreringen forventes igangsat medio januar 2017, det vurderes at registreringen vil tage omkring halvandet år. Kunstdatabasen vil være udgangspunkt for arbejdet med bearbejdning og berigelse af den eksisterende samling frem mod Nyt OUH. I forbindelse med projekt Kunst til vente- og opholdsområder, Odense Universitetshospital (OUH), er udsendt ansøgninger til tre forskellige fonde. Alle med henblik på bidrag til kunst til tre forskellige og centrale venteområder i det eksisterende OUH. De værker der må tilgå samlingen i relation til netop denne kunstopgave vil på sigt blive integreret i Nyt OUH. Der vil, således nu og fremadrettet, ske en koordinering mellem kunst på OUH og kunst på Nyt OUH. Indledende arbejder (DP01). Arbejdet handler primært om at forberede grunden til den kommende letbane. Grunden skal bl.a. planeres så byggeriet bliver i plant terræn, hvilket indebærer flytning af mere end 100.000 tons jord fra syd til nord. Samtidig udføres der afvandingsarbejde i byggefelter og etableres regnvandsbassiner på grundens nordlige del. Endelig etableres 3 tunneller, 2 til at sammenbinde kældrene på hver side af letbanen og en 300 meter lang tunnel, der skal forbinde hospitalet med servicebyen, der bliver placeret syd for hospitalsringen. Økonomi. Der er pr. 31.12.16 forbrugt 43 % af budgettet, herunder 34 % af UFO. Økonomien ser ud til at holde, idet der er foretaget en slutstadevurdering svarende til budgettet. Tid. Delprojektet er startet op maj 2016 og forventes afsluttet i juni 2017. Det forventes således at tidsplanen overholdes. Servicetunnel er næsten færdigmonteret. Vandelementerne er færdige. Kvalitet. Der er ikke kvalitetsmæssige problemer. Byggemodningen (DP02). DP02 består af 3 dele, byggemodningen, rør og belysning. RØR. Der har været gennemført licitation, som blev vundet af M. J. Eriksson, dvs. samme entreprenør som på DP01. Arbejdet starter op i april 2017. Hovedparten af arbejdet forventes afsluttet i december 2017, dog lægges der først asfaltbelægning i 2. kvartal 2018. 4
BYGGEMODNING. Der har været gennemført licitation, som blev vundet af M. J. Eriksson, dvs. samme entreprenør som på DP01. Arbejdet starter op i april 2017 og forventes afsluttet i december 2017. BELYSNING. Der gennemføres licitation medio 2017. Figur 2 viser projektets reviderede akkumulerede investeringsprofil, den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen samt det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Det bemærkes, at den opdaterede akkumulerede investeringsprofil indeholder de estimerede følgeomkostninger i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem Nyt OUH og derved afviger fra den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen. Der korrigeres for dette i forbindelse med udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden. Endvidere må bemærkes, at der for de akkumulerede profiler fortsat er knyttet en stor usikkerhed, da de først fastsættes endeligt i forbindelse med udmøntningen af udbudsstrategien. Den angivne opdeling bygger foreløbig på den nuværende kontrakt med totalrådgiver, men vil blive korrigeret henover det næste halve år. Der er i forbindelse med budgetrevisionen foretaget en revurdering af periodisering af såvel byggeomkostninger som inventar og apparaturudgifter i retning af et senere forbrugstidspunkt. 5
Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. 6
