White paper IMS Personale

White paper IMS Personale

White paper IMS Personale IMSoft, marts 2013 Ansvarlig: Henrik Rabæk Poulsen IMSoft A/S Klamsagervej 27, 1 8230 Åbyhøj Tlf.: +45 31 74 00 09 Salg: salg@imsoft.dk Support: support@imsoft.dk Web: www.imsoft.dk IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 2 af 17

IMS Personale White paper IMS PERSONALE WHITE PAPER... 3 INTRODUKTION... 4 IMS PERSONALE - INTEGRERET I MICROSOFT OFFICE... 4 PRÆSENTATION AF SYSTEMET... 5 GODE EGENSKABER... 6 TILLÆGSMODULER... 12 BAG OM SYSTEMET - ARKITEKTUREN... 13 SYSTEMKRAV... 14 KONFIGURATION AF LØSNINGEN... 15 MULIGHEDER FOR TILPASNINGER... 15 IMPLEMENTERING... 15 DRIFTSABONNEMENT... 16 SUPPORT OG VEDLIGEHOLD... 16 SUPPORTPORTAL... 16 ERFA-SAMARBEJDE... 17 IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 3 af 17

Introduktion IMS Personale udvikles og vedligeholdes af af IMSoft A/S. Vi arbejder indenfor området Information Management og leverer løsninger til elektronisk sags- og dokumenthåndtering og elektroniske workflow. Alle IMSofts løsninger er knyttet til og integreret i Microsoft Office. Brugerne oplever vores løsninger som ekstra Microsoft Office-programmer og kan derfor nemt arbejde med dem. Brugergrænsefladen er nem og intuitiv og minimere derfor behovet for oplæring. IMS Personale - integreret I Microsoft Office Med IMSofts løsninger kan virksomheden nemt og enkelt styre sine elektroniske dokumenter. IMSoft tilbyder tre løsninger, der tilsammen sikrer, at alle vigtige dokumenter gemmes, altid kan findes, bliver sagsbehandlet og at det kun er de rette personer, der har adgang til dem. IMS Arkiv er en moderne elektronisk arkivportal, der giver adgang til at journalisere, sagsbehandle og fritekstsøge alle former for dokumenter i virksomheden. IMS Personale er et effektivt og sikkert værktøj til at håndtere følsomme personaledokumenter og sager. Løsningen er en god hjælp til at overholde reglerne om håndtering af personfølsomme informationer. IMS FakturaFlow er et velstruktureret og brugervenligt flowsystem, der sørger for at kreditorfakturaer bliver godkendt og betalt til tiden og altid kan findes igen. Sikker arkivering, håndtering og dokumentation af de personfølsomme dokumenter er en af de største udfordringer i de fleste virksomheder. Der er mange regler på området, og der bliver ofte brugt mange ressourcer på at håndtere personalesagerne til dagligt. IMS Personale tilbyder en moderne sags- og dokumentportal, der gør, at du altid ved, hvor alle virksomhedens personaledokumenter er arkiveret, uanset om det er e-mails, Office-dokumenter eller scannede dokumenter. Det er enkelt og effektivt at søge dem frem igen eller at få dem godkendt i dynamiske workflows. Systemet sørger automatisk for, at alle hændelser bliver registreret. Det gør, at det altid kan dokumenteres, hvad der er foretaget med ethvert dokument eller enhver sag i systemet. En omfattende sikkerhedsstruktur sørger for, at reglerne om tilgængelighed til personoplysninger nemt kan overholdes i praksis. IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 4 af 17

Præsentation af systemet IMS Personale er en sikker og gennemprøvet løsning, der har fungeret i praksis hos mange af vores kunder i en del år. Her igennem har løsningen vist sin styrke og robusthed. Løsningen benytter en moderne Microsoft Windows teknologi og er nem og intuitiv at anvende for brugere, der i forvejen kender til Microsoft Office. Netop den nemme og intuitive brugergrænseflade er årsagen til, at IMS Personale er i stand til at overvinde den barriere, der ofte er omkring at få medarbejderne til at arkivere vigtige dokumenter. Introduktion og opsætning af et Personalearkiv er altid en udfordring for en virksomhed og dens medarbejdere. IMSoft har 12 års erfaring med at gøre implementeringen af elektroniske arkivløsninger til en succes.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 5 af 17

