RefWorks version 2.0 (vejledning: http://www.refworks-cos.com/refworks/tutorials/basic.html)

RefWorks version 2.0 (vejledning: http://www.refworks-cos.com/refworks/tutorials/basic.html) Indhold Hvad er RefWorks... 2 Sådan finder du program og manual... 2 Forberedelse af PC en... 2 Manuel indtastning af referencer i RefWorks... 3 Import af referencer fra databaser til RefWorks... 3 Import fra Bibliotek.dk... 3 Import fra Ebsco databaserne Cinahl og PsycInfo m.fl... 4 Import fra PubMed www.pubmed.com... 5 Import fra Web of Science... 6 Import fra GoogleScholar... 6 Antologier - Oprettelse af kapitel-poster... 7 Flere delbaser (Folders)... 7 Fjern duplicater... 7 Citér referencer i manuskript med Write-N-Cite... 7 Indsættelse af sidetal... 8 Generering af bibliografi/referenceliste... 8 Udarbejdelse af fælles Word-dokument med referencer fra Write-N-Cite... 8 Vejledning til installation af hjælpeprogrammer m.v.... 9 Write-N-Cite på PC... 9 Write-N-Cite på MAC... 13 Import fra websider ved hjælp af Ref-Grab-it... 14 Open Office og brug af RefWorks... 17 Generering af referenceliste i Open Office... 18 Google Docs... 18 RefShare at dele referencer, folder eller database... 19 Hvis du har problemer... 19 Ved problemer med generering af bibliografi/referenceliste (Gælder kun Write-N-Cite III)... 19 Ved problemer med import fra bibliotek.dk til RefWorks... 19 Internet Explorer 9... 19 Du mangler den nyeste version af JAVA... 20 Værktøjslinjen Write-N-Cite viser sig ikke i Word på Mac... 21 Windows 8 og Write-N-Cite... 21 1

Hvad er RefWorks RefWorks er et referencehåndteringsprogram, som du kan bruge til at holde styr på dine kilder/referencer (bøger, artikler, websider). Du kan enten manuelt indtaste referencer (bibliografiske data) i RefWorks eller importere referencer fra diverse databaser (f.eks. Cinahl, PubMed, Bibliotek.dk). Du kan også ved et enkelt museklik lagre bibliografiske data fra en given webside. Du kan i et worddokument henvise til referencer i din database. Dette gøres ved hjælp af et tillægsprogram Write-N-Cite, som installeres (jfr. nedenfor). Write-N-Cite integreres i dit worddokument, så du løbende kan trække dine referencer ind i teksten og til sidst generere en referenceliste i dokumentet i det format du ønsker, f.eks. Vancouver, Harvard eller APA. Sådan finder du program og manual Programmet RefWorks finder du direkte på adressen: http://www.refworks.com eller via bibliotekets hjemmeside www.phbibliotek.dk -> E-ressourcer -> Referencer. Forberedelse af PC en 1) Første gang du skal ind på Refworks, skal du befinde dig på Professionshøjskolen Metropols område for at oprette dig som bruger. 2) Når du er kommet ind på Refworks hjemmeside, skal du klikke på Sign Up for a New Account for at registrere dig som bruger. 3) Vælg et login og et password, som du kan huske. 4) Kort efter modtager du en e-mail med en brugerkode (Group Code), som skal bruges hvis du ønsker at arbejde i Refworks på en pc er uden for Professionshøjskolen Metropol, f.eks. derhjemme. 5) Det er vigtigt for optimal funktionalitet at blokering af pop-up vinduer slås fra i browseren: klik på Funktioner og slå blokering af pop-up fra. 6) Den nyeste version af Java skal være installeret (kan hentes gratis på Internettet). Se evt. s. 20. 7) For at kunne indsætte kilder i worddokumenter downloades et lille program Write-N-Cite på egen computer. 2

