Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune I henhold til regelsæt Principper for økonomistyring skal der etableres rutiner for økonomistyring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune og alle derunder hørende budgetansvarlige enheder. Økonomiafdelingen har derfor, på opfordring af kommunens revision og i henhold til Principper for økonomistyring i Norddjurs Kommune, udarbejdet disse retningslinier, som anses at være gældende for alle enheder. Såfremt der er bogførende enheder, der har mere specifikke arbejdsgange og rutiner kan disse stadig anvendes, såfremt de som minimum opfylder retningslinierne herunder. Disse retningslinier er opbygget i tre hovedsektioner: 1. Økonomisk styring Hvad skal efterleves for at kommunens gældende regelsæt overholdes 2. Ledelsestilsyn Hvad skal den enkelte leder / budgetansvarlige påse efterlevet 3. Øvrige forhold Andre specifikke forhold som skal efterleves Har du behov for at få uddybet nogle af retningslinierne, er du velkommen til at kontakte Økonomiafdelingen. Principper for økonomistyring med tilhørende bilag kan findes på kommunens hjemmeside under Medarbejderinfo Retningslinier m.v. Principper for økonomistyring i Norddjurs Kommune. 1

1. Økonomisk styring 1.1. Alle regnskabsbilag skal være godkendt og reglerne for attestation/anvisning skal efterleves. Det er lederen af aftaleenheden som afgør, hvilke personer, der tildeles retten til at attestere bilag. Alle medarbejderne i de enkelte afdelinger og institutioner er berettiget til at anvise (påtegne) fakturaer under 50.000 kr. og udgiftsbilag under 2.000 kr. samt alle posteringsbilag uanset beløbsstørrelse. Den interne kontrol af disse bilag skal ske ved stikprøvekontrol (nærmere beskrevet under punktet stikprøvekontrol). Disse bilag kræver kun en påtegning idet kvittering, attestation og anvisning kan foretages af samme person. Ved alene påtegning af bilag påtager man sig ansvaret for: at der er bevilling at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret at konteringen er korrekt, og hvis fakturaen ikke allerede indeholder oplysninger om kontonummer, anføres dette at der er anvendt korrekt regnskabsår, hvilket vurderes ud fra oplysning om leverancedato at eventuelle interne forskrifter er overholdt (prokuraregler, speciel håndtering af krav på udvalgte områder eller fra udvalgte leverandører etc.) at andre oplysninger, som er nødvendige for bogføringen er anført, f.eks. leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger Fakturaer over 50.000 kr. og udgiftsbilag over 2.000 kr. skal påtegnes af to personer og vil først blive betalt når slutpåtegning er foretaget. Ved 1. påtegning (kvittering) påtager man sig ansvaret for: at der er bevilling at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret at konteringen er korrekt, og hvis fakturaen ikke allerede indeholder oplysninger om kontonummer, anføres dette at der er anvendt korrekt regnskabsår, hvilket vurderes ud fra oplysning om leverancedato 2

at eventuelle interne forskrifter er overholdt (prokuraregler, speciel håndtering af krav på udvalgte områder eller fra udvalgte leverandører etc.) at andre oplysninger, som er nødvendige for bogføringen er anført, f.eks. leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger forpligtiget til at påføre bilaget en relevant leder som slutpåtegner Ved 2. påtegning (attestation) påtager man sig ansvaret for: at kontrollere at ind- og udbetalinger er i orden at den påtegningsbemyndigede medarbejder er bekendt med gældende regler i Principper for økonomistyring og tilhørende bilag Ingen kan påtegne betalinger til og fra sig selv. Ind- og udbetalinger fra påtegningsberettiget skal altid påtegnes af nærmeste leder. 1.2. Der skal laves en løbende budgetopfølgning i henhold til gældende regler Budgetopfølgning: Der gennemføres mindst 2 større budgetopfølgninger årligt pr. 1. april og 1. august, hvor der på samtlige områder estimeres et forventet regnskab med behandling i fagudvalgene, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Direktionen kan fastsætte krav om flere samlede budgetopfølgninger eller om budgetopfølgninger på specifikke områder. De enkelte aftaleenheder er forpligtede til lokalt at følge udviklingen inden for eget område. Den centrale økonomiafdeling har ansvaret for at koordinere de to årlige budgetopfølgninger, mens den budgetansvarlige leder skal vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab. 1.3. Der skal laves en dokumentationskontrol ved anvendelse af decentral lønstyring. Det er en kontrol, der skal sikre at der alene udbetales løn til de personer som er ansat indenfor det pågældende budgetområde. Kontrollen og dokumentationen for udførelse skal ske i henhold til regler herfor, som findes på F:\HR-afdelingen\Vejledninger fra HRafdelingen\Dokumentationskontrol.pdf. Spørgsmål til decentral lønstyring skal rettes til HR. 3

