Referat generalforsamling i Svømmeklubben SYD Tirsdag den 28. marts 2017 kl. 19.00 Svømmecenter Falster 1. Valg af dirigent og referent Bestyrelsen foreslog Lene Madegaard som dirigent. Lene Madegaard blev valgt. Bestyrelsen foreslog Marie-Louise Lange som referent. Marie-Louise Lange blev valgt. Lene Madegaard konstaterede, at generalforsamlingen var varslet rettidigt og i henhold til vedtægterne. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år ved a) formand Jakob Aner og b) cheftræner Bo Røse a) Bestyrelsen beretning v. Jakob, som fortalte om klubbens investering i DGI s koncept Sjovt Vand (hvor DGI står for Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger). Klubben rettede i denne forbindelse første gang henvendelse til DGI primo 2016. Implementeringen af konceptet (som startede 1. september 2016) er en direkte investering i primært vores undervisningsafdeling og henvender sig således især til vores yngre svømmere. Vores erfaring på nuværende tidspunkt er, at både forældre og svømmere generelt virker glade for undervisningsmåden. Vores trænere/instruktører modtog i forbindelse med sæsonstart undervisning i DGI-konceptet. Vores tilkøb af DGI s koncept har tillige medført, at klubben er blevet medlem af DGI og altså således også betaler kontingent. Det betyder samtidig, at vi kan gøre brug af DGI s tilbud. Dette har vi på nuværende tidspunkt benyttet os af en enkelt gang i januar, hvor vi havde syv svømmere fra K3 og Talentholdet med til DGI Landsdelsmesterskab 2017 i Korsør. I oktober havde vi møde med Nakskov Svømmeklub i LF SWIM-regi. Her blev beslutningen om, at LF SWIM ikke skulle stille op til Danske Mesterskaber for Hold i 2016 og forsvare vores plads i 2. division, konsolideret. Dette skyldes en åreladning af ældre svømmere, som søger andre steder hen for at uddanne sig, hvilket er et grundvilkår på disse kanter. K1 og K2 var på træningslejr i Belek i februar 2017, hvor alt kørte planmæssigt. K3 og Talent var i Esbjerg i påsken 2016, hvor alt ligeledes forløb planmæssigt. AquaCampen i 2016 blev en stor succes med 40 deltagere. Der er allerede efterspørgsel efter campen i 2017. Vi har valgt at udvide med en minicamp i Sakskøbing i år i forhåbning om at kunne rekruttere flere svømmere fra Sakskøbingområdet. Vi har oplevet stor succes med vores børnestævner. Til det kombinerede forårsbørne- og sponsorstævne i marts havde vi 122 tilmeldte fra undervisningsafdelingen, og vi oplevede rigtig mange glade svømmere. Sponsorstævnet, som samtidigt blev svømmet af vores konkurrencesvømmere, indbragte knapt 40.000 kr. Vi har indgået treårige aftaler med forskellige sponsorer, der nu kan ses på vores klubtrøjer. Disse har ligeledes fået plads i svømmebogen (som er en del af DGI-konceptet). Nordea gav i december 2016 et tilskud på 19.200 kr. til hjælp til finansiering af projektet Sjovt Vand. 1
I maj 2016 deltog klubben i Danmark Dejligst, hvor vi havde en stand med salg af slush ice og popcorn. Fortjenesten var på cirka 8.000 kr. - og så var det hyggeligt. Vi hjalp til ved Sydstensløbet, hvilket gav et lille overskud på 1.500 kr. Medlemsfremgang. Vi har oplevet medlemsfremgang og har for øjeblikket 729 medlemmer. Det er cirka 100 mere end sidste år på samme tidspunkt. K3 s og Talentholdets træningstider er ændret, således at de nu træner samtidig med K1 og K2 lørdag morgen fra kl. 8-10. Dette skulle gerne give nogle synergieffekter, der især skule blive en gevinst for K3. Bestyrelsesarbejdet kører godt og fornuftigt. Tingene kan blive sagt på en mindelig måde, og bestyrelsen får noget fra hånden. Bestyrelsen holder møde en gang om måneden, gerne en mandag fra kl. 19 til 22 (senest). Det praktiske arbejde ligger i fire teams; et konkurrenceteam, et undervisningsteam, et sponsorteam samt et administrations- og økonomiteam. Det er tanken, at disse teams skal bestå af både bestyrelsesmedlemmer og forældre, der ikke sidder i bestyrelsen. Et par forældre/andre interesserede indgår allerede i teamsene - fx Carsten Aner, der er en del af sponsorteamet. Flemming Bjørnsteen, Anders Kurtzmann med flere arbejder lige nu på en pjece til nye k- svømmere. Der er indgået en aftale med SCF om en rabatpris på 20 kr. for forældre for en halv times svømning samtidig med, at børnene træner. I forbindelse med besvarelse af et spørgsmål om Aquacampen blev det fortalt, at campen er for alle med undtagelse af konkurrenceholdene. I forlængelse heraf orienterede Lene Madegaard om, at der i Nordjylland afholdes en tweencamp, og at der også foregår livredningsarrangementer rundt om i Danmark i sommerperioden begge dele henvender sig til lidt ældre børn/unge end Aquacampen. Mette Rübner-Petersen spurgte, om der er store penge bag de nye sponsorer? Set i et klubhistorisk perspektiv ja, men set i et større perspektiv nej. Især har medfinansieringen af vores Sjovt Vand -koncept (de treårige sponsoraftaler) væsentlig betydning. Anders Müller supplerede, at det ikke er en nem opgave at skaffe sponsorer til svømmesporten på disse kanter. Katrine Bagge Møller foreslog, at man kunne ansøge fonde, men indrømmede samtidig, at det er en krævende opgave. Jakob Aner tilføjede, at der skal være rimelig sandsynlighed for et fornuftigt afkast, ellers kan der ikke fra bestyrelsens side afsættes ressourcer til det. Desuden meddelte Carsten Aner, at fonde generelt ikke ønsker at finansiere drift, men i langt højere grad støtter enkeltprojekter. Jakob Aner kunne oplyse, at REFA vil finansiere udgifter til minicampen. Lars Gram tilføjede, at det har krævet manpower-ressourcer at søsætte det nye DGI-projekt; underforstået har der været færre ressourcer til andre opgaver. b) Bestyrelsens sportslige beretning v. Bo kan læses på www.sydswim.dk under referater. 3. Forelæggelse af regnskab 2016 til godkendelse v. Lars Gram og kasserer Bo Rasmussen (Bo var syg på dagen) Lars fremlagde regnskab 2016. Godt optag efter sommerferien. Ekstraindtægter fra kontingenter på cirka 80.000 kr. i forhold til budgetteret. I alt merindtægter på 0,250 mio. kr. Større udsving på udgiftssiden. Merudgift på 95.000 kr. på omkostningsgodtgørelser. Ekstra administrationsudgifter, der delvist vedrører implementering af DGI-konceptet (svarende til 16.000 kr.). 2
Stor afvigelse på udgiftssiden vedrørende stævner og træningslejre (herunder er leje af haller) i forhold til budgettet. Det skal bemærkes, at klubben valgte at medfinansiere K3 s og Talentholdets træningslejr i 2016 i Esbjerg med en ikke uvæsentlig del. Det skal samtidig bemærkes, at hallejen for 2017 er betalt og bogført i 2016 (svarende til knapt 44.000 kr.), hvilket har været med til at øge udgifterne i 2016 i forhold til det budgetterede. I alt merudgifter for 0,310 mio. kr. i forhold til budgetteret i 2016. Især DGI-satsningen var svær at budgetlægge præcist, da udgifterne ikke var fuldstændigt afdækket på budgetlægningstidspunktet. Alligevel resulterede det kun i en overskridelse på cirka 16.000 kr. De to træningslejre tilsammen fik tilført et samlet tilskud på cirka 48.000 kr., hvor især Esbjerglejren tog en stor bid af kagen. Den samlede likvide beholdning i 2016 svarede til 0,386 mio. kr. inkl. båndlagte midler. Indestående på driftskontoen udgjorde knapt 0,114 mio. kr. Vi havde budgetlagt med et underskud på godt 32.000 kr. og endte med et underskud på godt 92.000 kr., hvilket altså til dels kan forklares ved den ekstra betalte halleje i 2016. Jakob Aner understregede, at DGI-tiltaget samtidig skal ses som en mere langsigtet investering (i fremtidige medlemmer) og altså ikke kun som en udgift. Udgifterne til DGI har i 2016 svaret til i alt 80.000 kr. Bestyrelsen har været - og vil fortsat være - meget økonomifokuseret. Jakob tilføjede, at vi ikke arbejder med endsige accepterer restancer. Hvis man efter to påmindelser ikke betaler, bliver man udmeldt. Lars Gram gjorde opmærksom på, at der i klubben er en relativt stram indtægtsstyring, idet EVENT-funktionen på sydswim.dk anvendes til stort set alle aktiviteter, og på den måde falder betaling simultant med tilmelding. Lene Madegaard opsummerede, at et samlet regnskabsresultat på godt minus 92.000 kr. på driften fratrukket dels halleje for 2017 betalt i 2016 (præcis 43.562 kr.) og dels fratrukket merudgifter på 16.000 kr. til DGI giver et minus på 32.000 kr. Det vil sige nøjagtigt svarende til det budgetterede underskud i 2016. Regnskabet blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. 4. Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen havde ikke modtaget forslag. 5. Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen stillede forslag om at hæve kontingentprisen for undervisningsafdelingen med 20 kr. pr. halvsæson og for konkurrenceafdelingen med 100 kr. pr. halvsæson. Dette skyldes især, at Guldborgsund Kommune har valgt at lade priserne for bassinleje stige med hele 26 pct., hvilket vil belaste klubbens økonomi. Lene Madegaard kunne fortælle, at det desværre er forventeligt, at bassinlejen også fremover vil stige. Dette bunder i en generel besparelse i Guldborgsund Kommune på fritids- og foreningsområdet. Ingen stemte imod forslaget, og det blev således vedtaget. 3
6. Fremlæggelse af budgetforslag 2017 til godkendelse v. Lars Gram Budgettet er et styringsværktøj, der kan anvendes som klubbens pejlemærker henover året. Budgetforslaget bygger på vores viden i 2016 - og 2015 - samt vores forventninger til 2017. Vi har valgt at budgetlægge konservativt modsat optimistisk budgetlægning. Vi forventer marginalt flere indtægter end i 2016 (i løbende priser vel at mærke) og et lidt lavere udgiftsniveau (også i løbende priser). Dette vil stille klubben i en lidt bedre likviditetsmæssig situation ved udgangen af 2017 (sammenlignet med 2016). Vi tror og håber, at vi kan fastholde medlemstallet på samme niveau som i 2016. Vi håber, at det gode optag fra foråret 2017 vil fortsætte i efteråret. Vi har opjusteret både indtægts- og udgiftsbudgettet til træningslejre i 2017 væsentligt. Det samlede budget til løn/omkostningsgodtgørelser er blevet løftet. Vi har samtidig sænket de samlede forventede udgifter til administration, idet vi forventer færre udgifter relateret til DGI-konceptet i 2017. De forventede stævneudgifter er øget med baggrund i de faktiske udgifter i 2016. Leje af svømmehaller er budgetlagt i 2017 med mulighed for at udskyde udgiften til 2018, idet vi allerede har betalt for 2017. Balancen for budget 2017 er minus 6.450 kr., men forhåbentlig vil vi komme ud med et rundt 0 eller i bedste fald et lille plus. Jakob Aner slog fast, at bestyrelsen foretrækker at anskue budgettet konservativt, idet man med en driftskonto med et indestående på lidt over 100.000 kr. er nødt til at være forsigtig. Budgetforslag 2017 blev enstemmigt vedtaget. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og svømmerrepræsentant På valg var næstformand Anders Müller (modtog genvalg) kasserer Bo Rasmussen (modtog genvalg). bestyrelsesmedlem Lars Gram (modtog genvalg) bestyrelsesmedlem Sandra Hovmand (modtog genvalg) suppleant Flemming Bjørnsteen (modtog genvalg) suppleant Lisbeth Jørgensen (modtog ikke genvalg) svømmerrepræsentant (NN). Der var ingen modkandidater til kassererposten. Bo Rasmussen blev genvalgt. I ulige år skal der vælges tre bestyrelsesmedlemmer. Lars, Sandra og Anders M. blev genvalgt. Valg af to suppleanter til bestyrelsen. Flemming blev genvalgt. Tine Baad Langhorn stillede op og blev valgt. Bestyrelsen arbejder på at finde en svømmerrepræsentant. Anders Müller fortalte om, hvad svømmerrepræsentantens rolle er. Vedkommende repræsenterer svømmernes interesser, ønsker og behov. Svømmerrepræsentanten behøver ikke nødvendigvis at deltage i hele bestyrelsesmødet, men må naturligvis gerne. 4
