Møde i Følgegruppen for behandling og pleje Dato: Mandag den 11. december 2017 kl. 12.00-15.00 Sted: Mødelokale M2, Praksisenheden i Kolding, Kokholm 3B, 6000 Kolding Deltagere: Birthe Mette Pedersen, Programchef, Tværsektorielt Samarbejde Michael Skriver Hansen, Sundhedschef, Sønderborg Kommune Charlotte Rosenkrantz Josefsen, Administrerende sygehusdirektør, Psykiatrien i Region Syddanmark Inger-Marie Hansen, Afdelingsleder, Faaborg-Midtfyn Kommune Mette Nygaard, Specialkonsulent, Tværsektorielt samarbejde, Region Syddanmark Signe Gronwald Petersen, Konsulent, Sønderborg Kommune Afbud: Charlotte Rosenkrantz Josefsen, Administrerende sygehusdirektør, Psykiatrien i Region Syddanmark Referat Punkt 1 Velkomst v. formandskabet Velkomst og godkendelse af referat fra sidste møde. Der blev budt velkommen og referatet blev godkendt. Punkt 2 Udkast til revideret Samarbejdsaftale omkring gravide og børn tilknyttet Familieambulatoriet Plus i Region Syddanmark Til godkendelse Følgegruppen for behandling og pleje godkendte på møde den 12. oktober 2017, at et revideret udkast til Samarbejdsaftale omkring gravide og børn tilknyttet Familieambulatoriet Plus i Region Syddanmark blev sendt i høring i perioden 13. oktober 16. november. Der er indkommet i alt 16 høringssvar, herunder ni fra kommunerne, tre fra sygehusene, 1 fra en praksiskonsulent samt et fra psykiatrien i Region Syddanmark. Praktiserende Lægers Organisation (PLO) har ikke ønsket at afgive høringssvar, men der har siddet en repræsentant fra Praksisafdelingen med i arbejdsgruppen. De indkomne høringssvare er vedlagt som bilag 2. Arbejdsgruppen har på møde den 30. november behandlet de indkomne høringssvar, som i vedlagte bilag 3 er indskrevet i kronologisk rækkefølge i forhold til, hvor i samarbejdsaftalen de hører til. Derudover 1
er de markeret med enten rød og grøn farve. Den røde farve indikerer, at høringssvaret ikke er imødekommet, og i kommentarfeltet er der begrundelse herfor. Den grønne farve indikerer, at høringssvaret er enten helt eller delvist indarbejdet i den reviderede aftale, og i nogle tilfælde er der ligeledes begrundelse herfor. Følgegruppen for behandling og pleje vil på møde den 11. december blive præsenteret for de væsentligste ændringer i aftalen som følge af de indkomne høringssvar. De overordnede tematiseringer i høringssvarene har været: Specificering af juridiske detaljer, herunder udformning af samtykkeerklæringer Specificering af målgruppe Tydeliggørelse af arbejds- og rollefordeling mellem de forskellige sektorer og faggrupper på området Videre proces Når den reviderede aftale er behandlet i Følgegruppen for behandling og pleje, vil den blive forelagt Det Administrative Kontaktforum til endelig godkendelse på mødet den 25. januar. Herefter forestår implementeringsarbejdet. Implementering I forbindelse med såvel gennemskrivningen af aftalen som behandlingen af høringssvarene er det blevet tydeligt, at der er nogle områder, som vil kræve et særligt fokus ved implementeringen af den reviderede aftale. Det drejer sig om: Ensretning af misbrugscentrenes/rusmiddelbehandlingens fremgangsmåde i forhold til de tilknyttede gravide Det lokale samarbejde mellem de involverede parter, herunder i særdeleshed almen praksis Udarbejdelse og anvendelse af fælles skabeloner for samtykke i hele Region Syddanmark Anvendelse af den udarbejdede skabelon for anmodning om oplysninger samt aftaler i forbindelse med fødsel og barsel på sygehuset Når aftalen er godkendt