1.4. Afstemning af restance og mellemregningskonti Statusafstemninger er meget væsentlig for korrekt regnskabsføring og ajourført bogholderi. Afstemninger skal foretages i henhold til gældende terminer herfor, jævnfør bilag til Principper for økonomistyring. Løbende afstemninger (md., kvt., ½ årlig) skal afstemmes og underskrives af nærmeste leder. Arkiveres i afdelingen. Afstemning pr. 30/9 skal afstemmes og underskrives af nærmeste leder samt indsendes til Økonomiafdelingen senest ultimo oktober. Det gælder de statuskonti, som ifølge retningslinierne skal afstemmes flere gange årligt. Årsafstemning skal afstemmes og underskrives af nærmeste leder samt indsendes til Økonomiafdelingen senest ultimo februar. Det gælder for alle statuskonti. 1.5. Forskudskasser/administrationskasser Kasseforskud gælder for de institutioner, som har et særligt stort behov f.eks. fra 50.000 kr. og op. Institutionen skal lave en afstemning af de likvide midler ultimo hver måned. 1.6. Indtægtsområder Såfremt der er områder, hvor der er væsentlige indtægter skal der etableres en rutine med kontroller, som forebygger svig. (Eksempel med Z-nummerkontroller beskrevet under afsnit 3.1 øvrige forhold og i andre tilfælde kan det være hensigtsmæssigt med nummererede kvitteringsblokke) 4

2. Ledelsestilsyn Det ledelsesmæssige tilsyn skal tilrettelægges således det medvirker til at sikre de gældende regler efterleves. Et ledelsesmæssigt tilsyn skal dokumenteres, således det efterfølgende kan godtgøres at det rent faktisk er udført. Ved udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn, skal der ikke laves en efterprøvelse af det arbejde, som er lavet, men det skal påses, at det arbejde som er udført, er sket i henhold til gældende regler og at kvaliteten af det udførte arbejde er sket i henhold til det der må forventes. Ledelsestilsynet skal indeholde: 2.1 Tilsyn med at regnskabsføring sker i henhold til gældende regelsæt, hertil anvendes stikprøvekontrol, som udføres via KMD Web-betaling Der skal som udgangspunkt dannes stikprøver på enhver enhed/ean nummer én gang om måneden. Kontrollen skal foretages af lederen eller af en anden udpeget af lederen. Der skal som minimum udføres stikprøvekontrol på 5 % af månedens afsluttede fakturaer, posteringsbilag og udgiftsbilag. Stikprøvekontrol foretages og dokumenteres via KMD Webbetaling. Nedenstående procedure foretages ved henholdsvis faktura, udgifts- og posteringsbilag. o Faktura skal ved stikprøvekontrol kontrolleres for: Kontering Overholdelse af betalingsfrister Regnskabsår og udnyttelse af rabat Indscannede fakturaer skal kontrolleres om leverandør, fakturabeløb og bank reg./kontonr. svarer til den vedhæftede faktura At der er påført posteringstekst o Posteringsbilag skal ved stikprøvekontrol kontrolleres for: Regnskabsår At der er påført posteringstekst o Udgiftsbilag skal ved stikprøvekontrol kontrolleres for: Kontering 5

