Referat 25. april 2017 Dagsorden Sted: Stevnsgade, personalerummet, 16:3019:00 Der udsendes beslutningsreferat til bestyrelsens medlemmer inden én uge efter mødet. DAGSORDEN Emne, ansvarlig, tidsramme Formål og uddybning Hvad? Hvorfor? Hvordan? Referat er 1. Godkendelse af dagsorden og referat (16:30 16:35) Lone, Morten 2. Status budget/regnskab (16:35 17:00) Morten Skolens administrative leder Michael Farum Jensen deltager under punktet Dagsordenen er udarbejdet af formandskabet og skoleleder. Referatet fra sidste møde er udsendt 26.03.17. Bestyrelsen skal godkende dagsordenen med evt. ændringer. Referatet godkendes af de medlemmer, som deltog i mødet 22.03.17. Skolens retningslinjer for arbejdet med budget og regnskab er baggrund for behandling af status for skolens regnskab/budget i skolebestyrelsen og i skolens MEDudvalg. Status for 1. kvartal 2017 forelægges bestyrelsen. Der orienteres om de første udmeldinger vedr. budget 2018. Skolebestyrelsen kommer med kommentarer til den fremlagte status. Bilag Dagsordenen godkendt med den ændrineg, at punkt 5 udskydes. Referat godkendt, med en kommentar: Under punkt 2 Kommunikationsplan erstattes Henriette : med forældrene : På baggrund af budget og statusoversigt gennemgik Michael skolens økonomiske udfordringer og de sparetiltag der er valgt. Skolen har haft et merforbrug på ca. 2 mio. kr. i 2016. Ved planlægning af sidste skoleår, havde ledelsen været for optimistiske ift. elevtallet. I år planlægger vi med et konservativt skøn for elevtallet. Gennem de senere år har skolen brugt flere penge på det tekniske personale end der berammes ved tildeling af bevilling. Ledelsen påtænker derfor at virksomhedsoverdrage det tekniske personale for derved at kunne spare ca. kr. 200.000/år. Personalets sygefravær er faldet de sidste par år. Skolens pædagogiske personale har i gennemsnit 9,3 sygefraværsdage/år. Gennemsnittet for skolerne i Københavns Kommune er 11,5 dage/år. Der er lagt plan for nedbringelse af skolens merforbrug, så denne er væk ved udgangen af 2018. Forældrerepræsentanterne tilkendegav, at de oplevede at prioriteringerne gav mening.
Oversigt over budget og forbrug vedr. undervisningsmidler blev kort gennemgået. Udfordringerne i forbindelse med vedligeholdelse af itudstyret på skolen blev drøftet. 3. Skolebestyrelsens deltagelse i planlægning af skolens fødselsdag (17:00 17:20) 4. Helhedsrenovering, tilpasning af Fremtidens Fritidstilbud og udvidelse af klub og afd. Stevnsgade (17:20 17:40) Morten Skolebestyrelsen har på møde 28.02.besluttet, at Sommerfesten/Familiernes fest nedlægges. I stedet opprioriteres afholdelsen af skolens fødselsdag. Forældrene ønskede at blive inviteret med i planlægningen. Lokale i området omkring Guldberg Byplads ønsker at afholde arrangement på pladsen. Det er aftalt med skolen, at dette foregår samme dag, som skolen afholder fødselsdag og at der koordineres. Deltagelse i planlægningen drøftes. Morten orienterer fra planlægningsmøde med de lokale 19.04.17. Skolen er ved budgetforhandlingerne for 2017 kommet på listen over skoler, der skal helhedsrenoveres. Samtidig har skolen fået tildelt 11,6 mio.kr. til tilbygning på afd. Stevnsgade. Skolebestyrelsen er på baggrund af henvendelse til Børne og Ungeudvalget blevet lovet møde med forvaltningen. Dette er endnu ikke afholdt. Morten orienterer om status for helhedsrenovering (HHR), tilpasning ift. Fremtidens Fritidstilbud (FF) og sikring af kapacitet herunder også klubpladser. Bestyrelsen drøfter situationen på baggrund af orienteringen sam forholder sig til udfordringerne ift. udea 2 Morten: Skolens fødselsdag og pladsarrangementet er slået sammen. Fødselsdagen afholdes normalt første fredag i september, men flyttes i år til 8. september kl. 14.0017.00. Badet, kirken, boligforeningerne, skolen o.a., der bor omkring pladsen, står for pladsarrangementet. Skolen står for fødselsdagen. Forældrerepræsentanter fra skolebestyrelsen opfordres til at deltage i planlægningen af arrangementet. Stine: Foreslår forskellige aktiviteter. Fx bytte spil, bøger, hoppeborg, m.m. underholdning og optræden af bl.a. elever og evt. forældre. Udstilling af elevproduktioner. Morten koordinerer mellem skole og pladsarrangørgruppen, vil sætte pris på at forældrene er med i planlægningen, nu da sommerfesten er aflyst. Tina: Det kunne være en idé at overskud fra et forældreloppemarked, kunne det gå til en fond for skolen/klassekasse Stine og Henriette laver en lille tekst med en opfordring til forældre om at melde sig til et skolefestudvalg, som Morten sætter i nyhedsbrevet, der udsendes fredag den 28. Punktet skal på dagsordenen næste gang. Vi har fået 11,5 millioner til tilbygningen udover de 60 millioner helhedsrenoveringen. Byggeriet forventes at gå i gang i 2017. Vi er udfordrede på udearealer på afd. Stevnsgade, når 5.klasserne flyttes herover. Rasmus laver et udkast vedr. henvendelse til politikerne om udearealsproblematikken.
