ADVODAN Referat af ordinær generalforsamling i A/B Merlegårdsparken II afholdt torsdag den 6. marts 2014 kl. 20.00 Torsdag den 6. marts 2014 blev der afholdt ordinær generalforsamling i A/B Merlegaardsparken II. Generalforsamlingen blev afholdt i Fælleshuset og var indkaldt med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det forløbne år. 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab 2013. 4. Forelæggelse og godkendelse af budget 2014 samt beslutning om evt. ændring af boligafgift. Godkendelse af omlægning af foreningens lån med en hovedstol på kr. 6.195.000 fra fastforrentet 4 % til F5, samt ekstraordinært afdrag på kr. 1.500.000 og øget fremtidig afvikling. 5. Indkomne forslag: Kenneth Falkenberg stiller forslag om ændring af vedtægtens 11 om udlejning. 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen samt to suppleanter. Nuværende bestyrelse: Peter Bjerge (modtager ikke genvalg) Elly Gade (modtager genvalg) Martin Snoer (modtager genvalg) Grete Madvig (ikke på valg) Christina Hoffmann (ikke på valg) 7. Valg af administrator 8. Valg af revisor 9. Eventuelt. Ad 1. Valg af dirigent og referent Formanden bød medlemmerne velkommen og foreslog foreningens administrator advokat Torben Thomasen som dirigent og referent. Der forelå ikke modkandidater, hvorfor Torben Thomasen blev valgt. Dirigenten redegjorde for, at generalforsamlingen i medfør af foreningens vedtægter, 22 & 23, var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Endvidere redegjorde dirigenten for foreningens stemmeregier og fuldmagtsregler, jf. vedtægterne 23 & 24. Efter registrering blev det konstateret, at 19 andelshavere, heraf 1 i henhold til fuldmagt, var repræsenteret. Referat af ordinær generatforsamling i A/'B Merlegårdsparken II Side 1 af 7
^ ADVODAN Ad 2. Bestyrelsens beretning. Med indkaldelsen til generalforsamlingen var udsendt følgende skriftlige beretning fra bestyrelsen: Gennemgang af årets begivenheder. - Afslutning - Rafn & Søn. Rafn & Søn, der kører foreningens skatteklagesag, meddelte i november bestyrelsen, at de ønskede at overdrage sagen til advokatfirmaet Adduco, da Rafn & Søn vurderede, at Adduco havde bedre mulighed for at føre klagesagen videre i Landsretten. Det blev dog kort tid efter vurderet, at det ikke var muligt at løfte bevisbyrden, hvorfor Rafn & Søn i samråd med Adducos advokater valgte ikke at klage sagen videre. Klagesagen er derfor nu endegyldig lukket. Rafn & Søn har dog regnet sig frem til, at foreningen skal have yderligere en tilbagebetaling af ejendomsskat, men har ikke sat beløb på. Bestyrelsen har dog intet hørt fra kommunen endnu, men vil rykke herfor i starten af 2014. Det er dog bestyrelsens forventning, at en eventuel tilbagebetaling vil være af en begrænset størrelse. Murerarbejde Flere af foreningens huse fik i 2012 konstateret vandrette sprækker flere steder i fugerne. En lokal murer udskiftede fugen, hvor det blev vurderet nødvendigt, men det har desværre vist sig ikke at være tilstrækkeligt hos mindst ét medlem. Bestyrelsen tog derfor i 2013 fat i en ingeniør (EKJ Rådgivende Ingeniører A/S), som kunne hjælpe med at vurdere betydningen af sprækkerne. Det krævede dog, at de fik overleveret det nødvendige materiale fra Ishøj Kommune, hvilket pt. fysisk står i mange forskellige ringbind på kommunen. Kommunen har fortalt bestyrelsen, at de vil have scannet materialet ind elektronisk, hvorefter bestyrelsen kan få materialet overgivet elektronisk, dette er dog ikke sket endnu. Bestyrelsen vil fortsat rykke kommunen for materialet og videregive dette til ingeniøren, så snart det er bestyrelsen i hænde. Såfremt flere medlemmer har konstateret disse sprækker i murværket, bedes de orientere bestyrelsen herom. Arbejdsdage Nr 40 stod igen 12013 for at arrangere sommerfesten - tusind tak for det. Som noget nyt blev der forinden afholdt arbejdsdag, ligesom der også var blev arrangeret særskilt arbejdsdag i starten af november. Bestyrelsen vil i 2014 også arrangere to arbejdsdage - én inden sommer samt én i starten af november Bestyrelsen håber fortsat at medlemmerne vil støtte op omkring disse arbejdsdage, ligesom de gjorde i 2013, da det bidrager til at holde vores afdeling pæn samt fastholder den gode sociale stemning blandt medlemmerne. Ligesom 12013 kan et med- Referat af ordinær generalforsamiing Side 2 af 7