i Det Administrative Kontaktforum, vil den blive sendt til implementering i de lokale samordningsfora. I forbindelse med udsendelse vil de lokale samordningsfora blive opfordret til generel formidling af aftalens ændrede indhold samt til at sætte særligt fokus på ovennævnte indsatsområder i implementeringsarbejdet. Der vil endvidere blive nævnt en mulighed for at invitere et lokalt medlem af arbejdsgruppen til at formidle aftalens indhold på et informationsmøde. I forhold til de praktiserende læger vil det blive forsøgt at formidle aftalens vigtigste indhold via de informationskanaler, der er til rådighed, 2
herunder Praksisnyt samt evt. via PLO Syddanmarks formandskabs nyhedsbrev til medlemmerne. Samtykkeerklæringer Revisionsarbejdet har vist, at der er behov for at ensarte indhentning af samtykke, idet praksis herfor har været forskelligartet. Der foreligger nu et foreløbigt udkast til tre samtykkeerklæringer, herunder: Samtykke til netværksmøder Samtykke til indhentelse af oplysninger Samtykke til videregivelse af sundhedsoplysninger til andre formål end behandling Erklæringerne er udarbejdet med henblik på at sikre såvel patienter som medarbejdere juridisk. Forud for implementeringen af aftalen og herunder de udarbejdede samtykkeerklæringer, vil der pågå et arbejde med henblik på udarbejdelse af et støtteark til anvendelse af samtykkeerklæringerne. Støttearket skal bl.a. indeholde forslag til prædefineret støttetekst i de felter i erklæringerne, som pt. er åbne. De lokale samordningsfora forventes at implementere de tre samtykkeerklæringer og lokalt afklare, hvorvidt de skal foreligge elektronisk eller i papirversion, og hvorvidt de åbne felter skal indeholde en rullemenu med prædefinerede emner. Beslutning Bilag 2.1 - Revideret Samarbejdsaftale omkring gravide og børn tilknyttet Familieambulatoriet Plus i Region Syddanmark Bilag 2.2 - Opsamlingsskema vedr. de indkomne høringssvar Bilag 2.3 - Beslutningsskema vedr. de indkomne høringssvar Bilag 2.4 - Slides m. arbejdsgruppens oplæg Der var stor ros fra følgegruppen til arbejdsgruppen for det fine arbejde med aftalen. Det er positivt, at aftalen understøtter de juridiske arbejdsgange omkring fx samtykkeerklæringer, der i øjeblikket fylder meget for fagpersonerne. Gennemgang af høringssvar er meget gennemskuelig og vil understøtte den videre behandling af aftalen. PLO har ikke afgivet høringssvar. Arbejdsgruppen har opmærksomhed på det og lægger op til, at der i implementeringen skal være særligt fokus på almen praksis, da de er en væsentlig aktør i aftalen. I Bilag 1 fremgår de eksisterende inklusionskriterier for Familieambulatoriet Plus. Der pågår i øjeblikket en høring af disse og den endelige version forventes godkendt på et møde i den nationale Styregruppe for familieambulatorierne den 8. februar 2018, hvorefter det vil fremgå af aftalen, at de er godkendt. Det er en proces, som er uafhængig af følgegruppens og arbejdsgruppens arbejde med samarbejdsaftalen. Dette skal præciseres i sagsfremstillingen til DAK. Den endelige aftale sendes ud, når bilaget er godkendt. 3
