Referat for: Kongens Lyngby Provstiudvalg PU møde 21. maj 2014. Kl. 18.00 Mødested: Chr. X's Alle 118 Deltagere: John Bagger-Petersen, Julie Rebel, Vibeke Lentz, Hans-Christian Jørgensen, Ulla Jeppesen, provst Eigil Saxe. Referent Beate Andreassen, provstisekretær Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2 Postlisten PUK drift Kr. 1.155.079 Udviklingspuljen Kr. 650.823 5% Kr. 3.090.254 3 PUKassen og budgetreserven (KLP 577) Kvartalsrapport 1. kvt. 2014 for PUK vil blive fremsendt seperat. 4 Christians - Ansøgning om overførsel af anlægsmidler Sag: Ansøgning om overførsel af anlægsmidler (676) - Christians Sogn Ansøgning om overførsel af anlægsmilder fra anlægsprojekt "Ny belysning på pladsen foran kirken" til anlægsprojekt "Køb af flygel". Ny kvartalsrapport fremlagt på mødet. Ny rapport korrigeret så der kun er 3 indtægtsmåneder på rapporten. Den først fremsendte rapport indeholdt 4 måneders indtægter. Kvartalsrapporten taget til efterretning. Ansøgningen er imødekommet. Hans-Christian Jørgensen og Eigil Saxe deltog ikke i behandlingen af sagen. Ansøgning om overførsel af anlægsmidler 5 Kgs. Lyngby - udbetaling af difference vedr. af drag på lån Sag: Lyngby Kirke - Indvendig renovering (543) - Kongens Lyngby Sogn Det ansøgte og bevilgede differencebløb på kr. 18.600 kan iflg. revisor ikke udbetales som opjustering af budget 2014, men som lån i 5%- midlerne. Lånet, som differencebeløbet relaterer til, er betalt færdigt i begyndelsen af 2014 iflg. Kirkeadministration. Likviditetslån i 5%-midlerne bevilget. Kgs. - Lyngby - udbetaling af difference vedr. af drag på lån 6 Kgs. Lyngby - Regnskab for renovering af Revisorfirmaet forventer at aflevere regnskabet den Referat,21-05-2014 Side: 1
Mødepunkt Lyngby Kirke Sag: Lyngby Kirke - Indvendig renovering (543) - Kongens Lyngby Sogn Revisorfirmaet CBK har meddelt at regnskab afleveres i uge 20. SV: Gennemgang af byggeprojekter mv. 22. maj 2014. PU indstiller til provsten at tage et møde med menighedsrådet og kirkens ansatte (funktionærer og præster) for at klarlægge eventuelle arbejdsmiljøproblemer, og undersøge om disse eventuelt hænger sammen med at projektet ikke er færdiggjort. Sagen tages op på næste PU-møde, både hvad angår økonomien og arbejdsmiljøet. 7 Lundtofte - Lundtofte Kirkevej 1 Sag: Lundtofte Kirkevej 1 (537) - Lundtofte Sogn Ansøgning om istandsættelse af embedsbolig. Udtalelse indhentet fra bygningssagkyndige arkitekt Henrik Grube Mikkelsen. Udtalelsen vedlagt som bilag. Ansøgning - lk1-istandsættelser Provstiudvalget kan ikke godkende at der indgås en aftale med fa. factum2. Provstiudvalget beder provsten tage aktion på at få det defekte badeværelse istandsat som første prioritet. Istandsættelse af det resterende i henhold til ansøgningen afventer modtagelse af projekt, finansieringsplan og rådgiveraftale fra ny rådgiver. Lundtofte Kirkevej 1 Ansøgning - lk1- istandsættelser RE: Lundtofte Kirkevej 1 Ansøgning - lk1- istandsættelser 8 Revision af kasserne i årets løb Sag: Revision af kasserne i årets løb (626) Svar fra Virum modtaget. SV: Virum - Revision af kasserne i årets