^ ADVODAN lems bidrag spænde lige fra at "få hænderne beskidte" til at bage kage, eller hjælpe med anden forplejning. - Rust i tagrenderne Bestyrelsen konstaterede 12012 rust i flere af foreningens tagrender Det er især tilfældet ved 1. plans husene, hvor der er tydelige rustpletter, og i et enkelt tilfælde er rusten tæret helt igennem tagrenden. 12013 kommunikerede bestyrelsen med både Bulow Nielsen samt producenten Lindab, og det viser sig, at der ikke længere er nogen garanti på tagrenderne, hvorfor foreningen selv skal betale for en udskiftning af disse. Bestyrelsen vil i 2014 få en lokal håndværker til at gennemgå "skadens" omfang og vurdere, hvilke tagrender der skal udskiftes, samt give et tilbud på dette. Såfremt det viser sig, at være en større investering, vil bestyrelsen også indhente tilbud fra andre håndværkere.. Stormskader 2013 endte stormfuldt, hvilket medførte flere skader på foreningens tage. I to tilfælde røg flere af tagstenene af, hvilket er blevet udbedret - på forsikringens regning. Derudover blev flere af tagenes rygninger bøjet op, især på 1,5 plans husene. Bestyrelsen har fået tilbud på udbedring af disse, hvilke også bliver dækket af forsikringen. - Myrer Gennem de seneste år har foreningen fået "besøg" af flere og flere nye "beboere"- i form af myrer 2013 var dog særligt slemt, hvilket flere medlemmer gav udtryk for Derfor tog bestyrelsen fat i en skadedyrsbekæmper, der gav tilbud på at sprøjte hos foreningens medlemmer Sprøjtning med gift er dog et ømtåligt emne, hvorfor bestyrelsen bad om at få medlemmernes mening herom. Der var et markant flertal for at få sprøjtet hos medlemmerne - kun to medlemmer var i mod dette. Bestyrelsen valgte dog ikke at sprøjte i 2013 grundet logiske udfordringer, da skadedyrsbekæmperen også skulle sprøjte på indersiden af havedøren, hvorfor alle medlemmerne skulle aflevere nøgler til huset. Dette kunne ikke lade sig gøre så kort forinden sommerferien. Der vii dog stadig blive sprøjtet, hvilket forventes gjort i foråret 2014. Bestyrelsen vil orientere medlemmerne skriftligt herom forinden, men vil eventuelt få brug for hjælp i forhold til at administrere håndteringen af husnøglerne. Det er vigtigt at pointere, at de medlemmer der ikke ønsker at få sprøjtet selvfølgelig heller ikke vil få dette gjort. Beretningen blev taget til efterretning. Referat af ordinær generalforsamling Side 3 af 7
Ad 3. Årsrapport. Formanden, Peter Bjerge, gennemgik årsrapporten for 2013, herunder en summarisk gennemgang af foreningens indtægter og udgifter og foreningens balance. Såvel foreningens indtægter som foreningens udgifter har i al væsentlighed været som budgetteret, idet det dog er lykkedes at holde vedligeholdelsesudgifteme på et lavere niveau. Årets resultat udviser et overskud på kr. 489.414 mod budgetteret kr. 426.060, Resultatet foreslås disponeret med kr. 70.000 som henlæggelse til fremtidig vedligeholdelse, afdrag på foreningens gæld med kr. 134.648 og overførsel af restresultatet kr. 284.766 til regnskabsåret 2014. Foreningens primære aktiver er bygninger og likvide beholdninger, og foreningens indestående i Nordea er bl.a. som følge af årets resultat forøget til kr. 2.332.832. Som følge af likviditetsforbedringen foreslår bestyrelsen en delvis indfrielse af foreningens realkreditlån, jf. nærmere herom under pkt. 4 budget 2014. På passivsiden er egenkapitalen forøget væsentligt, men forøgelsen relaterer sig primært til en nedskrivning af forpligtelserne på foreningens renteswap-aftale med Nordea. Øvrige poster er som forventet. Som følge af udsving i værdien af rente-swap'en, jf. ovenfor, foreslår bestyrelsen, at andelskronen så vidt muligt ikke påvirkes af ændringerne heri. Bestyrelsen foreslår derfor, at andelskronen fastsættes til 1,58. Et medlem fremsatte forslag om, at andelskronen fastsættes til højest mulige beløb, 1,75. Dirigenten satte de 2 forslag til afstemning med følgende resultat: 1,58: 15 ja stemmer 1,75: 3 ja stemmer Andelskronen er herefter fastsat til 1,58 frem til næste ordinære generalforsamling. Ad 4. Budget Formanden gennemgik budget 2014 og redegjorde for de forventede indtægter og udgifter, herunder forslaget om delvis omlægning af foreningens realkreditlån. Som følge af sidstnævnte forslag var der med indkaldelsen udsendt 2 budgetforslag, ét uden omlægning og ét med omlægning. De to udsendte budgetforslag er på indtægtssiden ens med uændrede boligafgifter i forhold til 2013. Referat af ordinær generaiforsamiing Side 4 af 7