5. Kortere skoledage() Pauser og herunder spisepauser (17:40 18:00) 6. Den videre proces for revision af skolens værdigrundlag og grundlov (18:00 18:20) Lone, Trine, Morten 7. Orientering (18:20 18:45) Alle realerne på afd. Stevnsgade. Eventuel opfølgning aftales. Der har været ønsker fra forældrerepræsentanterne om, at der i skolebestyrelsen blev drøftet holdning til skoledagenes længde. Herunder en diskussion af, hvordan man alternativt kunne gøre skoledagene bedre, hvis ikke kortere. Bestyrelsen drøfter holdningen til skoledagenes længde samt de udvidede pauser og herunder spisepausernes kvalitet. Værdirådet har afholdt møde 24.04.17 og fremlægger forslag til videre proces samt indkaldelse af kontaktforældrene. Tirsdag den 16. maj kl. 17 blev valgt som tidspunkt for møde mellem skolebestyrelsen og kontaktforældre. Bestyrelsen orienteres om status for processen. Første møde i værdirådet (Pauline, Tina, elevrepræsentant og Morten) fastlægges. Mødet 16. maj drøftes. Det aftales hvem der skriver og sender invitation ud til kontaktforældrene. Bilag På hvert møde er der dette faste orienteringspunkt, hvor, formandskab, elever, forældre, medarbejdere, eksterne repræsentanter og skolens ledelse gensidigt orienterer hinanden. 3 Punktet blev udskudt Værdirådet havde aftalt program for mødet med kontaktforældrene 16. maj. Morten opfordrer til at så mange forældrerepræsentanter som muligt møder op. Mødet er berammet til 17.0019.30, hvor den sidste halve timer går til at nedsætte skolefestudvalget bestående af forældre. Pauline udarbejde invitation og endeligt program, som udsendes snarest Formandskabet: Elevrådet: Forældrene:
Medlemmerne giver information til og modtager information fra hinanden. Medarbejderne: Personalet har afholdt valg af medarbejderrepræsentanter til skolebestyrelsen for næste skoleår. Medarbejderrepræsentant næste år bliver Jakob Thuren og Mette Orthmann Hansen. Eksterne: Ledelse: Personaletrivselsundersøgelse Fremgang på alle parametre i trivselsundersøgelse. Sygefraværet er faldet og fortsætter med at falde. Ledelsen har fået ros(er) af medarbejdere, og det rygtes også ude i byen. Påtænkt virksomhedsoverdragelse af skolens tekniske servicepersonale Der foregår pt. en høringsproces blandt medarbejderne på skolen. Opfølgning på henvendelse til Sikre Skoleveje. Morten har bedt om at få angivet de sikreste skoleveje i forhold til hvor man bor. Afventer svar. Morten efterlyste om forældre havde emner de ønsket med i nyhedsbrevet for april: Forældrene foreslog, at personaletrivselsundersøgelsen blev nævnt og faldet i sygefravær. Det kunne også nævnes, at alle 3. klasser starter i klub 1. maj. 8. Eventuelt (18:45 19:00) Kommende punkter Kommunikationsplan videre arbejde Trivselstema o Drøftelse af Hafniaskolens model for arbejde med klasseregler og trivsel o Elever ind og ud af skolen Udarbejdelse af principper for undervisningens organisering mv. 4
Dato: 25. april 2017 Sen/udskudt klassedannelse Lejrskoler ny ramme (punkt på mødet 23.05.17) Elevfravær (punkt på mødet 20.06.17) Samarbejdet mellem skolebestyrelse og elevråd Fælles fastlagt ramme for brug af mobiltelefoner Referent: Katja Ravn Underskrift deltagende bestyrelsesmedlemmer: Pauline Ansel Henry Lone H Andersen Daniel Ebeling Henriette Svane Gammelgaard Nina Thilo Funder Stine Prammann Tine Studstrup Heidi Damgaard Jesper Rud Christoffersen Rasmus Dalsgaard Trine Berg Arnoldus John David Jensen Tina Arvin Jakob Thuren Hansen (Kursiverede deltog ikke) 5