Write-N-Cite finder du i selve programmet RefWorks under menuen Tools (obs. Word må ikke være åben, når Write-N-Cite installeres). Obs. Aarhus Universitet har oprettet en blog http://refaurences.wordpress.com/faq/faq-refworks/, hvor du kan finde svar på mange spørgsmål vedr. brug af RefWorks. Manuel indtastning af referencer i RefWorks I selve programmet vælges New Reference eller References -> Add New. Herefter fremkommer en formular, hvor du kan vælge tekst fra rullemenuer og skrive tekst ind i felter. Vær opmærksom på, at der bl.a. skal vælges referencetype (Book, whole Book, edited Journal Article Web Page etc.) Forfatternavne skrives i inverteret form med efternavnet først. Det er muligt at klikke på Additional Fields, hvor man kan tilføje egne noter og resumé til referencen. Import af referencer fra databaser til RefWorks Import af referencer er forskellig alt efter, hvilken database, der importeres poster fra. Fordelen er, at man får alle informationer om posten med over både forfatter, titel, forlag, udgivelsesår m.v. Vær opmærksom på, at er der fejl i referencen i databasen, føres den/de med over i RefWorks. Du må herefter selv redigere referencen og rette fejlen. Import fra Bibliotek.dk Ved en enkelt post klik på Mere Information, klik herefter på Download til referencesystemer og vælg linket Download til RefWorks. Ved flere poster: 1. Foretag en søgning 3

2. Under Vælg og bestil klikkes på Husk 3. Klik på Menu i øverste højre hjørne og klik på Huskeliste 4. Marker posterne og vælg Download til RefWorks Herefter kommer følgende skærmbillede frem i Refworks. Klik derefter på "View Last imported Folder" for at komme hen til de(n) importerede reference(r). Det er vigtigt at man med det samme markerer og flytter sin(e) reference(r) fra "Last Importet" hen i den mappe man har oprettet under "New Folder", da referencen ellers forsvinder lige så snart man foretager en ny import fra en database. 5. Du har mulighed for: a. at sortere visningen (Sort by) b. at ændre til forskellige vis-formater (Change View), f.eks Full View c. at tilføje referencer til en midlertidig referenceliste d. at redigere referencen e. at copy/paste referencen ind i dit dokument Import fra Ebsco databaserne Cinahl og PsycInfo m.fl. 1. Foretag en søgning 2. Klik på Add to Folder ved de poster, som du ønsker at eksportere til Refworks 3. Klik herefter på Folder 4. I Folder markeres de poster, der skal eksporteres og klik herefter på Export 5. Marker Direct Export to RefWorks og klik på Save 6. Klik på View Last Imported Folder jf. ovenstående 4

Import fra PubMed www.pubmed.com 1. Foretag en søgning i PubMed 2. Marker relevante poster ved at klikke i firkant ud for de ønskede poster 3. Ved Display Settings klikkes der på rullegardin og vælges MEDLINE (tegnformat) 4. Marker og Kopier alt tekst (her er det nemmest at bruge ctrl. A og ctrl. C) 5. Gå til RefWorks og åbn fanebladet References og klik på Import 6. Følgende billede vises og i databasefeltet vælges PubMed 5

7. Klik på "From Text" og indsæt data (ctrl. V) i feltet 8. Klik på Import nederst på skærmbilledet (VENT mens programmet arbejder) og de(n) importerede reference(r) vil lægge sig i mappen "Last Imported" 9. Det er vigtigt, at man med det samme markerer og flytter sin(e) reference(r) fra "Last Importet" hen i den mappe man har oprettet under "New Folder", da referencen ellers forsvinder lige så snart du foretager en ny import fra en database. Import fra Web of Science 1. Marker ønskede referencer 2. Klik på Save to: RefWorks 3. Klik på View Last Imported Folder og ret evt. posterne til med det samme Import fra GoogleScholar 1. Vælg indstillinger i øverste højre hjørne 2. I Bibliografiadministrator vælges: Vis links til at importere citeringer til RefWorks 3. Gem indstillinger 4. Når der søges fremkommer linket Importer til RefWorks ved hver post. Klik på dette. Posterne eksporteres en ad gangen 5. Klik på View Last Importet Folder og ret evt. posterne til med det samme 6

