UDBUDSSTRATEGI

Transkript

1 UDBUDSSTRATEGI STRATEGI FOR UDBUD AF KOMMUNALE OPGAVER (Tiltrådt af kommunalbestyrelsen den 29. november 2010) Udbud & Indkøb 1

2 1. Indledning Frederiksberg Kommune har tradition for at samarbejde med private virksomheder om løsning af en række opgaver. Det bidrager til god og effektiv service overfor kommunens borgere. Samarbejdet sker f.eks. på områder, hvor kommunen køber varer og tjenester samt bygge- og anlægsopgaver hos private leverandører. Det drejer sig årligt om ca. 1,5 mia. kr. og langt de fleste større opgaver bliver udbudt i fri konkurrence. Men samarbejdet finder også sted på andre felter, nemlig hvor det vælges at konkurrenceudsætte opgaver, som kommunen selv løser. Det sker for at sikre, at de kommunale opgaver løses bedst og billigst uanset om det sker i eget eller privat regi. Vinder en privat leverandør et udbud, så udliciteres opgaven. Men det er stadig kommunen, der har ansvaret for, at løsningen af opgaven sker efter de aftalte retningslinjer, herunder fastholdelse af det ønskede kvalitetsniveau. Frederiksberg Kommune har gennem en længere årrække arbejdet systematisk med udbud og konkurrenceudsættelse. Inden udgangen af 2010 skal alle kommuner nu udarbejde en strategi for, hvilke kommunale opgaver det over de følgende år er planlagt at konkurrenceudsætte. Frederiksberg Kommunes strategi præsenteres på de følgende sider og er offentliggjort på kommunens hjemmeside. Strategien vil blive revideret hvert år, nemlig ved fastlæggelsen af de årlige rammer for kommunens budget. Den første revision vil ske medio 2011, når budgettet for 2012 skal vedtages. 2. Hvad er det overordnede mål? Det overordnede formål med at udarbejde en udbudsstrategi er at sætte konkurrenceudsættelse højt på den politiske dagsorden. Målet er samtidig at sikre, at der etableres en fælles ramme for arbejdet med udbud i kommunerne. Mere konkret skal strategien for konkurrenceudsættelse af kommunes opgaver indeholde: En plan for de opgaver der forventes udbudt i perioden , dvs. inden udgangen af valgperioden. En præsentation af, hvilke mål der er opsat for omfanget af konkurrenceudsættelse. En beskrivelse af de initiativer, som skal medvirke til at sikre indfrielsen af de opsatte mål for øget konkurrenceudsættelse. Strategien vil blive fulgt op med en samlet redegørelse for, hvordan de opstillede mål og planer er realiseret. Det vil ske i 2. halvår af

3 3. Hvor langt er Frederiksberg med at benytte private leverandører? Frederiksberg Kommune brugte i 2009 private leverandører til løsning af 28,5 pct. af den del af de samlede opgaver, som må varetages af private leverandører. I samme år anvendte landets 98 kommuner i gennemsnit private leverandører til løsning af 25,0 pct. af de opgaver, der lovligt kan varetages af private leverandører. Sammenlignes Frederiksberg med de øvrige kommuner, så placerer kommunen sig blandt de ca. 10 kommuner, som har overladt flest opgaver til private leverandører. Graden af konkurrenceudsættelse opgøres årligt på grundlag af regnskabstal ved en såkaldt Indikator for KonkurrenceUdsættelse (IKU). Frederiksberg Kommune har fastsat et mål om, at kommunens IKU skal forøges til 29,0 i Tabel 1.: Opgørelse af IKU realiseret ( ) og forventet ( ) År IKU 27,4 27,9 28,5 28,7 29,0 29,5 30,0 30,5 Eventuel korrektion af de fastsatte mål for størrelsen af IKU i vil ske i forbindelse med den årlige revision af strategien for konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver. Kommunens benyttelse af private leverandører sker på nogle områder pr. tradition og uden konkurrenceudsættelse. På andre områder er der gennemført konkurrenceudsættelse og indgået kontrakt med en leverandør for typisk 3-4 år. I Bilag A indgår en oversigt over de opgaver, som er konkurrenceudsat og hvor der i dag er indgået kontrakt. 4. Hvilke overvejelser er der for de følgende år? I kommunens budget for 2011 og de følgende år er der lagt op til forskellige effektiviseringer, som skal skabe råderum for de betydelige udgifter, der kendetegner en kommune med stigende befolkningstal. Frederiksberg Kommune er på vej til at runde et befolkningstal på mere end En af vejene til effektivisering er øget anvendelse af udbud og konkurrenceudsættelse. Det betyder i praksis, at en række kontrakter skal genudbydes ligesom områder uden kontrakt skal udbydes for første gang. Dertil kommer, at flere af kommunens egne opgaver skal konkurrenceudsættes og der skal ske en bedre kapacitetsudnyttelse på udvalgte områder. Af Tabel 2 nedenfor fremgår omfanget af udbud og den forventede effekt for de i alt fire kategorier af udbud, som indgår i planen for de næste fire år. 3