Lene Madegaard opfordrede forældrene til at tale med svømmerne om at blive svømmerrepræsentant og melde ind til Anders Müller. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant På valg som revisor var Rune Rübner-Petersen (modtog genvalg). Rune blev valgt. Som suppleant opstillede Morten Nielsen (far til Frederik på K3). Morten blev valgt. 9. Eventuelt Katrine B. Møller fortalte, at hendes søn på Talentholdet i Sakskøbing følte sig ensom på holdet. Der er samtidig to forskellige trænere tilknyttet holdet, hvilket ikke fungerer optimalt. Jakob Aner svarede, at holdet desværre er ramt af Sakskøbingsyndromet, og hvis man vil fællesskabet, må man til Nykøbing. Det ser ikke ud til, at vi her og nu kan opdyrke Talentholdsgrundlag i Sakskøbing og for den sags skyld ej heller i Nr. Alslev. Fremadrettet må vi nok anbefale, at man som Talentholdssvømmer tager til Nykøbing. Tine B. Langhorn kommenterede, at skrabejulekalenderne efter hendes mening var kommet lidt sent ud i.fh.t., at man skal nå at sælge dem. Dette kan man have in mente. Tine nævnte endvidere Lillebrorlotteriet som en mulighed. Jakob Aner svarede, at alle initiativer er kærkomne, og at en forælder udenfor bestyrelsen meget gerne må løfte denne opgave. Lene Madegaard bakkede op og supplerede, at da det er en enkeltstående opgave, kan den netop løses af en forælder udenfor bestyrelsen. Lone Ullerup fortalte, at hun har lavet en holdledertaske. Denne må meget gerne benyttes. Anders Kurtzmann orienterede kort om den kommende og nye pjece for konkurrencesvømmere, som indeholder information om, hvad det indebærer at blive konkurrencesvømmer og også, hvad det indebærer at blive forælder til en konkurrencesvømmer. Flemming Bjørnsteen sagde, at pjecen kan suppleres med en snak, hvis man ønsker det. Lars Gram sagde, at der kontinuerligt vil være brug for nye forældre i konkurrenceafdelingen. Man kan starte i det små og langsomt avancere. Lene Madegaard kommenterede, at det er en god idé med en pjece, og hvis man har input til pjecen, skal man melde ind til Anders Kurtzmann og/eller Flemming Bjørnsteen. Gitte Jürs bemærkede (og talte ud fra erfaring), at det er vigtigt at få nye forældre inddraget for at skabe en fællesskabsfølelse. Tine B. Langhorn mente, at det var vigtigt at få budt nye svømmere velkomne på en god måde. Heidi Slente svarede, at dette havde hun også opfattelsen af, at man gjorde. Jakob Aner udtrykte, at sammenholdet - efter hans opfattelse og sammenlignet med andre sportsgrene - er godt og stærkt i svømmeverdenen og altid har været det, hvilket vi selvfølgelig skal være med til at fastholde også fremadrettet. Generelt er der en god stemning i svømmeverdenen også på tværs af klubber hvor man sågar godt kan rose hinanden, selvom man er konkurrenter. Mette Rübner-Petersen konstaterede, at udluftningen i SCF ikke er god og spurgte til, om der bliver gjort noget ved dette. Jens Saugmann fortalte, at hans erfaring er, at problemet ikke bliver taget seriøst fra SCF s side. Jens opfordrede til, at mange flere gør opmærksom på dette problem overfor hallen. 5
Jakob Aner berettede, at han løbende taler med hallens personale. Han har en stående aftale med personalet om, at klubben også skal gøre opmærksom på, når vi forventer flere svømmere i vandet - fx forud for dobbelttræning. Jakob konkluderede, at det dog godt kan være svært at huske hver gang Trine Rübner-Petersen sagde, at det er en god idé, hvis vi før nålestævner gør opmærksom på, at hallen skal skrue op for udluftningen. Tine B. Langhorn foreslog, at vi kunne få frivillige til at servere kaffe til børnestævner, når cafeen har lukket. Jakob Aner kunne med det samme sige, at vi ikke vil få lov til dette. Anders Müller gjorde opmærksom på, at der igen i år afholdes Danmark Dejligst. Denne gang den 27. maj. Klubben stiller som i 2016 en stand, og man må således meget gerne allerede nu sætte et stort kryds i kalenderen. Der er brug for alle. Der blev givet gaver til Rune Rübner-Petersen, Lene Madegaard og Marie-Louise Lange Lene Madegaard takkede for god ro og orden. 6
Marie-Louise Lange Fra: Lene Madegaard <lene@madegaard.dk> Sendt: 24. april 2017 09:44 Til: Marie-Louise Lange Emne: Re: Referat til underskrift Hej Marie-Louise. Selv tak Referatet er godkendt og denne mail er en bekræftelse og underskrift af referatet. Mvh Lene Madegaard Sendt fra min ipad Den 23. apr. 2017 kl. 23.44 skrev Marie-Louise Lange <ml-mobil@gram-lange.dk>: Hej Lene. Tak for sidst. Kan du underskrive vedlagte? Jeg har lavet den tilføjelse i vedtægterne, vi aftale og fjernet de to overflødige kopier Hilsen Marie-Louise. <Referat generalforsamling marts 2017.pdf> 1