Vejen Kommune Beredskabsplan Niveau I

Vejen Kommune Beredskabsplan Niveau I Godkendt af byrådet den 10. maj 2011

Niveau I-beredskabsplan for Vejen Kommune Maj 2011 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Sammenhæng mellem niveau I, II og III-beredskabsplaner... 2 1.3 Opbygning... 2 1.4 Afprøvning og vedligeholdelse... 3 2. DE GENERELLE LOVMÆSSIGE RAMMER FOR KOMMUNENS BEREDSKAB... 3 2.1 Godkendelse af denne plan... 3 3. RISICI OG HÆNDELSER, SOM PLANEN SKAL TAGE HØJDE FOR... 4 4. BESKRIVELSE AF KOMMUNENS KRISESTAB, ANSVARSOMRÅDER OG INDSATSKORT... 5 4.1 Opgaveoversigt... 5 4.2 Indsatskort... 6 5. OVERSIGT OVER NIVEAU II-PLANER... 7 DELPLANERNE INDFØRES NÅR DE ER GODKENDT I BRAND OG REDNING.BILAG 1: BEREDSKABSSTRATEGI FOR VEJEN KOMMUNE... 7 BILAG 1: BEREDSKABSSTRATEGI FOR VEJEN KOMMUNE... 8 BILAG 2: KRISESTABENS KONTAKTOPLYSNINGER... 10 BILAG 3: DAGSORDEN FOR MØDER I KRISESTABEN... 11 BILAG 4: KOMMUNIKATIONSINSTRUKS... 12 Bilag 4.1: Vejen Kommunes kommunikationspolitik... 14 1

1. Indledning 1.1 Formål Denne plan har til formål at sikre, at Vejen Kommune kan opretholde sine funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse i kommunen. Planen er et værktøj, der skal hjælpe: Før hændelsen - ved at skabe klarhed over roller og ansvar i forbindelse med hændelser. Under hændelsen ved at være instruks i hvem der gør hvad i tilfælde af hændelser. Efter hændelsen ved at blive brugt som udgangspunkt for evaluering af kommunens beredskab. Planen er en udmøntning af Vejen Kommunes beredskabsstrategi som er godkendt af byrådet på mødet den 10. maj 2011, se bilag 1. 1.2 Sammenhæng mellem niveau I, II og III-beredskabsplaner Denne plan er Vejen Kommunes niveau I-beredskabsplan og beskriver de overordnede rammer for kommunes beredskab. Niveau I-planen fokuserer på store, ekstraordinære hændelser, som kræver aktivering af det øverste niveau af Vejen Kommunes beredskab. Niveau I-planen understøttes af: Niveau II-planer, som er delberedskabsplaner for de enkelte afdelinger. Disse planer fokuserer på hændelser, som den enkelte afdeling skal kunne håndtere. Niveau III-planer, som er beredskabsplaner for konkrete objekter såsom institutioner mv. Disse planer fokuserer på hændelser, som det enkelte objekt skal kunne håndtere. Denne plan træder i kraft, når der sker hændelser, som den enkelte afdeling (niveau II) eller institution (niveau III) ikke kan håndtere. 1.3 Opbygning Planen er udarbejdet med udgangspunkt i, at den skal være simpel, overskuelig og handlingsorienteret. Den indeholder beskrivelse af: 1. De overordnede lovmæssige rammer for kommunens beredskab 2. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for 3. Kommunens krisestab, herunder: a. oversigt over hvem der er ansvarlig for hvilke opgaveområder i tilfælde af hændelser b. indsatskort for hver funktion i krisestaben, som beskriver deres rolle, ansvar, beføjelser samt opgaver, som skal udføres i tilfælde af hændelser 4. Oversigt over niveau II-planer. 2

