REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 01-2014 Dato: Mandag den 27. januar 2014 kl. 15.00 20.45 Sted: Deltagere: Sailing Aarhus, Aarhus Stadion Hans Natorp, Jesper Baungaard, Jesper Andersen, Christina Nielsen og Mads Christensen. Mads Kolte-Olsen, Thomas Jacobsen, Henrik Blakskjær (alle punkter). Leon Träger deltog i punkt 3.2 med orientering om klubkonsulenters arbejde. Afbud: Erik Schulz, Ole Ingemann Nielsen, Jens Erik Hansen. DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen til mødet. Man konstaterede, at bestyrelsen var beslutningsdygtig (fem medlemmer var til stede). Bestyrelsen godkendte dagsorden. 2. Formel godkendelse af referat 9-2013 Referatet fra møde 9-2013 mandag den 9. december 2013 var blevet kommenteret og godkendt på basecamp. Der var ikke yderligere kommentarer. Bestyrelsen godkendte referatet af bestyrelsens møde 9-2013. 3. Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp havde inden møde lagt rapport for aktiviteter siden seneste møde 9. december 2013. Der var ikke yderligere spørgsmål til formandens rapport. Hans Natorp fremhævede, at Dansk Sejlunion er involveret i bestyrelsen omkring Internationalt Sejlsportscenter Aarhus (ISCA). Man arbejder på en etablering af ISCA frem mod 2016. ISAA indsender en formel ansøgning i marts til fondsfinansiering. Derudover skal ISAA finde egenfinansiering på mindst 10 mio. kr. Det vil kræve om muligt endnu større ressourcer fremadrettet af SAA og de involverede sejlklubber. Mads Kolte-Olsen orienterede om, at Sail-Biz vil blive evalueret, og konceptet justeret. Fire arrangementer har været afholdt og deltagerne tilfredse. Det har ved hvert arrangement været vanskelig at nå forventet antal deltagere. En mulighed er at bruge sejlsportsligaen til at løfte udvikling af Dansk Sejlunions erhvervsnetværk. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1
3.2. Ledelsens rapport Ledergruppen havde inden mødet lagt rapport på basecamp om sekretariatet arbejde siden sidste møde den 9. december 2013. Rapporten beskriver personalesituation, turhandlingsplan, associering med Danske Tursejlere, forsikringsmodel, sejlsportsliga, klubbåd, sejlerlandsholdet, forslag til generalforsamlingen, kapsejlads-licenser, økonomi, administration og forretninger. Klubkonsulenter: Leon Träger orienterede om klubkonsulenternes arbejde. Klubkonsulenterne bringer Dansk Sejlunion ud til frivillige i klubberne, flytter viden mellem klubber, skaber netværk mellem frivillige, bringer løsninger ud til klubber. Klubkonsulenterne har metoder til at skabe et tydeligt mål og plan for klubbens udvikling. Mål og plan tager afsæt i de dele i klubben, som allerede virker hensigtsmæssigt. Klubkonsulenterne har fokus på at skabe konkrete resultater, så en klub kommer videre fra blot at have mange ideer. Klubkonsulenterne vil i 2014 være i direkte berøring med 120 klubber. Konsulenter opsøger klubber med et udviklingspotentiale. Langvarig indsats er nødvendig for at skabe forandring. Man tager godt i mod PULS-konceptet, og Dansk Sejlunion skal fortsætte med at søge tæt kontakt til klubberne. Mads Kolte-Olsen redegjorde for grundlaget for beslutning om personalereduktion og for overdragelse af opgaver til sekretariatets øvrige medarbejdere. De konkrete handlinger, som fremgår af den godkendte handlingsplan for tur-området, vil blive gennemført. Kommunikation af turhandlingsplan: Mads Kolte-Olsen orienterede om plan for lancering af tur-handlingsplan ultimo februar. Målgruppe for lancering er både meningsdannere og tursejlerne. Medlemmerne vil kunne læse strategi og handlingsplan på sejlsport.dk. Mads Kolte-Olsen orienterede om status for finansiering af sejlsportsliga og om arbejdet med at skaffe både til af ligaen. Herefter fulgte en drøftelse af det økonomiske grundlag for anskaffelse og drift af både samt etablering og drift af de øvrige aspekter af sejlsportsligaen. Der blev givet udtryk for betænkelighed ved at købe både. Der blev givet udtryk for, at Dansk Sejlunion skal købe både og vise vej for udvikling af dansk sejlsport. Der blev givet udtryk for, at grundlaget for køb af både og for DS Klubfinans ikke var tilstrækkelig gennemarbejdet. Der blev givet udtryk for, at ligabåd bestemmer anbefaling af klubbåd. Der blev givet udtryk for, at valget af ligabåd og anbefaling af klubbåd er to særskilte beslutninger. Bestyrelsen tog ledelsesrapporten til efterretning, idet bestyrelsen bad sekretariatet om at udarbejde grundlag for beslutning, der viser økonomisk bæredygtighed for anskaffelse og drift af såvel ligabåde som DS Klubfinans. 3.3. Status for Dansk Sejlunion regnskab 2013 Henrik Blakskjær præsenterede det foreløbige regnskab for Dansk Sejlunion 2013. Det foreløbige regnskab viser, at det budgetterede mål for 2013 er blevet nået (overskud på 30 tkr.). Derudover har en ekstraordinær indtægt (momskompensation modtaget i november) 2
