Emne Bestyrelsesmøde Dato: 25. april 2017 kl. 16:30 20:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Mandag den 22.05 kl. 16.30. Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Gennemgang af restanter Lukning for fleksmedlemskab fremover. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Afvikling af obligationsgæld 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Nedbrud af fairway klipper Brug af golfbiler 8. Husudvalg Forpagter Telt på terrassen Gebyr ved spisematcherne 9. Udvalg for gæste- og baneservice 10. Markedsføringsudvalget Åbent hus & Golfens dag Sponsorfolder Nye sponsorer Præmier til åbningsturneringen 12. IT udvalg DropBox 13. Sportsudvalg US Kids Golf Træningstimer 2018 Turneringsudvalget Ungdomsudvalget Regionsgolf 14. Breddeudvalg Nye medlemmer i breddeudvalget 15. Frivilligt udvalg Arbejdshold 16. Klubberne i klubben 17. Administration Venskabsklubber. Fritspilsklubber Status på medlemmer pr. 25.04.2017: 18. Eventuelt Næste møde: 11. Sponsorudvalget Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Klubben har indgået en aftale med virksomheden MARKETXPAND MEDIA om udarbejdelse af en profilvideo af Skovbo Golfklub. Hvis I ser et filmhold ved forskellige lejligheder så er det til markedsføringsvideoen. Ved optagelserne vil gæster og medlemmer blive holdt informeret. 3. Regnskab og budgetter Opfølgning på likviditet og regnskab Likviditeten bliver der holdt nøje øje med og kasserer Henrik Jensen er tilfreds med likviditeten ultimo marts, som er bedre end sidste år, hvilket vil sige, at der er trukket mindre på vores kassekredit. Budget og regnskab blev gennemgået. Forbruget ser godt ud i forhold til budgettet og vi ligger lidt foran indtjeningsmæssigt. Gennemgang af restanter Der er desværre flere medlemmer som undlader at betale deres kontingent trods adskillige rykkere. Medlemmerne har jfr. vores vedtægter meldt sig for sent ud. Det er en uholdbar situation, og bestyrelsen overvejer at indgå et samarbejde med en inkassovirksomhed. Punktet bliver taget op på næste bestyrelsesmøde efter at DGU er konsulteret om mulig udveje. Lukning for fleksmedlemskab fremover. Bestyrelsen har besluttet at vi lukker for optagelsen af nye fleksmedlemmer (dem til kr. 2.500,-) med øjeblikkelig virkning. Vi ønsker fremover at satse på at optage nye golfspillere via TRIN 1 medlemskab og etablerede golfspillere som fuldtidsmedlemmer eller de øvrige medlemskategorier, som forbliver uændrede. De medlemmer der allerede er fleksmedlemmer bibeholdes. De har nu en unik mulighed for at blive TRIN 1 medlem med de dertilhørende fordele.. 4. Bestyrelsen Mission/Vision Der bliver fortsat arbejdet videre med elementerne i Skovbo Golfklubs vision med udgangspunkt i den overordnede målsætning. Elementerne bliver behandlet under de respektive punkter. Afvikling af obligationsgæld Bestyrelsen har modtaget et forslag for vort medlem Erik Bjerregaard, vedrørende hurtig afvikling af vores gæld (obligationslån) til nuværende og tidligere medlemmer. Side 2
Forslaget skal gennemtænkes og drøftes med vores bank, revisor for det skattemæssige samt DGU. Bestyrelsen arbejder videre med forslaget. HS kontakter Erik Bjerregaard og takker for det gode forslag. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Baneudvalg Nedbrud af fairway klipper Vores Fairway klipper brød ned kort inden Påske. Reservedele var desværre ikke på lager og 14 dagen uden en fairway klipper er ikke optimalt. Vi er sårbar og bestyrelsen overvejer mulighederne for reservekapacitet. Brug af golfbiler Vi har indkøbt en ny golfbil, så vi nu har 6 stk. Bestyrelsen opfordrer vores medlemmer til at bruge de gamle golfbiler nr. 1, 2 og 3, så de kan blive brugt op, da de er meget omkostningskrævende i service og vedligeholdelse. 