Emne Bestyrelsesmøde Dato: 09. april 2018 kl. 16:30 21:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Ruth Langlouis (RL) Mads Bjørn Hansen (MH) Jesper Ulriksen (JU) Flemming Skovlund (FS) Birgit Mindegaard (BM) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: Flemming Skovlund (FS) Næste møde: Mandag den 30.04 kl. 16.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter 4. Bestyrelsen Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer Konstituering af bestyrelsen Suppleanternes rolle og arbejdsopgaver Forretningsorden Oprettelse af en forening SGKs venner Overskud fra salg af tøjet Obligationsgæld Forum Presse 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget Nye golfregler 7. Baneudvalg Status på vores pumpeproblemer Dæmning og træer Vende banen med start på hul 10 Hund på banen 8. Frivilligt udvalg 9. Husudvalg Kloakproblemer og fedtudskiller 10. Udvalg for gæste- og baneservice Udvalgsmøde 11. Markedsføringsudvalget Åbent hus/generationsdag Golfens Dag 22.04 Få golfkortet på en weekend 12. Sponsorudvalget Oprettelse af en erhvervsklub Ansøgninger om fondstilskud 13. IT udvalg 14. Sportsudvalg Sommersjov orientering fra Birgit Sundhedsdag i Golfklubben 15. Breddeudvalg 16. Klubberne i klubben 17. Administration Persondataforordning ProBox 24 GolfMore Bestyrelsesmøder arbejdsform Status på medlemmer pr. 09.04.2018: 18. Eventuelt Venskabsklub med Møn Golfklub. 19. Næste møde: Mandag den 30. april kl. 16.30. Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af økonomi Regnskabet bliver gennemgået på næste bestyrelsesmøde, da en overdragelse fra tidligere kasserer endnu ikke har fundet sted. Godtgørelse af moms RL har fået oplyst, at Møn Golfklub har fået godtgørelse af moms, hvis der bruges penge på et velgørende formål MH undersøger. Inkasso RL spørger om vi får vores penge fra inkassofirmaet for de medlemmer der er i restance? MB oplyste at vi har et abonnement hos Danske Inkasso, hvor vi betaler kr. 2450,- årligt indeholdende ubegrænset antal indberetninger. Vi får vores penge inkl. rykkergebyr. Hvis et medlem der er i restance har en obligation modregnes vort tilgodehavende i obligationen og restbeløbet sættes på obligationsventelisten. 4. Bestyrelsen Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer Ruth startede med at byde Jesper velkommen i bestyrelsen. Konstituering af bestyrelsen Efter generalforsamlingen den 19. marts har bestyrelsen konstitueret sig således: Formand Ruth Langlouis Personale og Presse Kasserer Mads Bjørn Hansen Økonomi og IT-udvalget Næstformand Flemming Lehnert - Gæste- og Baneservice Frivillig arbejdskraft bane og klubhus, KiK og Medlemsintegration Bestyrelsesmedlem: Flemming Skovlund Sponsorudvalg, Company Days og Markedsføringsudvalg Birgit Mindegaard Husudvalg og Forpagtning og GiC Jesper Ulriksen Baneudvalg, Sportsudvalg og Regeludvalg og hcp.udvalg Det blev besluttet at ansvarlige tager kontakt til de udvalgsmedlemmer, der tidligere har udført frivilligt arbejde i udvalgene. Dels for at præsente- Side 2
re sig og samtidig for at høre om de ønsker at fortsætte, før et evt. nyt hold rekrutteres. Suppleanternes rolle og arbejdsopgaver Malene Kjærsgaard og Henrik Molter blev valgt som suppleanter. Der var enighed om, at inddrage suppleanterne i nogle af de opgaver der med fordel kan varetages af suppleanterne. De deltager dog ikke normalt i bestyrelsesmøderne, men kan indkaldes ad hoc. Forretningsorden Forretningsorden skal opdateres. MB opdaterer. Oprettelse af en forening SGKs venner BM har ønsket at få en eventuel finansiering af overdækning af terrassen, på dagsorden så vi kommer videre. Følgende skal overvejes: Hvorvidt det er smart at oprette en forening SGKs venner eller vi skal holde de indsamlede/donerede penge på en speciel konto. Nedsættelse af udvalg. o Hvem skal deltage? o Hvad er kommissoriet for udvalget? 