3.2 Projektets økonomi Nedenstående skema 1 viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser (2016) Oprindeligt budget Samlet budget Korrigeret budget Forbrug pr. 31.12.16 Disponeret forbrug pr. 31.12.16 Forventet resterende forbrug Forbrug og udgiftsbehov Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelsesg rad Realiseret færdiggørelsesg rad Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 662,6 640,1 222,5 12,0 405,6 640,1 0,0 34,8% 34,8% Projektrådgivning 633,5 691,4 297,9 0,0 393,5 691,4 0,0 43,1% 43,1% Grundudgifter 142,5 141,4 140,5 0,0 0,9 141,4 0,0 99,4% 99,4% Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 4.433,2 4.617,6 12,8 87,0 4.517,8 4.617,6 0,0 0,3% 0,3% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 252,9 24,4 12,8 87,0-75,4 24,4 - DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning 715,0 29,1-29,1 29,1 - Delprojekt 3 962,7 1.027,1-1.027,1 1.027,1 - Delprojekt 4 141,9 582,1-582,1 582,1 - Delprojekt 5 192,6 480,8-480,8 480,8 - Delprojekt 6 265,1 271,1-271,1 271,1 - Delprojekt 7 267,0 267,1-267,1 267,1 - Delprojekt 8 350,3 350,3-350,3 350,3 - Delprojekt 9 593,4 593,4-593,4 593,4 - Delprojekt 10 142,4 142,4-142,4 142,4 - Delprojekt 11 267,9 549,8-549,8 549,8 - Delprojekt 11 281,9 - - - - - IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.343,6 1.265,8 43,2 0,0 1.222,6 1.265,8 0,0 3,4% 3,4% Reserve til regionsrådets disposition - Reserve til prisregulering - I alt investeringsramme før indtægsbevilling 7.215,4 7.356,2 716,9 99,0 6.540,3 7.356,2 0,0 9,7% 9,7% - heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 0,0 134,5 0,0 134,5 134,5 0,0 0,0% 0,0% Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0-134,5 0,0-134,5-134,5 0,0 0,0% 0,0% - heraf donation til kirkerum 0,0 6,1 0,0 6,1 6,1 0,0 0,0% 0,0% Donation 0,0-6,1 0,0-6,1-6,1 0,0 0,0% 0,0% I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 7.215,4 7.215,6 716,9 99,0 6.399,7 7.215,6 0,0 9,9% 9,9% - heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) 743,8 742,0 0,0 742,0 742,0 0,0 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 1.343,6 1.265,8 43,2 1.222,6 1.265,8 0,0 I alt investeringsramme 7.215,4 7.215,6 716,9 99,0 6.399,7 7.215,6 0,0 9,9% 9,9% Note: Der er i 4. kvartal foretaget udligning af de allerede afholdte udgifter, der jf. regionsrådets beslutning kan tages ud af projektet i 2016. Beløbet udgør 21,7 mio. kr. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. Der arbejdes i den kommende tid med udbudsform, herunder opdeling i delprojekter, hvorved udgiftsprofilen vil kunne angives med en større sikkerhed. 7
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: Projekt: Løbende priser År 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt I alt 09 PL ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 110,2 112,0 114,0 114,0 114,0 114,0 114,0 114,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 PL indeks - udstyr 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 101,9 103,5 105,4 105,4 105,4 105,4 105,4 105,4 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 20,5 28,1 44,6 82,1 63,2 70,8 70,8 69,0 69,2 636,0 571,7 9% Projektforslag Projektrådgivning - - - 17,8 57,7 75,9 14,7 62,1 59,1 35,4 37,4 83,4 79,3 79,3 85,6 687,9 617,5 9% Projektforslag Grundudgifter - - - 5,7-0,6-129,3 1,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,2 136,3 126,2 2% Projektforslag Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 12,8 41,4 430,0 966,8 961,1 961,6 1.326,7 4.700,5 4.124,2 63% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 12,8 11,7 - - - - - 24,6 21,8 0% Udførelse DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning - 29,6 - - - - - 29,6 26,0 0% Licitation Delprojekt 3 - - 15,2 558,5 435,6 30,0 6,3 1.045,6 917,3 14% Delprojekt 4 - - 213,7 231,8 147,1 - - 592,6 519,9 8% Delprojekt 5 - - 157,7 121,4 57,0 11,4 142,0 489,5 429,4 7% Delprojekt 6 - - - - - 27,0 248,9 275,9 242,1 4% Delprojekt 7 - - - - - 135,9 135,9 271,9 238,5 4% Delprojekt 8 - - - - - 118,9 237,7 356,6 312,8 5% Delprojekt 9 - - - 241,7 241,7 