løb SV: Virum - Revision af kasserne i årets løb Virum - Revision af kasserne i årets løb 9 Regnskab 2013 Sag: Regnskab 2013 (662) Regnskaberne fremsendes seperat pr. mail som PDF-filer. Anlægsoversigt ikke modtaget fra MR. Denne er ikke en del af selve regnskabet, men skal fremsendes seperat. Regnskab 2013 MR bedes fremsende anlægsoversigt til PU. Forklaringerne til regnskaberne blev gennemgået. Det er bemærket at regnskab 2013 indeholder gode forklaringer til regnskabsaflæggelsen. PU ser på disponeringen af overskuddet fra regnskab 2013 i forbindelse med arbejdet med budget 2015. MR bedes derfor sende deres ønsker til disponering til PU. Virum MR bedes fremsende kollektregnskab, som en del af regnskabet 2013. Referat,21-05-2014 Side: 2
Mødepunkt 10 Indskydergaranti og anbringelse af Menighedsrådets midler Sag: Indskydergaranti og anbringelsde af Menighedsrådets midler (636) Hænger sammen med KLP 662 "Regnskab 2013". PU ønsker at oplysninger om indskydergaranti og anbringelse af MR midler skal fremgå af bemærkningerne til kvartalsrapporten. Den fremsendte redegørelse fra Kgs. Lyngby MR taget til efterretning. Der er modtaget redegørelse fra Kgs. Lyngby. Oplysningerne fremgår ikke af de fremsendte regnskaber 2013. Indskydergaranti og anbringelsde af Menighedsrådets midler 11 Regnskab 2013 PUK Godkendelse af regnskab 2013 for PUK. Regnskabet fremsendes pr. mail som PDF-fil sammen med sognenes regnskaber 2013. PUK regnskab med teksten "Kongens Lyngby Provstiudvalg, CVR 21223042, Regnskab 2013, Afleveret 28-03-2014 kl. 13.40" godkendt. 12 Synsrapporter Sag: Synsrapporter (666) Skal bruges i forbindelse med budgetlægning for 2015. De fremsendte synsrapporter tages til efterretning. MR bedes fremsende de manglende synsrapporter. Mangler fra: Chistians - Har ikke afholdt syn i 2014. Sorgenfri - Mangler for embedsboligen. Syn ikke afholdt Virum - Mangler for Tværvej Synsrapporter VS: Taarbæk sogn - synsudskrifter m.m. Kgs. Lyngby - Syn Hjortekærsvej 74 14. marts 2014 Kgs. Lyngby - Syn kirke og kirkegård 21. marts 2014 Kgs. Lyngby - Syn kirkekontor 14. marts 2014 Kgs. Lyngby - Syn Præstegård (Lyngby Kirkestræde 12+14) 14. marts 2014 Kgs. Lyngby - Syn Rustenborgvej 5 14. marts Referat,21-05-2014 Side: 3
Mødepunkt 2014 Kgs. Lyngby - Syn Sognegård 14. marts 2014 Sorgenfri - Fremsendelse af synsrapport Taarbæk - Fremsendelse af synsrapporter Virum - Syn kirken 4. januar 2014 Virum - Syn Kirsebærbakken 1, 4. januar 2014 Lundtofte - Syn 2014 13 Evaluering af Kirkesten - Ungdomsgudstjenester Sag: MASH UP (Tidl Kirkesten) (562) Evaluering og regnskab fremsendt af Lisa Tikkanen Pagh, til PU's godkendelse. PU tager den fremsendte evaluering til efterretning. Evaluering af Kirkesten - Ungdomsgudstjenester 14 Honorar til kasseren for varetagelse af regnskabførerfunktionen Sag: Menighedsråd (548) - Lundtofte Sogn Forhøjet honorar til kassereren for midlertidig varetagelse af funktionen som regnskabsfører er af PU bevilget frem til 31. maj 2014. PU fastholder en fastsættelse af honoraret for varetagelse af regnskabsfunktionen på kr. 13.000 pr. måned også efter 31. maj 