Region Midtjyllands indkøbspolitik Region Midtjylland
1. FORORD Indkøbsområdet i Region Midtjylland er et strategisk vigtigt område, da det samlede indkøbsvolumen gør det muligt at indgå attraktive aftaler på varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Udover dette ønsker regionen, at indkøbspolitikken skal medvirke til en mere bæredygtig udvikling samt at indkøbsaftalerne skal kunne understøtte forskning og innovation vedrørende regionens ydelser. Udover egne mål og prioriteter ligger indkøbspolitikken sig tæt op af regionernes nationale målsætninger på indkøbsområdet. Endelig har indkøbspolitikken fokus på at sikre og udvikle forsyningen af regionens forskellige organisatoriske enheder. Indeværende indkøbspolitik er tiltrådt af Regionsrådet den 24. april 2013. Bent Hansen Regionsrådsformand Bo Johansen Regionsdirektør 2
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning................................................................. 4 2. Gyldighed og omfang.......................................................... 6 3. Indkøbsorganisationen og kompetencefordeling........................................7 4. Aftaledækning og efterlevelse af aftaler............................................. 8 5. Involvering af brugere......................................................... 9 6. Digitale indkøb............................................................. 10 7. Bæredygtige indkøb.......................................................... 11 8. Forskning, udvikling og innovation................................................. 12 9. Udbud, aftaler og indkøb....................................................... 13 10. Indkøbspolitikkens tilgrænsende områder.......................................... 14 11. Henvisninger............................................................. 15 3
1. INDLEDNING Formålet med indkøbspolitikken er at skabe rammerne for, at Region Midtjylland kan købe alle nødvendige varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver på de totalt set økonomisk mest fordelagtige betingelser samt fremme bæredygtighed og innovative løsninger i indkøbene. Indkøbspolitikken skal desuden sikre, at der i indkøbene udover pris lægges vægt på kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, udvikling og etiske forhold. Indkøbspolitikken skal medvirke til koordinering og udvikling på tværs af regionens organisatoriske enheder, og således bidrage til fremme helhedstænkningen, så de samlede ressourcer i Region Midtjylland udnyttes optimalt og regionen opnår storkundefordele. Den skal ligeledes understøtte de vigtige sammenhænge, der er mellem den måde, der købes ind på, og den efterfølgende vareforsyningsproces. Det er derfor afgørende, at der ses samlet på hele indkøbs- og forsyningskæden samt at indkøbsaftalerne benyttes. Indkøbspolitikken skal fungere i sammenhæng med de øvrige politikker og strategiplaner, der fastlægges af Region Midtjylland, herunder f.eks. den regionale udviklingsplan og perspektivplan for vedvarende energi. Politikken skal kunne rumme og understøtte, at regionen indgår i udviklingssamarbejder af nye og bedre løsninger til regionens opgaveløsning samt understøtte opfyldelsen af de nationale målsætninger på indkøbs-, miljø- og energiområdet. Vision Region Midtjylland vil have en professionel indkøbsorganisation, der løser opgaverne effektivt, og samtidig i indkøbene har en holdning til bæredygtighed i forhold til arbejdsmiljø, klima, miljø og etiske forhold. Visionen for indkøbspolitikken er, at hele forsyningsprocessen skal understøtte Region Midtjyllands organisation, således at slutbrugerne opnår en høj produktkvalitet, forsyningssikkerhed, innovativel øsninger og økonomisk fordelagtige betingelser ved indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Målsætninger og strategi På det overordnede niveau tilslutter Region Midtjylland sig de nationale målsætninger for regionerne frem mod 2015. Indkøbspolitikken understøtter derfor målopfyldelse på følgende områder: 1. I 2015 har samtlige regioner aftaledækket alle relevante vare- og tjenesteydelsesområder efter forudgående markedsanalyser og konkurrenceudsætning. 2. I 2015 anvendes der faste procedurer for brugerinddragelse og brugeransvar i indkøbsprocessen. 3. I 2015 er der 100 % efterlevelse blandt brugerne på samtlige af regionernes aftaler. 4. I 2015 skal 100 % af alle relevante indkøbstransaktioner i hver region ske igennem et centralt indkøbssystem, som er integreret med betalingssystemet, økonomisystemet og lagerstyringssystemet. Den fuldt udbyggede elektroniske handel vil ske ud fra fælles vedtagne internationale standarder. 4