1.4 Afprøvning og vedligeholdelse Planen afprøves gennem en årlig øvelse, som kan være alt lige fra afprøvning af alarmeringsprocedurerne, afholdelse af skrivebordsøvelser og til afholdelse af fuldskalaøvelser. Efter øvelsen evalueres planen og den tilrettes efter behov. Derudover evalueres planen i forbindelse med reelle indtrufne hændelser. Ansvarlig for afvikling af øvelser og vedligeholdelse af planen er kommunaldirektøren. 2. De generelle lovmæssige rammer for kommunens beredskab Udgangspunktet for kommunens beredskab er det såkaldte sektoransvar, som er beskrevet i Beredskabslovens kapitel 5 (lovbekendtgørelse nr. 137 af 01/03/2004, 24-28). Sektoransvaret betyder, at den myndighed, virksomhed eller institution, der til daglig har ansvaret for et område, også har ansvaret for området ved ekstra ordinære hændelser, større ulykker og katastrofer. Det vil sige, at kommunen har ansvaret for at opretholde og videreføre dens funktioner i tilfælde af, at der indtræffer en ekstraordinær hændelse. Derudover har kommunen ansvaret for at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab, jf. Beredskabslovens 25. Planen skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde og skal revideres i det omfang, udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst én gang i hver kommunal valgperiode og indsendes til Beredskabsstyrelsen. 2.1 Godkendelse af denne plan Nærværende plan er godkendt af Byrådet på mødet den 10. maj 2011. 3

3. Risici og hændelser, som planen skal tage højde for Risikoområde Myndighedsudøvelse i afdelinger Eksempler på konkrete risici/hændelser Sager, der bliver politiske pga. afgørelser eller svigt i de enkelte afdelingers procedurer Medarbejdere, der har handlet udenfor rammerne i stort omfang Økonomistyring Stærkt fordyrede kommunale rådgiver- og byggeprojekter Større fejlagtige udbetalinger IT Lokalemangel Personalemangel Skade på større gruppe af borgere Langvarigt nedbrud af kommunens IT-system Rådhus brændt Akut personalemangel, der kræver, at kommunens funktioner bliver prioritet i forhold til hinanden Drikkevandforurening Oversvømmelse Pandemi Hændelser, som niveau II ikke kan håndtere 4

4. Beskrivelse af kommunens krisestab, ansvarsområder og indsatskort Borgmester Kommunikationsfunktion Kommunaldirektør Sekretariat Direktør, afdelingschef for berørt område og evt. beredskabschef (opgavebestemt) IT Møderum 4 på Vejen Rådhus bruges som krisestyringsrum. Krisestabens kontaktoplysninger er vedlagt som bilag 2 Ved møder i krisestaben anvendes fast dagsorden se bilag 3. Ved kommunikation til medier og borgere anvendes kommunikationsinstruks se bilag 4. 4.1 Opgaveoversigt Opgaveområde Igangsætte beredskabssituation Etablering og drift af krisestyringsrum Ressourceallokering til håndtering af og økonomistyring af hændelsen Afhjælpende indsats Kommunikation til medier og borgergrupper Sekretariat og logføring Ansvarlig* Borgmester/kommunaldirektør IT Kommunaldirektør Afdelingschef i samråd med direktør for berørt område Kommunikationsfunktion fra Intern Service i samråd med borgmester/kommunaldirektør Intern Service *Beslutningskompetencen flytter nedad til næste niveau i krisestaben ved fravær. 5

4.2 Indsatskort Funktion: Borgmester Rolle, ansvar og beføjelser: Øverste politiske ansvarlige og øverste beslutningstager Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Igangsætte beredskabssituation Indkalde krisestab Være del af krisestab så længe hændelse står på Funktion: Kommunaldirektør Rolle, ansvar og beføjelser: Øverste drifts- og økonomiansvarlig Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Inddrage relevante direktører Godkende ressourceanvendelse til håndtering af hændelser Være del af krisestab så længe hændelse står på Funktion: Direktør, afdelingschef og beredskabschef Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for håndtering af hændelse inden for eget ansvarsområde Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Igangsætte fagområdespecialister fra eget direktørområde efter behov Være bindeled mellem krisestab og fagområderessourcer Være del af krisestab så længe hændelse står på Funktion: Støttefunktion Kommunikation Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for kommunikation til medier og borgergrupper Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Varetage kommunikation til medier og borgergrupper efter samråd med borgmester og direktør for berørt område (efter relevans) Funktion: Støttefunktion Sekretariat Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for dokumentation af hændelsesforløb Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Lave beslutningsreferater af møder i krisestaben Føre log over hændelsesforløb Sikre dokumentationen af beslutninger vedr. håndtering af hændelse 6

