Arne N. Skov Fuldmægtig Beskrivelse af procedure vedr. intern eliminering (håndtering af internt køb og salg samt interne mellemværender). Generelt. Denne vejledning skal beskrive de procedurer, som sikrer at der sker en udligning af intern handel samt interne mellemværende mellem følgende selvstændige bogføringskredse. Dato: 25. marts 2009 Journalnr: Reference: Direkte tlf: 8942 1178 E-post: as@adm.au.dk CVR-nr: 41-82-66-14 DJF DMU ASB DPU AU For DJF findes der flere bogføringskredse. Disse er i nedenstående beskrivelse betragtet som en samlet bogføringskreds. Denne vejledning vil opdele procedurerne i følgende problemstillinger: Internt viderefakturering af omkostninger/ressourceanvendelse/brugerbetaling. Finanslovsmidler Udlån af medarbejder. Videreforsendelse af eksterne midler. Videredebitering af balanceposter. Interne mellemværende. Likviditetmæssig konsekvenser. Afstemning af interne mellemværender herunder køb/salg. Fælles for de omtalte punkter er: at kontaktperson/afdeling/institut skal fremgå af salgsdokumenterne, så afklaring af evt. uoverensstemmelser kan klares hurtigere. Evt også med angivelse af telefonnr. at alle regninger skal fremsendes uden pålæg af moms. at der ikke er fastsat nogen formkrav i forhold til aftaler mellem de købende og sælgende parter men det forventes at der er konsensus. Regnskabskontoret Aarhus Universitet Bygning 5132 Katrinebjergvej 89 F 8200 Århus N Tlf: 8942 1166 Fax: 8612 2562 E-post: regn@au.dk Web: www.au.dk/regn
DJF og DMU er at betragte som eksterne samhandelsparter i 2007, først i 2008 i forbindelse med udarbejdelse af åbningsbalancen 01.01.2008 vil der ske en eliminering af mellemværender samt køb og salg til DPU,ASB og AU samt DJF og DMU imellem. Afgrænsning Interne transaktioner inden for de enkelte bogføringskredse. f.eks. intern afregning af ressourceanvendelse fra afdelingen Mark og Stald på DJF til afdelinger, projekter mv. er ikke en del af denne vejledning. Spørgsmål vedr. disse forhold inden for de enkelte bogføringskredse skal rettes direkte til de regnskabsansvarlige/systemansvarlige. HIH, som også bliver registreret i en særskilt bogføringskreds vil ikke være omfattet af denne vejledning. Grunden hertil er at der er ringe samhandel til og fra de øvrige bogføringskredse og at denne bogføringskreds står foran en integration i bogføringskredsen AU. Internt viderefakturering af omkostninger/ressourceanvendelse/brugerbetaling. Driftførte poster, som vedrører afdelinger og som er økonomistyringsmæssigt er placeret i en anden bogføringskreds. Eksempel herpå kan være: Husleje, Forbrugsartikler, Den sælgende enhed skal udfærdige en faktura til den købende enhed. Modposten er interne hhv. debitorkonto for den sælgende part og interne kreditorkonto for den købende part. Salgsindtægten skal vises i resultatopgørelsen på linjen Intern omsætning Købet skal vises i resultatopgørelsen på linjen Intern omsætning Finanslovsmidler. Indtægter som er bevilget til Aarhus Universitet via finansloven. Procerure AU modtager finanslovsmidlerne. Disse midler bliver fordelt ud på de respektive fakulteter og hvor disse fakulteter er bogført i særskilte bogføringskredse bliver beløbene bogført på de interne kreditorkonti. I de modtagne bogføringskredse vil indtægten blive ført i resultatopgørelsen og med modpost på interne debitorkonti. 2
Udlån af medarbejder.. Medarbejderstamdata og lønbehandling sker i en bogføringskreds, som er forskellig fra den bogføringskreds, som skal bære omkostningen. Indlån/Udlån af medarbejder finder anvendelse her. Videreforsendelse af eksterne midler.. Modtagne indbetalinger, som indtægtsføres i takt med forbruget på de eksterne bevillinger og hvoraf en andel skal tilgå en enhed i en anden bogføringskreds. = procedure for videreforsendelse af eksterne midler. Overflytning af feriepengeforpligtigelse Hvor der sker en permanent skift i arbejdssted og lønadministrationen overgår til en anden lønbehandlingssted skal der ske en flytning af feriepengeforpligtigelsen. Den lønadministration, som medarbejderen overflyttes fra, sørger for at den modtagende lønadministration bliver informeret om Antal resterende feriedage, som ikke er afholdt Feriepengeforpligtigelse, som skal overflyttes, med angivelse af hvilke beløb, som bliver konteret på interne kreditorkonti. Videredebitering af balanceposter. Eksempler på disse poster kunne være materielle anlægsaktiver, eksterne tilgodehavender eller gældsposter. Den sælgende part bogfører via en ompostering af posten til hhv. en intern debitor konto eller en intern kreditorkonto Ved overførsel af en aktiv post skal modposten være intern debitorkonto og ved overførsel af en passiv post skal modposten være en intern kreditorkonto 3
Interne mellemværende. Interne mellemværender er hhv debitorkonti hvor kunden er en af de øvrige bogføringskredse og kreditorkonti, hvor leverandøren er en af de øvrige bogføringskredse. Der skal som minimum i hver bogføringskreds være et antal debitorkonti og kreditorkonti, som svarer til antallet af mulige samhandelsparter. F.eks. vil det for bogføringskredsen AU betyde at der skal være et sæt af debitorkonti og kreditorkonti til køb og salg mellem: DJF DMU ASB DPU I hvilket omfang det vil være en fordel at have flere debitorkonti/kreditorkonti, mod f.eks. DJF er op til den enkelte bogføringskreds af afgøre. Det skal blot kunne identificeres hvilken bogføringskreds den enkelte debitor/kreditor relaterer sig til. Likviditetmæsige konsekvenser. I de enkelte bogføringskredse skal der ikke ske en udligning af interne kreditor- og debitorkonti konti. I de tilfælde hvor der ikke er fri likviditet til dette i de enkelte bogføringskredse skal der ske en overførsel fra AU til den betrængte bogføringskreds. Denne likviditetsoverførsel skal bogføres på hhv. kreditorkonti hos AU og på debitorkonti hos modparten. Der vil senere blive udarbejdet nærmere retningslinier for likviditetsstyringen inden for Aarhus Universitet herunder afledte konsekvenser som følge af implementering af SKB-løsning medio februar 2008 Afstemning af interne mellemværender herunder køb/salg. Der skal ske en månedlig afstemning af alle mellemværender. Det vil være kreditorparten, som har ansvaret for at de interne mellemværender bliver afstemt. AU Kirsten B. Andersen, Telefon 89 42 11 86, mail: kba@adm.au.dk ASB - Yadigar Akbulut, Telefon 89 48 65 64, mail: yat@asb.dk 4
DMU Susanne Madsen, Telefon 46 30 13 36 Line Maj Clemmensen Telefon 46 30 13 10 Mail bogholderi@dmu.dk. DJF Birthe Kaas Cornett, Telefon 89 99 10 22, mail: Birthe.Cornett@agrsci.dk DPU - Susanne Rothaus Nielsen, Telefon 88 88 95 65. mail: srn@dpu.dk Hvor der måtte opstå uenighed om interne mellemværender skal problemet i første omgang eskaleres til den regnskabsansvarlige for bogføringskredsen. Hvor de regnskabsansvarlige ikke løser problemet skal det eskaleres til Arne Skov, Rengskabskontoret, telefon 89 42 11 78. 5