Pro-AXP Kom godt i gang med vikardelen
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 1.1. Baggrund...3 1.2. Læsevejledning...3 2. Opret vikar...4 2.1. Opret ny vikar...5 2.2. Indkald vikar til møde...7 2.3. Find vikar...7 2.4. Indtast kvalifikationer m.m....8 2.5. Afkryds aktivitet som gennemført...11 2
3 1. Indledning 1.1. Baggrund Følgende er en Kom godt i gang manual til AXP systemets vikardel. Der er i manualen blevet lagt vægt på at beskrive den simple vikarhåndterings og manualen er derfor ikke et udtryk for de samlede muligheder i systemet. 1.2. Læsevejledning Når der henvises til et menupunkt i en eventuel menustruktur er dette angivet med [Fed]. Når der henvises til en blok på et skærmbillede er dette angivet med [Normal]. Henvises der til knapper er knappens forbogstav skrevet med stort og fed, eksempelvis Fortsæt.
4 2. Opret vikar Scenario Du har aftalt et møde med en potentiel vikar, som har henvendt sig til dig som konsulent og bedt om at blive noteret i systemet med henblik på senere udsendelse som vikar. Personen hedder Winnie Larsen, og hun er 32 år gammel. Hun har gennem de sidste 8 år arbejdet med regnskaber primært indenfor C5 og Axapta. Hun er en rutineret bruger af Microsoft Office, i hvert fald Excel, som hun har brugt i forbindelse med årsregnskaberne. Hun har haft arbejde hos IT Systemer A/S i de sidste 4 år, men er blevet fritstillet, da firmaet står for at flytte hovedkontoret til Sverige. Hendes nærmeste chef var Jan Eriksen, som hun siger, der har givet hende de bedste anbefalinger. Før det arbejde hun hos Itaco A/S. Hendes cpr-nummer er 160372-1612. Hun er gift med Lars, og sammen har de Ann Sofie på 5 år. Hun er ikke ryger og har adgang til bil, hvis det er nødvendigt. De bor i et hus på Katrinebjergvej 12 i Vanløse. Hun vil foretrække arbejde i det storkøbenhavnske område, helst indenfor kontorområdet eller regnskab og økonomi. I aftaler, at hun skal komme forbi den 15. oktober klokken 1500, så I kan få en snak sammen, og vurdere muligheden for et eventuelt vikariat. Opgave/løsning Du skal oprette Winnie i systemet med de oplysninger du har fået allerede og få hende indkaldt til samtale, så du kan se om hun er egnet som vikar. Hvis hun er det, så skal du oprette hende med alle relevante oplysninger. Du kan i systemet oprette vikarer ganske let, også selvom du i første omgang ikke ved om de er reelt egnede som vikarer. Fordelen ved at oprette dem med det samme er at du så har dem registreret i systemet. Det betyder dels at du kan registrere dine aktiviteter i forbindelse med vikarscreeningen, dels at du kan spærre vikaren, hvis denne ikke er egnet. Det kan spare dig selv og dine kollegaer for en masse arbejde, såfremt den samme vikar henvender sig igen. Den i manualen angivne løsning forudsætter, at du først registrerer vikaren i systemet på baggrund af de oplysninger du fik gennem jeres telefonsamtale, derefter indkalder du vikaren til samtale, og endeligt får du de sidste relevante oplysninger i forbindelse med det møde som du har indkaldt til.
5 2.1. Opret ny vikar Handling 1 Handling 2 Handling 3 Tryk på menuen [Ny] i vikardelen Indtast som minimum følgende oplysninger i blokken [Persondata]: Navn, Ccpr-nummer, Forret-ningsområde, Geo.område og Arbejdstider. I Winnie s tilfælde har du fået lidt flere oplysninger som du ligeså godt kan taste ind. Det drejer sig bl.a. om hendes adresse, hendes transportmuligheder og rygevaner. Selvom hun ikke har fortalt dig noget om hendes foretrukne arbejdstider, så start med at sætte dem til Hverdage 0700-1600 hvis du er i tvivl. Når du har indtastet de oplysninger skal du trykke du på knappen Opret, hvorved vikaren registreres i systemet. Systemet giver dig en advarsel hvis der er nogle af de kravmæssige felter som ikke er udfyldt. Det giver dig en sikkerhed for at du får alle de relevante oplysninger med, se eventuelt nedenstående.
6 Handling 4 Når du har oprettet vikaren får du ovenstående billede frem. Du befinder dig nu i menupunktet [Stamkort] i vikardelen. Her kan du indtaste nogle flere oplysninger om vikaren, bl.a. oplysninger om dennes lønforhold m.m. Når vikaren er blevet oprettet, så får du adgang til de øvrige vikarmenuer for denne vikar. Det drejer sig om [Status] og [Kvalifikationer]. I dette tilfælde skal du trykke på overmenupunktet Aktuel i vikardelen, og derefter på menupunktet [Status] således at du kan indkalde vikaren til samtale. Læg mærke til at vikaren indledningsvist er deaktiv indtil du vælger at aktivere vikaren. Det betyder at du trygt kan oprette vikaren i systemet uden at denne indgår i den normale vikarpulje.
