Rapportering for 3. kvartal 2017 Opførelse af Nyt OUH
Indhold 1. Indledning... 1 2. Kortfattet status... 1 3. Rapportering... 2 3.1 Byggeriets fremdrift... 2 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 10 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici... 11 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde... 13 3.3.3 Projektets styringsmanual... 13 3.4. Kvalitet og indhold... 13 4. Bilag:... 14 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 14 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler... 15 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark... 16 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 17
Rapportering for 3. kvartal 2017 Nyt OUH 1. Indledning I 2008 igangsatte regionsrådet projekt Nyt OUH. Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri, hvor der blev givet endeligt tilsagn til byggeriet i 2011. Udbetalingsanmodningen blev godkendt af Sundheds- og Ældreministeriet den 10. august 2015. Nærværende rapport omhandler, medmindre andet er angivet, alene det kvalitetsfondsstøttede projekt. Det samlede byggeri vil ud over den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del. Børne/unge-psykiatrien finansieres af regionale midler, mens voksenpsykiatrien etableres som et OPP projekt. Ligeledes vil der ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND) såvel som Odense Letbanes linjeføring igennem området. Kvartalets hovedaktiviteter har været de indledende arbejder (DP01) og Byggemodningen (DP02) på byggegrunden, dialogmøder med de prækvalificerede virksomheder vedr. Vidensaksen (DP03) og Behandlings- og sengeafsnit (DP04) samt arbejdet med at færdiggøre projektmateriale til udbud og igangsætning af udbud for Klyngerne (DP05- DP08). 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fremskudte projekter Økonomi Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Økonomi: Figur 1 viser, at projektet økonomisk rapporteres til at være i grøn. Projektøkonomien er fortsat i balance efter beslutning i regionsrådet den 24. oktober 2016 af en række tiltag, der reducerer omkostningerne i anlægsøkonomien. Tid: I forbindelse med projektforslagets godkendelse i regionsrådet den 24. oktober 2016, traf regionsrådet beslutning om at gennemføre arbejderne indenfor hospitalsringen som totalentreprise i 1-3 entrepriser. Det er senere besluttet at klyngerne kan udbydes i 4 entrepriser. 1
Der har været afholdt 3 dialogmøder med de 3 prækvalificerede virksomheder i forhold til Vidensaksen (DP03) og Behandlings- og sengeafsnit (DP04). Der er udarbejdet udbudsgrundlag vedr. klyngerne (DP05-DP08). Udbuddet af klyngerne er opdelt i fire delaftaler og udbudt på vilkår svarende til de første udbud. Udbuddet om at blive prækvalificeret blev annonceret den 11. september med ansøgningsfrist den 12. oktober. Der var 4 ansøgere, der søgte om at blive prækvalificeret, de 3 for alle klyngerne og 1 af dem alene for af 2 klyngerne. Tidspunktet for færdiggørelsen af Nyt OUH er ultimo 2022. Figur 1 viser, at tidsparameteren i projektet rapporteres til at være grøn, da det er vurderingen, at tidsplanen holder. Indledende arbejder (DP01). Arbejdet med DP01 forløber efter planen, der har været afholdt afleveringsforretning for DP01 i starten af november 2017. Byggemodningen (DP02). DP02 er opdelt i en række delentrepriser byggemodningen, rør og belysning. Rørdelen og byggemodning udføres samlet. Der er udarbejdet ny tidsplan med aflevering den 1. august 2018. Der afholdes licitation vedr. belysning i starten af 2018. Kvalitet: Figur 1 viser, at kvaliteten i projektet rapporteres til at være grøn, da det pres, der har været på kvaliteten i projektforslaget pga. ubalancen i økonomien er løst uden at gå på kompromis med kvalitetsforudsætningerne. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Indledende arbejder (DP01). Fremdrift. Delprojektet nærmer sig aflevering fra entreprenøren - dog vil asfalt- og rabatarbejder blive afleveret sammen med DP02 byggemodning i foråret 2018. Økonomi. Det forventes at budgettet overholdes trods meget nedbør både vinter og sommer. Økonomien opgøres endeligt, når asfalt- og rabatarbejder er udført. Tid. Aflevering er foretaget den 1. november 2017. Afleveringen foregik i 2 adskilte afleveringsforretninger. Først afleverede entreprenøren til Region Syddanmark som efterfølgende afleverede til Odense Letbane. 2
Kvalitet. Alle kvalitetsmæssige krav er overholdt. Byggemodningen (DP02). Byggemodning og rør. Fremdrift. Der er udfordringer med meget nedbør, hvorfor der er udarbejdet en ny tidsplan. Der er indtruffet en ikke alvorlig arbejdsulykke i forbindelse med jordkomprimering. Ulykken er meldt til arbejdstilsynet og håndteres ligeledes af den interne arbejdsmiljøorganisation. Økonomi. Det forventes at budgettet overholdes trods meget nedbør både vinter og sommer. Tid. Den ændrede tidsplan indeholder en omprioritering af arbejdet, sådan at der opnås en kvalitetsmæssig og arbejdsmiljømæssig gevinst uden at projektets kritiske vej påvirkes. Afleveringsdatoen er den 1. august 2018. Kvalitet. Alle kvalitetsmæssige krav er overholdt. Belysning. Licationen bliver i starten af 2018. Aflevering vil ske samtidig med byggemodning og rør. Vidensaksen (DP03) og behandling- og sengeafsnit (DP04). Der har for DP03 og DP04 været afholdt 3 dialogmøder med de prækvalificerede entreprenører. COMSA blev i første omgang prækvalificeret, men trak sig fra den videre deltagelse som følge af sprogbarriere. I stedet blev ENKA opfordret til at indgå i dialogarbejdet, men trak sig efter 1. dialogmøde. Der er således fortsat 3 kvalificerede og motiverede bydende på projekterne. Dialogmøderne er forløbet konstruktivt og vurderes at have den gensidige værdi som processen tilsigtede. Parallelt med afholdelse af dialogmøder med de 3 prækvalificerede entreprenører arbejdes der med at skabe et detaljeret plangrundlag. Klyngerne (DP05-08). For DP 05-08 er udbuddet annonceret den 11. september 2017 og der er den 28. september 2017 afholdt informationsmøde for interesserede bydende. Der var frist for ansøgning om prækvalifikation den 12. oktober 2017. 3 ansøgere har ansøgt om prækvalifikation på alle 4 klynger og 1 ansøger har ansøgt om prækvalifikation på 2 af klyngerne. Den besluttede tidsforskydning i udbudsprocesserne ændrer ikke ved, at der parallelt arbejdes med den nødvendige kliniske og tekniske plandisponering for disse delprojekter. 3
Øvrige delprojekter. Projektorganisationen forbereder p.t. strukturerne for de fælles byggepladsforanstaltninger ligesom byggepladslogistikken planlægges. Projektorganisationen er i det forgangne kvartal robustgjort på dette område, idet der er ansat og allokeret ressourcer til netop dette område. Logistik. Organisatorisk og ressourcemæssigt er der i perioden tilknyttet en projektkonsulent (som del af samlet udlån af ressourcer fra Medic`s moderselskaber) og der er ligeledes gennemført ansættelse af en projektleder for logistik. Denne projektleder startede den 1. november 2017. I perioden er der udarbejdet nødvendigt og ajourført datagrundlag for senere dimensionering af logistiksystemet, ligesom der i henhold til tids- og aktivitetsplan har været gennemført aktiviteter vedr. fastlæggelse af delkoncepter og etablering af løsningsforslag til samlet logistikløsning. Logistikområdet indgår i den pågående plandisponering, og med særligt fokus på