Du skal gøre følgende før du sender dine Winfinans Small Business data til konvertering:

Transkript

1 Konvertering fra Winfinans Small Business til Winfinans.NET Denne vejledning er tænkt som en hjælp til dig som Winfinans Small Business bruger, som ønsker at skifte til vores internetbaserede løsning Winfinans.NET. Vi håber at den kan gøre dit skift så let som muligt. De grundlæggende tanker i Winfinans Small Business er overført til Winfinans.NET, men vi har indarbejdet en del flere funktioner, som vi håber du får glæde af. Winfinans.NET er et tidsbesparende system, der understøtter den mobile fremtid, elektronisk udveksling og samarbejdet mellem dine medarbejdere, din eksterne bogholder og din revisor. Du skal gøre følgende før du sender dine Winfinans Small Business data til konvertering: Opret virksomhedens første brugeradgang på og tilmeld under oprettelsen den løsning du ønsker at anvende. Køb datakonverteringen samtidig med tilmeldingen. Skriv pr. til support@winfinans.dk hvilken arbejdsdag konverteringen ønskes udført. Hvis det ønskes at konvertering skal ske indenfor 3 arbejdsdage fra fremsendelsestidspunktet, skal den ønskede dato ligge mindst 3 arbejdesdage efter bestillingsdagen. I Winfinans Small Business programmet skal brugeren - inden fremsendelse af database til konvertering - tømme alle midlertidige tabeller, dvs. evt. åbne lageroptællinger godkendes og lukkes, indlæste bilag flyttes til kladde og kladde bogføres. Anvendes Winfinans som flerbrugerversion, findes en kladde for hver bruger og alle skal bogføres. Sørg for at finde den datafil der er tilsluttet programmet, så du ikke ved en fejl får fremsendt en forældet datafil til konvertering. Du kan konstatere hvor dine data ligger ved at starte Winfinans Small Business op vælge Adgang -> Skift database/flerbruger. Her kan du se placeringen af datafilen. Hvis dit program er standardinstalleret, kan du finde dine data i mappen C.\Winfinans. Fremsendelse af data Databasen WL2Kdata.mdb lægges i en zipkomprimeret mappe og sendes vedhæftet en til support@winfinans.dk, så den er fremme om morgenen på den aftalte konverteringsdag. Hvis vi får problemer med at læse dine data, giver vi dig besked og ny skal fremsendes, således at konvertering kan påbegyndes samme dag. Oplys i den du fremsender data med, hvilket firma du har oprettet din Winfinans.NET brugeradgang til, og hvad dit brugernavn til Winfinans.NET er. Hvis du har flere firmaer i databasen, oplys da hvilket eller hvilke firmaer, der ønskes konverteret. Konvertering Konvertering af data er en overførsel af data fra den løsning, som tidligere har været brugt. Konverteringen gør det muligt at se historiske data fra den tidligere anvendte løsning i den nye løsning. Data bliver konverteret i det omfang der er overensstemmelse mellem felter i Winfinans Small business og Winfinans.NET. Eventuelle specialtilretninger og rapporttilretninger fra Winfinans Small Business bliver ikke overført. 1