Gode egenskaber Dokumentkilder til arkivering Hvad kan gøre IMS Personale til en succes i din virksomhed? Her præsenterer vi kort otte gode egenskaber, som vi tror, du vil finde anvendelige i det daglige arbejde med personaleadministrationen hos jer. IMS Personale er et enkelt og brugervenligt værktøj, der altid er til stede, der hvor du arbejder med dine personaledokumenter. Et dokument kan arkiveres og behandles fra alle kilder i din virksomhed: Microsoft Office-programmer. Med et klik kan dokumentet arkiveresamtidig med at det skrives i Office-programmet E-mails i Microsoft Office Outlook-mapperne Scanneren, hvis dokumentet er kommet med papirpost Fællesdrevet i virksomheden, der ofte bugner af vigtige personaledokumenter. Nye versioner af eksisterende dokumenter i arkivet Direkte inde i IMS Arkiv. Dokumenterne kan skrives inde fra en personalesag i IMS Arkiv sagsoversigt. I workflows i IMS Arkiv. Dokumenter kan sendes til skrivning, orientering og godkendelse i workflows i systemet Figur 1 Arkivering direkte i Microsoft Outlook IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 6 af 17

Personaleplanen Personaleplan er hjertet i systemet. Planen skaber en velordnet stuktur af nøgler, sager og undersager, hvori personaledokumenterne arkiveres. Alle nøgler og sager kan nemt og enkelt søges eller bladres frem af brugeren. Når en sag markeres, viser den en oversigt over de dokumenter, der ligger i den samt en rapport over de informationer, der er registreret for sagen selv: Figur 1 Rapport (sagsegenskaber) og oversigt over dokumenter Der kan tilknyttes adgangsgrupper til nøgler og sager i planen. Adgangsgrupperne kan automatisk nedarves fra det overliggende niveau. Kun medlemmerne af en adgangsgruppe kan se sagen og dens dokumenter, hvilket gør det enkelt og sikkert at overholde adgangsregulering i IMS personale. Personalesagen En personalesag kan tilknyttes lige så mange egenskaber (informationer), som man ønsker. Systemets administrator kan oprette nye felter og tilpasse dem efter behov. Felterne til registrering af egenskaberne (metadata) bruges til senere at kunne søge sagen frem. Administratoren bestemmer også i opsætningen, hvordan en sag skal vises i planen, så der ikke bliver vist fortrolige oplysninger. IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 7 af 17

Skabeloner til sager og dokumenter Figur 3 Sagens egenskaber tilføjes, og nye felter kan oprettes I IMS Personale kan der på forhånd oprettes sagsskabeloner. Administrator kan oprette hierarkier af sager som skabeloner i systemet, som kan benyttes igen og igen. Det betyder, at det bliver meget nemmere at oprette et helt sammenhørende sæt bestående af en hovedsag og undersager, f.eks. når en ny medarbejder ansættes. På denne måde kan man lave sagsskabeloner for de mest almindelige og gentagende hændelser i forbindelse med virksomhedens personalehåndtering. Figur 4 Skabeloner gør det nemt at håndtere oprettelsen af nye sager I de enkelte sager i hierarkiret kan administrator desuden lægge skabeloner for de personaledokumenter, der altid skal forekomme i sagen. På denne måde sikrer man, at en bestemt type sag altid indeholder de nødvendige dokumenter. IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 8 af 17