serviceby og teknik-/logistiketage. Bygherreleverencer. Bygherreleverancerne blev fastlagt samlet ifm. udbud af DP03 og DP04. Der har i 3. kvartal foregået en nærmere udredning af disse leverancer med henblik på afdækning af de mange forskelligartede aktiviteter / opgaver der ligger heri. Der er igangsat planlægning af organisering og bemanding af bygherreleverancerne samlet set. I øvrigt er planlægning af apteringsentreprisen (Tværgående entreprise) påbegyndt i denne periode. Udstyr. Projektorganisationen afleverede første version af Hovedprojekt (HP01) i 2. kvartal 2017. I 3. kvartal har der været gennemført planlægning af nødvendig omstrukturering af udstyrsdata og andre tekniske data i drofus (database over alle krav til nødvendigt udstyr og installationer i de enkelte rum i hospitalet), med henblik på senere opdeling af data i delprojektområder og ligeledes med henblik på klargøring af drofus strukturen til de justeringer, som plandisponering og optimering / standardisering, giver anledning til. Udstyrsområdet har i perioden været en del af plandisponeringen i det omfang, det har været nødvendigt for den løbende udstyrsplanlægning. Arbejdet med flytteplanlægning er påbegyndt i et samarbejde med OUH og Regionens øvrige afdelinger/funktioner. Planlægning af fremtidens OP- og sengestue på eksisterende OUH, er fortsat i 3. kvartal og der er skabt grundlag for igangsætning af etableringen af disse. Det Digitale Hospital (DDH) er i planlagt fremdrift og grundlaget for beslutning om igangsætning af de nødvendige IT-projekter er tilvejebragt i perioden. 4
Effektivitet. OUH arbejder i henhold til den fremlagte plan for effektiviseringer frem mod ibrugtagning af Nyt OUH. Aktuelt er der fokus på implementering af sengereduktioner via omlægning af patientforløb og optimering af sengekapaciteten. Der har igennem 2017 været arbejdet med tværgående indsatser for at optimere sengekapaciteten og dette arbejde videreføres som en del af flere indsatser i budgetlægning for 2018. OUH har i august 2017 igangsat arbejde med udvikling og driftsplanlægning frem mod Nyt OUH via 16 planlægningsgrupper, der skal beskrive principper for drift og herunder pege på optimering af patientforløb og underliggende arbejdsgange. Dette arbejde pågår frem til april 2019, hvorefter en anden fase med konkret driftsplanlægning iværksættes. Det er forventningen, at dette arbejde i høj grad skal bidrage til at realisere forventede effektiviseringsgevinster fra arbejdsgange. Organisatoriske forhold. Torben Hedegaard Jensen er pr. 15. august ansat som ny projektdirektør i en kombinationsstilling, hvor han tillige er direktør på OUH. Grænseflader. Regionsrådet vedtog den 28. august 2017 en detaljeret plan for at etablere og drive Steno Diabetes Center Odense (SDCO), hvorefter Novo Nordisk Fonden (NNF) godkendte en bevilling på 1,4 mia. kr. til virkeliggørelse af centret. Den 29. september 2017 underskrev formanden for NNF, regionsrådsformanden og regionsdirektøren aftalen. Der vil i fjerde kvartal blive indkaldt til første møde i projektstyregruppen for etablering af SDCO. Projektstyregruppen refererer til styregruppen for Nyt OUH på nær for den andel af bevillingen der skal afsættes til forskningsudstyr, som bestyrelsen for SDCO indstiller til godkendelse hos NNF. Øvrige forhold. Der er indgået aftale med Odense Kommune om køb af grunden umiddelbart sydvest for Nyt OUH-grunden, hvor der i dag ligger en børnehave. Byggeriets økonomiske fremdrift. Figur 2 viser projektets reviderede akkumulerede investeringsprofil, den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen samt det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Det bemærkes, at den opdaterede akkumulerede investeringsprofil indeholder de estimerede følgeomkostninger vedr. byggemodning i forbindelse med letbanens linjeførelse igennem Nyt OUH og derved afviger fra den akkumulerede investeringsprofil fra udbetalingsanmodningen. Der korrigeres for dette i forbindelse med udbetaling af midler fra Kvalitetsfonden. 5