4 Tabel 2.: Antal opgaver og effekt p.b.a. udbud m.v. i perioden Kategori Antal Volumen (mio. kr.) Effekt (mio. kr.) Genudbud ,3 10,0 Nye udbud ,4 22,6 Konkurrenceudsættelse 6 126,4 9,3 Kapacitetsudnyttelse 5 33,8 5,6 I alt ,2 47,4 Som det fremgår af tabellen, så skal der over de følgende fire år gennemføres 112 udbud m.v., som repræsenterer godt ½ mia. kr. (576,2 mio. kr.). Nævnte aktiviteter forventes samlet at resultere i en besparelse på 47,4 mio. kr. Hvis effekten over de enkelte år lægges sammen er der i alt tale om besparelser på ca. 150 mio. kr. Det fremgår også, at konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver foreløbig drejer sig om seks opgaver, der i alt beløber sig til godt 126,5 mio. kr. og med en forventet besparelse (effekt) på 9,3 mio. kr. De seks områder er foreløbig fordelt på årene , som det fremgår af Tabel 3 nedenfor. Tabel 3.: Konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver (mio. kr.) Opgave* Forventet effekt Effektivisering på ca. 10 pct. samt 1 Et plejehjem 35 erfaring med alternativ driftsform. 2 Hjemmepleje 58 Effektivisering på 5-10 pct. samt benchmark af egne priser. Effektivisering på 5-3 IT-drift pct. samt udvikling af serviceniveau. Effektivisering på 5-4 Grønne områder 18,8 10 pct. samt benchmark af egne priser. 5 Vedl. og drift af veje 6 Vintertjeneste 7,6 38,0 I alt 93 17,6 56,8 * De angivne beløb er regnskabstal for Effektivisering på 5-10 pct. samt benchmark af egne priser. Optimering af nuværende drift fordelt på intern/ekstern leverandør. Oversigten viser de planlagte udbud fastlagt medio 2010, og der kan ske ændringer, såfremt det politisk vælges at prioritere anderledes. 4

5 Om de enkelte opgaver gælder foreløbig, At der ikke er taget endelig stilling til, hvilke aktiviteter, der konkret skal udbydes, dvs. hvilket plejehjem eller hvilke dele af hjemmeplejen, At der ikke er taget stilling til, om hele eller dele af de grønne områder henholdsvis vedligeholdelsen af drift og vedligeholdelse af veje skal konkurrenceudsættes, At der ikke er taget stilling til, hvilke dele af vintertjenesten der skal konkurrenceudsættes. Der er med andre ord tale om en overordnet plan, som gradvis skal udmøntes gennem konkret stillingtagen til hvert enkelt projekt. Beslutningen om hvert enkelt projekt tages på baggrund af oplæg, der nærmere belyser muligheder og konsekvenser ved at konkurrenceudsætte opgaven. 5. Hvilke retningslinjer lægges til grund for konkurrenceudsættelse? Arbejdet med konkurrenceudsættelse i Frederiksberg Kommune hviler på en række principper, som i hovedtræk vedrører følgende punkter. A. Inddragelse af medarbejdere De medarbejdere, der berøres af en eventuel konkurrenceudsættelse, orienteres og kan gøre deres medindflydelse gældende i den etablerede samarbejdsstruktur (MED-systemet). Det gælder f.eks. bemærkninger til forslag om konkrete udbud af opgaver før der træffes endelig beslutning. Hvis der træffes beslutning om et udbud, da har personalet mulighed for at deltage i arbejdet med at udarbejde den kravspecifikation, som er grundlaget for at indhente tilbud fra private leverandører. B. Arbejdsklausuler og sociale klausuler Frederiksberg Kommune anvender arbejdsklausuler i alle udbud. Det betyder i praksis, at der stilles krav til de løn- og arbejdsvilkår, som en virksomhed tilbyder de ansatte, der er beskæftiget med at udføre opgaver for kommunen. Derudover kan kommunen opstille sociale klausuler. Det indebærer, at der kan stilles krav om, at en leverandør skal samarbejde med kommunen om at sikre beskæftigelse til særligt udsatte grupper. Det kan også indebære, at der stilles krav om, at en given leverandør forpligtiger sig til at etablere praktikpladser i forbindelse med løsning af en opgave for kommunen. C. Offentliggørelse af udbud/konkurrenceudsættelse Alle udbud bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside: Her præsenteres det samlede udbudsmateriale for hvert udbud, der typisk omfatter de generelle udbudsbetingelser, en kravspecifikation, et kontraktudkast samt et tilbudsskema. 5

