Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 5. januar 2016 Mødedeltagere: Dagsorden til ordinært bestyrelsesmøde dato Knud Nielsen (KN) Helle Hjorth (HH) - afbud Lilja Helt (LH) Konni Lunau (KL) Dorthe Fløe (DF) Svend Andersen (SA) Tony Sørensen (TS) 5. januar 2016 kl. 17.00 sted Organisationsbestyrelseslokalet i kælderen under foreningens kontor. Protokollens side; 325 Dagsorden 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde 1.2Særlige emner
2.0Drift 1.2.1 Planlægning af generalforsamlingen 2016 1.2.2 Planlægning af afdelingsmøderne 2016 1.2.3 Status for evt. køb af Roedsvej nr. 9 og økonomi for byggeforeningen 1.2.4 Sociale arrangementer foråret 2016 2.1Særlige emner 2.1.1 Bygningsgennemgang 2016 2.1.2 Antenneanlæg afdeling 8, Valdemar Sejrsvej & Lindevej 2.1.3 Antenneanlæg afdeling 15, Marievej 2.1.4 Antenneanlæg afdeling 16, Bjergmarken & Samsøvej 2.1.5 Kapitalforvaltning 2.1.6 Opskrivnings- og ventelistegebyrer 2.1.7 Finansiering af kollektive råderetsarbejder 2.1.8 Implementering af e-post 2.1.9 Administrationens forretningsgange for inddrivelse af skyldig husleje og fraflytterrestancer - udgik 2.1.10Byggeforeningens udbudspolitik - udgik 2.1.11Organisationsbestyrelsens løbende tilsyn med administrationen og byggeforeningen - udgik 3.0 Eventuelt 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde : 1.2 Særlige emner 1.2.1 Planlægning af generalforsamlingen 2016 Resumé: Byggeforeningens årlige generalforsamling, afholdes i henhold til vedtægterne for byggeforeningen. I forbindelse med generalforsamlingen, skal følgende punkter afklares: a) Formøde med revisor b) Valg af dirigent c) Dagsorden med emne og indslag a. Oplægsholder b. Valg af revisor d) Årsberetning (mundtlig og skriftlig) e) Opstilling af borde og stole 2
f) Bespisning g) Deltager-evaluering af generalforsamlingen Administrationens vurdering: Ingen særlig. Der er afsat ca. 20.000 kr. til afholdelse af den årlige generalforsamling. Lov om almene boliger. skompetence: Organisationsbestyrelsen. : : Formøde med revisor: Som planlagt. Valg af dirigent: KN. Dagsorden med emne og indslag a. Oplægsholder: Evt. som Engelbrech (KN/TS) b. Valg af revisor: TS/KN arbejder på en pristidsindhentning på en rammeaftale. Årsberetning: Der udarbejdes (kun) en skriftlig beretning som lægges på hjemmesiden (KN/TS). Opstilling af borde og stole: Som sidste år. Bespisning: Biksemad før mødet. Deltager-evaluering af generalforsamlingen: Som sidste år. 1.2.2 Planlægning af afdelingsmøder 2016. Der skal indkaldes til afdelingsmøder med min. 1 måneds varsel jf. gældende lovgivning. Administrationens vurdering: En tidlig planlægning af afdelingsmøderne kan være medvirkende til en mere hensigtsmæssig afvikling af møderne. Omkostningerne til afholdelse af afdelingsmøderne afholdes af afdelingerne. Lov om almene boliger. skompetence: Organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. 3
: Det indstilles at årets afdelingsmøder afholdes lørdag den 17. september 2016 eller søndag den 18. september fra kl. 9.30 17.00. Det indstilles samtidigt, at nedenstående udkast til en mødeplan drøftes på OBmødet. Lokale Lørdag 17/9 Festsalen H Festsalen Q Fællessalen R Lokale vaskekælder/ opgang Kl. 08.30 Fælles morgenbord i H Kl. 09.30 13/O 10/K (Afd. bst.) 1/A (HM/DF) (Afd.bst./KN/SA/TS) Kl. 11.00 5/E? 15/Q (LH/HH/TS) 4/D (Afd.bst. + DF/HM) Kl. 12.00 Fælles frokost Kl. 13.00 6/F (KN/TS/DF) 16/R (KN/HH/HM) Kl. 