2014. Der er indledt sag om afskedigelse af den sygemeldte kordegn. vedrørende e-mail af 18-02-2014 til Lundtofte Menighedsråd 15 Kvartalsrapporter for 1. kvartal 2014 Sag: Kvartalsrapporter 2014 (669) Modtaget fra Kgs. Lyngby og Virum. Kvartalsrapporterne behandles på PU's møde i juni 2014. Mangler fra Christians, Lundtofte, Sorgenfri og Taarbæk. Kgs. Lyngby - opfølgning på bemærkninger til revisionsprotokollat og tillæg til kvartalsrapport Referat,21-05-2014 Side: 4
Mødepunkt Virum - 1. kvt. 2014 Kgs. Lyngby - 1. kvt. 2014 Referat,21-05-2014 Side: 5
Orientering 16 Referat Sag: Referater fra offentlige menighedsrådsmøder (656) Christians Møde den 19. marts 2014 Kgs. Lyngby Møde den 6. januar 2014 den 7. februar 2014 den 11. marts 2014 den 10. april 2014 Lundtofte Møde den 30. januar 2014 den 27. marts 2014 Sorgenfri Møde den 20. marts 2014 Taarbæk Virum Sorgenfri - Referat fra MR møde 20. marts 2014 Christians Sogn - Referat fra Menighedsrådsmøde Kgs. Lyngby - Fremsendelse af MR referater fra januar, februar og marts 2014 Lundtofte - MR møde 27. marts 2014 Lundtofte - MR møde 30. januar 2014 17 Kgs. Lyngby: Eckersbergs altertavle til Lyngby Kirke Sag: Eckersbergs altertavle til Lyngby Kirke (667) - Kongens Lyngby Sogn Der er fremkommet en konserveringsrapport på Eckersbergs altertavle. Modtaget fra Helsingør Stift og fremsendt til Kgs. Lyngby Sogn til videre behandling. VS: Konserveringsrapport på Eckersbergs altertavle til Lyngby Kirke 18 Kgs. Lyngby - Urnenedsættelse på Lyngby Kirkegård Sag: Urnenedsættelse på Lyngby Kirkegård (648) - Kongens Lyngby Sogn Klage over afslag på urnenedsættelse på Lyngby Kirkegård. Re: Urnenedsættelse på Lyngby Kirkegård Biskoppens brev til Søren Schmidt KLage fra Søren Schmidt Referat,21-05-2014 Side: 6
Orientering 19 Lundtofte - Langs Hegnet 61 Sag: Langs Hegnet 61 (544) - Lundtofte Sogn Afventer tilbagemelding fra MR om høring af præsten. PU-møde 29. januar 2013(29-01-2013)- (Kopi) Langs Hegnet 61- (Kopi) Langs Hegnet 61 Svar på forespørgsel om LH61 SV: Svar på forespørgsel om LH61 SV: Svar på forespørgsel om LH61 20 Lundtofte - Skodsborgvej 44 Sag: Skodsborgvej 44 (664) - Lundtofte Sogn Der er konstateret rotter i og ved boligen. Afventer svar fra MR. PU afventer svar fra MR. SV: Vedr. præstebolig Skodsborgvej 44 Skodsborgvej 44 - Rotter 21 Virum - Byggeregnskab for Tværvej 101 PU afventer fremsendelse af byggeregnskab. Byggeregnskabet ikke modtaget. 22 Virum - Høring af MR vedr. honorar for kontaktperson Sag: Honorar til Kristian Tvilling som kontaktperson (665) - Virum Sogn Kristian Tvilling har fungeret som daglig leder under Inge Nelson Pedersens sygefravær. Høring af MR vedr. honorar for kontaktperson SV: Høring af MR vedr. honorar for kontaktperson Referat,21-05-2014 Side: 7
Orientering 23 Formandshonorar 2014 Formandshonoraret er bragt i overensstemmelse med det budgetterede honorar på kr. 38.400. PU-medlemmer kan få KM-penge for kørsel i forbindelse med møder. 24 Sogneindsamlingen Sag: Sogneindsamlingen 2014 (628) VS: Sogneindsamlingen 25 Eventuelt Intet Mødet slut kl. 21.05 Referat,21-05-2014 Side: 8