Funktion: Støttefunktion IT Rolle, ansvar og beføjelser: Ansvarlig for etablering og drift af krisestyringsrum Opgaver, som skal udføres i tilfælde af ulykke: Etablere krisestyringsrum Sikre driften af krisestyringsrum, så længe hændelse står på 5. Oversigt over niveau II-planer Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Delberedskabsplan for XXX Sundhedsberedskabsplan Af hvert niveau II-plan skal det fremgå, hvilke niveau III-planer, der er inden for hvert niveau IIområde. Delplanerne indføres når de er godkendt i Brand og Redning. 7

Bilag 1: Beredskabsstrategi for Vejen Kommune 1. Baggrund Behovet for et velfungerede kommunalt beredskab er vokset i takt med, at der er kommet øget fokus på en bred række af risici såsom epidemier, svigt i forvaltningers udøvelse af myndighedsopgaver, trusler og vold mod medarbejdere m.fl. Tidligere har der hovedsageligt været fokus på traditionelle redningsberedskabsrisici såsom brand, sammenstyrtning, oversvømmelse mv. Dette nye fokus understreger relevansen af, at kommunen kan reagere hurtigt og kompetent på ekstraordinære hændelser. F.eks. viser der sig at være et stigende behov for, at kommunen har styr på, hvordan kommunikation til medier, berørte borgergrupper mv. foregår i forbindelse med ekstraordinære hændelser. Det kommunale beredskab bygger på sektoransvaret1, som betyder, at den afdeling og institution, der til daglig har ansvaret for en opgaveområde, også har ansvaret for opgaverne ved uforudsete og kritiske hændelser. Det vil sige, at det kommunale beredskab ikke kun er en opgave for det kommunale redningsberedskab, men i lige så høj grad er et ansvar for hver enkelt afdeling og institution i kommunen. 2. Formål Formålet med en overordnet beredskabsstrategi er at sikre Vejen Kommune det bedst mulige beredskab overfor uforudsete og kritiske hændelser. 3. Mål for beredskabet i Vejen Kommune Beredskabet: 1. skal være forankret i den daglige organisation i hele kommunen 2. har overordnet til formål at sikre, at kommunen kan varetage sit ansvar og opgaver i tilfælde af uforudsete og kritiske hændelser. 3. skal håndtere hændelser, der ikke umiddelbart kan løses inde for rammerne for kommunens almindelige daglige drift. 4. skal være beslutningsdygtige og kunne igangsætte en indsats i forhold til at håndtere hændelserne 5. skal håndtere hændelser så tidligt som muligt med henblik på at begrænse konsekvenserne heraf 6. skal sikre koordineret indsats og økonomisk bevidst anvendelse af ressourcer til håndtering af hændelserne 7. skal udgøres af personale, der er øvet i at håndtere krisesituationer. 1 Sektoransvaret er beskrevet i Beredskabslovens kapitel 5 (lovbekendtgørelse nr. 137 af 01/03/2004, 24-28). 8

4. Udmøntning af beredskabsstrategien i praksis Beredskabsstrategien udmøntes i praksis ved, at sektoransvaret, der gør sig gældende for kommunen som helhed, overføres til de enkelte afdelinger og institutioner i kommunen. Det betyder som nævnt, at den afdeling og institution, der til daglig har ansvaret for en opgaveområde, også har ansvaret for opgaverne ved uforudsete og kritiske hændelser. Det underbygges ved, at der udarbejdes beredskabsplaner i form af: 1. En overordnet beredskabsplan (niveau I), som beskriver de overordnede rammer for kommunes beredskab og fokuserer på store, ekstraordinære hændelser, som kræver aktivering af det øverste niveau af kommunens beredskab 2. Delberedskabsplaner (niveau II) for de forskellige afdelinger, som fokuserer på hændelser, som den enkelte afdeling skal kunne håndtere. 3. Beredskabsplaner for konkrete lokaliteter (niveau III) såsom skoler, SFO ere, daginstitutioner, plejecentre mv., der fokuserer på hændelser, som den enkelte lokalitet skal kunne håndtere. Beredskabsplaner på alle tre niveauer er med til at sikre, at kommunens beredskabsplanlægning hænger sammen fra øverste niveau ud til de lokaliteter, der har borgerkontakt. Beredskabsplanerne beskriver hvem der gør hvad i tilfælde af kritiske hændelser og har traditionelt været et stort og beskrivende dokument, mens der nu er vægt på, at de bliver kortfattet, overskuelig og handlingsorienteret. Den overordnede kommunale beredskabsplan (niveau I) skal opdateres og godkendes politisk af kommunalbestyrelsen i hver valgperiode, jf. Beredskabslovens 25, stk. 3. 5. Afprøvning og vedligeholdelse af det kommunale beredskab På alle tre niveauer skal der være udpeget ansvarlige for det kommunale beredskab indenfor den pågældende afdeling eller institution. De har ansvar for at afprøve og vedligeholde planen i deres afdeling eller institution og sikre, at personalet er øvet i at håndtere krisesituationer og derved at beredskabet er forankret i den daglige organisation. 9