14.00 Kl. 15.00 8/H & 19/U (TS/KN/HH/DF) Kl. 16.00 Kl. 17.00 Kl. 17.30 Fælles middag på Gondolaen Knud = KN Helle H. = HH 1/A Brogade 4-6-8-10, Rolighedsstræde 12-14-16 Dorthe = DF Tony = TS 4/D Munkholmvej 13-15 Konni = KL Helle = HM 5/E Erik Bannersvej, Henrik Thottsvej og Jørgen Rudsvej Svend = SA 6/F Borchsvej, Østerled og Labæk Lilja = LH 8/H Valdemar Sejrsvej 13-43, Lindevej 1-3 10/K Hørhaven/Absalonsvej 11/L Kapellavej/Præstevænget 13/O Tårnvang 15/Q Marievej 30-40 16/R Bjergmarken/Samsøvej 19/U Piratstræde : Møderne afholdes lørdag den 17. september 2016. 1.2.3 Status for evt. køb af Roedsvej nr. 9 og økonomi for byggeforeningen Resumé: Beboerne har på tidligere fælles møder, udtrykt ønske om, at byggeforeningen selv kan stille et lokale til rådighed, for afholdelse af fester og beboeraktiviteter. Der er fremsat forslag om at ejendommen Roedsvej 9 anskaffes, i det der både er et større rum som fester og beboeraktiviteter kan afholdes i, og muligheden for at huse administrationen. 4
OB har godkendt at der udarbejdes et beslutningsgrundlag som en generalforsamling kan forholde sig til, og at der skabes et økonomisk overblik over, fremtidige renoveringsopgaver i byggeforeningens øvrige afdelinger, således at beboerne oplyses om, hvad de økonomiske udfordringer forventes at blive henover de kommende ca. 10 år. KN og TS arbejder på en samlet redegørelse over renoveringsbehovet for afdelingerne. Dette arbejde forventes færdiggjort ca. medio februar 2016. : Taget til efterretning. 1.2.4 Sociale arrangementer foråret 2016 Resumé: Der er modtaget midler til gennemførelse af følgende arrangementer: - Christiansborg for ældre i FEB 2016 (DF) - Glyptoteket for ældre MAR 2016 (DF) - Egeskov Slot MAJ 2016 (KN/LH) - Dyrehavsbakken APR 2016 (DF/LH) - Kronborg Slot FEB 2016 (DF/LH) - Spejdercenter Arresø maj 2016 (TS) Turene er sponseret af Ministeriet og Trygfonden. skompetence: Organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. : Det indstilles, at OB drøfter status for planlægningen af de fremtidige aktiviteter, og om der skal arbejde videre på ansøgninger om støtte til andre fremtidige aktiviteter. : - Christiansborg for ældre i FEB 2016 (DF):TS kontakter og hører om muligheden for en rundvisning. - Dragsholm Slot for ældre MAJ 2016 (DF). Alternativt Frederiksberg Slot. - Egeskov Slot MAJ 2016 (KN/LH):Planlægningen pågår. - Dyrehavsbakken APR 2016 (DF/LH): Planlægningen pågår. 5
- Kronborg Slot FEB 2016 (DF/LH): Planlægningen pågår. - Spejdercenter Arresø maj 2016 (TS): Planlægningen pågår. om evt. fremtidige ansøgninger, træffes af forretningsudvalget, under hensyntagen til en aktivitetstilpasning som svarer til ressourcerne. 2.0 Drift 2.1 Særlige emner 2.1.1 Bygningsgennemgang 2016 Resumé: Vedligeholdelsesplaner for afdelingerne skal revideres af hensyn til budgetterne. Den foreløbige tidsplan for bygningsgennemgangene er følgende (som dog endnu ikke er drøftet med afdelingsbestyrelserne). Administrationens vurdering: Ingen særlige. Ingen særlige. Lov om almene boliger. skompetence: Organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse. : Det indstilles, at OB deltager i bygningsgennemgangen i det omfang det kan lade sig gøre. Bygningsgennemgang Afdeling A Brogade 4-6-8, Brogade 10 og Rolighedsstræde 12-14/4 kl. 09.00-12.00 1 14-16 5 D Munkholmvej 13-15 14/4 kl. 13.00-15.00 E Erik Bannersvej 4-18 & 13-15 Henrik Thottsvej 13-15 15/4 kl. 09.00-14.00 5 og 14-16, Jørgen Rudsvej 3-11 F Borchsvej 9-17, Østerled 3-13 og 23-25, Labæk 32 19/4 kl. 09.00-15.00 6 8 H Valdemar Sejrsvej 13-23, 25-43, Lindevej 1-3 20/4 kl. 09.00-15.00 K Absalonsvej 26-48 og Hørhaven 21/4 kl. 09.00-10 14.00, 11 L Kapellanvej 24-35 og 34-36 samt 22/4 kl. 09.00-11.30 13 O Tårnvang 1-19 og 6-22 26/4 kl. 09.00-13.00 15 Q Marievej 30-40 27/4 kl. 09.00-11.00 16 R Bjergmarken/Samsøvej 28/4 kl. 09.00-13.00 6