Registrering af et personaledokument Arbejdet med skabeloner gør hele den daglige anvendelse af IMS Personale hurtigere og lettere for brugerne. Når en personalesag er blevet oprettet, kan brugerne begynde at arkivere dokumenter i den. Arkiveringen kaldes for registreringen. I forbindelse med registreringen kan der tilknyttes lige så mange informationer om dokumentet i felterne, som man ønsker. Informationerne kaldes for metadata og kan bruges til at søge dokumenter frem på tværs af sager. Workflow og fordeling Figur 5 Der tilknyttes metadata til dokumentet Administratoren kan, ligesom ved sagerne, oprette så mange felter til indtastning af informationer, der er brug for. Når der oprettes et nyt felt, bliver det samtidig muligt at søge på indholdet i det. Felterne kan rangordnes, skjules og sættes som obligatoriske af administratoren. På denne måde gøres det let og alligevel sikkert at arbejde med at arkivere i IMS Personale. Både før, under og efter arkiveringen af et dokument i en personalesag kan det videregives til en anden bruger til forskellige handlinger. Videregivelse kan ske både som en almindelig fordeling fra en person til en anden, eller som deciderede hændelsesstyrede workflows. Uanset om dokumentet fordeles eller sendes i et workflow, holder systemet øje med, om de ønskede handlingerne sker til tiden. Hvis ikke, rykkes brugeren automatisk. Fordeling og workflows bruges f.eks. til: Godkendelse, orientering og til kladdeskrivning af et dokument. Funktionen gør det nemt og sikkert at få IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 9 af 17

udført nødvendige handlinger på personaledokumenterne. Figur 6 Workflow opbygges som trin i en proces Når brugeren registrerer et dokument, kan der vælges i mellem allerede oprettede workflows. Workflows oprettes som skabeloner af administrator ved brug af roller eller brugernavne i de forskellige trin. Adgang og rettigheder Bag brugernes anvendelse af IMS Personale ligger der mulighed for detaljeret at styre, hvad de enkelte brugere kan, må og skal i systemet. IMS Personales mange funktioner kan gives til eller tages fra den enkelte bruger eller brugergruppe af administratoren. Ved at knytte brugeren til henholdsvis adgangsgrupper og rettighedsgrupper, gøres det nemt og overskueligt at styre sikkerheden i systemet. Figur 7 Grupper gør det enkelt at styre sikkerheden IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 10 af 17

Adgangen til sager og dokumenter begrænses på samme måde ved at tilknytte adgangsgrupper med de rette brugere. Brugerne i systemet hentes og opdateres fra Windows Art Directory for at kunne genanvende de allerede oprettede brugerprofiler i virksomhedens Windows netværk. Søgning Alle dokumenter og sager kan frit søges frem med IMS Personales søgeportal. Brugeren kan vælge enten at bladre sig frem til en specifik sag i Personaleplanen, eller søge på alle de registreringsdata der er tilknyttet en sag eller et dokument. Brugeren kan også søge på fritekstindhold i alle dokumenter i systemet - også de scannede. Figur 8 Overskuelig datasøgning på fritekstindhold i eller om dokumenter IMS Personale kombinerer internettets søgeform, f.eks. Google, med journalsystemets søgeform efter metadata. Søgninger kan også opsættes som standardrapporter, der kan gemmes lokalt, eller udgives til alle. På samme måde kan brugeren nemt lave alle de hurtige oversigter, der er brug for i det daglige arbejde med personaleadministration. Gemte søgninger og oversigter gør systemet fleksibelt og hurtigt, når der skal skaffes overblik over sager og dokumenter.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 11 af 17

Tillægsmoduler IMS Explorer IMS personale kan suppleres med modulet IMS Explorer, der gør det muligt at flytte nøgler, sager og dokumenter til andre placeringer i Personaleplanen. Modulet fungerer ved træk og slip af de emner, der ønskes flyttet. Samtidig med flytningen danner systemet automatisk en fuld historik på alle de udførte handlinger, så dokumentationen i systemet bevares intakt. Funktionen er specielt anvendelig når løsningen har kørt i virksomheden i et stykke tid eller ved organisationsændringer. Her vil der ofte være behov for at lave om på arkivplanen, så den svarer til nutidige forhold. IMS Websøg IMS personale kan også suppleres med modulet IMS Websøg, der giver mulighed for at fremsøge dokumenter og sager i en valgfri webbrowser - også på diverse tablets. Når et dokument er registreret i IMS Personale, kan det søges frem ud fra fritekst i dokumentet, dets metadata eller ved at fremsøge hele den sag, dokumentet tilhører. Der gælder de samme adgangsrettigheder for åbning af dokumenter som for søgning i IMS Personale. Søgningen via browser kan opsættes på tre måder: 1. Med en URL på virksomhedens intranet 2. I webbrowser på internettet indenfor eller udenfor virksomhedens firewall 3. Fra en såkaldt hjemmesidemappe i MS Outlook TIFFSplitter Hvis virksomheden ikke allerede har en scanneløsning, der kan samle flere sider til et dokument, tilbyder IMSoft et specialværktøj til formålet. Værktøjet hedder TIFFSplitter og arbejder med stregkodegenkendelse for adskillelse og fordeling af flersidede dokumenter.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 12 af 17