Antologier - Oprettelse af kapitel-poster 1. Importer først den antologi/bog, som du vil oprette en kapitelpost på. Klik på edit ikonet. 2. Klik på knappen Duplicate og herefter kommer der en kopi som du kan arbejde med. 3. Vælg Book, Section i Ref type-feltet. 4. Kopier authors og section-title ned i hhv. editors- og book title-felterne. 5. Skriv afsnittets forfatter ind i authors-feltet og afsnittets titel ind i Section Title-feltet. 6. Indføj afsnittets Importer hele posten fra f.eks. bibliotek.dk. 7. Start- og slutside i hhv. Start Page og Other Pages. 8. Ret og tilføj evt. emneord. 9. Husk at gemme (Save Reference) Flere delbaser (Folders) Hvis du arbejder med Folders, kan du oprette flere delbaser på din konto. Når du importerer poster lægges de i en grundbase (all references) og i folderen Last Imported. Herfra kan du flytte dem ned i en specifik navngiven Folder. ID nummeret forbliver det samme! Markér post i listen > vælg mappeikonet Add to og vælg derefter den pågældende folder. Du kan også klikke på den grå bjælke over den valgte post og trække bjælken hen til den valgte mappe, som ligger i mappeoversigten til højre i skærmbilledet. Fjern duplicater Inden du begynder at citere skal du sikre dig at der ikke er dubletter i din base. Gå til View > Duplicates > Close Duplicates. Dobbeltposter markeres og du kan tjekke dem, inden de slettes. Citér referencer i manuskript med Write-N-Cite Når du åbner Word, kan du hente referencer fra din database/folder direkte ind i dit dokument. Dette sker ved at klikke på det Refworks faneblad, der har lagt sig i din værktøjslinje i Word. Du skal logge dig ind med samme gruppekode, brugernavn og adgangskode som i hovedprogrammet RefWorks. 1. Vælg i Style dit ønskede dokumentationsformat. (f.eks. Harvard, Vancouver) 2. Placer cursoren i dit dokument, der hvor referencen skal indsættes 3. Vælg Refworks fanebladet og klik på Insert citation 4. Klik på Insert new eller vælg en tidligere citeret reference 5. Klik herefter OK Ved indsættelse af flere henvisninger på samme sted i dokumentet vælger du din første reference og klikker herefter på plus og så vælges den næste reference osv. 7

Indsættelse af sidetal Ønsker du at indsætte sidetal i din henvisning skal du inden du klikker OK skrive sidetal i Suffix feltet. (husk at starte med mellemrum) Det anbefales at bruge Insert new når der skal angives sidetal. Husk løbende at gemme dit dokument. Dokumentationsformatet Vancouver understøtter ikke indsættelse af sidetal i citationerne. Du skal derfor indsætte disse manuelt efter parentesen med citationen. Generering af bibliografi/referenceliste 1. Du kan generere bibliografi ved at vælge Bibliography Options under fanebladet Refworks 2. Insert Bibliography 3. Der kan skiftes mellem forskellige formater under Style Udarbejdelse af fælles Word-dokument med referencer fra Write-N-Cite Ved gruppearbejde kan det være en god ide at oprette en fælles base i RefWorks, hvor alle i gruppen har fælles brugernavn og adgangskode. For at anvende den fælles RefWorksbase, gør følgende: 8

