Afdelingsmøde for Vilh. Jensensvej/Højdevej afdeling 11. Torsdag, den 15. september 2016 kl. 17.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Taylor Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP) og Jette Christensen. Fra bestyrelsen var Mette Pernille Juul-Nyholm, Didde Lykke Hansen og Henrik Kruse mødt. KTH startede mødet med at byde de 11 fremmødte velkommen. Herefter gennemgik han kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. Til dirigent valgtes KTH. 2. Fremlæggelse af en kort beretning siden sidst. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmsiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.
Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året 2016.
Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation.
Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Der blev spurgt ind til hvordan man kan spare så meget på fraflytterkontoen. KTH forklarede, at der er blevet strammet op på boligforeningens rykkerprocedure, så flytteopgørelsen ikke bliver belastet af så meget skyldig husleje. Gennemgang af regnskab og budget. KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Regnskabet viste et overskud på kr. 6.742,84. Der var ingen spørgsmål til regnskabet. Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået, også via en samlet oversigt, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Budgettet medfører en huslejestigning på kr. 10,00 pr. m2 pr. år. Budgettet blev enstemmigt vedtaget. Der blev spurgt ind til, om ikke det er meningen, at folk med haver skal passe disse. Dette besvarede LP. Det må være op til den enkelte, hvordan de ønsker at vedligeholde deres haver. Ud mod vejen og hækkene skal være i orden. Men resten af haven, er op til lejer selv. 3. Behandling af indkomne forslag. Der var ingen indkomne forslag. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter. Didde Lykke Hansen er på valg og blev genvalgt til 2018. Morten Nielsen og Anny Overbye er begge valgt til 2017. Rita Storm og Britta Julin blev valgt som suppleanter til 2017. Der blev spurgt om ikke det var en idé at suppleanterne var med til møderne. KTH besvarede, at det var op til den enkelte afdeling, om repræsentanterne inviterer dem med til de interne møder. Men til det årlige repræsentantskabsmøde, bliver de ikke inviteret. 5. Eventuelt. Der blev spurgt om hvad man kan gøre ved den naturgrund med det faldefærdige hus på Strandvejen, nu da alt hans ukrudt og træer begynder at genere beboerne i vores afdeling. LP besvarede dette. Man kan forlange det fjernet på ejers regning, hvis han ikke overholder hegnsloven.
Britta Julin spurgte, om man måske kan forbyde tilbygninger i afdelingen, da de tilbygninger der har været lavet indtil nu, har betydet høje udgifter for afdelingen. KTH besvarede dette. Han sagde, at vi fremadrettet vil være mere omhyggeligt med at få alt registreret, da det ikke har været gjort tidligere. Didde Lykke Hansen sagde, at hun vil være ked af, hvis hun f.eks. ikke kunne få lov til at bygge til, når alle de andre har fået tilladelse. Der kom forskellige meninger frem, om det var nødvendigt at forbyde tilbygninger eller ej. Britta Julin fortalte, at det altid har været et problem med de tilbygninger. Så hun mente absolut boligforeningen skal have en holdning til dette. LP lovede, at være kritisk fremadrettet med godkendelser af de ønskede tilbygninger. Der blev spurgt om ikke den beboer fra afdelingen, som har boet på vandrehjem, skulle have været genhuset at boligforeningen i forbindelse med hendes skade i huset. LP svarede, at det har den pågældende lejer også fået tilbudt, men boligen lå desværre ikke rent logistisk rigtigt for hende. Så derfor valgte beboeren selv at flytte på vandrehjem. Der blev spurgt om hvem der skal fjerne ukrudtet på fortovet. Dette besvarede Didde Lykke Hansen. Hun kunne fortælle, at det påhviler lejer selv. Der blev spurgt om hvad forskellen er på ukrudt og snerydning af fortovet. KTH svarede, at det i bund og grund bunder i hvor højt et serviceniveau man ønsker at betale for. Viceværterne blev rost for snerydningen om vinteren. Men der blev gjort opmærksom på, at man ikke må parkerer lige ved lygtepælen om vinteren, for så kan viceværten ikke komme til at rydde sne på den strækning. Anny Overby pointerede at det helleanlæg der er lige ud for deres hus, skaber en del trafikkø, og bliver måske et problem i forbindelse med den kommende renovering af Hostrupvej. Didde Lykke Hansen forslog, at man måske kan ansøge kommunen om at få dem fjernet i renoveringsperioden. KTH tilbød, at boligforeningen godt vil ansøge kommunen om det, hvis der var enighed om det i afdelingen. KTH gjorde opmærksom på, at alle er velkommen til at komme med deres problemer i løbet af året, i stedet for at gemme det hele til beboermødet. Herefter var der ikke yderligere under punktet eventuelt og dirigenten takkede for god ro og orden.