Bag om systemet - Arkitekturen Programmering Server- og klientdel Rettighedsgrupper IMS Personale er baseret på Microsoft.NET 3.5 Systemet er en udvidelsesapplikation til IMS Arkiv og består af en 3-delt klient/serverarkitektur, der installeres som en serverdel og en klientdel. Serverdelen består blandt andet af en Microsoft SQL Server 2008 eller nyere, hvori datastrukturen for hele arkivsystemet er placeret. På Microsoft SQL serveren gemmes såvel metadata som dokumentdata i tabelform. Klienterne til IMS Personale er unikke. Det betyder, at de skal være installeret for, at der kan opnås adgang til arkivsystemet. Der skal samtidigt være installeret en IMS Universalklient. Klienter anvendes til såvel arkivering og søgning af arkivemner og sager i systemet samt i Microsoft Office. Klienten kræver førstegangsinstallation af et lille klientprogram på den enkelte pc, der efterfølgende kan opdatere sig selv fra IIS serveren. Udover Microsoft Office-baserede klienter, eksisterer der en webklient til systemet. Webklienten er en ASP applikation, der giver adgang til søgning efter arkivemner i arkivet fra en valgfri webbrowser. Webklienten kræver ingen installation på pc en. IMS Arkiv arbejder primært med roller for brugernes rettigheder, så systemet kan betjenes, opsættes og vedligeholdes fleksibelt. Brugerne har kun adgang til de systemfunktioner, der er relevante for dem. Under Brugeropsætning kan administratoren nemt opsætte sprog og brugertilladelser for enkelte brugere eller grupper af brugere. Brugerprofilerne i systemet oprettes og vedligeholdes efter behov i enten Microsoft Windows Active Directory (AD) eller lokalt i systemet. Af hensyn til hastigheden for systemets opslag i AD, synkroniseres AD brugergruppen for IMS Arkiv løbende ind i SQL Serveren.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 13 af 17

Systemkrav Server systemkrav Processor Operativsystem Hukommelse SQL Server Diskplads Skærmopløsning Programmer Postsystem En server med Pentium 4 på 2.5 GHz eller flere / kraftigere processor(er). Microsoft Windows Server 2008 eller nyere med seneste Service Packs. Datoopsætningen skal være DD-MM-ÅÅÅÅ. Minimum 4 GB ram 3 x harddisk (Evt. spejlede - RAID 1 el. RAID 5) således at OS system-/programfiler, log, datafiler og fuldtekstindeks kan placeres separat i henhold til Microsofts anbefalinger. Kravet til ledig plads på harddisken(e) for IMS Arkiv afhænger af størrelsen på SQL databasen. Startkonfiguration dog minimum for IMS Arkiv SQL database: 30 GB. Minimum 1024 X 768 punkter. Microsoft Windows 2008 Server R2 eller nyere med seneste Service Packs. Microsoft SQL Server 2008 R2 eller nyere med seneste Service Packs. Microsoft Internet information Server(IIS) 7 eller nyere Microsoft.NET 3.5 SMTP Server og konto. Klient systemkrav Processor Pentium 4-processor eller nyere Operativsystem Microsoft Windows 7 eller nyere Hukommelse 2 GB RAM eller mere Harddisk Kravet til ledig plads på harddisken for IMS Arkiv er 100 MB Skærmopløsning Minimum 1024 X 768 punkter. Programmer Microsoft Office 2007/2010/2013 Microsoft Internet Explorer 7.0 eller nyere Visual Studio Tools 2010 for Office (VSTO) 2007 Microsoft Office system Primary Interop Assemblies (PIA) Microsoft.NET 3.5 Seneste version af Adobe Acrobat Reader (til forhåndsvisning af PDF i IMS Arkiv klient) Netværk Adgang til at kommunikere direkte med SQL server. Hvis der er firewall mellem klient og SQL server, skal der åbnes for port 1433.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 14 af 17