1. Opret fælles RefWorks-login 2. Importer relevante referencer til basen 3. Log ind i den fælles konto under fanebladet Refworks (samme login som RefWorksbasen) 4. Udarbejd individuelle Word-dokumenter med referencer fra den fælles Write-N-Cite. Den fælles base er en forudsætning for at kunne danne en samlet litteraturliste ud fra RefWorks i gruppeopgaven 5. Vent med at generere Bibliography til I har samlet jeres individuelle dokumenter i et fælles dokument 6. Generer Bibliography i det endelige dokument Vejledning til installation af hjælpeprogrammer m.v. Write-N-Cite på PC Før man begynder at installere Write-N-Cite 4, skal Write-N-Cite III være afinstalleret fra computeren. Det skal være den nyeste Java man har installeret. Word må ikke være åben under installationen. Installationsfilen hentes fra refworks.com (NB: der kræves login for at kunne hente filen). For at hente filen skal du klikke på menuen Tools og derefter Write-N-Cite. Som udgangspunkt har man 32-bit Office pakke installeret og man vil derfor skulle bruge 32-bit versionen af Write-N-Cite. Klik på download-linket for at hente filen. 9

Start derefter installationen ved at klikke på Kør eller ved at klikke på Gem og efterfølgende dobbeltklikke på WnC4Install32.exe i mappen Overførsler. Der skal installeres nogle ekstra komponenter før installationen kan fortsætte. Der kan være flere komponenter udover det viste og derfor kan det godt tage noget tid at installere dem. Når de ekstra komponenter er færdiginstalleret, kan installationen af Write-N-Cite gå videre. Klik Next for at starte installationen. 10

Hvis der er en komponent der mangler, vil installationen afbrydes og man vil få mulighed for at installere den/de komponenter der mangler. Klik Install for at fortsætte installationen. Installationen er nu færdig. 11

Ved at åbne Word kan man se om RefWorks er installeret korrekt. Der skal være et ekstra faneblad på Office-båndet. Er fanebladet ikke synligt, kan det være nødvendigt at aktivere Write-N-Cite. Når du er i Word klikker du på filer > indstillinger > tilføjelsesprogrammer. Hvis Write-N-Cite (Proquest) står som inaktivt program, så skal det aktiveres. I stedet for RefWorks kan der stå Proquest. For at kunne logge ind til sit materiale klik da på Log In Man kan enten indsætte den Write-N-Cite login kode som findes på downloadbilledet med installationsfilen, eller man kan logge ind med samme gruppekode, brugernavn og adgangskode som i hovedprogrammet RefWorks. 12

Klik Login, og man bliver logget ind så man kan tilgå de referencer, som ligger i selve RefWorks hovedprogram. Write-N-Cite på MAC Før man begynder at installere Write-N-Cite 4, skal Write-N-Cite III være afinstalleret fra computeren. Det skal være den nyeste Java man har installeret. Word må ikke være åben under installationen. Installationsfilen hentes fra refworks.com (NB: der kræves login for at kunne hente filen). For at hente filen skal du klikke på menuen Tools og derefter Write-N-Cite. Tryk på Write-N-Cite 4 for Word (Mac) for at downloade programmet, som du skal bruge. Vælg installationsfilen i Overførsler den hedder PQfWInstall_4.4.1237.dmg. Filen er dermed hentet og klar til installation. 13

Dobbeltklik på installationsfilen fra Overførsler Klik på fortsæt på de næste to skærmbilleder indtil du kan klikke på knappen Installér. Når nedenstående skærmbillede kommer frem skal du indtaste koden til din Mac og herefter klikke på Installer software. Klik på knappen Luk, når installeringen er færdig. Import fra websider ved hjælp af Ref-Grab-it RefGrab-It kan bruges til at hente hjemmeside referencer og kan tilføjes som et bogmærke i dine favoritter. Når man har fundet en relevant hjemmeside kan man klikke på RefGrab-It og så henter 14

den de tilgængelige bibliografiske oplysninger fra siden ind i RefWorks. Husk at tjekke om referencen er fyldestgørende når den er blevet importeret til RefWorks. RefGrab-It kan ikke bruges på PDF-filer og fungerer kun i Internet Explorer. Gå til Tools->åbn RefGrab-It. Gå ned til feltet RefGrab-It-Bookmarklet. Højreklik på RefGrab-It linket nederst til højre og føj til favoritter/foretrukne. Når websitet der skal refereres til, er fundet klikkes der på favoritten hvorefter et RefGrab-It vindue dukker frem. Klik på Show Details og kontroller at alle oplysninger er rigtige. 15