I bilaget med gennemgangen af høringssvarene er der tre steder, hvor det ikke er nævnt, hvordan behandlingen er faldet ud. Det rettes til, inden det forelægges DAK. I forhold til evaluering er det relevant at tænke samarbejdsaftalen omkring gravide og børn tilknyttet Familieambulatoriet plus sammen med den nyligt godkendte samarbejdsaftale om sårbare gravide. Dette bl.a. i forhold til opfølgning på skabeloner til samtykkeerklæringer. Arbejdsgruppen følger op på implementering, hvor der skal være opmærksomhed på inddragelse af almen praksis. Arbejdsgruppen udarbejder bl.a. følgebreve til SOF erne omkring implementering, når aftalen er godkendt. Punkt 3 Status på implementering af SAM:BO indenfor Socialpsykiatrien DAK godkendte på møde den 23. november 2017 de tre nye SAM:BOforløb ift. Socialpsykiatrien. DAK ønskede en ny implementeringsplan med implementering efter sommerferien 2018. Arbejdsgruppen mødtes den 30. november 2017 med henblik på udarbejdelse af ny implementeringsplan. De tre forløb samt ny implementeringsplan fremsendes til godkendelse i Sundhedskoordinationsudvalget den 19. december 2017. Den nye implementeringsplan er vedlagt.. Bilag 3.1 Implementeringsplan SAM:BO Socialpsykiatri Der blev orienteret om status for processen og det planlagte arbejde med forberedelse af informationsmøde med kommunerne i januar 2018. Det bliver et 2-timers møde, som holdes omkring Kolding/Fredericia/Middelfart. Der vil på mødet være fokus på ITaspekter omkring arbejdet med SAM:BO. Punkt 4 Status på arbejdet vedr. videreudvikling af SAM:BO på arbejdsmarkedsområdet DAK godkendte på møde den 23. november 2017, at der i videreudviklingen af SAM:BO arbejdes videre med arbejdsmarkedsområdet. 4
Når en er godkendt i SKU den 19. december 2017, vil Følgegruppen få forelagt kommissorium og procesplan vedr. videreudvikling af SAM:BO på arbejdsmarkedsområdet til godkendelse på møde den 19. februar 2018.. Der udarbejdes kommissorium samt tids- og procesplan for det videre arbejde primo januar. På følgegruppemødet i februar forelægges kommissorium samt tids- og procesplan til drøftelse/godkendelse. DAK holdes løbende orienteret om processen via status i porteføljestyringsværktøjet. Punkt 5 Første status fra den tværsektorielle SAM:BO arbejdsgruppe Den tværsektorielle SAM:BO arbejdsgruppe er nedsat af Følgegruppen for behandling og pleje og har til opgave at yde rådgivning, vejledning og faglig sparring til Følgegruppen for at sikre de gode patientforløb. Arbejdsgruppen består af en kommunal og en regional repræsentant fra hvert SOF-område. På første møde i Arbejdsgruppen den 31. oktober 2017 blev Overskrifter i korrespondancemeddelelser drøftet. Arbejdsgruppen fandt behov for afklaring af kommunernes behov for overskrifter i korrespondancemeddelelserne udover de godkendte i SAM:BO. Derfor blev det aftalt, at de kommunale SOF-repræsentanter skulle afklare tre spørgsmål i deres respektive SOF-områder. Svarene herpå skal med henblik på indstilling/anbefaling til Følgegruppen for behandling og pleje drøftes på næste møde i Arbejdsgruppen den 16. januar 2018.. Bilag 5.1 - Referat fra møde den 31. oktober 2017 Der blev på mødet orienteret om, at arbejdsgruppens første opgave er at afklare kommunernes behov for overskrifter i korrespondancemeddelelser. Der er planlagt en proces for dette arbejde. Arbejdet forventes forelagt på møde i følgegruppen i februar. Punkt 6 Orientering om status på tilpasning af 3 underaftaler på det psykiatriske område 5