Leverandør, regnskabsår og beløb At der er påført posteringstekst Bankoplysning, hvis feltet er udfyldt 2.2 Tilsyn med at der er foretaget budgetopfølgning i henhold til gældende regelsæt. Som dokumentation herfor, kan en budgetopfølgningsrapport underskrives og dateres. 2.3 Dokumentationskontrol jævnfør punkt 1.3. 2.4 Vedrørende afstemninger er der på afstemningsskemaet plads til at dokumentere ledelsestilsynet. 2.5 Forskudskasser - såfremt der administreres likvide beholdninger skal der tilrettelægges en rutine, hvor der laves kontroloptællinger af likvidernes tilstedeværelse. Dette skal ske på en sådan måde at kasseren ikke er bekendt med de udvalgte tidspunkter. - Det skal ske minimum 2 gange pr. år. 2.6 Væsentlige indtægtsområder skal være beskrevet, og lederen skal påse der er etableret kontroller der forebygger svig. (fx Z-nummerkontroller eller anvendelse af nummererede blokke m.v.). 6

3. Øvrige forhold: 3.1 Kvitteringer ved salg: Kassestrimler: Beholdning stemmer med afsluttet kassestrimmel. Pengene sættes i bank og kvittering sammenholdes med kassestrimmel. Der skal etableres kontrol med kassestrimmel med Z-numre. Denne kontrol skal foretages af en person, som ikke har adgang til kasseapparatet og lederen har det endelige ansvar. Løssalg: Kantinelederen og assistent optæller dagens beholdning og noterer denne på en blanket, samt påfører deres underskrifter. Herefter lægges penge i pengeskab eller sættes i bank. 3.2 Salg fra kantine: Økonomiafdelingen henstiller til at man ofte går i banken, således at beholdningen ikke bliver for stor. Økonomiafdelingen gør opmærksom på, at der er en selvrisiko på 25.000 kr. på likvide midler. Hvor der udelukkende sker salg til brugere (elever, beboer m.m.) er kantinen fritaget for momsregistrering. Sker der ligeledes salg til personale, skal kantinen momsregistreres. 3.3 Indsættelse i Djurslands Bank 7320-1154173: Bogføring af posteringsbilag straks efter indsættelse. Kreditposten påføres kontonr. og afsluttes. Debetposten sendes til enheden: Økonomi. 3.4 Lønforskud: Lønforskud er til brug i dagligdagen og leder/medarbjder hæfter selv for beløbet. Beløb varierer fra 1000 kr. til max. 5000 kr. udbetales til leder/medarbejder. Anmodning om lønforskud sker til bogholderiet, hvor der kvitteres for beløbet og samtidig udleveres en vejledning/beskrivelse. Ved fratrædelse skal beløbet afregnes med kommunen. Kasseforskud gælder for de institutioner, som har et særligt stort behov f.eks. fra 50.000 kr. og op. Institutionen laver en afstemning af de likvide midler ultimo hver måned, som sendes til bogholderiet. Web-kasse er et alternativ til kasseforskud og denne skal afsluttes minimum to gange om ugen. Kasseeftersyn af web-kasse i borgerservice foretages af borgerservice-chefen. Bogholderiet foretager uanmeldt kasseeftersyn minimum en gang om året for de øvrige institutioner med kasseforskud eller web-kasse. Se i øvrigt Principper for økonomistyring. 3.5 Befordring/tjenestekørsel: Al befordring/tjenestekørsel til medarbejdere udbetales via løn. 7