Klik derefter på ikonet for at tilføje websitet som reference. Her er det vigtigt at understrege at: Man skal være logget ind i RefWorks. RefWorks skal være åbent i samme vindue som det website man vil tilføje som reference som på nedenstående billede Hvis man får nedenstående billede frem skal man klikke på Kompatibilitetsvisningsknappen her og derefter klikke på RefGrab-It-favoritten for at få vist RefGrab-It vinduet korrekt. Efter at websitet er tilføjet som reference, kan man håndtere referencen i RefWorks-vinduet. 16

Open Office og brug af RefWorks Det er muligt at citere direkte fra selve RefWorks databasen. Dette gøres ved at vælge One line/cite View i menuen Change View. Ved klik på Cite-ikonet ud for den ønskede reference, åbnes et lille billede hvorfra man kan kopiere citationen. Den kopierede citation sættes ind i dokumentet, der hvor man ønsker at henvise til kilden. Det er vigtigt at få hele kodningen med, da det har betydning for den senere dannelse af referencelisten. Hvis man ønsker at henvise til bestemte sidetal, må dette gøres efter man har indsat citationen i dokumentet. 17

Generering af referenceliste i Open Office For at genere en referenceliste ud fra de indsatte citationer i dokumentet, skal du vælge Bibliography i menulinjen og derefter klikke på Create. For at danne referencelisten, skal dokumentet hentes via gennemse -funktionen i Format Paper and Bibliography. Vælg Output style og klik på Create Bibliography. Under genereringen af referencelisten dannes et nyt dokument, der i filnavnet får titlen final. Hvis man efterfølgende ønsker at ændre i dokumentet og tilføje nye citationer, skal man arbejde videre i sit originaldokument, hvor formateringen med dobbelte tuborgparenteser stadig er synlige. Det er derfor altafgørende at man gemmer sit originaldokument, da det ellers ikke er muligt at opdatere referencelisten korrekt. Google Docs Hvis du/i skriver i Google Docs og evt. deler jeres dokument med andre kan du/i bruge ovenstående metode til indsættelse af citationer og til generering af litteraturlisten. Inden du/i kan generere litteraturlisten skal du/i downloade dokumentet i Google Docs i enten Microsoft Word (.docx), OpenDocument-format (.odt) eller Rich Text Format (.rtf), hvorefter det kan hentes ind i RefWorks via gennemse -funktionen jf. ovenstående afsnit. 18