DAK godkendte den 22. juni 2017 et oplæg fra Følgegruppen om, at der ikke længere er behov for en særskilt samarbejdsaftale for det psykiatriske område, når SAM:BO for Socialpsykiatrien er implementeret i løbet af 2. halvår 2018. Godkendelsen skete med det forbehold, at Følgegruppen skal foranstalte, at de 6 aftaler, som er udarbejdet som underaftaler til den generelle aftale på psykiatriområdet, tilpasses, så de fungerer som selvstændige aftaler. Der arbejdes aktuelt på at tilpasse de 3 underaftaler, som ikke står overfor en generel revision i den kommende tid. Det drejer sig om følgende 3 aftaler: - Samarbejdsaftale om retspsykiatriske patienter, 2015 - Samarbejdsaftalen om indsatsen for udviklingshæmmede med psykiske lidelser oligofreniområdet, 2015 - Fælles samarbejdsaftale for borgere med psykisk lidelse og samtidigt stofmisbrug og alkoholmisbrug, 2015 Det er aftalt, at underaftalerne tilpasses jf. nedenstående tidsplan: Aktion Forslag til rettelser fremsendes til Christina og Niels Faglig kommentering i psykiatrien inkl. tilretning af forslag til rettelser Fremsendelse af tilrettede forslag til arbejdsgruppen Deadline 30. november 2017 22. december 2017 22. december 2017 2. møde med endelige forslag 9. januar 2018 kl. 10-12 Grafiker Januar 2018 Følgegruppen for behandling og pleje 19. februar 2018. Der blev orienteret om processen, som forløber planmæssigt. 6
Punkt 7 Status på udarbejdelse af fælles ansøgning vedr. kompetenceudvikling indenfor demensområdet Det blev aftalt på møde i Følgegruppen for behandling og pleje på møde den 12. oktober 2017, at det forelægges DAK på møde den 25. januar 2018, om der er interesse for udarbejdelse af en fælles ansøgning til kompetenceudvikling. Den tværsektorielle arbejdsgruppe vedr. den samlede demensindsats mødes den 31. januar 2018 for at følge op på baggrund af DAK s. På møde i Følgegruppen den 19. februar 2018 orienteres om DAK s samt evt. drøftelserne i tværsektorielle arbejdsgruppe vedr. den samlede demensindsats vedr. udarbejdelse af en fælles ansøgning til kompetenceudvikling. Status på initiativerne i demenshandlingsplanen er vedlagt til orientering.. Bilag 7.1 - Status på initiativerne i demenshandlingsplanen Følgegruppen lægger vægt på, at der i sagsfremstillingen til DAK-mødet den 25. januar 2018 lægges op til, at der søges midler til kompetenceudvikling i forhold til demens blandt borgere med anden etnisk herkomst end dansk jf. referatet fra mødet i følgegruppen den 12.oktober 2017. Der skal i sagsfremstillingen lægges vægt på vigtigheden af det tværsektorielle samarbejde og nylige registerstudie fra Århus Universitet, der viser behov for en fælles indsats på området. Sagsfremstillingen sendes rundt til formandsskabet, inden sagen lægges op til DAK. Punkt 8 Status vedr. FKM Til godkendelse Brug af FMK i almen praksis Følgegruppen for behandling og pleje modtog den 12-10-2017 en status for arbejdet med FMK i Region Syddanmark herunder arbejdet med fokus på FMK-arbejdsgange i almen praksis med henblik på at undersøge, hvorfor ajourføringsprocenten ikke er højere i almen praksis. Der er særlig fokus på ajourføring i forbindelse med henvisning til sygehus, hjemmebesøg og årsgennemgang for kronikere samt i de tilfælde, hvor kommunen administrerer borgerens medicin. De praktiserende læger har tilbud at få tilsendt egen ajourføringsprocent, og på baggrund af konkrete gennemgange af 7