3.6 Gaver og jubilæumsgratialer: Gaver og jubilæumsgratialer til medarbejdere udbetales via løn. 3.7 B-indkomster: Hvis der er tale om et foredrag, en optræden eller lignende, hvor der ikke er beregnet moms på regningen, skal denne registreres som B-indkomst i forbindelse med bogføringen. Dette gælder også kørsel til samme. 3.8 Poståbning checks: WEB-kasse: Checkliste skal laves og underskrives af 2 personer. Andre: Indgåede checks skal altid registreres på en checkliste, enten ved at man selv gør det og derefter sætter checken direkte i banken, eller man sender checken til Borgerservice, påført registreringskontonr, som så registrerer checken på en checkliste, og den bliver bogført centralt. 3.9 Tømning af automater: Diverse automater tømmes og kvitteres af 2 personer og pengene sættes i banken, og der laves posteringsbilag. Den enkelte institution afgør selv, hvor ofte den tømmes i forhold til omsætningen. 3.10 Betaling/afslutning af web-faktura/posteringsbilag: Betalingsfrister skal overholdes. Hvis en regning ikke skal betales, eller skal betales senere end sidste betalingsfrist, skal årsag skrives i bilagsteksten med dato og initialer. Bilaget gemmes. Regninger, som ikke skal betales, inaktiveres derefter. Hvis man modtager en faktura, som ikke er til en selv, er man forpligtet til straks at sende den videre til rette enhed evt. efterfulgt af en mail. Hvis man modtager et posteringsbilag fra andre, skal dette afsluttes hurtigst muligt. 3.11 Papir-regninger: Sendes retur til afsender med oplysning af EAN-nr., samt anmodning om at fremsende regningen elektronisk. 3.12 Udlæg: Udlæg udbetales via Nem-konto hurtigst muligt. Udbetaling foretages efter gyldig dokumentation, påført underskrift og cpr.-nr. Dokumentation opbevares på institutionen. 3.13 Klassekasser/lejrskoler: Klassekasser sorterer ikke under skolen og skal varetages af kontaktforældre. Lejrskoler: Pengene indsamles af f.eks. lærer, og afleveres straks til sekretæren, som sætter pengene i banken og registrerer dem på registreringskontonr. Økonomiafdelingen fraråder, at pengene opbevares i f.eks. en bankboks. Ved tyveri er der en selvrisiko på 25.000 kr. Se punkt 3.15 vedrørende mulighed for forskud. Efter afslutning på lejrskole gøres regnskabet op, og evt. restbeløb på konto for lejrskoler overføres til den rette klasses klassekasse /ved kontaktforældrene. 8

3.14 Regningsdebitor: Ved udsendelse af regninger anvendes KMD Regningsdebitor. Tekst til debitorsystemet skal være fyldest gørende af hensyn til opkrævningen ( popper op, lige før regningen afsluttes). Evt. tvivlsspørgsmål kan rettes til Opkrævningskontoret. 3.15 Aconto-udbetalinger: Acontoudbetalinger kan ske enten ved udbetaling via KMD Webbetaling til den pågældendes cpr.nr. (der må ikke laves udbetaling til sig selv) eller ved at kontakte Økonomiafdelingen, som vil udlevere en fuldmagt til Djurslands Bank. Hvis acontobeløbet skal være i udenlandsk valuta, skal beløbet bestilles 7 dage i forvejen hos Økonomiafdelingen. Acontobeløbet skal bogføres på en speciel oprettet konto Midlertidig udlæg, som har henvisning til 859 (kontoen skal afstemmes af den enkelte afdeling/institution). Der skal afleveres et slut regnskab, hvor det udleverede acontobeløb afstemmes med bilag og difference afregnes med modregning på konto Midlertidig udlæg. 3.16 Udenlandske regninger: Kan ikke betales via KMD Webbetaling. Skal fremsendes til bogholderiet med konto nr. og underskrift. 3.17 Afviste fakturaer. Du bør mindst en gang om måneden, tjekke om du har nogle afviste fakturer. Du skal vælge afvist i status. Slette dit ADxx og skrive din enhed, samt et datointerval. Du kan nu se hvilke der er afvist. Du kan rette henvendelse til firmaet og få dem til at sende en ny. 9