på 1,4 mio. kr. givet mulighed for allerede i 2013 at reetablere egenkapital efter underskud på 700 tkr. i 2012. Revisionen gennemgår i uge 6-8 regnskabet. Bestyrelsen gennemgår og underskriver revideret regnskab og revisionsprotokollat på mødet den 10. marts 2014. Man gav udtryk for tilfredshed med årets resultat. Man ser frem til det reviderede regnskab. Man drøftede muligheder for disponering af årets resultat, fx egenkapital, DS Klubfinans, OL-fonden. Bestyrelsen tog orientering om Dansk Sejlunions foreløbige regnskab 2013 til efterretning. Bestyrelsen besluttede at bede Erik Schulz og Hans Natorp sammen med sekretariatets ledelse at udarbejde forslag til disponering af overskud i det endelige regnskab. Indstilling om disponering lægges frem til bestyrelsens møde den 10. marts. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Internationalt Sejlsportcenter Aarhus præsentation Thomas Capitani præsenterede vinderprojekt for Internationalt Sejlsportcenter Aarhus. Konkurrencen blev udskrevet i maj 2013 af Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter. 31 konkurrenceteams ansøgte om prækvalificering. Fem teams blev udvalgt til den endelige konkurrence. Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter ønsker et robust hus, et aktivt hus og et hus, der kan tåle barske vejrforhold. Det skal være et arkitektonisk markant hus med en god sammenhæng mellem inde- og udearealer og det skal være et transparent hus, der indbyder gæster til at følge med i sejlsportsaktiviteter både inde i huset og på Aarhus Bugten. Det skal være et hus, der opfylder sejlsportens behov for fleksibilitet og mulat-anvendelighed, og som kan rumme sejlsportens forskelligartede aktiviteter og brugere lige fra den 8- årige sejler-sfo elev til de olympiske landsholdsejlere. Samtidigt skal det være et hus hvor der er speciel fokus på at sikre et lavt drifts- og vedligeholdelsesniveau ligesom en omkostningsbevidst anlægsproces også vægtes meget højt. Vinderteamet skal nu sammen med Fonden Aarhus Internationale Sejlsportscenter viderebearbejde konkurrenceforslaget, og skabe grundlag for finansiering til at opføre centret. Bestyrelsen takkede for præsentationen. 3
4.2. Dansk Sejlunion og Sailing Aarhus Sailing Aarhus og Dansk Sejlunion har i dag en række samarbejdsflader: internationalt sejlsportscenter, Kraftcenter Vest og i tiltrækning af internationale stævner. En aftale om associering kunne beskrive det overordnede formål med parternes aktuelle samarbejder og vise retning for nye samarbejder. En aftale om associeret medlemskab er mest af alt en politisk aftale, hvis tyngde svarer til den politiske vægt, som parternes bestyrelser vælger at lægge i aftalen. Det er i den enkelte aftale om konkrete samarbejder, at de egentlige faglige, juridiske og økonomiske forpligtelser ligger. Man drøftede mulige fordele og bindinger ved en eventuel associeringsaftale mellem Dansk Sejlunion og Sailing Aarhus. Man vil gerne samarbejde med Sailing Aarhus om udvikling af sejlsporten, men et samarbejde kan også finde sted uden en associeringsaftale. Der blev givet udtryk for betænkelighed ved, at en associeringsaftale skulle indeholde konkrete samarbejdsprojekter. Bestyrelsen besluttede at invitere bestyrelsen for Sailing Aarhus til drøftelse om relation mellem Dansk Sejlunion og Sailing Aarhus. 