arbejdsgange at få en mere nuanceret forståelse af betydningen af arbejdsgange for ajourføringsprocenten i egen praksis. Et af resultaterne heraf er, at sygeplejerskernes selvstændige patientkontakter tilsyneladende er en blind vinkel for ajourføringsprocenten i den enkelte praksis. Medicinkorrektioner registreres ikke umiddelbart som en ajourføring i FMK. Dette arbejde pågår. Der arbejdes fremadrettet på fortsat dialog med PLO om, hvordan man kan sætte fokus på ajourføringsprocenten i den enkelte praksis. Afslutningsvis skal det anføres, at ajourføringsprocenten for almen praksis viser en svagt stigende kurve: https://www.medcom.dk/statistik/fmk-i-praksis Etablering af lokale netværk Det er fortsat vurderingen, at der er behov for lokalt forankrede netværk, der dels kan hjælpe aktører med løsninger af konkrete opgaver, dels kan være formidler til og fra regionalt niveau af problemstillinger, der ikke umiddelbart kan finde eller har fundet sin løsning lokalt. Opgaven blev den 21-11-2017 drøftet af de regionale praksiskoordinatorer, som anbefaler, at der i regi af sygehusenes samordningsudvalg og gerne i allerede eksisterende grupper arbejdes målrettet og kontinuerligt med FMK og løsning af opgaver og problemstillinger, der knytter sig til det tværsektorielle brug af værktøjet. Det vil sige, at arbejdet foreslås integreret i den eksisterende organisering på sygehusene. Som et eksempel på et sådant lokalt netværk kan nævnes nørdegruppe, der er tilknyttet Sygehus Lillebælt, hvor kommuner, sygehus og praksiskonsulenter kommer med konkrete løsninger på aktuelle problemstillinger. Et konkret eksempel er håndtering af AKbehandling. Den tværsektorielle FMK-arbejdsgruppe vil, hvis følgegruppen kan anbefale dette, arbejde videre med denne model for etablering af lokale netværk. Andre brugere af FMK Det forventes fortsat, at apotekerne kommer på FMK først i det nye år. I den forbindelse er den regionale tværsektorielle FMK-arbejdsgruppe opmærksom på, at social og misbrugsområdet samt tandlæger ikke er forpligtet til at implementere FMK i de lokale systemer. Netværksdag Som angivet i forrige status anbefaler FMK-arbejdsgruppen, at der i 2018 afholdes en netværksdag for nøglepersoner i kommune, sygehus m.fl. Dette som opfølgning på netværksdagen i 2017. 8
Det indstilles, at Følgegruppen godkender, at der arbejdes videre med at finde lokale løsninger på etablering af netværk med inspiration fra arbejde på Sygehus Lillebælt og andre lokale grupper tilknyttet de lokale SOF. Følgegruppen behandler igen indstillingen på mødet i februar, hvor Annemarie Heinsen inviteres til at præsentere et oplæg til det videre arbejde med netværksgrupper. Der var en drøftelse i følgegruppen af, at det er i Følgegruppen for behandling og pleje, at ansvaret for opfølgning vedr. FMK er placeret. Følgegruppen drøftede ajourføringsprocenter på praksissiden, og der var enighed om, at der skal ske en løbende opfølgning i forhold til at hæve ajourføringsprocenten i praksis. Punkt 9 Status fra Erfa-gruppen vedr. respirationsaftalen Erfa-gruppen vedr. respirationsaftalen afholdte 1. møde i august måned 2017. Kommunerne var tovholder for afholdelsen af mødet. Mødet forløb ikke helt efter hensigten jf. kommissoriet. Det vil der ved afviklingen af næste møde blive forsøgt rettet op på. Det er regionens vurdering, at kommunerne i regionen vil have gavn af ERFA-mødet, idet kommunerne her får mulighed for at tale med andre kommuner om, hvordan de administrerer området herunder, at forskellige forvaltninger i en kommune bliver opmærksomme på, at de arbejder med samme område. Den nuværende form med deltagere fra 22 kommuner, og op til flere forskellige forvaltninger pr. kommune, samt regionale repræsentanter, er et stort forum og vil indgå i evalueringen af møderne.. Der var planlagt et møde i Erfa-gruppen i december, som dog er blevet aflyst, da regionen er i gang med en afdækning af økonomien på området. Der planlægges et nyt møde i starten af det nye år, hvor formålet med Erfa-gruppen drøftes på baggrund af kommissoriet. Birthe Mette Pedersendeltager på mødet som mødeleder. Punkt 10 Orientering om sag vedr. dosisdispensering Vedlagt er svar på henvendelse vedr. dosisdispensering til orientering. 9