19 U Piratstræde 1-31 29/4 kl. 09.00-11.00 : OB medlemmer deltager i det omfang det kan lade sig gøre. DF og KN kontakter TS for aftaler om gennemgange på tidspunkter udenfor normal arbejdstid. 2.1.2 Antenneanlæg afdeling 8, Valdemar Sejrsvej & Lindevej Resumé Beboerne har ved flere lejligheder givet udtryk for ønsket om, at der arbejdes på muligheden for, et større individuelt og fleksibelt TV (og udbyder-) valg for beboerne. I dag leveres TV og bredbåndsforbindelse via afdelingens såkaldte sløjfeanlæg, i samarbejde med YouSee. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen er der udarbejdet et udbudsmateriale, for etablering af et helt nyt antenneanlæg et såkaldt stikledningsanlæg, inkl. en lysleder (fiber) forbindelse til hurtigt internet. Der er gennemført et udbud for afdelingen, og Insta var billigst med deres tilbud. Der har været afholdt et informationsmøde med beboerne, hvor at mulighederne for anvendelse af et alternativt anlæg, er blevet drøftet. Der har den 2.12.2015 været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne har valgt at der etableres et nyt TV anlæg inkl. en fiberforbindelse til internet. Beboerne har ydermere på et ekstraordinært afdelingsmøde den 17.12.2015 besluttet, at aftalen om kollektiv levering af Fuldpakken med YouSee opsiges, med virkning fra den 30.9.2016. Administrationens vurdering Ingen særlige. Håndværkerudgifter Entrepriser antenne og internet 2.200.000,00 2.200.000,00 Omkostninger Rådgivning totalt 80.000,00 Revision 5.000,00 Kommunikation 60.000,00 Forsikring 5.000,00 Byggelånsrenter - anslået 20.000,00 Byggesagshonorar BYG33 15.000,00 Låneomkostninger 25.000,00 210.000,00 Samlede udgifter i alt eks. moms: 2.410.000,00 7
Samlede udgifter i alt inkl. moms: 3.012.500,00 Finansiering Dækkes af henlæggelser 500.000,00 Restbeløb der finansieres via 30 årigt realkreditlån 2.512.500,00 Anslået ydelsesprocent realkreditlån 5,30% Anslået ydelse realkreditlån årligt (30 årigt lån) 133.036,88 Svarende til en månedlig lejestigning pr. lejemål pr. md. på 85,94 Bekendtgørelse om drift af almene boliger. skompetence Afdelingsmøde Organisationsbestyrelse Holbæk Kommune (Kommunal godkendelse af låneoptagelse er modtaget) Det indstilles, at OB endeligt godkender afdelingsmødets beslutning. 2.1.3 Antenneanlæg afdeling 15, Marievej Resumé Beboerne har ved flere lejligheder givet udtryk for ønsket om, at der arbejdes på muligheden for, et større individuelt og fleksibelt TV (og udbyder-) valg for beboerne. I dag leveres TV og bredbåndsforbindelse via afdelingens såkaldte sløjfeanlæg, i samarbejde med YouSee. Efter aftale med afdelingsbestyrelse er der udarbejdet et udbudsmateriale, for etablering af et helt nyt antenneanlæg et såkaldt stikledningsanlæg, inkl. en lysleder (fiber) forbindelse til hurtigt internet. Der er gennemført et udbud for afdelingen, og Insta var billigst med deres tilbud. Der har været afholdt et informationsmøde med beboerne, hvor at mulighederne for anvendelse af et alternativt anlæg, er blevet drøftet. Der har den 3.12.2015 været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne har valgt at der ikke etableres et nyt TV anlæg inkl. en fiberforbindelse til internet. 8