4.3. Generalforsamling, koncept Generalforsamlingen er et formelt møde med en række obligatoriske opgaver, som fremgår af dagsordenen. Generalforsamlingen aflaster bestyrelsen for ansvaret for det forgangne år og giver mandat til bestyrelsens videre arbejde. En forening med et ideelt sigte som Dansk Sejlunion må alt andet lige stræbe efter at øge antallet af deltagere i generalforsamlingens og deltagernes aktive deltagelse i generalforsamlingen. I 2013 tog 13 klubfolk ordet i debatten i plenum. Frokosten og pauserne danner rammen for den mest intense dialog mellem mødets deltagere. Mads Kolte-Olsen præsenterede forslag til forløb af Dansk Sejlunions generalforsamling 2014. Forslaget indebærer, at generalforsamlingen bliver gennemført i tre blokke: 1) Plenum: Velkommen, sætte mødets ramme og præsentationer om 2013 (beretning og årsrapport) og 2014 (indkomne forslag, handlingsplan og budget) 2) Debat af præsentationer i mindre rum 3) Rapport fra debatrum, forsamlingens konklusion og afslutning. Man gav udtryk for, at det er interessant med et nyt koncept, som i højere grad involverer deltagerne og åbner op for, at flere deltager i generalforsamlingens debat. Man ønskede undersøgt, om forslag til forløb af generalforsamling er foreningsretligt medholdeligt. Det kan være en formel udfordring, at en deltager som følge af debatrum ikke 4
kan høre alle indlæg eller give sit bidrag til alle indlæg. Hertil blev nævnt, at forløbet fortsat giver alle deltagere mulighed for at stille spørgsmål eller kommentere i plenum inden afstemning. Jesper Baungaard og Jens Erik Hansen oplyste, at de stiller ikke op til valg til Dansk Sejlunions bestyrelse. Bestyrelsen besluttede at gennemføre generalforsamlingen som foreslået, såfremt logistik og foreningsretlige forpligtelser holder. 4.4. Associeringsaftale Foreningen til Langtursejladsens Fremme Hans Natorp fremlagde forslag til associeringsaftale mellem Dansk Sejlunion og Foreningens til Langtursejladsens Fremme. Aftalen svarer til den aftale om associering med Danske Tursejlere, som bestyrelsen godkendte i oktober 2013. Formålet med associering af Danske Tursejlere og Foreningen til Langtursejladsens Fremme FTLF og Dansk Sejlunion er at styrke organisationernes samarbejde om at forbedre rammebetingelser for fritids- og langtursejlere og tiltrække og fastholde sejlere i miljøer, der er kendetegnet ved oplevelser, friluftsliv og fællesskab. Dansk Sejlunion, Danske Tursejlere og Foreningen for Langtursejladsens Fremme udsender den 28. januar en fælles pressemeddelelse om associeringen. Bestyrelsen besluttede at godkende aftale om at optage Foreningen til Langtursejladsens Fremme. 4.5. SEJLER 2014 Mads Kolte-Olsen fremlagde plan for SEJLER i 2014. SEJLER er som trykt medie velegnet til henover sæsonen at skabe et samlet billede af sejlsporten og sejlsportens muligheder. Vi skal fastholde og udvikle niveauet på SEJLER i 2014. Dansk Sejlunions strategiske målsætning om at være progressiv på nye medier forudsætter imidlertid, at Dansk Sejlunion løfter sig på digitale platforme. Et digitalt nyhedsbrev til begivenheder, som udkommer mellem SEJLERs udgivelser, vil styrke aktualitet og identifikation i Dansk Sejlunions kommunikation. Sekretariatet vurderer, at to ud af fire SEJLER-numre falder skævt i forhold til sejlersæsonen. Årets to første numre passer godt til de faktiske begivenheder i sejlsporten. Hvorimod årets sidste to numre, primo september og ultimo november, passer mindre godt i forhold til periodens begivenheder. Et nummer mindre af SEJLER, optimering af SEJLERs udgivelse i forhold til begivenheder i sejlsporten og et digitalt nyhedsbrev vil øge effekten af Dansk Sejlunions kommunikationsressourcer. 5
Man gav udtryk for, at forslaget kommer for tidligt. Man vurderer, at forudsætningerne for en justering i SEJLERs udgivelsesplan ikke er til opfyldt. Samtlige aktuelle adresser (almindelig post og e-mail) fra sejlklubberne vil først i løbet af 2014 være overført fra sejlklubber til den database, som Dansk Sejlunion bruger til distribution af SEJLER. Så længe distributionen af SEJLER ikke er perfekt, kan vi ikke gå et nummer ned på SEJLER og udvide med digitalt nyhedsbrev. Konklusion Bestyrelsen besluttede ikke at tilslutte sig planen for SEJLER 2014. 4.6. Frikøb af formand Erik Schulz havde inden mødet på basecamp forelagt redegørelse formandens aktiviteter og timeforbrug samt indstilling til bestyrelsens beslutning. Bestyrelsen godkendte frikøb af formanden for uge 49-52 i 2013 (4.000 kr.) og forhåndsgodkendte frikøb for uge 1-9 i 2014 (32.000 kr.). 5. Eventuelt Der var ikke noget til eventuelt. 6