. Bilag 10.1 - Svar på henvendelse vedr. dosisdispensering Der blev orienteret om svaret til SOF OUH. Borgerne har mulighed for at bede apoteket om at dosispakke medicinen. Punkt 11 Gennemgang af opfølgningspunkter samt punkter til kommende møder Opgaveporteføljestyringsværktøjet danner udgangspunkt for følgegruppernes afrapportering til DAK. Opgaveporteføljestyringsværktøjet bliver løbende opdateret med udgangspunkt i opgaveporteføljen for Følgegruppen for behandling og pleje, som det fremgår af kommissoriet for følgegruppen. Med afsæt i opgaveporteføjlestyringsværktøjet gennemgås opfølgningspunkter samt punkter til kommende møder: Møde i følgegruppen den 19. februar 2017: Godkendelse af kommissorium og procesplan for arbejdet vedr. videreudvikling af SAM:BO på arbejdsmarkedsområdet Orientering om status på implementering af SAM:BO indenfor Socialpsykiatrien Orientering om status på udarbejdelse af fælles ansøgning vedr. kompetenceudvikling indenfor demensområdet Godkendelse af oplæg vedr. læringsinitiativer ift. UTH i sektorovergange Godkendelse af reviderede underaftaler på det psykiatriske område Orientering om status på arbejdet vedr. audit/evaluering af SAM:BO jf. lovændring Orientering om årlig status vedr. samarbejdsaftale for det retspsykiatriske område Godkendelse af forslag til revideret samarbejdsaftale vedr. peritonealdialyse i eget hjem Status vedr. implementering af elektronisk kommunikation mellem psykiatri og hjemmepleje Beslutning Bilag 11.1 Opgaveporteføljestyringsværktøj Bilag 11.2 Årshjul Følgende punkter tilføjes dagsorden den 19. februar 2018: - Godkendelse af model for nedsættelse af lokale FMKnetværksgrupper - Drøftelse vedr. Anbefalinger for den palliative indsats - Oplæg vedr. korrespondancemeddelelser 10
Punkt 12 Evt. Der orienteres om status på arbejdet med oplæg vedr. læringsinitiativer ift. UTH i sektorovergange. Der orienteres om ønske om kommunal udpegning til formandskab i arbejdsgruppe vedr. revision af samarbejdsaftale vedr. ledsagelse og praktisk hjælp ved sygehusbehandling. UTH-læringsinitiativer: Der udarbejdes et oplæg til et videre arbejde med læringsinitiativer, der bygger på en halv temaeftermiddag efter inspiration fra FMKtemadagen. Der skal med udgangspunkt i arbejdsgruppen, som har udarbejdet vejledningen, nedsættes en planlægningsgruppe, der kan arbejde videre med tilrettelæggelse af en temadag. Der skal tages udgangspunkt i deltagelse af riskmanagere med fokus på at drage mere læring af de registrerede hændelser. DAK skal orienteres om processen evt. på marts-mødet. Ledsagelse og praktisk hjælp: Der arbejdes videre på at udpege en kommunal formand for arbejdsgruppen for ledsagelse og praktisk hjælp. Indtil der er fundet en kommunal formand er arbejdet sat på stand-by. Fremadrettet skal det tydeliggøres i forbindelse med udpegninger, at der skal udpeges en kommunal og en regional formand. Udsendelse af dagsorden: Sekretariatet vil bestræbe sig på at fremsende dagsorden hurtigst muligt og senest en uge før følgegruppemødet. Anbefalinger for den palliative indsats: - Samarbejdsaftale forventet kort levetid - Kræftplan IV Der lægges op til en drøftelse af de reviderede anbefalinger på møde den 19. februar 2017. 11