Bilag 2: Krisestabens kontaktoplysninger Funktion Telefonnr. Stedfortræder Telefonnr. Borgmester 7996 6004/ 2016 2669 1. viceborgmester 7519 8494/ 4028 9354 Kommunaldirektør med afdelingschefer for: 7996 6001/ 3017 0900 Direktørerne Udvikling og Erhverv 7996 6100/ 2384 1044 Kontaktperson 7996 6380/ 3017 1057 Intern Service 7996 6050/ 3017 1391 Kontaktperson Regnskab IT 7996 6100/ 2910 1991 Stedfortræder Bygningsservice & Beredskab 7996 6150/ 3058 8057 7996 6120/ 2941 1612 Kontaktperson Budget 7996 6110/ 7538 3305 Kontaktperson Juridisk 7996 6051 Teamkoordinator Bygningsservice Beredskabschef 7996 6640/ 3017 0801 7996 6641/ 3017 0802 7996 6158/ 3017 1074 Beredskabschef 7996 6175/ 5123 8911 Beredskabsinspektører 7996 6154/ 3017 0635 Kommunikationsfunktion 7996 6050/ 3017 1391 Ingen Sekretariat 7996 6001/ 3017 0900 Direktørerne Direktør med afdelingschefer for: 7996 6002/ 4076 3009 Direktørerne Borgerservice 7996 6500/ 3017 0870 Stedfortræder 7996 6502/ 2342 7254 Arbejdsmarked 7996 6570/ 3058 8125 Stedfortræder 7996 6604/ 7539 3295 Teknik & Miljø 7996 6200/ 2445 5621 Kontaktpersoner 7996 6210/ 2172 4738 7996 6230/ 2331 7727 7996 6250/ 3092 3344 Social & ældre 7996 6475/ 2149 8479 Stedfortræder 7996 6400/ 3017 1056 Direktør med afdelingschefer for: 7996 6003/ 3017 1392 Direktørerne Dagtilbud & Skole 7996 6280/ 3017 0890 Stedfortræder 7996 6282 / 30170630 Sundhed og Familie 7996 6440/ 3035 8905 Stedfortræder 7996 6440/ 3035 8905 10

Bilag 3: Dagsorden for møder i krisestaben NB: Hvert medlem af krisestaben medbringer selv bærbar computer og mobiltelefon Dagsorden for 1. møde i krisestaben 1. Deltagere og referent 2. Situationen og forventet udvikling: Hvad, hvor, hvornår? 3. Opgave: Hvad skal der gøres? 4. Bemanding af krisestabens støttefunktioner 5. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 6. Krisekommunikation: Hvad meldes ud til henholdsvis personale, borgere og medier? 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Tidspunkt for næste møde Dagsorden for efterfølgende møder i krisestaben 1. Deltagere og referent 2. Status på situationen og forventet udvikling: Opdatering siden sidste situationsstatus. 3. Opgave: Hvad er gjort siden sidste møde og hvad skal gøres? 4. Krisekommunikation: Hvad har været reaktioner hos henholdsvis personale, borgere og medier? Er der behov for nye udmeldinger? I så fald hvilke? 5. Eventuelt 6. Opsummering af væsentlige beslutninger 7. Tidspunkt for næste møde 11