Udgifterne til gennemførelse af udbud kr. 10.000 kr. afholdes af driften og kommunikation på 40.000 kr. indstilles afholdt af afdelingens drift. Bekendtgørelse om drift af almene boliger. skompetence Afdelingsmøde Organisationsbestyrelse Se pkt. Økonomi. 2.1.4 Antenneanlæg afdeling 16, Bjergmarken & Samsøvej Resumé Beboerne har ved flere lejligheder givet udtryk for ønsket om, at der arbejdes på muligheden for, et større individuelt og fleksibelt TV (og udbyder-) valg for beboerne. I dag leveres TV og bredbåndsforbindelse via afdelingens såkaldte sløjfeanlæg, i samarbejde med YouSee. Der er udarbejdet et udbudsmateriale, for etablering af et helt nyt antenneanlæg et såkaldt stikledningsanlæg, inkl. en lysleder (fiber) forbindelse til hurtigt internet. Der er gennemført et udbud for afdelingen, og Insta var billigst med deres tilbud. Der har været afholdt flere informationsmøder med beboerne, hvor at mulighederne for anvendelse af et alternativt anlæg, er blevet drøftet. Der har den 17.6.2015 været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne har valgt at der etableres et nyt TV anlæg inkl. en fiberforbindelse til internet. Anlægget er nu etableret. Beboerne har ydermere på et ekstraordinært afdelingsmøde den 17.12.2015 besluttet, at aftalen om kollektiv levering af Fuldpakken med YouSee fortsætter. Administrationens vurdering Ingen særlige. Beboerne har på det ekstraordinære afdelingsmøde den 17.6.2015, godkendt nedenstående budget, med en budgetramme på kr. 99,00 kr. pr. lejemål pr. md. Håndværkerudgifter Entrepriser antenne og internet 2.300.000,00 9
2.300.000,00 Omkostninger Rådgivning totalt 120.000,00 Revision 5.000,00 Kommunikation 60.000,00 Forsikring 5.000,00 Byggelånsrenter - anslået 25.000,00 Byggesagshonorar BYG33 30.000,00 Låneomkostninger 55.000,00 300.000,00 Samlede udgifter i alt eks. moms: 2.600.000,00 Samlede udgifter i alt inkl. moms: 3.250.000,00 Finansiering Restbeløb der finansieres via 30 årigt realkreditlån 3.250.000,00 Anslået ydelsesprocent realkreditlån 5,30% Anslået ydelse realkreditlån årligt (30 årigt lån) 172.087,50 Bekendtgørelse om drift af almene boliger. skompetence Afdelingsmøde Organisationsbestyrelse Holbæk Kommune (Kommunal godkendelse af låneoptagelse er modtaget) Det indstilles at OB godkender den endelige låneoptagelse, når byggeregnskabet og lånetilbud fremlægges. 2.1.5 Kapitalforvaltning Resumé Revisor har anbefalet, at byggeforeningens kontantbeholdning i Sparekassen minimeres, af hensyn til muligt risiko for tab, ved bankens evt. ophør. Statens garanti på indlån, er op til 750.000 kr. Formand og næstformand har den 8. oktober 2015 godkendt, at der investeres kr. 6.000.000 fra byggeforeningens løbende konto, i værdipapirer, via Sirius Kapital og iht. byggeforeningens investeringsstrategi. skompetence 10