5. I 2015 vil regionerne stille ensartede basale miljømæssige og etiske krav i forbindelse med alle EU-udbud. 6. I 2015 skal alle regioner have etableret en logistikstruktur, der bl.a. sigter på at optimere lagerfunktionen, forsyningsenhederne og de interne varestrømme. Indkøbspolitikken gøres operationel og praktisk anvendelig gennem udarbejdelse af en årlig udbudsplan, procedurer, retningslinjer og udmøntning af nationale målsætninger. 5
2. GYLDIGHED OG OMFANG Indkøbspolitikken gælder for alle organisatoriske enheder i Region Midtjylland, og omfatter det samlede indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver inkl. leje og leasing. Alle indkøb skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EUretlige og nationale udbudsregler. Ved indkøb forstås alle dispositioner, der vil udløse en faktura. Indkøbspolitikken gælder dog ikke for pædagogiske indkøb, dvs. indkøb foretaget med et pædagogisk formål omkring læring, eller indkøb foretaget for ikke-myndige personer, hvor det er deres egne (lomme/kost) penge, som der handles for. Undtagelser, udover det nævnte, skal altid godkendes af den Tværgående Styregruppe For Indkøbs-, Transportog Logistikområdet. 6
3. INDKØBSORGANISATIONEN OG KOMPETENCEFORDELING Indkøb & Medicoteknik varetager koordineringen og kvalitetssikringen af alle udbud samt udbudsafviklingen på vare- og tjenesteydelsesområdet (herunder procesunderstøttelse og indkøbsfaglig, medicoteknisk og juridisk rådgivning) og har ansvaret for at sikre aftaleindgåelse i Region Midtjylland. Desuden er Indkøb & Medicoteknik ansvarlig for at holde leverandørerne op på de indgåede aftaler samt for at håndtere reklamationer. Indkøb & Medicoteknik har ansvaret for, at få inddraget de til enhver tid gældende krav til bæredygtighed som regionen har vedtaget (jf. pkt. 7). På tjenesteydelsesområdet ligger beslutningskompetencen som udgangspunkt hos regionens driftsenheder. Bygge- og anlægsområdet er fordelt på både de centrale og de decentrale administrative enheder. Organiseringen og beslutningskompetencen af dette område er nærmere beskrevet i Region Midtjyllands byggeregulativ. Juridisk rådgivning på bygge- og anlægsområdet varetages af Juridisk Kontor i Regionssekretariatet. Der kan læses nærmere om kompetencefordelingen i Region Midtjyllands udbudspolitik. nationale målsætning om, at 100 % af alle relevante indkøbstransaktioner sker igennem et centralt indkøbssystem ved udgangen af 2015. Koncern Økonomi har ansvaret for ILM, mens Indkøb & Medicoteknik har ansvaret for løbende opdatering af vare- og leverandørstamdata. Direktionen har nedsat en tværgående styregruppe på indkøbs-, transport- og logistikområdet med repræsentanter fra hospitalsledelser og administrative ledere. Denne gruppe følger på overordnet og strategisk niveau det samlede område, samt medvirker til at sikre en koordinering og hurtig realisering af effektiviserings- og besparelsespotentialer. Rekvirering af varer og tjenesteydelser foregår på de enkelte organisatoriske enheder incl. Den Regionale Driftsenhed, som dermed selv er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med Region Midtjyllands indkøbspolitik samt kasse- og regnskabsregulativ. Regionens e-handelssystem (ILM) skal sikre understøttelsen af en professionel og effektiv indkøbsprocedure. ILM er grundlaget for opfyldelsen af den 7
4. AFTALEDÆKNING OG EFTERLEVELSE AF AFTALER Det er et mål for Region Midtjylland at være 100 % aftaledækket ved udgangen af 2015. Dette skal ske ved henholdsvis aftaler indgået af Region Midtjylland, fællesaftaler med en eller flere af de øvrige regioner, indkøb via aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) og Regionernes lægemiddelorganisation (Amgros) eller aftaler indgået af eller med andre relevante samarbejdspartnere. Indkøb foretaget på regionens aftaler sikrer, at de anvendte produkter lever op til fagligt fastsatte kvalitetskrav. Efterlevelse af aftalerne er således med til at sikre kvaliteten i regionens ydelser ligesom en øget standardisering er med til at minimere behovet for lagervarer og derved mindske driftsomkostningerne. Regionens organisatoriske enheder skal benytte de indgåede aftaler ved alle indkøb. Dette er helt afgørende for, at Region Midtjylland kan løfte sin pligt til konkurrenceudsættelse, opnå rabatter hos leverandørerne samt leve op til sine forpligtelser i forhold til de nationale målsætninger. 8