2 Konverteringen omfatter ikke opsætning af Winfinans.NET med debitor/kreditor grupper, varegrupper m.v., da det på flere områder kan anvendes på andre måder end Winfinans Small Business. Det vil derfor ikke være hensigtsmæssigt at prøve at foretage en konverteret systemopsætning. Det vil derfor være nødvendigt at gennemgå og justere indstillinger inden anvendelse af Winfinans.NET påbegyndes. Konvertering foretages af Winfinans på den aftalte dag. Konvertering vil normalt kunne ske indenfor 4 timer efter data er modtaget. En standardkonvertering udført i henhold til denne vejledning koster kr ,- excl. moms baseret på konvertering af 1 database med 1 regnskab. Winfinans forbeholder sig ret til at fakturere anvendt tid ud over den ene time, der er afsat til konverteringen, hvis der indsendes flere regnskaber / databaser til konvertering. Time prisen er her kr ,- excl. moms, der faktureres pr. påbegyndt 30 min.. Gennemsyn af data Efter endt konvertering ligger data klar til gennemsyn i Winfinans.NET og du vil modtage besked herom fra Winfinans support. Vi opfordrer dig til at gennemgå regnskabet i Winfinans.NET og kontrollere, at det stemmer overens med regnskabet fra Winfinans Small Business. Hvis der har været slettet gamle regnskabsår i Winfinans Small Business skal der som det første oprettes et regnskabsår før det første og her skal primobalance bogføres incl. registrering af evt. åbne debitor- og kreditor bilag, som var åbne primo det første regnskabsår, der konverteres. Denne retablering af primobalance kan efter eget valg udføres i Winfinans Small Business inden data fremsendes til konvertering. Hvis der er forskelle imellem saldi i Winfinans.NET og Winfinans Small Business løses dette normalt ved efterposteringer i Winfinans.NET. Se efter at fakturaer og alle andre data ligner sig selv efter konverteringen. NB! Op til 14 dage efter konverteringen og inden der tilføres nye data til Winfinans.NET hjælper Winfinans ApS med anvisning og datakorrektioner i forbendelse med uoverensstemmelse i data. Herefter ydes hjælpen mod køb af det antal konsulenttimer, som der aftales at der skal anvendes på opgaven. Du kan anvende Winfinans.NET straks efter konvertering, men vi anbefaler at der ikke foretages bogføring i Winfinans.NET inden regnskabet er færdigkontrolleret. Inden der registreres nye data i Winfinans.NET udføres en kontrol og indstilling af den måde fakturalayout, fakturering, varer, varegrupper, debitorer,kreditorer,moms m.v. fremtidigt skal behandles i Winfinans.NET og brugerne er klar til at anvende Winfinans.NET. Vi anbefaler dig også at gennemgå nedenstående beskrivelse af de væsentligste forskelle mellem Winfinans Small Business og Winfinans.NET inden Winfinans.NET tages i brug. Grundlæggende forskelle Winfinans.NET og Winfinans Small Business Du skal især være opmærksom på følgende forskelle: Salg/Køb 2

3 Fakturaudskriften i Winfinans Small Business er en MS Access rapport, som enten har været anvendt i standardudgave eller tilrettet virksomheden. I Winfinans.NET er fakturarapporten en del af programmet og den kan sættes op indefra programmet, og der kan efter ønske uploades et firmalogo, der kan placeres på fakturaen. Opsætningen af faktura i Winfinans.NET foretages under menu punktet Handel -> rapport indstillinger. Opsætningen af faktura/kreditnota, tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel er separate opsæt. Tilbud, ordre, faktura, lukkede fakturaer ligger hver for sig. Det er muligt at bevare en ordre efter faktura er dannet i forbindelse med delleveringer. I Winfinans.NET er salget en statusopdelt proces. Når et tilbud accepteres kopieres det til en ordre, der ændres til status faktura, når varen leveres, og når fakturaen bogføres(nu kalder vi det lukkes ), så overføres den til status Lukkede fakturaer, som er det samme som salgsstatistikken i Winfinans Small Business. Det er derfor vigtigt, at man inden afsendelse af data til konvertering, gennemgår såvel købs- som salgsordrer, og placerer dem i den status, som man ønsker at se dem i Winfinans.NET. Fakturanummer tildeles straks en faktura oprettes. En faktura kan derfor ikke slettes, men den kan tømmes for oplysninger og genbruges eller tømmes og lukkes tom. Fakturanumre og alle andre numre - opsættes i intervaller. Tildeling af numre vil ske som det højest brugte plus en indenfor det givne interval. Nummerintervaller kan se under menu Indstillinger - > Firma -> Generelt -> fanebladet Numre. Husk at indstille hvordan nye fakturanumre skal tildeles inden du begynder at danne nye salgs- og købsfakturaer. Fakturaudskrift hænger ikke længere sammen med lukning af faktura. Flere fakturaer kan lukkes samtidig og efterfølgende udskrives. Faktura kan ikke udskrives, før der er valgt salgssted. Momsberegning på fakturaer anvender momskode og momssats fra den/de konti varesalg og rabatter er sat op til at blive bogført på. Kontroller jævnligt og især i starten, at momsen beregnes rigtig inden fakturaer lukkes. Det kan ske på fakturaens total faneblad, hvor de beregnede beløb kan kontrolleres inden fakturaen lukkes. Ovenfor ses en fakturas total oplysninger. Lager 3