120,8 604,1 530,0 8% Delprojekt 10 - - - - 30,0 115,0 145,0 127,2 2% Delprojekt 11 - - - 77,9 347,2 134,6 559,7 491,1 7% Delprojekt 12-0,0 43,4 55,1 1,9 19,6 185,4 305,4 267,9 4% IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) - - - 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 34,9 43,4 69,1 357,5 355,9 383,9 1.286,6 1.130,5 17% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 1) 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 193,9 574,1 1.190,3 1.468,8 1.466,0 1.865,7 7.447,3 6.570,1 100% Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane - - 22,7 49,4 49,7 15,0 - - 136,8 120,1 Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0 - -22,7-49,4-49,7-15,0 - - -136,8-120,1 Heraf donation til kirkerum 0,9-5,3-6,2 5,4 Donation -0,9 - -5,3 - -6,2-5,4 I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 171,2 524,7 1.139,7 1.453,8 1.460,7 1.865,7 7.304,2 6.444,6 - - heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) 24,9 78,0 151,0 150,2 150,3 200,9 755,3 662,7 10% - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 34,9 43,4 69,1 357,5 355,9 383,9 1.286,6 1.222,4 19% - Herudover Change request 2,5 18,5 26,1 65,2 112,3 98,5 1% Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag, Kalkulationsfase, Licitation, Udførelse 8
Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020. Ansøgningen om statslige lånemidler blev godkendt september 2015, og svarende til 2,3% af den samlede ramme, i alt 144,4 mio. kr. 09-PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring såvel som donationen modtaget i forbindelse med beslutningen om opførelse af et kirkerum. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen og kirkerummet, mens fradraget sker i den nederste del af skemaet. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre ca. 10%. 3.3 Risikovurdering I forhold til senest kvartalsrapportering er det samlede risikobillede stort set uændret. Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2016 er der udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter. Som følge heraf fremstår risikobilledet umiddelbart som væsentligt forværret. Forværringen er ikke en reel ændring i risikobilledet, men alene udtryk for en ændring af risikoscore-intervallerne I 2. og 3. kvartal har kvartalsrapporterne haft fokus på projektforslagets anlægskalkulation, der lå væsentlig over budget. Der er nu bragt balance i budgettet med de tiltag, der blev godkendt på regionsrådsmødet den 24. oktober 2016: - Reduktion af anlægsoverslag o Nedsættelse af budget til imødegåelse af højt grundvand o Ændring af princip for netværkskabling o Nedsættelse af budget til kunst - Finansiering via driften o Løbende betaling af koblingszonen o Løbende betaling af tilslutningsafgifter ved forhøjelse af bidrag o Medicinprojekt o Besøgscenter o Reorganisering af projektorganisationen - Finansiering via anlæg o Overordnet byggemodning Parterne er i færd med at tilrettelægge og forhandle betingelserne for den videre proces, samtidigt med, at der er blevet arbejdet med en opretning af projektforslaget som blev behandlet på regionsrådets møde den 23. januar 2017. Parallelt arbejdes der med udarbejdelse af udbudsmateriale. Dette afspejles i risiko nr. 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere. 9