1: Indsamling af penge. Organisering af arbejdet på RF. Arrangerer fest for arbejderne Evt. Opstart af foreningen SGKs venner Evt.. 2: Terrasse byggeriet Oplæg til bestyrelsen om hvilket projekt der vælges/ eller er udvalget bemyndiget til at vælge projekt. Evt. myndighedskontakt Styring af frivillig arbejdskraft når terrassen evt. skal bygges Evt. Information til samtlige medlemmer om projektet. Flere forslag er velkomne Bestyrelsen debaterede muligheden for at oprette en special konto i klubbens bank, hvor medlemmer og sponsorer kan indbetale til større projekter første projekt er en overdækning af terrassen. Det blev besluttet at nedsætte et udvalg, hvis formål det er at samle penge ind til større projekter. Udvalget kommer med et indlæg til Breaking News - nyhedsbrev, med beskrivelse af muligheden for at skaffe penge ved arbejde på Roskilde Festival, sponsorater og donationer med det formål og indsamling af pengetil større ting som kontigentet ikke kan dække i første omgang en overdækning af terrassen. Udvalget består af BM, Side 3
Malene og Kristoffer evt. flere, FL hjælper med gode input og forslag. Status for udvalget indsamlinger vil blive et fast punkt på dagsordenen. Overskud fra salg af tøjet Bestyrelsen skal vedtage hvor overskudet fra tøjsalget skal gå til. Obligationsgæld Bestyrelsen har i efteråret tilbudt de medlemmer der står på venteliste til at få deres obligation udbetalt, at pengene kan overføres til et familiemedlem, en god ven eller lign. Bestyrelsen besluttede, at ordningen fortsætter året ud. Oplysning herom kan indsættes i næste nyhedsbrev. Forum Der har været en del debat på forummet. Bestyrelsen besluttede, at det er formanden og næstformanden der svarer på forummet. Hvis der er punkter der omhandler andres ansvarsområder aftales det bestyrelsen imellem. Bestyrelsen opfordre medlemmerne til en sober tone på debatten. Presse Der har været kritik af en artikel i dagbladet som handlede om vores udfordringer med vand på banen. Nogle medlemmer mener, at artiklen kan virke skræmmende på nye potentielle medlemmer, som ikke vil melde sig ind i en klub med så meget vand. Bestyrelsen vedtog, at udtalelser til pressen skal koordineres med formanden og presseansvarlig Erik Kaaber. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel-, etikette- og handicapudvalget Nye golfregler Forberedelserne til de nye golfregler er i fuld gang og DGU tilbyder kurser i de nye golfregler. Udover udvalgsmedlemmerne vil formanden for TUudvalget deltage i kurset. Tilmelding via kontoret. 7. Baneudvalg Status på vores pumpeproblemer Som tidligere oplyst, så har vi igennem længere tid haft problemer med vand på banen. Bestyrelsen vedtog, at vi tager kontakt til en advokat der kan bistå os med hjælp overfor kommunen. RL tager kontakt til en advokat. Dæmning og træer Skovbo Golfklub er blevet pålagt at fjerne den dæmning Mads Kragh har etableret bag par-3 banen og hul 2. Dæmningen blev etableret for at undgå vandet fra nabo-grunden, så vandet ikke løb ud på stien og videre ind på golfklubbens område. Side 4
Samtidig blev nogle træer fældet da rødderne tilstoppede åen. Kommunen har bedt os om at genplante træerne. Mads Kragh forestår genplantningen. Vende banen med start på hul 10 Punktet blev rejst på generalforsamlingen. Et udvalg bestående af Richardt Sonnichsen, Kristoffer Fabricius og Steen Pedersen blev etableret på generalforsamlingen. RL fik på generalforsamlingen udleveret et oplæg. Bestyrelsen besluttede at læse oplægget igennem og tage punktet op på næste bestyrelsesmøde. MB tager punktet med. Hund på banen Punktet blev rejst på generalforsamlingen. Bestyrelsen opfordrer interesserede medlemmer til at udarbejde et oplæg til, hvordan reglerne kan fungere i praksis. Her menes eksempelvis: - Skal hundene være i snor - Hvad med efterladenskaber - Hvad hvis hundene møder andre hunde - Hundes opførelse - Hvor skal hundene være efter endt runde på terressen? - Hvem skal håndhæve reglerne og være politibetjent - Hvem skal løse evt. konflikter? Oplægget sendes til bestyrelsen, som vil drøfte oplægget og evt. etablere en undersøgelse hos medlemmerne. 8. Frivilligt udvalg Klubben efterlyser frivillig arbejdskraft til bane og hus. Der skal etableres et frivillighedsudvalg, der mødes en til to gange om ugen i 3-4 timer. Opgaverne vil typisk være opsamling af bolde på drivingrange, ordne bunkers, jagte muldvarpeskud, holde arealet rundt om klubhuset, vaske golfbilerne, ordne pusteplads o.lign. Klubben vil beværte medlemmerne med 2 stykker smørrebrød og en lille øl efter 3 timers arbejdsindsats. FL udsender en skrivelse til alle medlemmer om frivillig ordningen. 9. Husudvalg Kloakproblemer og fedtudskiller RL har været i kontakt med Køges Kommunes Miljøudvalg v/nina B. Mikkelsen. Køge Kommune er ikke klar med reglerne til spildevandsplanen, hvorfor klubben godt kan vente med at invistere i en fedtudskiller til efter sommerferien. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde, men i mellemtiden vil RL tage kontakt til Køge Golf Klub for at høre om, hvordan de har grebet deres problem an. Side 5
10. Udvalg for gæste- og baneservice Udvalgsmøde FL har afholdt møde med udvalgsmedlemmerne i gæste- og baneservice. Der mangler desværre stadigvæk frivillige til udvalget. 11. Markedsføringsudvalget Åbent hus/generationsdag Golfens Dag bliver i år kaldt Generationsdagen/Åbent hus og afholdes den 06. maj. Markedsføringsudvalget og Breddeudvalget forestår afholdelsen med hjælp fra respræsentanter fra KiK og kontoret. Det er et bevidst valg som markedsføringsudvalget har vedtaget om at holde Åbent hus og ikke Golfens Dag, som vi plejer. Kontoret sender en mail ud til alle medlemmer den 19.04 med invitationen om at deltage på dagen med at besvare spørgsmål om indmeldelser m.v. Breddeudvalget og Erik Kaaber har sørget for omtalt i pressen i forskellige lokale aviser. Golfens Dag 22.04 Ungdommen vil gerne holde et åbent hus arrangement for børn og deres forældre på den ordinære Golfens Dag søndag den 22.04. Der vil blive reklameret via FB, hjemmesiden og flyers. Kontoret er behjælpelig med evt. indmeldelser. Få golfkortet på en weekend Denne reklame findes pt. i S-togene fra Hørsholm Golfklub. Prisen for et golfkørekort på en weekend er kr. 1500,-. Andre golfklubber har lignende tilbud. Vores tilbud tager betydelig længere tid hvorfor det? Bestyrelsen vurderede at vores tilbud på kr. 2500,- for golfkørekort og efterfølgende spil på stor bane resten af året er mere atraktivt end et golfkørekort på en weekend med efterfølgende medlemskab i 1-2 måneder. Bestyrelsen fastholder vores tilbud. 12. Sponsorudvalget Oprettelse af en erhvervsklub På vores forum har Helle Ziersen efterlyst en erhvervsklub. Udvalget har for ca. 2 år siden forsøgt at etablere en erhvervsklub for sponsorer, uden den store tilslutning. RL og FS tager kontakt til Helle Ziersen, der på GF rejste spørgsmålet om oprettelse af en erhvervsklub og senere er emnet rejse på forummet. Ansøgninger om fondstilskud FS har taget kontakt til tre fonde for at søge om tilskud til terrassen. RL tager kontakt til DIF fonden for at søge om tilskud den vej. BM søger Køge Kommune om tilskud til juniorugen. 13. IT udvalg Side 6
14. Sportsudvalg Sommersjov orientering fra Birgit I lokalavisen efterlyser Køge kommune foreninger der vil være vært for Sommersjov 2018 i nogle udvalgte dage i sommerferien. Ungdomsudvalget har påtaget sig af afholde et arrangement, hvor det er de unge mennesker der er i centrum, men hvor de også kan tage deres forældre med på besøg i klubben. Tilbuddet er sendt til alle skoler i kommunen og ungdomsudvalget har allerede planlagt at arrangementet afholdes den 30-31.07 og 01. 08. Derudover vil der også i uge 31 (mandag, tirsdag og onsdag) blive afholdt junioruge i klubben. BM aftaler at ungdommen forestår begge arrangementer. Der kan søges refusion for trænertimerne hos Køge kommune. Malene Kjærsgaard søger. Sundhedsdag i Golfklubben Klubben har modtaget et tilbud fra Betinna Delfs om et foredrag (af 2 timers varighed) for alle klubbens medlemmer. Betinna vil fortælle om forebyggelse af skader, livsstil og meget mere. RL aftaler med Cafe KiGi v/kim om invitationen. 15. Breddeudvalg 16. Klubberne i klubben 17. Administration Persondataforordning Tirsdag den 20. marts var RL, MH, Lone og Majbritt til informationsmøde hos DGU. Emnet var den nye persondataforordning der træder i kraft den 25. maj i år. Der ligger et pænt stykke arbejde foran os for at vi som klub kan leve op til de krav der stilles i forordningen. DGU har indgået en aftale med en leverandør der har udarbejdet et system (RISMA) der kan være os behjælpelig med at håndtere dokumentstyring, samarbejdsaftaler m.v. Bestyrelsen besluttede at vi indkøber systemet. MB indkøber. ProBox 24 GolfMore Probox24 og CompuPartner har indgået et samarbejde om et værdikuponsystem. I korte træk går værdikuponsystemer ud på at styre vores greenfee billetter, rabatbilletter og buggy billetter. I dag har vi et manuelt system af greenfee billetter, som er fortrykte og nummereret og et andet manuelt system med udarbejdelse af buggy billetter. Side 7
Pris kr. 499,- pr. måned samt en engangspris på en scanner kr. 4000,- + moms. Bestyrelsen besluttede at vi indkøber systemet. Bestyrelsesmøder arbejdsform For at få en mere effektiv arbejdsform på bestyrelsesmøderne blev det kort drøftet, at bestyrelsesmedlemmerne sender et oplæg til et punkt, som ønskes behandlet til først kommende bestyrelsesmøde. Oplægget sendes til MB ca. 10 arbejdsdage før næste møde. Det vil give de øvrige bestyrelsesmedlemmer en chance for at sætte sig ind i sagen på forhånd. Ovennævnte skal ikke afholde bestyrelsen fra at debattere en sag, blot der sendes en kort status som medtages i dagsorden inden mødet, hvis det ikke kun drejer sig om en orienteringssag. Side 8
Status på medlemmer pr. 09.04.2018: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Trin 2 medlemmer Fleksmedlemmer Antal pr. nov. mdr. Antal pr. jan/feb. mdr. Antal pr. april mdr. 53 39 36 23 17 18 549 483 493 40 41 41 14 9 9 41 9 20 24 24 132 62 60 Aktive i alt 852 684 701 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 22 19 19 22 19 19 18. Eventuelt Venskabsklub med Møn Golfklub. Vi har modtaget en henvendelse fra Møns Golfklub, som ønsker at være venskabsklub med os i 2018. Bestyrelsen vedtog henvendelsen og RL tager kontakt til Møn Golfklub. 19. Næste møde: Mandag den 30. april kl. 16.30. Side 9