4 Lagerført/ikke lagerført varenumre oprettes på anden måde, hvorfor alle varer med beholdning konverteres til Winfinans.NET som lagerførte og alle varer uden beholdning oprettes som ikke lagerført. Dette kan rettes af Winfinans i forbindelse med konverteringen, hvis det skal være anderledes. Husk at tilrette data inden konvertering i Winfinans Small Business eller give besked herom i forbindelse med fremsendelse af datafilen. Alle varebeholdninger skal efter konvertering godkendes. Disse findes under punktet Justering under lageret. Efter godkendt Justering kan beholdninger og varelagerets værdi ses. Adresser Der er kun ét adressekartotek i Winfinans.NET, der indeholder flere typer adresser. Kunde & leverandør, Kunde, Leverandør, Andet og Udeladt. Udeladt anvendes til ikke-aktive adresser, som ikke kan slettes, men du ikke ønsker at bruges. En adresse kan desuden være en leveringsadresse. En adresse optræder først som debitor hvis der er tilknyttet en debitorgruppe med samlekonto og der er posteret på den. Det samme gælder for kreditorer og Kreditorgrupper. Bogføring Da Winfinans.NET er født på engelsk, skal andre koder anvendes ved bogføring. I Winfinans Small Business indtastes et foranstillet D for debitor og C for kreditor. I Winfinans.NET indtastes i stedet C for debitor (customer) og V i sted for C (Vendor). Udligninger kan i Winfinans Small Business udføres på enkelt fakturaer med foranstillet UD og UC. Tilsvarende hedder i Winfinans.NET SC og SV. S står for Settle. Overfør Regnskabsresultat til nyt regnskabsår I Winfinans.NET kan årets resultat automatisk overføres til nyt regnskabsår. Det sker første gang man bogfører i nyt regnskabsår. Samtidigt oprettes et nyt tomt regnskabsår efter det, der netop er bogført i første gang. På den måde er det normalt ikke nødvendigt selv at oprette nye regnskabsår. Winfinans.NET indeholder mulighed for at oprette to konti af specielle typer. Overført resultat sidste år og Resultat indeværende år. Begge konti oprettes som en del af egenkapitalen. Det er herefter ikke nødvendigt at ompostere årets resultat, som man skal i Winfinans Small Business samt kontoen Resultat dette år sikrer, at systemets samlede Aktiver og Passiver er lige store året igennem både i systemets skærme og på regnskabsudskrifter. Generelt Åbenpoststyringen er grundlæggende anderledes. Dette betyder, at gamle, udlignede poster kan dukke op igen, hvis de ikke er helt udlignet. Disse kan udlignes ved en kørsel i programmet efter konvertering. Regnskb -> Bogføring -> kladde -> Udlign åbne poster -> Oprydning i åbne poster. 4

5 Intern reference er udvidet til 2 tabeller i Winfinans.NET, nemlig intern ref. som er de personer, der har systemadgang og Sælgere, som er referencer på adresser og fakturaer. Dette anvendes bl.a. til provisionsstyring, hvor et sælgernavn skrives på en faktura. Alle opsæt findes under det respektive emne, f.eks. lager, i forbindelse med støttetabeller som debitorgruppe, varegruppe og på oversigtsskærme. Det erstatter de tidligere Stamdata i øverste menulinie i Winfinans Small Business. Her findes også adgang til systemets rapporter. For både Indstillinger og Rapporter gælder, at alle systemets indstillinger og rapporter kan findes under de respektive ikoner. Når man lige er logget ind i Winfinans.NET vises vinduet Navigation, hvor der er en oversigt over systemets funktions ikoner. Winfinans.NET er en større løsning, hvor der tilbydes betydeligt flere muligheder end Winfinans Small Business. Hvis virksomhedens behov ikke er store, vil Winfinans.NET ikke være mere kompliceret at anvende. Winfinans.NET er bygget, så det intuitivt er nemt at arbejde med og indeholder et hjælpesystem, hvor funktioner er beskrevet. Vi anbefaler at bruge tid til at downloade og gennemlæse dokumenterne Kom godt i gang med Winfinans NET og Lav en faktura med Winfinans NET. Vi håber du får glæde af Winfinans.NET. Med venlig hilsen Winfinans ApS 5