Der er siden seneste kvartalsrapport udgået 2 risici: Lav kvalitet pga. stram økonomi og Usikkerhed ift. grundvand under udførelsesfasen. I forbindelse med projektforslagets godkendelse den 23. januar 2017 er der bragt balance i økonomien ligesom en godkendelse af projektforslaget er udtryk for, at projektet lever op til de overordnede succeskriterier for kvalitet. Risiko vedr. grundvand er væsentlig nedjusteret efter risikoen er afdækket med de igangværende jordarbejder. Figur 3: Projektets hovedrisici KV rapport 4 2016 (Ny risikomatrice/opsætning) Konsekvens Rang Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 4 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Uændret Uændret Uændret 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Uændret Uændret Uændret Der er siden afrapporteringen for 3. kvartal udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter. Risikovurderingen for 3. kvartal er vurderet på ny efter de nye retningslinjer, sådan at sammenligningen mellem 3. kvartal og 4. kvartal er sket ud fra samme vurdering. 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko nr. 20 (rang 1): Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for, at sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter påvirker markedsforholdene i en negativ retning. Dette kan få negativ økonomisk konsekvens som på sigt vil afspejle sig i kvaliteten, da den økonomiske ramme er givet. Siden seneste kvartalsrapport er der truffet beslutning om en reorganisering, hvor projektet inden for ringvejen udbydes i 1-3 totalentrepriser. Denne beslutning er baseret på analyser af markedsforholdene og således et tiltag ift. risiko 20. Der pågår en nærmere detaljering af udbudsstrategien og bygherre skal fortsat have fokus på at profilere projektet i markedet. Endvidere skal fokus være rettet imod et gennemarbejdet udbudsmateriale med rimelige betingelser for de bydende. Risiko nr. 20 er kompliceret at kvantificere. Det vurderes af totalrådgiver, at det er sandsynligt at markedspriserne kan udvikle sig til over 3% svarende til mere end 100 mio. kr. i håndværkerudgifter (konsekvensklasse 4). Men der er samtidigt markedsanalyser der forudsiger at byggeboblen er overstået når Nyt OUH for alvor bydes ud (selvom totalentrepriseudbud forventes nært forestående). De fremskudte udbud, der allerede er gennemført, har ikke vist tegn på en overophedning. For projektet uden for ringvejen, der udbydes i henhold til den oprindelige kontraktmodel, vil en overskridelse af licitationsrammen medføre om-projektering. Konservativt vurderet og projektets størrelse taget i betragtning, er det samlet set realistisk, at risikoen kan være mere end 30 mio. kr. Med den nye risikomatrice svarer dette til konsekvensklasse 4. Samtidigt bemærkes det, at det er hensigten at nedbryde risikoen i takt med den igangværende konkretisering af 10
udbudsstrategi og detaljering af projektet. Herved vil der være grundlag for en mere præcis estimering af økonomisk konsekvens. Den tidsmæssige konsekvens af eventuel omprojektering vurderes af TR til ca. 6 måneder eller over dvs. konsekvensklasse 3-4. Omprojektering skal udføres vederlagsfrit, men der vil være bygherreomkostninger (udgift til projektorganisationen). Risiko 23 (rang 2): Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket kan få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelses- og styregruppen. Konsekvensvurdering af risiko nr. 23 er uændret på ca.108 mio. kr. med de givne forudsætninger, hvilket er i højeste konsekvensklasse (konsekvensklasse 4). Tallet kan ikke indgå i anlægskalkulationen da der er tale om en forskel mellem finansieringsramme og udgiftsramme der indekseres forskellig, hvorfor det skal dækkes af de afsatte reserver. Risiko 36 (rang 3): IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt på Nyt OUH, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikteknologiens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Der er truffet beslutning om logistikløsningen, og alle systemer er kendte løsninger. Men som det fremgår af den betingede godkendelse af projektforslaget, hvor en viderebearbejdelse af logistik projektet var ét af tre indsatsområder, anses logistik-området fortsat som et højrisiko-område, hvorfor også den it-rettede snitflade anses som risikoområde. Dette især ift. integration af snitfladerne imellem systemer. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt på det Nyt OUH vil det få konsekvenser for de driftsmæssige vilkår. Snitflader i og imellem IT-systemer og afklaring af ansvar generelt mellem TR og Udstyr/normalsystemet er fastlagt. Analysen på klinisk logistik, service logistik og planlægning pågår og afsluttes først i 2017. Der arbejdes med at udrede områderne og vurdere deres sammenhæng. Projektet skal gøre Nyt OUH klar til at igangsætte en anskaffelsesfase. Risiko 36 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 3, hvilket svarer til under 30 mio. kr. jf. risikomatrice. 11
Risiko 43 (rang 4): Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de nødvendige kompetencer inden for sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er aktuel på nuværende tidspunkt, hvor der pågår en reorganisering i totalrådgiverkonsortiet med ny ledelse og en opdeling af projektet. Samlet set er risikoens sandsynlighed øget (scoren er dog ikke ændret, da sandsynligheden i forvejen var niveau 4). Konsortiet har dog en betydelige ressource volumen til rådighed gennem modervirksomheder og vil i høj grad være i stand til at håndtere, at der er medarbejdere der søger væk fra projektet. Konsekvens/forsinkelse ift. projektering vurderes ikke at kunne blive større end 3 måneder. Baseret på nuværende bemanding. Udskiftning af medarbejdere har hidtil kunne afvikles inden for 2-3 mdr. inkl. screeningsperiode, udvælgelse, kontrakt og opsigelsesperiode. Projektkvalitet og projektøkonomi vurderes ikke at blive påvirket væsentligt ved udskiftning af medarbejdere på projektet. Risiko 43 er ikke kvantificerbar, men er vurderet til konsekvensklasse 1, hvilket svarer til mindre end 4 mio. kr. Økonomisk konsekvensvurdering er baseret på en betragtning af den lønomkostning der ikke effektivt udnyttes i en indkøringsperiode, når/hvis en medarbejder udskiftes. Dertil skal lægges de afledte økonomiske konsekvenser, der kan være forbundet med dårlig projektkvalitet mv., såfremt det ikke er de bedst kvalificerede medarbejdere, som sættes til at løse opgaverne. Risiko 45 (rang 5): Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces, der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Risiko 45 er ikke kvantificerbar, men vurderet til konsekvensklasse 3, hvilket svarer til 17-30 mio. kr. Den økonomiske konsekvensvurdering er baseret på, at beslutninger i projektet vurderes at kunne træffes i henhold til mødestruktur for projekteringsledelsesmøder, projektledelsesmøder og styregruppemøder. Ny mødestruktur er ikke faldet endeligt på plads, men tidligere har mødefrekvens varieret fra 1 uge til ca. 1 mdr., hvorfor beslutninger forventes at kunne træffes inden for maksimalt 3 mdr. De økonomiske konsekvenser for projektet kan variere afhængigt af området i projektet, men vurderes i nogle tilfælde, at kunne være af væsentlig anlægsøkonomisk betydning for projektet dvs. op til 30 mio. kr. I princippet kan der laves en fordeling over de forskellige estimerede konsekvenser og tilhørende sandsynlighedsfordeling. Det vil dog være umuligt at opliste alle beslutninger endsige vurdere deres økonomiske konsekvens, hvorfor risikoen er vurderet bredt til at ligge i intervallet 17-30 mio. kroner. Middelværdien af denne vurderes til at dække 3 måneders afbrudt arbejde for de involverede parter, dvs. TR, PO og BHR. 12
