Referat af bestyrelsesmøde onsdag 11. marts 2015 kl

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat af bestyrelsesmøde onsdag 11. marts 2015 kl. 18.00-22.00"

Laura Bagge
8 år siden
Visninger:

1 Referat af bestyrelsesmøde onsdag 11. marts 2015 kl Deltagere: Henning Nielsen, Rene Brodin, Finn Romanowski, Hans Otto Kristiansen Afbud: Jens Duval og Birthe Nymand Tilforordnet: Ulrik Skovgaard Referent: Lars Hagenau Dagsorden: Ansvarlig Udførelse 1. Opfølgning på seneste referat Alle Underskrivelse af referater fra januar og februar. Ingen kommentarer til de to referater 2. Status vedr. medlemstal Senest opdaterede statistik fremlagt. 3. Status vedr. medarbejdere Birgitte har sidste dag i administrationen 16. april. Frem til da samarbejder hun mest muligt med Majbritt vedr. økonomi. Administrationen har pt meget at se til: Ny ITplatform, Bistro, E-conomics, mange henvendelser fra medlemmer og andre, besøg hos virksomheder, aftaler med Dept.dk, Golfboxreservationer, Golfskoler, aftaler med hoteller, kasseapparater, Nets, flyers mv. Administrationen har en daglig briefing, hvor der bliver fulgt op løbende opgaver. Brinnie starter formelt op i Bistroen 15. marts. Fremover vil hun og Jesper også deltage i de daglige briefinger om i går i dag i morgen. Til planlægning bruges bl.a. Bistroens liste over aftaler, Månedsrapport vedr. drift og økonomi samt Plejeplan for banen. På administrationen planlægningsmøde 13. 1

2 marts fordeles Helligdags- og weekendvagter ligeligt mellem og MH. Desuden beskrives en dag i receptionen med de mange forskellige gøremål, så vi så småt kan begynde at tænke mulige frivillige medlemmer ind i en måske kommende ordning. Beskrivelserne vil også gå på hjælp til Bistroen ( har aftalt med Krenkerup, at de sponserer Poloshirts med Krenkerup logo, så alle kan se at disse personer yder en ekstra indsats i klubben). 13. marts får administrationen desuden sammen med Rune alle aftaler på plads vedr. datoer og eventuelle aftaler med hoteller., Vedr. GENERALFORSAMLING: Klubben har stor glæde af Morten,som går godt til hånde med forskellige daglige gøremål. Han har været hele administrationen igennem og har senest været med på virksomhedsbesøg. Morten er meget glad for at være her og skal være i klubben frem til ca. medio juni Administrationen tager dagligt udgangspunkt i Mortens ønsker og behov. Kontrakten med Brinnie er på plads og der er indgået en aftale Conny Nielsen vedr. hjælp / afløsning. Administrationen vil med Husudvalget drøfte bl.a. indsats vedr. rengøring.

3 4. Kontingent 2016 HOK Bestyrelsen vil til generalforsamlingen indstille, at kontingentet stiger ca. 2% i Denne stigningstakst har klubben haft i mange år (bortset fra en enkelt sæson ifm meget vand på banen). Af hensyn til klubbens økonomi er der ikke belæg for et mindre kontingent. Af hensyn til konkurrencesituationen er der ikke belæg for en yderligere stigning. 5. Revisor og revisor suppleant RB Jannik Olsen genopstiller som revisorsuppleant. HOK kontakter evt. kandidater, som bestyrelsen kan foreslå til revisorposten. 6. Medlemsforslag / Dresscode Alle Bestyrelsen ønsker at have et konkret forslag til evt. dresscode, som kan præsenteres til generalforsamlingen, hvis generalforsamlingen ønsker det i forbindelse med dialog om det fremsendte medlemsforslag. Ud fra bestyrelsens drøftelse udarbejder RB et udkast, som mailes til bestyrelsen til kommentering inden generalforsamlingen. 7. Medlemsforslag / Baneservice Alle Både bestyrelsen og ansvarlig for Baneservice (HN) ser gerne, at baneservice er oftere på banen og dermed mere synlig. Det vil ske i det omfang, der melder sig endnu flere frivillige til denne ordning. Klubben opfordrer alle golfspillere til at være mere opmærksomme på andre på banen - og lukke bolde hurtigt igennem, når der er mulighed for det. 8. Info om Energi-projekt RB JD vil informere yderligere om projektet, hvis generalforsamlingen efterspørger det. HOK HOK RB HN HN JD 3