På udgiftssiden budgetteres der med stort set uændrede ordinære udgifter sammenlignet med 2013. Bestyrelsen foreslår, at foreningens "lille lån" omlægges til et såkaldt F5 lån med fast rente i 5 år, og med ny rentefastsættelse efter 5 års perioden, samtidig med en her og nu ekstraordinær nedbringelse af restgælden på kr. 1,5 mill. ved anvendelse af foreningens kontantbeholdning. En omlægning vil medføre en nedbringelse af foreningens ydelser fra kr. 1.634.000 til kr. 1.536.000, og restløbetiden på det lille lån forkortes fra 22 år til 10 år. Bestyrelsen vurderer, at foreningen også for fremtiden vil have et tilstrækkeligt likviditetsberedskab uagtet den ekstraordinære nedbringelse af gælden. Efter en kort debat om fordele og ulemper ved forslaget, blev budgettet enstemmigt vedtaget, og den forslåede omlægning af lån blev endvidere enstemmigt vedtaget. Ad 5. Forslag Der forelå forslag fra et medlem om ændring af vedtægtens 11 om udlejning. Forlagsstilleren motiverede forslaget og redegjorde for, at mere lempelige udlejningsmuligheder vil forbedre andelshavernes mulighed for salg af andelsboliger, hvilket på grund af salgsvanskeligheder og dårtige priser er vigtigt for sælgende Formanden supplerede med en gennemgang af de enkelte ændringer i ændringsforslaget, og forslaget blev sat til debat. Flere medlemmer tilkendegav, at salgsmuligheder ikke bør være begrænsede af vedtægtsbestemmelser, mens andre medlemmer tilkendegav, at udlejning af andelsboliger alt andet lige vil komme de øvrige andelsboliger til skade i form af manglende ansvar for bebyggelsen og for omgivelserne, ligesom andelsboligforeningens sanktionsmuligheder må antages at være fornngede. Forslaget blev sat til afstemning med følgende resultat: 11 ja 8 nej Som følge af foreningens afstemningsregler i forbindelse med vedtægtsændringer var der ikke kvalificeret flertal for forslaget, der dermed ikke blev vedtaget. Ad 6. Valg af bestyrelse. Peter Bjerge fraflytter foreningen og modtog derfor ikke genvalg. Referat af ordinær generatforsamling Side 5 af 7
Elly Gade og Martin Snoer modtog genvalg og som nyt medlem indvalgtes Henrik D. Pedersen for en 1 årig periode. Bestyrelsen har efterfølgende konstitueret sig således: Formand Elly Gade (2014-2016) Næstformand Henrik D. Pedersen (2014-2015) Kasserer Martin Snoer (2014-2016) Sekretær Christina Hoffmann (2013-2015) Bestyrelsesmedlem Grethe Madvig (2013-2015) Der blev ikke valgt suppleanter. Ad 7. Valg af administrator. Advodan Glostrup v/advokat Torben Thomasen blev genvalgt. Ad 8. Valg af revisor. Revisor Nielsen & Christensen blev genvalgt. Ad 9. Eventuelt. Formanden orienterede om, at grundejerforeningen har fremsendt en forespørgsel om, hvorvidt andelsboligforeningen ønsker vinterbekæmpelse med salt eller grus. Efter en kort debat tilkendegav generalforsamlingen, at man ønsker at opretholde saltning fremfor grusning. Flere medlemmer tilkendegav, at der bør nedsættes et festudvalg til planlægning af sommerfesten 2014. Trods opfordringer hertil blev ingen valgt og foreningen er derfor uden festudvalg. Et medlem forespurgte om, hvorvidt grundejerforeningen har vedtaget nye regler for så vidt angår hegning eller om det blot er sådan, at grundejerforeningen ikke respekterer de fælles regler. Flere medlemmer tilkendegav, at grundejerforeningen åbenbart ikke følger egne regler, hvilket beklages. Endeligt takkede generalforsamlingen den afgående formand Peter Bjerge for sit betydelige arbejde for foreningens virke, samtidigt med at generalforsamlingen beklagede Peter Bjerges fraflytning fra foreningen. Med disse ord blev generalforsamlingen afsluttet med formandens tak for god ro og orden. Referat af ordinær generalforsamiing Side 6 af 7
^ ADVODAN Bestyrelsen: Elly Gade Henrik D. Pedersen Martin Snoer Grete Madvig Christina Hofmann Referat af ordinær generaiforsamiing i A/B Merlegårdsparken11 Side 7 af 7