8. Husudvalg Forpagter Der har været afholdt møde i cafeudvalget og der er en positiv stemning i samarbejdet med udvalgets medlemmer og vores nye forpagter. Telt på terrassen Klubber i klubben efterlyser et telt eller en overdækning på terrassen. Forpagter ønsker ikke at sætte et telt op, men har fået nye parasoller fra Royal Unibrew. Gebyr ved spisematcherne Ved spisematcherne er der lagt et gebyr på maden til borddækning, servering og opvask. Bestyrelsen har godkendt gebyret. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Gæste- og baneservice består nu af 20 frivillige, hvoraf flere er nye medlemmer. Det kniber desværre med at få afsat nogle weekender. Hvis der er nogle der er interesseret i at give en hånd med en dag i en weekend, så må interesserede meget gerne henvende sig til Flemming Lehnert. 10. Markedsføringsudvalget Åbent hus & Golfens dag Der har været afholdt Åbent hus søndag den 23. april og søndag den 30. april har vi igen Golfens Dag. Side 3
Der er blevet delt 4000 stk. flyers ud og annonceret massivt i medierne, både med pressemeddelelser, facebook og skilte hos forskellige købmænd i nærområderne. Vi håber vi får rigtig mange besøgende. 11. Sponsorudvalget Sponsorfolder Der er redigeret i sponsorfolderen og den er nu opdateret. Nye sponsorer Vi har fået følgende nye sponsorer, som vi byder velkommen og glæder os til samarbejdet: Interplan nye bagmærker. Mere information senere. CKJ Steel borde og bænke ved indspilsgreen. XL Byg Køge trappe fra klubhus til bagladerne Reklamer på Golfbiler blev diskuteret og vi opfordrer alle til at være behjælpelig med at finde emner til nye sponsorer. Sponsorudvalget følger budgettet og har nye sponsorer i pipelinen. Præmier til åbningsturneringen Der var flotte præmier til vores åbningsturnering. Lørdag var præmierne sponsoreret af ES-Elektrikeren og om søndagen fra Kop & Kande i Borup. Billeder fra turneringen vil snarest blive lagt på både hjemmeside og kommer med i næste klubnyt. 12. IT udvalg DropBox It-udvalget opfordrer alle bestyrelsesmedlemmer til at få deres udvalg til at lægge dokumenter, referatet m.v. ind i Dropbox som elektronisk arkiv. Sports- og baneudvalget har lagt deres dokumenter i Dropbox. 13. Sportsudvalg US Kids Golf Der har været afholdt US Kids Golf med stor succes i Skovbo Golfklub, og både arrangør, gæster og medlemmer har været yderst tilfredse med afviklingen af turneringen. Turneringen kommer tilbage i efteråret med finalestævnet og SGK har af arrangøren fået lovning på arrangementet igen til næste år. Træningstimer 2018 Sportsudvalget har et ønske om at kende bestyrelsens ramme for protræningstimer før der foretages endelig finplanlægning i underudvalgene. Side 4
Dette indebærer en foreløbig tilkendegivelse fra bestyrelsen allerede midt i december måned. Proceduren er: SU sender et fælles oplæg til fordeling af de ønskede træningstimer i oktober/november måned. Oplægget udarbejdes ud fra ønsker både fra kontoret (1, 2, 3 ordning) og fra elite og UU. ST skal have godkendt/accepteret prioriteringen af timerne før det sendes til bestyrelsen. Bestyrelsen tager ønsket med i budgetplanlægningen for 2018. Turneringsudvalget Årets turneringer er på plads og der er færre turneringer end sidste år. Udvalget forsøger sig i år bl.a. med en am/am turnering, en gullaschturnering samt en fælles familie/generationsturnering. Ungdomsudvalget Ungdomsudvalget er kommet godt fra start. Der er mange børn der nyder godt af både træning og de sociale arrangementer, som der lægges stor vægt på i udvalget. Omkostningerne ved arrangementerne har de unge selv tjent ind ved at sælge lodder, afholdt banko aften og stået for salg af øl/vand til generalforsamlingen. Derudover har ungdommen planer om at forestå oprydning efter Roskilde Festivalen, hvis der kan skaffes tilstrækkelig med frivillige til at hjælpe med arbejdet. Penge som tjenes derved går direkte til ungdommens arbejde og påvirker ikke det budget som udvalget har fået tildelt