Bilag 4: Kommunikationsinstruks Kommunikation til presse, medier og borgere ved kritiske hændelser på niveau I styres af borgmester/kommunaldirektør i samråd med kommunikationsfunktionen. Kommunikationen skal til enhver tid følge den gældende kommunikationspolitik for Vejen Kommune (se bilag 4.1). Kontakt Intern Service - Kommunikation, hvis du har brug for hjælp. Kommunikation til særlige grupper Fremmedsprogede Det skal altid vurderes, om der skal udsendes informationer m.v. på andre sprog end dansk. Døve Generel information af døve skal vurderes nærmere. De vil jo i det store hele kunne læse på kommunens hjemmeside, i pressen m.v. Blinde Vejen Kommunens hjemmeside er etableret med en læsefunktion, det samme vil gøre sig gældende for kommunens kriseinfo. Kommunikationskanaler Valget af informationsveje træffes af krisestaben og er afhængig af omfanget af krisen både geografisk og antal berørte personer/borgere. Følgende kommunikationsmidler står til rådighed: Kommunikationskanaler Anvendelse Kommunens egen kriseinfo via kommunens hjemmeside www.vejenkom.dk Den landsdækkende www.kriseinfo.dk Anvendes til løbende information om situationen: Hvad der er sket (når vi ved noget sikkert) Hvor det er sket Hvilken konsekvens får det for borgerne Hvad skal borgerne gøre Andre vigtige informationer Eventuelt kontakttelefon o.l. Orienteringer kan suppleres med relevante oplysninger på kort f.eks. den geografiske udstrækningen af hændelsen m.v. Kan anvendes af alle landets kommuner og øvrige myndigheder til kommunikation om kriser i Danmark. Kontaktperson i den forbindelse er kommunens beredskabschef, der har den direkte kontakt. 12

Information via DR og TV2 Pressen lokal som landsdækkende Løbesedler, plakater o. lign. (ved krisesituationer med begrænset geografisk udbredelse) Varsling (sirene og politi) Varsling af døve og hørehæmmede Foranlediges af politiet Pressen bør løbende holdes opdateret med hændelse (så der ikke opstår rygter), i nogen tilfælde kan de bruges til at få udsendt vigtige informationer, f.eks. om kommunens hjemmeside, tidshorisonter o.l. Hvis den geografiske udstrækning af en krisesituation er begrænset, kan der med fordel bruges løbesedler som husstandsomdeles specielt hvis det er vigtige informationer, som man ønsker at sikre sig, at alle inden for et bestemt område får. Krisestaben fastlægger hvilke konkrete oplysninger der skal ud, og kommunikationsmedarbejdere udarbejder det nødvendige materiale og får det mangfoldiggjort. Omdelingen kan ske f.eks. ved hjælp af de frivillige i Vejen. I forbindelse med akutte situationer, hvor der er behov for en hurtig varsling af en afgrænset område, sker det enten via sirenevarsling eller ved at politiet kører rundt i området med højtalere. Det er politiet, der i samråd med kommunens vagthavende indsatsleder, beslutter, hvornår der er behov for en sådan varsling. I forbindelse med varslingen skal der indsendes en varslingsmeddelelse til DR og TV2 dette er noget, politiet tager sig af. Det samme gør sig gældende når der igen kan afvarsles. Når der varsles med en eller flere af sirenerne i det landsdækkende sirenevarslingssystem, vil der samtidig blive udsendt en smsbesked til de døve og hørehæmmede, som er tilmeldt Beredskabsstyrelsens og Rigspolitiets ordning. Døve og hørehæmmede bliver dermed varslet samtidigt med øvrige borgere. Varslingen afprøves ved den årlige afprøvning. Sms-beskeden skal af tekniske grunde være kortfattet, og derfor vil beskeden indeholde oplysninger om: at der varsles hvor der varsles (angivelse af kommune) eventuelt hvorfor der varsles (giftig røg, udslip af gasser, etc.) hvor der kan findes yderligere information (tekst-tv) 13

Bilag 4.1: Vejen Kommunes kommunikationspolitik Den aktuelle kommunikationspolitik benyttes til en hver tid. 14

Blank side 15

Blank side 16

Blank side 17