6 Spørgsmål/svar under selve udbudsfasen sker elektronisk via hjemmesiden ligesom de enkelte tilbud skal afgives elektronisk. D. Kontrolbud og kontrolberegning Når det er valgt at konkurrenceudsætte en opgave, kan kommunen enten vælge at udarbejde et kontrolbud eller at foretage en kontrolberegning. Begge dele har til formål at sikre et grundlag for at vurdere, om opgaven eventuelt skal videreføres i kommunalt regi. Et kontroltilbud er en aktiv revurdering af, til hvilken pris kommunen gennem en effektivisering kan løse den udbudte opgave. Det sker efter de nationale regler om medregning af direkte og indirekte udgifter. Ved udbuddet orienteres der om udarbejdelsen af et eventuelt kontroltilbud. Er kontroltilbuddet det billigste, da fastholdes opgaven i kommunalt regi. En kontrolberegning er en opgørelse af, hvilke udgifter kommunen har til løsning af en given opgave. Det kan eksempelvis være seneste regnskabstal. Viser det sig, at de eksterne tilbud ligger højere end kontrolberegningen, da fastholdes opgaven i kommunalt regi. E. Virksomhedsoverdragelse Hvis konkurrenceudsættelse af en konkret opgave resulterer i en udlicitering til en privat leverandør, da vil personalets løn- og ansættelsesvilkår blive fastholdt i overensstemmelse med de bestemmelser, der indgår i Loven om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (=virksomhedsoverdragelsesloven). Kommunen orienterer personalet om nævnte rettigheder og medvirker til, at overdragelsen af medarbejdere til en ny leverandør sker på betryggende vis. 6. Hvordan er arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse organiseret? Frederiksberg Kommune har valgt at samle kompetencerne vedrørende udbud og konkurrenceudsættelse i en central enhed: Udbuds- og Indkøbsafdelingen: udbud@frederiksberg.dk Afdelingen består af ni medarbejdere og servicerer den samlede organisation når det drejer sig om, At sikre overholdelse af de gældende regler om udbud/annoncering og konkurrenceudsættelse, At udvikle de skabeloner og værktøjer, som lægges til grund for de løbende udbud, At fungere som tovholder for gennemførelse af de enkelte udbud fra A til Z, At implementere de enkelte aftaler og medvirke til at sikre, at aftalerne benyttes, At sikre den overordnede opfølgning af de enkelte kontrakter. 6

7 Arbejdet sker i praksis i tæt samarbejde med kommunens enkelte fagområder og institutioner. Både forarbejdet til og resultatet af de større udbud følges løbende af de respektive politiske udvalg. 7. Hvem samarbejder Frederiksberg Kommune med om udbud og konkurrenceudsættelse? Der er i de seneste år sat stadig større fokus på arbejdet med at gennemføre udbud og konkurrenceudsætte kommunale opgaver. Kommunen henter inspiration til arbejdet ved at deltage aktivt i den løbende debat og gennem samarbejde med bl.a. Dansk Industri, Dansk Erhverv, Kommunernes Landsforening, institutionen Anvendt Kommunal Forskning (AKF), Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH), Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) samt gennem et formaliseret indkøbsfællesskab med Gentofte, Rudersdal, Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe kommuner. Kommunen opfordrer til - og indgår gerne i dialog med private virksomheder om løsning af konkrete opgaver og nye samarbejdsformer mellem det offentlige og den private sektor. 7

8 BILAG A Eksisterende kontrakter pr. 1. juli 2010 på baggrund af centralt indgåede aftaler efter udbud Område / Kategori IT-systemer Elektricitet Ældrevikarer Rengøring daginst./skoler Rammeaftale tømrer/snedker Hjælpemidler(stomi, diabetes, inkontinens) Rengøring bibliotek Kørsel af elever Østervang mad + madservice ældre Rammeaftale murer /beton Kørsel af ældre Levering af bøger, av-materialer Lønadministration Leasing Rammeaftale EL Ældrevikarer Telefoni Kantine Taxa Rammeaftale vvs/blikkenslager+ventilation+el Psykologisk rådgivning Godkendelsesordning(hjemmehjælp) Mediebureau + stillingsannoncering Rengøring Rådhuset Revision Multifunktionsmaskiner Elevatorservice Vognmandsydelser Rengøring Rådhuset Ældrevikarer Hjælpemidler Snerydning Forsikring Kørsel af SFO-elever Hjælpemidler It-ydelser Økologisk mælk Vinduespudsning Advokatydelser Begravelser Transport af hjælpemidler 8

9 Rammeaftale tømrer/snedker Hørehjælpemidler Godkendelsesordning (hjemmehjælp) Graffitirensning Rammeaftale murer / beton Indkøb ældre Vinduespudsning på institutioner Rammeaftale maler Digitale løsninger Vinduespudsning rådhus + annekser Rammeaftale vvs/blikkenslager Leje + vask af linned mm. Billeje Brolægning Rammeaftale EL Rammeaftale maler Rammeaftale tømrer/snedker Rammeaftale glarmester Rammeaftale vvs/blikkenslager + murer beton Rammeaftale glarmester Rammeaftale tømrer/snedker Vikarer daginistitutioner Rammeaftale ventilation Lånerammeaftale Rammeaftale maler Rammeaftale EL 9