af bestyrelsen. Hvis der er nogle der vil give en hånd med efter Roskilde Festivalen, så vil oprydningen finde sted fra fredag den 07.07 til og med søndag den 09.07. Interesserede kan henvende sig til ungdomsformand Malene Kjærsgaard. Regionsgolf Tilmeldingen til Regionsgolf er stor. Vi har i år tilmeldt 10 hold. 14. Breddeudvalg Nye medlemmer i breddeudvalget Der er kommet to nye medlemmer i breddeudvalget Anne Grete og Povl Hey. Udvalget byder velkommen og glæder sig til samarbejdet. Derudover har der været afholdt flere møder og udvalget har ligeledes holdt flere arrangementer for vores medlemmer. 15. Frivilligt udvalg Arbejdshold Der har været afholdt møde i udvalget og der er 13 der har tilmeldt sig dette korps af frivillige. Peter Johansen og Ole Agersbæk er tovholdere i udvalget. Opgaverne bliver delt ud og der bliver blandt andet samlet bolde på drivingrange, tilset banebiler, ordnet omkring klubhus og terrasse og tilset pustepladsen samt mange flere opgaver. 16. Klubberne i klubben Side 5
17. Administration Venskabsklubber. Nogle af vores medlemmer, der har sommerhus på Bornholm, ønsker at vi får en bornholmsk venskabsklub eksempelvis Nordbornholm Golfklub (Rø). Bestyrelsen har overvejet henvendelsen og har vurderet at vi ikke har en interesse i at indgå et samarbejde. Fritspilsklubber Vi har modtaget en forespørgsel fra Ree Golfklub om en fritsspilsordning. Bestyrelsen har overvejet henvendelsen og har vurderet, at vi er tilfreds med de 3 ordninger vi allerede har indgået. MB sender et afslag til Ree Golfklub. Vi fortsætter greenfee aftalen med Ree Golfklub. Pumpetilladelse fra Køge Kommune Vi arbejder fortsat på at få en pumpetilladelse fra Køge kommune for at reducere overskudsvand i vintermånederne. Vi skal bl.a. fastlægge eksisterende pumpetilladelser og forholdene for vores naboer. Overvågningskameraer Vores overvågningskameraer koster os rigtigt mange penge årligt. KF og MB undersøger hvad konsekvens det har forsikrings- og prismæssigt, hvis vi opsiger overvågningskameraerne og kun bibeholder alarmdelen. Udstilling i cafeen Helle Storm ønsker ikke mere at stå for udstillingen i cafeen. Tak for indsatsen. Klubbens medlemmer har igennem lang tid ønsket, at klubmestertavlerne bliver hængt op i cafeen og vi vil fremadrettet ikke mere udstille i cafeen, når de aftaler vi har indgået med udstillere, udløber. De klubmestertavler vi har, er ikke så præsentable, og vi ønsker nogle nye tavler gerne i træ. FS undersøger. Opsigelse af aftalen med Dansk Brandteknik Vi har nu fået en ny sponsor Firetrace, som vi ønsker at modtage et tilbud fra til sikring af vores bygninger og cafe med brandudstyr. Parkering ved klubhuset Det er fortsat forbudt at parkere ved klubhuset. Det er kun personalet der må parkere og af og pålæsning er tilladt max 4 minutter. Nye buggys Der er indkøbt nye buggys til én person. Bestyrelsen vedtog, at prisen for en runde er kr. 125,-. De nye én personers buggy bliver leveret indenfor 14 dage. Trappe fra klubhus til bagladerne Side 6
Der har været flere ønsker om at få en trappe fra klubhuset op til bagladerne. Bestyrelsen sætter projektet i gang. Vi har fået XL Byg i Køge til at sponsere materialerne. Trappen bliver bygget af det frivillige byggehold ud fra de tegninger, som vi allerede har på projektet. Dansk Golf Fond DGU har sendt en klubmeddelelse ud til alle klubber og opfordrer klubberne til at søge Dansk Golf Fond om tilskud, eksempelvis til ungdomsarbejde. BM undersøger. Status på medlemmer pr. 25.04.2017: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Fleksmedlemmer Antal pr. jan. mdr. Antal pr. feb. mdr. Antal pr. april mdr. 42 42 43 15 15 16 510 510 533 37 37 40 17 17 16 3 9 25 153 152 144 Aktive i alt 777 782 817 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 25 25 22 25 25 22 18. Eventuelt Næste møde: Mandag den 22.05 kl. 16.30. Side 7