7 2.2. Indkald vikar til møde Handling 5 Handling 6 I blokken [Noter/Aktiviteter] trykker du på knappen Opret, hvorefter blokken [Note] vises i et popup vindue. Fra dropdownboksen Notetype vælger du typen Interview. I feltet Aktiveringsdato sætter du datoen til den 15. oktober, og klokken til 1500. Derefter kan du skrive hvad mødet eventuelt handler om i tekstfeltet. Når du er færdig trykker du på knappen Ny, hvorefter aktiviteten er oprettet og indført i din aktivitetsliste. Du kan nu arbejde videre med dine øvrige gøremål. Som default viser aktivitetsoversigten kun dagens aktiviteter, hvorfor at fremtidige aktiviteter ikke er direkte synlige. Hvis du ønsker at se disse skal du vælge et andet tidsinterval. 2.3. Find vikar
8 Handling 7 Når vikaren møder kan du åbne dennes stamkort, så du er klar til at indtaste eventuelle supplerende oplysninger og kvalifikationer. Tryk på menupunktet [Søg] i vikardelen. I blokken [Søg] indtaster du eksempelvis W i feltet Navn. Du skal også huske at gøre systemet opmærksomt på, at du søger efter deaktive vikarer i dropdownboksen Aktiv. Tryk på knappen Søg når du har indtastet dine søge kriterier. Handling 8 Øverst i blokken [Søg] trykker du på funktionen, således at blokken minimeres. Du kan nu finde de fundne vikarer i blokken [Søgeresultat]. Tryk på vikarens navn. Det fungerer som link, og fører dig til menuen [Stamkort] i vikardelen. Herfra skal du trykke på menuen [Kvalifikationer]. 2.4. Indtast kvalifikationer m.m.
9 Handling 9 Du skal nu indtaste de kvalifikationer som Winnie har oplyst, samt de kvalifikationer som jeres samtale afdækker. I det konkrete tilfælde ved du noget om hendes tidligere ansættelsesforhold, hendes IT kvalifikationer og hendes regnskabskvalifikationer. Det er derfor naturligt at aktivere kvalifikationsblokkene Kvalifikationer IT/Kontor, Ansættelser og Kontor/økonomi. Du kan starte indtastningen i boksene ved at trykke på følgende knap. På kvalifikationssiden vil du tit opleve, at nogle kvalifikationsblokke vises som blokke, mens andre vises som links nederst på siden. Det skyldes at blokkene er knyttet til en CV skabelon, som samtidigt er knyttet til de forretningsområder, som er valgt for vikaren. Det hjælper dig og vikaren med at få afdækket de mest relevante kvalifikationer indenfor de respektive forretningsområder.
10 Handling 10 Kvalifikationsblokkene er en smule forskellige, alt efter hvilke oplysninger der skal indtastes. De fleste af blokkene vil indeholde kvalifikationen, et muligt niveau, et erfaringsgrundlag, og en sidst anvendt dato. Kryds de relevante kvalifikationer af, og tryk på knappen Gem nederst i popup vinduet. Handling 11 Kvalifikationsblokkene Ansættelser og Uddannelser er beregnet til at indskrive til- og fra perioder i, stillingstitel m.m. Indtast eksempelvis Winnie s sidste arbejde ind her. Tryk på knappen Gem når du er færdig. Handling 12 Systemet giver dig mulighed for at tage en avanceret reference på vikaren, se ovenstående. Denne funktionalitet aktiveres via knappen i kvalifikationsblokken Ansættelser. Tryk på knappen Gem når du er færdig. Du har nu indtastet de kvalifikationer for Winnie, som du er vidende om. Hvis du mener at Winnie er egnet til at varetage arbejdet som vikar skal du gå tilbage til menuen [Stamkort] i vikardelen og sætte Winnie som aktiv. Denne funktionalitet er et specielmodul til systemets grundfunktionalitet. Den rating du giver vikaren vil blive vægtet sammen med de seneste jobratings, og din egen overordnede vurdering af vikaren. Hver af de tre ratings tæller hver en tredjedel. Har du flere reference ratings, eksempelvis ved flere ansættelser, så er det gennemsnittet af disse, som indgår.
11 Handling 13 I blokken [Arbejdsforhold] afkrydser du checkboksen Aktiv således at vikaren gøres aktiv. Vikaren vil nu være til rådighed for fremtidige vikariater. Det er også i denne blok, at du kan give din egen overordnede rating. Tryk på knappen Gem nederst i blokken når du har indtastet dine oplysninger. 2.5. Afkryds aktivitet som gennemført
12 Handling 14 Tryk på menupunktet [Status]. I blokken [Noter/Aktiviteter] afkrydser du checkboksen udfor den aktivitet du har gennemført. I dette tilfælde Interview. Tryk på knappen Gem. Handling 15 Nu skifter aktiviteten karakter og bliver til en note. Du vil altid kunne finde gamle noter og aktiviteter under den pågældende vikar. Du er nu færdig med at oprette vikaren.