Konfiguration af løsningen Muligheder for tilpasninger Implementering Mange elementer i IMS Personale er afhængige af den eksisterende it-infrastruktur. Derfor anbefaler vi at kontakte os på telefon 31 74 00 09 eller e-mail salg@imsoft.dk for den komplette specifikation af systemkrav til infrastruktur, server og klienter. Det er en forudsætning for IMS Personale, at man i forvejen har erhvervet systemet IMS Arkiv, der er et standardprogram til elektronisk arkivering af alle typer af dokumenter (ESDH). IMS Arkiv er en dokumentportal, der tilbyder mange effektive standardfunktioner til arkivering, sagsbehandling og søgning. Ud over IMS Arkiv og Personales standardfunktioner kan der også være behov for at udføre tilpasninger af løsningernes funktioner hos den enkelte kunde. IMSoft tilbyder at udføre individuelle tilpasninger til standardsystemet, så de fremtidigt vil kunne være en del af serviceabonnementet for løsningen. På denne måde opnår kunden den optimale sikkerhed for systemets drift og stabilitet fremover. Når man indfører et elektronisk arkiv i sin virksomhed, påbegynder man automatisk et organisatorisk projekt. I dette projekt indgår flere ressourcer i virksomheden: Ledelse It-funktion Administration Brugere M.fl. For at sikre at indførelsen af løsningen bliver en succes, tilbyder IMSoft en række forskellige ydelser i form af projektledelse og workshops, der samlet er med til at indføre løsningen fra beslutning til drift. Implementeringen forløber ofte over 1-3 måneder og omfatter: Afklaring af en lang række lokale forhold hos kunden Beslutning om centrale forhold ved løsningen, såsom arkivplan, brugerrettigheder m.m. Uddannelse af administratorer og brugere Klargøring Idriftsættelse IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 15 af 17

Driftsabonnement Support og vedligehold Hos IMSoft har vi stor erfaring med implementering af mere end 100 installationer af vore arkivløsninger. Vi tilbyder derfor som en del af leverancen at tilpasse et implementeringsforløb med de relevante ydelser til netop din virksomhed. Alle IMSoft løsninger kan erhverves til ejerskab og installeres til drift på kundens eget it-netværk. Ønskes i stedet for fleksibilitet ved ikke at eje løsningerne, tilbyder vi at etablere et driftsabonnement. Et driftsabonnement medfører, at IMSoft påtager sig fuld it-drift, backup, opdatering og support for løsningen på vores hostingmiljø. Abonnementet tegnes indledningsvist for 3 år og herefter 1 år ad gangen. Det betales som en fast månedlig afgift, der kun varierer med det årlige pristal. Hvis man har købt løsningen til ejerskab, kan man tegne et serviceabonnement for vores løsninger. Et serviceabonnement medfører, at IMSoft påtager sig fuldt softwarevedligehold og brugersupport for løsningen. Softwarevedligeholdelse omfatter blandt andet: Opdatering til nyeste version af IMS Personale Garanti for, at systemet altid fungerer sammen med nyeste version af Microsoft software Supportportal Support omfatter blandt andet: Fuld telefon-, mail-, VPN- og websupport Adgang til online supportportal Ret til fejlrettelse af kritiske fejl Teknisk online support Som en del af servicen for systemet er der etableret en supportportal med adgang via www.imsoft.dk. Her får servicekunden fuld adgang til følgende muligheder: Registrering af ønsker Registrering af fejl Registrering af og svar på brugsspørgsmål FAQ IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 16 af 17

ERFA-samarbejde Download af al opdateret system- og brugerdokumentation Adgang til ERFA forum For bedst muligt at støtte brugerne i anvendelsen af IMS Personale er der etableret en ERFA-gruppe for løsningen. ERFA-gruppen holder ca. to årlige møder omkring prioritering af aktuelle ønsker og deling af erfaringer. Herudover gør deltagerene ofte stor brug af de mange faglige kontakter, som ERFA-samarbejdet byder på. Som en del af IMSofts supportportal har brugerne også en række effektive værktøjer til rådighed for deling af information og erfaringer fra den daglige brug af løsningen.... IMS Personale Gyldig fra marts 2013 Side 17 af 17