5. INVOLVERING AF BRUGERE I Region Midtjylland inddrages brugerne aktivt ved indgåelse af aftaler. Brugerinvolveringen vil være afstemt det enkelte udbud, og tilrettelagt ud fra inddragelse af faglig ekspertise, og en optimal udnyttelse af regionens ressourcer, det vil sige at det i de fleste tilfælde vil det være hensigtsmæssigt at tilrettelægge en arbejdsdeling mellem driftsenhederne i forhold til brugerinvolveringen. Brugergruppemedlemmerne anlægger en regional helhedsbetragtning i deres arbejde. Arbejdet med dette er nærmere beskrevet i Region Midtjyllands brugerinvolvering ved udbud og indkøb. 9
6. DIGITALE INDKØB I Region Midtjylland skal udbuds- og indkøbsproces understøttes digitalt, og administrative procedurer skal indrettes herefter. Såfremt der er vedtaget fælles nationale eller internationale standarder for de digitale indkøbsprocesser, skal disse efterleves. Det er obligatorisk at anvende det regionale e- handelssystem (ILM). Det er et mål for Region Midtjylland, at 100 % af alle relevante vareindkøb sker igennem ILM i 2015. Dette skal ske gennem en systematisk udvidelse af mængden af varer samt opfølgning på og analyser af indkøbsdata. Regionen stiller desuden krav til leverandørerne om størst mulig grad af digital behandling af kataloger, ordrer, fakturaer mv. 10
7. BÆREDYGTIGE INDKØB Udbud og indkøb skal ske ud fra en total økonomisk helhedsbetragtning, der sikrer bæredygtige indkøb i forhold til miljø, sociale og økonomiske forhold. Dette skal ske ved at understøtte regionale initiativer og politikker som f.eks. Agenda-21, partnerskab for offentlige grønne indkøb samt de regionale målsætninger på energi- og klimaområdet. Miljø, klima og kemi Region Midtjylland arbejder løbende på at mindske miljøbelastningen ved indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Dette gøres ved at tilstræbe køb af produkter, der i fremstilling, distribuering, anvendelse og senere bortskaffelse belaster miljøet mindst muligt. Region Midtjylland vil i den sammenhæng i stigende grad tilstræbe anvendelse af økologiske fødevarer. Tilsvarende vil Region Midtjylland ved nyanskaffelser i stigende grad tilstræbe energibesparende løsninger. Arbejdsmiljø Ved indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver lægges der vægt på, at regionens leverandører, tjenesteydere og entreprenører har et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, og at der understøttes et arbejdsmiljø på niveau med Region Midtjyllands. Desuden inddrages æstetiske hensyn eksempelvis ved bygge- og anlægsopgaver, indkøb af møbler, udsmykning mv. Arbejdsmiljøorganisationen vil blive inddraget til kvalificering af udbud med betydning for arbejdsmiljøet. Etik Region Midtjylland kræver, at ethvert arbejdsforhold hos leverandører, tjenesteydere og entreprenører samt eventuelle underleverandører sker på et etisk forsvarligt grundlag. Der stilles krav om respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder herunder børnearbejde, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, hvilket konkret vil sige: 1. FN s deklaration om menneskerettigheder. 2. ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder. 3. Rio deklarationen om miljø og udvikling. 4. FN s konvention mod korruption. Udover dette vil Region Midtjylland i videst mulig omfang indarbejde sociale klausuler ved udbud af tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Dette kan f.eks. ske ved, at der stilles krav om, at leverandører af en vis størrelse skal indgå elev- og lærlingekontrakter. Økonomi Igennem indkøb vil Region Midtjylland udnytte forskellige aftale- og udbudsformer for at sikre en bæredygtig økonomi for regionen. Dette kan ske ved at samarbejde med andre aktører om drifts- eller anlægsopgaver i offentligt-private-partnerskaber. Region Midtjylland vil også tilstræbe at lave delaftaler for at modvirke monopoldannelse, og derved sikre en fremtidig konkurrence ved leverance af produkter og ydelser. 11
8. FORSKNING, UDVIKLING OG INNOVATION. I Region Midtjylland vægtes forskning, udvikling og innovation højt. Der arbejdes derfor tværfagligt og tværorganisatorisk med at lave intelligente offentlige indkøb. Dette sker ved, at der afprøves nye udbudsformer, ved at lave forespørgsler, som giver leverandørerne mulighed for at komme med innovative løsningsforslag på nogle af regionens fremtidige behov, samt ved indgåelse i konkrete Offentlig Privat Innovations projekter (OPI). Region Midtjylland ønsker endvidere at arbejde for en intelligent offentlig efterspørgsel (IOE), således at der sikres en høj grad af innovation samt mulighed for videreudvikling i regionens indkøb, dette kan f.eks. ske ved at indgå udviklingskontrakter med leverandører i forbindelse med en aftale. Der udarbejdes desuden aftalegrundlag som klarlægger rettigheder og habilitetskrav, således at regionens samarbejdspartnere kan byde på efterfølgende udbud. Der stilles de samme krav til bæredygtighed (jf. pkt. 7) til disse typer aftaler og samarbejder, som der stilles til regionens andre aftaler og udbud. 12