4 Vedr. ØKONOMI: 9. Status HOK Årets første måneder giver ingen overraskende bevægelser. På grund af kontingentindbetalinger samt ro på udvalgenes konti er likviditeten som vanligt høj på dette tidspunkt af året. 10. Greenkeeperstab US Der er aftalt bemanding for Status Forpagtningsaftale RB og HOK FU har med baneejer aftalt opfølgning på forpagtningsaftalen 2015 incl. opdatering af plejeplan, maskin- og inventarlister samt oversigt over de forbrugsstoffer, der indgår i lejemålet. Der er som led i overdragelsesforretningen aftalt byggesyn 19. marts. 12. Månedlige statusrapporter RB Fremover udarbejdes månedlige drifts- og økonomirapporter, der behandles på bestyrelsesmøderne. 13. Greenfee-takster 2015 HOK Taksterne fortsætter uændret i Denne indtægtskilde skal gerne øges i form af flere gæster frem for højere takster. Administrationen udarbejder Greenfee statistik til bestyrelsen. Vedr. BISTRO: 10 minutters pause mellem hul 9 og 10 med det formål at øge omsætning i Bistro bevares i Der skiltes med Bistro-tilbud på hul 7 og Status og RB Der er indgået diverse leverandøraftaler. Der er aftalt en række arrangementer med TU, KiK og andre (bl.a. eksterne) i sæson Hul 19 (FGK BISTRO) åbner lørdag 28. marts. 15. Øl-automat RB Automaten vil fremover kun være tændt uden for Bistroens åbningstid. 16. Månedlige driftsrapporter RB Fremover udarbejdes månedsrapporter til bestyrelsen vedr. bistroens drift og økonomi. /HOK/US US/ JD/

5 ØVRIGE 17. Udvalgs- og sponsormatch 2015 RB Udvalgsmatchen, hvor frivillige i bl.a. udvalg inviteres til gratis turnering incl. mad, afvikles også i 2015 ifm finalen på sommerens hulspilspar-turnering (lørdag 26. september). 18. Skiltning og logoer Skilte med Restaurant Køllegårdens logo skal udskiftes. Det sker i samarbejde med LF Trykteam. Der udarbejdes ikke særskilt logo til Hul 19 / FGK BISTRO kun som tekst under det sædvanlige FGK-logo. 19. Anvendelse af Golfspilleren i Centrum RB For at udnytte det gode værktøj med de mange input fra medlemmer og gæster endnu bedre, udarbejder RB og et strategisk model for anvendelse i FGK. Formålet er at give inspiration til både bestyrelse og udvalg på en måde der er overskuelig, så det er nemmere at handle. Samlet tilbagemelding til de mange medlemmer, der heldigvis har brugt Golfspilleren i Centrum vil ske senest ifm det kommende dialogmøde. 20. Opgavefordeling i ny bestyrelse RB RB anbefaler, at en ny bestyrelse aftaler en intern arbejds- og ansvarsfordeling (med tovholdere, projektledere eller lignende), så endnu flere er aktivt involveret i det daglige arbejde. 21. Demodag Titleist RB Videre tiltag vurderes af administrationen. 22. Vallø Venskabsklub RB Der takkes pænt nej tak til henvendelsen, idet klubben ikke ønsker at indgå rabat-aftaler med et yderligere antal klubber. STATUS 23. Læskure US Aftaler er på plads og læskure vil blive etableret snarest efter hul 10 og bag green på hul 13. JD RB/ RB RB US/JD 5

6 24. Arbejdsdag US Der er pt færre tilmeldte end vanligt. Det skyldes bl.a. at der er valgt en dato, hvor elitetruppen har et andet arrangement i Rødovre. Alle opfordres til at bruge den fælles kalender, så situationer som denne kan undgås fremover! Omfanget af opgaver på arbejdsdagen tilpasses antallet af deltagere. Det overvejes om der skal følges op med en ekstra arbejdsdag senere. FS undersøger om borde og stole til terrassen er i forsvarlig til at blive sat ud på terrassen. (Klubben har fra 2015 overtaget vedligeholdelsen efter overdragelse i forventet god stand fra baneejer). 25. Festival Festivalplanen kører på skinner. Aftaler om plakater og flyers er ved at være indgået med LF Trykteam. Disse er klar til levering senest 1. april. Krenkerup leverer ølvogn uden beregning. Kim Frimann er hovedsponsor for Festivalen. Festivalteamet har besluttet, at arrangører for de enkelte dage selv skaffer sponsorer. Pt er der aftalt sponsorater til Mannedagen, fredagens slagspil og lørdagens fourball. Det er aftalt, at KiK erne selv beholder matchfee, hvorimod greenfee tilfalder FGK. 26. Energi-projekt RB for JD RB orienterede kort om status. Projektet omfatter blandt andet pillefyr i hovedhuset, varmepumpe i greenfeehuset samt isoleringer. Når projektet er helt beskrevet indledes dialog med baneejer om investerings-plan incl. fordeling at fremtidige driftsbesparelser. Målet er nyt system fra næste fyringssæson. Der forventes minimum en 50% reduktion i forbrug til el og varme. US US FR JD

7 UDVALG og KIK 27. Nyt fra baneudvalget US Måtte og vognforbud ophævet og der satses på at åbne banen helt i den kommende uge 28. Nyt fra den sportsansvarlige JD Nyt fra den serviceansvarsvarlige HN Nyt fra klubber i klubben RB - US 31. Møde-feedback og godkendelse af referatet Alle Næste bestyrelsesmøder Tirsdag 24. marts k. 18 (konstituering) og torsdag 16. april kl. 18 Gennemgået, godkendt og underskrevet af: Underskrives på det kommende bestyrelsesmøde 7

Relaterede dokumenter

Referat fra bestyrelsesmøde mandag 11. maj 2015 kl. 18.00-22.00

Referat fra bestyrelsesmøde mandag 11. maj 2015 kl. 18.00-22.00 Deltagere: Henning Nielsen, Jens Duval, Rene Brodin, Jane Bojsen, Hans Otto Kristiansen, Ulrik Skovgaard og Christian Lose Afbud: Referent: