Referat for: Odder Provstiudvalg PU møde 16. januar Kl Mødested: Provstikontoret

Transkript

1 Referat for: Odder Provstiudvalg PU møde 16. januar Kl Mødested: Provstikontoret Ingen fraværende Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Godkendes 2 Introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer Sag: PU (783) Provstiudvalg, provst og sekretær deltager. Udgifter afholdes af PUK Kursus for provstiudvalgsmedlemmer arrangeret af Landsforeningen. Introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer 3 Intern arbejdsfordeling i PU Arbejdsopgaver drøftes og fordeles 4 Fælles regnskabskontor - evaluering af samarbejdet Sag: Fælles Regnskabskontor i Odder Provsti (618) Bygninger og Anlæg: MRS & JH Kirkegårdsdrift: JPP & EM Medarbejderudvikling: ISS Sogneudvikling: EM Sommerhusgrunde i Saksild: JH Økonomi: JPP & MRS Kommunikation:? PU aftaler møde med regnskabskontorets bestyrelse m.h.p. evaluering af regnskabskontorets funktion efter de første 2 års drift. Fælles regnskabskontor for Odder Provsti, med 5 tilknyttede kirkekasser, har været i drift i 2 år. Budgetforslag regnskabsk_ Samarbejdsaftale Fælles Regnskabskontor Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 5 Ny sognegård i Hou Sag: Nye sognelokaler i Hou (748) - Gosmer Sogn Bilag og orientering er fremsendt på til PU den 15/ PU mødes med MR mhp at aftale rammer for de videre forhandlinger omkring køb af grund. NOTAT-Sognegård i Hou 6 Provstiets økonomi, overordnet Orientering om budgetlægning 2015 m.h.t. procedure og tidsplan. Indledende drøftelse af PU's principper for budgetlægning i Odder Provsti 7 Budgetsamråd 5/ Drøftelse af dagsorden og evt. særligt fokus PU fastholder max ligning på 1%. Ligningsbeløb 2015 forventes at ligge på ca. 28 mill. MRS, JPP, DRS og sekretær udarbejder forslag til rammebevilling. Forslag til fokusområder: Kirkegårdsdrift Anlægsarbejder Visioner og mål, inspiration 8 Årsregnskab 2013 Årsregnskab 2013 skal afleveres til provsti og revisor senest den 31. marts 2014 hvorefter de behandles på PU-møde i april. Kan PU være med at sikre at regnskaber er udfyldt korrekt og så retvisende som muligt? Meddelelse til MR med erindring om at MR på side 4, "Menighedsrådets forklaringer til regnskabet" skal - forklare regnskabets vigtigste afvigelser fra budgettet - redegøre for eventuelle anlægsarbejders overskud/underskud - redegøre for hvorvidt MR påtænker at disponere over eventuelle frie midler MR skal sikre sig at saldo på konto , midler stillet til rådighed af provstiet, er korrekt 9 Revisonsprotokollat PUK Taget til efterretning og underskrevet. Protokollat fra kasseeftersyn i december 2013 til behandling. 10 Revisionsprotokollater kirkekasser Taget til efterretning Revisonsprotokollater for kirkekasserne til behandling Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 11 Forpagterboligen i Randlev Sag: Forpagterbolig ved Randlev præstegård (808) Stillingtagen afventer en overordnet vurdering af behov for graverfaciliteter i området. MR's plan for Forpagterbolig ved Randlev præstegård 12 Ansøgning om disp. fra honorartakster Sag: Honorartakster Odder Provsti (802) Ansøgning fra Alrø MR om dispensation fra takster fastsat af PU vedr. MR poster. Ikke godkendt. Honorartakster tages op på et kommende formandsmøde Dispensation formandshonorar (Alrø) Honorarer_april Kirkegårdsvedtægt Tunø Sag: Kirkegårdsvedtægt (797) - Tunø Sogn Vedtægt for Tunø kirkegård til godkendelse Godkendes KG vedtægt 14 Tunø KG, omlægning Sag: Omlægning af kirkegården (798) - Tunø Sogn Omlægning af kirkegården for at imødekomme behov for flere urnegravsteder, nedlægning af gravsteder m.v. Stillingtagen afventer MR's redegørelse for hvordan omlægningen vil påvirke kirkegårdens driftsudgifter Forslag til indstilling er vedlagt dagsorden Tunø KG, omlægning Tunø KG, omlægning tegning 15 Lån Torrild præstegård Sag: Renovering af Torrild Præstegård (639) - Torrild Sogn SØ har meddelt bevilling af lån på i alt kr inkl. forhøjelse. Rente 3,5 % i 2013 og 1,5 % i Afdrages over 8 år, 1. afdrag forfalder 30/ på kr plus rente. Der bevilges et lån i 5%-midler til betaling af renter og afdrag Præstegårdskassen har ikke modtaget ligningsmidler til afdrag. Til mgr. med godkendelse af forhøjelse af lån Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 16 Ansøgning materielgård Sag: Opførelse af kapel, udbygning af materielgård m.v. (718) - Odder Sogn Ansøgning fra Odder Menighedsråd om godkendelse samt finansiering af projekt vedr. materielgård på Odder NY kirkegård. Der søges om kr Projektet godkendes til udførelse. Finansieres af lån i stiftsmidler med 2 års tilbagebetalingstid. Ansøgning materielgård Projektbeskrivelse materielgård Foto materielgård Moesgaard udtalelse materielgård Tilbud materielgård Referat møde NY kirkegård Tegninger materielgård 17 Rådgivningsaftale, omsætning af dige Sag: Dige mod øst, omsætning (642) - Hundslund Sogn Rådgivningsaftale vedr. omsætning af dige på Hundslund kirkegård til godkendelse VS: Hundslund Kirke Godkendt med flg. ændringer På side 2 punkt 2.1: Vestdige ændres til østdige Side 4 punkt 8:... stigninger ud over 10% skal... ændres til... stigninger ud over 10% af licitationsprisen skal... Finansieres af indestående midler i stiftskapitalerne. Mellemfinansieres af 5% midler. 18 Fælles forvaltningsprincipper for Odder Provsti Sag: Fælles forvaltningsprincipper Odder Provsti (809) Evaluering af "Fælles forvaltningsprincipper for Odder Provsti" Ingen ændringer Fælles forvaltningsprincipper Referat, Side: 4

5 Mødepunkt 19 Formandsmøder 2014 Emner til formandsmøde drøftes. Der afholdes formandsmøde tirsdag den 4. februar 2014 kl Emner: Honorering af vikarer, embedsboligpligt, det første år som formand Forslag til dato for møde med MR-formænd Tirsdag den 4. februar 2014 kl Torsdag den 6. februar 2014 kl Opsætning af fladskærm Sag: Opsætning af fladskærm (810) - Gylling Sogn MR anmoder om tilladelse til opsætning af fladskærm i kirken. MR er anmodet om at indsende illustration der viser placering og størrelse. Fremsendes til SØ med anbefaling. MR oplyser at skærmen er 55" og at de forsøger at få den leveret med hvid ramme. Anmodning om tilladelse til fastgørelse af "løst" inventar Gylling Kirke Illustration - placering fladskærm Referat, Side: 5

6 Orientering 21 Orientering fra personalekonsulenten Saksild har ansat gravermedhjælper pr. 1. januar 2014 Samarbejde mellem Gylling, Hundslund og Torrild vedr. organist er startet op 1. januar Møde med præster, organist og kontaktpersoner afholdt 7. januar 2014 Møde med kontaktpersoner afholdes i februar med fokus på arbejdsmiljø 22 Mere kirke for pengene Sag: Mere kirke for pengene (805) Opfordring fra Landsforeningen til MR om at dele erfaringer med at få mere kirke for pengene Mere kirke for pengene - Fra Landsforeningen 23 Offentliggørelse regnskab 2012 Sag: Offentliggørelse af regnskaber (804) Regnskaber for 2012 offtenliggøres på sogn.dk ultimo januar Alle regnskaber i Odder Provsti er klar til offentliggørelse. Offentliggørelse af regnskaber Odder Provsti, 4480 Om offentliggørelse af regnskaber 24 Sagsnr.: Tinglysning af lejekontrakt Sag: Udlejning sommerhusgrunde (800) - Saksild Sogn Saksild-Nølev MR har den 2/ anmodet PU om bistand vedr. tinglysning af lejekontakt på Skovduevej 5 underskrevet den 23. maj Forretningsfører har godkendt lejekontrakten. Advokat har modtaget de nødvendige informationer. Skovduevej 5 - Sagsnr.: Tinglysning af lejekontrakt Referat, Side: 6

7 Orientering 25 Sommerhusgrunde Saksild DRS og JH orienterede Orientering om møde med Saksild MR vedr. opsagte lejekontrakter 26 Embedsbolig Saksild Sag: Lundager, Kirsten Støve (611) - Saksild Sogn DRS orienterede Sognepræsten fraflytter embedsboligen i Saksild pr 1. februar Mundtlig orientering om evt. nyt i sagen. Fraflytning af embedsbolig 27 Reservepuljen Sag: Ansøgning 5% midler 2013 (593) Bilag med status på resevepulje I perioden 1/ / er der udbetalt Kr til Ørting-Falling. Beviliget 12/ Kr ,17 til Saksild-Nølev. Restudbetaling vedr bevilling i Tilskud fra 5 % midler overført 28 Kvartalsrapporter Sag: Regnskab 2013 (598) Randlev-Bjerager har redegjort for manglende postering på anlægskonti m.v. Fejl bliver rettet. Der er endnu ikke indkommet kvartalsrapporter for 4. kvartal 2013 Svar: Randlev-Bjerager Vedr. kvartalsrapport 3. kvartal Referat, Side: 7

8 Orientering 29 Entreprisekontakt, mandskabsbygning Odder Ny kirkegård Sag: Opførelse af kapel, udbygning af materielgård m.v. (718) - Odder Sogn PU har den 13/1-14 modtaget entreprisekontrakt vedr. mandskabsbygning på Odder NY kirkegård. Godkendt af forretningsfører den 13/1-14. Entreprisekontrakt 30 Eventuelt Kommende møder: PU-møde: Mandag den 17. februar 2014 kl Torsdag den 20. marts 2014 kl Onsdag den 23. april 2014 kl Tirsdag den 13. maj 2014 kl Onsdag den 11. juni 2014 kl Formandsmøde: Tirsdag den 4. februar kl Indledende budgetsamråd: Onsdag den 5. marts 2014 kl Referat, Side: 8