9. UDBUD, AFTALER OG INDKØB Udbudskriterier Det skal i forbindelse med de konkrete udbud af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver vurderes, hvorvidt kriteriet om den laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal finde anvendelse. Ved udbud skal der desuden skabes de bedst mulige betingelser for en optimal konkurrence mellem potentielle tilbudsgivere, herunder også sikring af, at langsigtede interesser tilgodeses, bl.a. for at undgå monopoldannelser. Der skal desuden tages hensyn til en lang række forhold såsom pris, kvalitet, leveringsbetingelser, leveringssikkerhed, standardisering af varesortiment, service samt arbejdsmiljø- og miljøforhold. Afhængigt af det konkrete udbud vil de nævnte forhold have forskellig vægtning. Når økonomien skal vurderes, anvendes der en totaløkonomisk betragtning, hvilket betyder at emner som driftsomkostninger, prisen på tilknyttede serviceydelser, betingelser for levering, implementeringsomkostninger ved skift af produkt, omkostninger ved bortskaffelse m.v. indgår i den samlede evaluering af udbud. Aftaler og indkøb Der arbejdes med 2 former for aftaler: 1. Obligatoriske aftaler (O-aftaler), som er aftaler, hvor der er indgået en bindende aftale med en tilbudsgiver typisk efter et EU-udbud eller efter delydelsesreglerne i udbudsdirektivet. 2. Købsaftaler (K-aftaler), som er aftaler, hvor der er forhandlet en rabat med tilbudsgiverne, men hvor Region Midtjylland ikke er forpligtet til at benytte aftalen. Hvis der er indgået O-aftaler på et område, er det obligatorisk for alle organisatoriske enheder i Region Midtjylland at bruge disse aftaler ved indkøb. Alle aftaler dokumenteres i en kontrakt, hvoraf Region Midtjyllands betalingsbetingelser samt øvrige standardbetingelser for køb vil fremgå. Desuden gælder, at enhver udbetaling eller tildeling af bonus skal tilfalde Region Midtjylland og ikke enkeltpersoner. Rabatter og bonus bør optræde i form af reducerede priser eller kreditnotaer. Endelig må regionens aftaler ikke anvendes til private køb. 13
10. INDKØBSPOLITIKKENS TILGRÆNSENDE OMRÅDER Logistik og transport Det er besluttet, at Region Midtjylland skal have en sammenhængende og fremtidssikret logistikstruktur. Alle varer skal som udgangspunkt følge det primære flow i regionen. Dette sker ved en optimering af transport, lagerudnyttelse samt bestillings- og distributionsrutiner. Alle organisatoriske enheder forsynes ud fra regionale servicekoncepter, der sikrer både øget regional standardisering og differentiering ud fra enhedernes behov. De logistiske løsninger baseres i videst mulig omfang på standardisering og digitalisering med udgangspunkt i best practise på området. Logistik- og transportområdet refererer til den Tværgående Styregruppe for Indkøbs- Transport- og Logistik. Udbudspolitik Udbudspolitikken danner den politiske ramme for udliciteringer herunder principper for at inddrage medarbejderne samt for afgivelse af kontrolbud. Principperne i udbudspolitikken supplerer dermed indkøbspolitikken med de særlige retningslinjer, der gælder i relation til udbud, der evt. kan medføre udlicitering af regionale opgaver. 14
11. HENVISNINGER De Nationale målsætninger på Indkøbs-, Transport- og Logistikområdet - http://link.rm.dk/wzvovd Region Midtjyllands Udbudspolitik - http://www.rm.dk/via69442.html Agenda-21 - http://www.rm.dk/via46267.html Den Regionale Udviklingsplan - http://www.rm.dk/via12020.html Region Midtjylland Energiperspektivplan - http://www.rm.dk/via86071.html Staten og Kommunernes Indkøbsservice - http://www.ski.dk/ Amgros - http://www.amgros.dk/ Byggeregulativet - http://link.rm.dk/wikdjy Kasse- og Regnskabsregulativet - http://www.rm.dk/via53862.html Region Midtjyllands Standardbetingelser - http://www.rm.dk/via69372.html Brugerinvolvering ved udbud og indkøb i Region Midtjylland - http://www.rm.dk/files/regionshuset/ Indk%C3%B8b/1111-07-184a-brugerinvolvering-til 15
Grafisk Service 936 Region Midtjylland Regionshuset Viborg Skottenborg 26 8800 Viborg