3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde Risikohåndbog er under revision bl.a. på baggrund af input fra det tredje øje. I forbindelse med afslutning af projektforslagsfasen og igangsættelse af kommende faser planlægges afholdt risikoworkshop. Der kan blive en til flere risikoworkshops i den kommende periode der dels belyser risiciene i forbindelse med overgangene til totalentreprise dels hvorledes risikoarbejdet mest hensigtsmæssigt organiseres under en ændret udbudsform. 3.3.3 Projektets styringsmanual Styringsmanualen for Nyt OUH er senest godkendt på regionsrådets møde den. 28. november 2016. 3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden, realiseres. 13
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1 afspejler den med projektforslaget angive tidsplan. Tidsplanen afspejler ikke de enkelte delprojekter, men vil indgå når udbudstidsplanen foreligger. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Status Dispositionsforslag Projektforslag DP01 & DP02 Øvrig Udførelse* * Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) 14
Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. 902 Overført til Fkt. 6.32.27 beløb kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fælles 67.340.163 1.569.140.000 1.317.974.257 Fkt. 6.32.27 903 Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesterin kvalitetsfondsinvesterin ger ger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 Sygehus Sønderjylland 300.035.000 0 366.372.000 653.429.097 1.611.585 1672 Sygehus Lillebælt 574.571.000 133.966.000 261.232.000 915.169.827 371.993 1671 Nyt OUH 0 0 690.370.257 690.370.257 0 Total 874.606.000 133.966.000 1.317.974.257 2.258.969.181 1.983.578 Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Nuværende Samlet set beholdning 53.000.000 53.000.000 Forventet forbrug (mio. kr.) 1. kvartal 2017 2. kvartal 2017 3. kvartal 2017 4. kvartal 2017 pl-indeks Sygehus Sønderjylland* 1,9 3,4 35,4 48,1 Sygehus Lillebælt 40,7 26,9 4,4 - Nyt OUH** 48,8 48,8 48,9 48,8 Total 91,4 79,1 88,7 96,9 Der er frigivet midler vedr. Sygehus Sønderjylland, Sygehus Lillebælt og OUH pr. 29. december 2016. Bogføring af anlægsudgifter i januar 2017 vedr. 2016 er ikke frigivet og er på 379.954,70 kr. vedr. Sygehus Sønderjylland, 6.333.990,51 kr. vedr. Sygehus Lillebælt og -1.867.557,46 kr. vedr. OUH Disse beløb frigives i januar 2017. Salg af Fredericia Sygehus på 23 mio. kr. er medtaget ovenfor under "Deponeret ifm afhændelse af ejendomme" - Beløbet er dog ikke overført til deponeringskontoen pr. 31. december 2016 - Beløbet overføres til deponeringskontoen i januar 2017. * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 0,1 mio. kr. i 1. kvartal 2017. ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 6,4 mio. kr. i 1. kvt. 2017, 4,4 mio. kr. i 2. kvt. 2017, 4,4 mio. kr. i 3. kvt. 2017 og 7,5 mio. kr. i 4. kvt. 2017. 15
Konsekvens Usandsynligt Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark KV rapport 4 2016 med score (Ny risikomatrice/opsætning) Konsekvens Nr. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører 4 4 4 0 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 4 4 0 0 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 4 3 2 4 4 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 4 1 2 1 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor 3 3 2 0 KV rapport 3 2016 med score (Ny risikomatrice/opsætning) Konsekvens Nr. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører 4 4 4 0 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 4 4 0 0 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 4 3 2 4 4 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 4 1 2 1 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor 3 3 2 0 KV rapport 4 2016 (Ny risikomatrice/opsætning) Konsekvens Rang Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Projektforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 2 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 3 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 4 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Uændret Uændret Uændret 5 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Uændret Uændret Uændret Risikotal: Sandsynlighed Sandsynlighed x konsekvens Meget lav 0 0 0 0 0 Lav 0 1 2 3 4 Middel 0 2 4 6 8 Høj 0 3 6 9 12 Meget høj 0 4 8 12 16 Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2016 er der udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette af betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter. Som følge heraf fremstår risikobilledet umiddelbart som væsentligt forværret. Forværringen er ikke en reel ændring i risikobilledet, men alene udtryk for en ændring af risikoscore-intervallerne 16
Vurdering af konsekvens 0 1 2 3 4 Økonomi % af byggesum fra skema 2 Tid %-del af byggefasens tidsplan Kvalitet 0% 0,10% 0,40% 0,70% over 0,7% Der er ingen ekstra udgift under 4 mio. kr. under 17 mio. kr. under 30 mio. kr. over 30 mio. kr. 0% 3% 7% 12% over 12% Der er ingen forsinkelse Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Under 2 måned under 5 måneder under 9 måneder Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger. Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevillingen. over 9 måneder eller kritisk ibrugtagningsdato bliver overskredet Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætnnger. Dette vil få betydning for bevillingen. under 5% under 15% under 25% under 50% 50%-100% Sandsynlighed Indtræffer sjældent Indtræffer hver 7. gang eller sjældnere Indtræffer hver 4. gang eller sjældnere Indtræffer hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næste hver gang Kvalitet defineres som: fleksibilitet, patientsikkerhed og patientforhold samt bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse 17
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekur ve Oprindelig Akk. Revideret Akk. Investeringsprofi Pct. af total Investeringsprofi l løbende priser l Pct. af total Forbrug Akkumuleret forbrug Pct. Af total 2008 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,3 0,3 0,0% 0,3 0,3 0,0% 3,8 3,8 0,1% 3,5 3,8 0,1% 2009 5,7 5,7 0,1% 1,9 5,7 0,1% 7,2 7,2 0,1% 1,5 7,2 0,1% 12,9 12,9 0,2% 5,7 12,9 0,2% 21,6 21,6 0,3% 8,7 21,6 0,3% 2010 24,9 24,9 0,3% 3,3 24,9 0,3% 34,2 34,2 0,5% 9,3 34,2 0,5% 39,4 39,4 0,5% 5,3 39,4 0,5% 49,9 49,9 0,7% 10,5 49,9 0,7% 2011 60,0 60,0 0,8% 10,1 60,0 0,8% 66,7 66,7 0,9% 6,7 66,7 0,9% 72,6 72,6 1,0% 5,9 72,6 1,0% 102,3 102,3 1,4% 29,7 102,3 1,4% 2012 117,1 117,1 1,6% 14,7 117,1 1,6% 153,9 153,9 2,1% 36,8 153,9 2,1% 165,4 165,4 2,2% 11,5 165,4 2,2% 189,6 189,6 2,5% 24,2 189,6 2,5% 2013 207,0 207,0 2,8% 17,4 207,0 2,8% 235,0 235,0 3,2% 28,0 235,0 3,2% 260,9 260,9 3,5% 25,9 260,9 3,5% 286,5 286,5 3,8% 25,7 286,5 3,8% 2014 299,5 297,5 4,0% 10,9 297,5 4,0% 312,0 309,8 4,2% 12,4 309,8 4,2% 371,2 368,7 5,0% 58,8 368,7 5,0% 461,9 458,7 6,2% 90,1 458,7 6,2% 2015 502,9 488,7 6,6% 29,9 488,7 6,6% 541,1 505,4 6,8% 16,7 505,4 6,8% 579,3 529,7 7,1% 24,3 529,7 7,1% 617,5 562,1 7,5% 32,4 562,1 7,5% 2016 666,5 591,0 7,9% 28,9 591,0 7,9% 705,6 652,1 8,8% 61,1 652,1 8,8% 744,8 664,0 8,9% 11,9 664,0 8,9% 783,9 688,5 9,2% 24,5 688,5 9,2% 2017 902,2 737,3 9,9% 1020,4 786,1 10,6% 1138,7 835,0 11,2% 1256,9 883,8 11,9% 2018 1555,0 1027,2 13,8% 1853,0 1170,7 15,7% 2151,1 1314,1 17,6% 2449,2 1457,6 19,6% 2019 2876,8 1755,1 23,6% 3304,5 2052,6 27,6% 3732,1 2350,1 31,6% 4159,8 2647,6 35,6% 2020 4538,5 3014,8 40,5% 4917,2 3382,0 45,4% 5295,8 3749,1 50,3% 5674,5 4116,1 55,3% 2021 5915,9 4483,1 60,2% 6157,2 4849,8 65,1% 6398,5 5216,4 70,0% 6639,9 5581,9 75,0% 2022 6920,3 6456,1 86,7% 7200,7 7447,3 100,0% 18