Organisationsbestyrelse. Det indstilles at OB endeligt godkender dispositionen. 2.1.6 Opskrivnings- og ventelistegebyrer Resumé Byggeforeningens priser er for opskrivning-, venteliste og ajourføring: Opskrivning: 50 kr. Ventelisten: 150 kr. Ajourføring: 100 kr. Opskrivning på som ventelisten koster samlet 200 kr. for 5 år og opskrivning som aktiv ventelisten koster 300 kr. De nuværende priser blev indført for nu snart 5 år siden. I forbindelse med nyopkrævning er der derfor foretaget en revision af gebyr-strukturen og mulighederne for den praktiske udførelse ift. byggeforeningens IT program. Administrationens vurdering Det vurderes, at den nuværende gebyrstruktur vanskeliggøre opkrævningen unødigt, hvorfor at en forenkling kan anbefales. Der budgetteres med kr. 153.450 i gebyrindtægter for opskrivning-, venteliste- og ajourføringsgebyrer i år 2016. Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om udlejning af almene boliger m.v. 1. 3, stk. 3, affattes således:»stk. 3. Boligorganisationen opkræver ved optagelse på ventelisten et gebyr (opnoteringsgebyr), der ikke i væsentligt omfang må overstige boligorganisationens udgifter ved administrationen. Ved opnoteringen skal boligorganisationen skriftligt oplyse den boligsøgende om reglerne i 3., 5. og 7. pkt. Yderligere administrationsgebyrer opkræves 1 gang årligt ved ajourføring af ventelisten (ajourføringsgebyrer). Boligorganisationen kan dog efter forudgående aftale med den boligsøgende opkræve ajourføringsgebyret for en længere periode, dog højst for en periode på 5 år. Betaler den boligsøgende ikke gebyret, skal boligorganisationen sende en påmindelse om den manglende betaling til den boligsøgende. Påmindelsen skal indeholde oplysning om reglen i 7. pkt. Betaler den boligsøgende ikke trods påmindelsen, slettes den boligsøgende fra ventelisten.«skompetence Organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at der foretages en forenkling af byggeforeningens gebyr-struktur, således at der opkræves: 1. Opskrivningsgebyr: kr. 200,00 11
2. Årligt ajourføringsgebyr for alle: kr. 150,00 For dem der måtte ønske det, vil der stadigt være mulighed for, at betale for plads på ventelisten for 5 år på én gang, 1. gang. 2.1.7 Finansiering af kollektive råderetsarbejder Resumé Revisor har i revisionsprotokollatet for byggeforeningen for regnskab år 2014 anført, at mange midler til gennemførelse af diverse kollektive råderetsarbejder i afdelingerne, er bundet i udlån fra byggeforeningens Dispositionsfond. Kollektive råderetsarbejder er arbejder til eksempelvis udskiftning, fornyelse og modernisering af køkkener, badeværelser o.l., hos den enkelte beboer. Arbejderne finansieres via udlån fra enten administrationskassen (Dispositionsfonden) eller fra afdelingen (henlæggelserne). Den enkelte beboer afdrager så lånet over enten 10 eller 20 år. Den disponible del af Dispositionsfonden mindskes ved udlån til afdelingerne. Dette begrænser organisationsbestyrelsens handlemuligheder i tilfælde af, at andre aktiviteter ønskes gennemført. skompetence Afdelingsmøde Organisationsbestyrelse Holbæk Kommune Det indstilles, at der hjemtages lånetilbud fra kreditforeningen for finansiering af de allerede gennemførte kollektive råderetsarbejder som indtil nu har været finansieret via udlån fra Dispositionsfonden, hvorved at en stor del af den bunde andel af Dispositionsfonden, frigives. 2.1.8 Implementering af e-post Efter aftale med KN, er der investeret i nye tillægsprogrammer fra Nets og EGBolig, der gør det muligt at sende dokumenter fra administrationen, direkte til beboernes e- post boks. 12
Investeringen beløber sig til kr. 40.000, hvortil skal lægges udgifter til løbende drift og en pris pr. forsendelse. Omkostningerne finansieres via driften af administrationen. Det indstilles at dispositionen endeligt godkendes. Godkendt 13