ectrl vejledning ectrl Multiomdøb af debitorer og kreditorer

Transkript

1 ectrl vejledning ectrl Multiomdøb af debitorer og kreditorer

2 Indholdsfortegnelse Multiomdøb af debitorer/kreditorer 3

3 Multiomdøb af debitorer og kreditorer Denne vejledning beskriver, hvad du kan gøre, hvis du får behov for oprydning i dine debitor- og/eller kreditoroprettelser. Der er måske fejlagtigt sket dobbeltoprettelse af den samme leverandør/kunde eller også popper der mange udgåede kunder eller leverandører op ved søgning, som man for overblikkets skyld gerne vil lægge sammen (Merge). Funktionaliteten kan også bruges, såfremt man har behov for at omdøbe sine debitorer eller kreditorer, fx pga. ændringer til oprettelseskriterierne (Rename). ectrl indeholder to funktionaliteter under AccountPlus+ til dette brug, nemlig Multi omdøb kreditorer og/eller Multi omdøb debitorer. Bemærk venligst følgende, at har man først udført sammenlægninger eller omdøbt konti, så kan dette IKKE fortrydes; Gennemførte Merge- eller Rename-handlinger kan altså ikke køres tilbage. Vi kan selvfølgelig få igangsat en restore fra den backup, som løbende tages, men en restore koster og er en fakturerbar ydelse. Vær derfor helt sikker, inden der trykkes udfør i nedenstående proces. Vær ligeledes opmærksom på, at udførelse af Multi omdøb kreditorer og/eller Multi omdøb debitorer vil kunne være tidskrævende. Dette afhænger af antallet af handlinger, der vælges til udførelse, og så hastigheden på ens internetforbindelse. Det anbefales derfor, at man prøver med nogle få ændringer først, for at se tidforløbet af disse og vurdere, om man vil øge antallet af Merge- eller Rename-handlingerne. Processen er den samme, om der er tale om debitorer eller kreditorer. I nedenstående eksempel vælger vi at sammenlægge to kreditorer, dvs. vi skal merge. 3

4 Gå i AccountPlus+ menupunktet, vælg Periodisk Multi omdøb kreditorer. Nedenstående vindue kommer nu frem og ved tryk på knappen Leverandører yderst til højre kommer dine kreditorkonti frem (det er vinduet Leverandører, der her er vist oveni vinduet for Multi behandling af kreditorer Omdøb / Sammenlæg). Kreditorerne, som vi i dette eksempel ønsker at sammenlægge, er kreditorkonto 1 og 2 med kreditorkonto 3 Facebook. 4

5 Øverst i billedet fremgår, hvilke søgekriterier funtionaliteten opererer med, hhv. ectrl_rename og ectrl_merge. I dette eksempel skal vi sammenlægge, dvs. vi skriver ectrl_merge i feltet Søgenavn på begge kreditornumre. Nu kan vinduet Leverandører lukkes. I vinduet Multi behandling af kreditorer Omdøb / Sammenlæg, tryk nu Tilføj og Ok når Forespørgsel-boksen popper op. Nu ligger kreditorkonto 1 og 2 klar til sammenlægning. Næste step er at tilføje kreditorkonto for den fortsættende kreditor, der skal sammenlægges med. I dette tilfælde er det kreditorkonto 3 Facebook, og 3 tastes derfor i kolonnen Nyt kontonummer, som vist nedenfor. I kolonnen Handling kan du se, hvilken handling du er i gang med. I dette tilfælde står der Sammenlæg. 5

6 Hvis du fortryder, eller har lavet en fejl i forløbet, kan du trykke på Deaktiver, for at nulstille alle ændringer. Værdi i kolonnen Handling ændres nu fra Sammenlæg til Ingen. I dette vindue kan man ændre værdier i felterne Nyt kontonummer og Handling; Fx kunne man fejlagtigt være kommet til at skrive ectrl_merge i søgenavnet på leverandøren i stedet omdøb. Man har her mulighed for at ændre til ectrl_rename. Ligeledes kan man slette linjer ved hjælp af tasterne Alt+F9. Trykker du nu Tilføj, vil de tidligere opsatte handlinger i vinduet Leverandører, forsøges indlæst igen. Dog vil kun opsatte konti fra Leverandører indlæses, såfremt de ikke allerede er at finde i vinduet Multi behandling af kreditorer. Du kan også altid forlade vinduet, og vende tilbage sidenhen, uden at miste nogle af de opsatte værdier i vinduet. Du har også mulighed for at lægge de udvalgte handlinger over i en excel-fil ved tryk på Excel. Her får du en oversigt over, hvilke leverandører du har lagt til sammenlægning, og til hvilket nyt kontonummer og kreditornavn. Når du er klar til sammenlægning, skal du trykke Udfør. Og tryk OK til infoboksen for at fortsætte. 6

7 Alt afhængigt af antal poster, der skal sammenlægges, kan processen tage tid. Du får følgende meddelelse, når sammenlægningen er foretaget. Tryk Luk. Ved tryk på knappen Ændringslog får du et overblik over hvilke poster, der nu er sammenlagt ved sammenlægning af kreditorerne. Noter venligst, at samme procedure følges vedrørende Multi omdøb debitorer. 7