RefShare at dele referencer, folder eller database Der er flere måder at dele sine referencer på. Det enkleste er at sende folders eller hele databaser til en samarbejdspartner. Klik på fanebladet Organize & Share Folders. Første gang du vil dele en mappe, skal du klikke på mappen med pil til højre og klikke på Share. Tildel basen/folderen et navn, og check i limitations om din bases e-mailadresse er udfyldt. Klik på Save. Luk billedet og klik nu på ikonet med den lille mand. Næste gang du deler denne folder, skal du klikke på ikonet med den lille mand. Vælg e-mail this share og send til din samarbejdspartner, der herefter modtager et link i sin mailboks. Ved klik på dette link åbnes posterne i RefWorks. Marker de poster der skal gemmes i klik på gem-ikonet. Man kan også oprette en fælles database, hvor alle deltagere kender brugernavn og adgangskode - og dermed kan åbne og arbejde i såvel basen som de tilknyttede manuskripter. I sådanne tilfælde bør der laves en aftale om, hvem der må hvad i basen f.eks. slette poster, rette i poster etc. Endvidere kan man tildele brugerne User numbers, så hver enkelt kan skrive ind i sit eget Userfelt. Hvis du har problemer Ved problemer med generering af bibliografi/referenceliste (Gælder kun Write- N-Cite III) Du kan "af-formatere" dit Word-dokuments referencer gennem Write-N-Cite's "Revert to WNC v. 2 document". Hermed vender alle "in-text"-citationerne tilbage til deres mest oprindelige form {{ID Efternavn År}} - og den afsluttende bibliografi/referenceliste forsvinder. Du kan nu identificere fejlkilden og erstatte den med en korrekt kilde. Bagefter vælger man i Write N Cite Convert to WNC III document. Du kan nu opdatere din bibliografi/referenceliste. Ved problemer med import fra bibliotek.dk til RefWorks Prøv at slette de midlertidige filer som gemmes i dit browser-vindue (Internet Explorer): Funktioner > internetindstillinger > browserdata > klik på slet > marker midlertidige internetfiler og klik på slet. Efterfølgende klikkes OK. Tilføj RefWorks som sikker website (Internet Explorer): Funktioner > internetindstillinger > klik på fanebladet sikkerhed > Klik på Websteder du har tillid til (grønt flueben) > Klik på knappen Websteder > tilføj i skrivefeltet følgende: https://*.refworks.com og klik på tilføj. Internet Explorer 9 RefWorks version 2 er udarbejdet til Internet Explorer 8. Derfor kan der være problemer med at redigere i referencerne når man bruger Internet Explorer 9. Brug kompatibilitetsknappen til højre for URL-feltet for at tilpasse visningen til ældre versioner. Alternativt kan browseren Firefox anvendes i stedet Internet Explorer 19

Du mangler den nyeste version af JAVA Gå til Java.com. Tryk på Free Java Download og herefter på Agree and Start Free Download. Herefter installererer du Java. Bemærk at du skal sige nej til Ask Toolbar ved at klikke på fluebenet i boksen uden for Install the Search App by Ask on Internet Explorer. Klik herefter på Next og fortsæt installering. Når du har installeret den nyeste version af Java er det altid en god ide at genstarte computeren. 20

Værktøjslinjen Write-N-Cite viser sig ikke i Word på Mac Hvis du ikke kan se værktøjslinjen i Word, kan du selv aktivere den (igen). Vælg Vis. Klik på Værktøjslinjer. Vælg Write-N-Cite Du kan nu finde værktøjslinjen i Word. Windows 8 og Write-N-Cite Når du skal installere Write-N-Cite på Windows 8 skal du gå ind under Tools og klikke på Write-N- Cite. (Word-programmet ikke må være åbnet). 21

Her skal du vælge nedenstående link på siden: Write-N-Cite III for Word. For Windows XP, Windows Vista and Windows 7, supports Word 2003, 2007 og Word 2010. Når du skal bruge Write-N-Cite i Word, så finder du programmet ved at søge på Write-N-Cite på din pc er. Ikonet ser ud som et rødt dokument med hvide streger på. For at åbne Write-N-Cite skal du logge ind med samme login som på Refworks. Når du har installeret Write-N-Cite vil ikonet ikon i Word. lægge sig på pc ens bundlinje i stedet for som et For at kunne arbejde i Word med Write-N-Cite skal du klikke på ikonet og herefter logge dig ind med samme login og password, som du bruger i Refworks. 1. Placer cursoren i dit worddokument (der hvor referencen skal indsættes) 2. Åbn Write-N-Cite 3. Klik på View all references 4. Klik på cite ud for den ønskede reference. Din reference lægger sig nu som en kode i tuborgparenteser i dit dokument, og du kan skrive videre til du næste gang skal indsætte en reference. 5. Når du er færdig med det. Gå tilbage til Write-N-Cite. 6. Klik på Bibliography - vælg output style efterfulgt af Create Bibliography og så bliver der lavet en litteraturliste i Word nederst i dokumentet. Herunder kan du se hvordan Write-N-Cite ser ud, når du har installeret den og er logget ind. Helen Grundtvig Kristensen og Vibeke Witt, redigeret januar 2015 22