Endvidere må bemærkes, at der for de akkumulerede profiler fortsat er knyttet en stor usikkerhed i forhold til periodiseringen af byggeomkostningerne, da de først fastsættes endeligt i forbindelse med kontraktindgåelse med de valgte totalentreprenører. Der er i forbindelse med budgetrevisionen ultimo 2016 foretaget en revurdering af periodisering af såvel byggeomkostninger som inventar og apparaturudgifter i retning af et senere forbrugstidspunkt. Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, løbende priser. 6
3.2 Projektets økonomi Projektets økonomi indeholder til den somatiske del udover kvalitetsfondsbevillingen også en statslig lånebevilling til opklassificering til bygningsklasse 2020. Hertil kommer regionale midler til finansiering af børne/unge-psykiatrien, der opføres sammen med den somatiske del. Endvidere opføres der en voksenpsykiatrisk del som OPP projekt samt et kirkerum og et Steno Diabetes Center, finansieret af fondsmidler. I forbindelse med afslutningen af projekteringsfasen i efteråret 2016 blev der foretaget en budgetrevision, der gav anledning til tidsmæssige forskydninger af omkostningerne. Der er endvidere i 2. kvartal 2017 kvartal foretaget en tilpasning inden for rammen af budgettet som konsekvens af valget af totalentreprise som udbudsform for arbejdet indenfor hospitalsringen. Dette har bl.a. betydet, at projekteringsomkostninger er flyttet fra projektrådgivning til byggeomkostninger, da færdigprojekteringen er en integreret del af totalentrepriserne. Nedenstående skema 1 viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser (2017) Oprindeligt budget Samlet budget Korrigeret budget Forbrug pr. 30.09.17 Disponeret forbrug pr. 30.09.17 Forventet resterende forbrug Forbrug og udgiftsbehov Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelsesg rad Realiseret færdiggørelsesg rad Mio. kr. Delprojektoversigt Bygherreudgifter 670,5 426,7 245,4 5,8 175,6 426,7 0,0 57,5% 57,5% Projektrådgivning 641,1 307,3 333,4 2,6-28,8 307,3 0,0 108,5% 108,5% Grundudgifter 144,2 143,0 142,2 0,0 0,8 143,0 0,0 99,4% 99,4% Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 4.486,4 5.105,7 35,6 2,6 5.067,5 5.105,7 0,0 0,7% 0,7% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 255,9 34,9 23,8-11,1 34,9 0,0 68,2% 68,2% DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning 723,6 20,7 11,8 2,6 6,3 20,7 0,0 57,1% 57,1% DP03 - Vidensaksen 974,3 1.002,3-1.002,3 1.002,3 - DP04 - Behandlingsområde og senge 143,6 1.671,9-1.671,9 1.671,9 - Klyngerne 195,0 1.407,5-1.407,5 1.407,5 - Øvrigt byggeri 268,3 517,8-517,8 517,8 - Aptering 270,2 197,3-197,3 197,3 - SCADA, ADK, patientkaldeanlæg 354,5 253,3-253,3 253,3-600,6 - - - - - 144,2 - - - - - 271,1 - - - - - 285,3 - - - - - IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.359,7 1.334,3 48,9 0,0 1.285,4 1.334,3 0,0 3,7% 3,7% Reserve til regionsrådets disposition - Reserve til prisregulering - I alt investeringsramme før indtægsbevilling 7.302,0 7.317,1 805,6 11,0 6.500,5 7.317,1 0,0 11,0% 11,0% - heraf følgeomkostninger vedr. Letbane 0,0 15,0 0,0 15,0 15,0 0,0 0,0% 0,0% Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0-15,0 0,0-15,0-15,0 0,0 0,0% 0,0% I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 7.302,0 7.302,2 805,6 11,0 6.485,6 7.302,2 0,0 11,0% 11,0% - heraf reserver i alt (inkl. letbane, ekskl. Reserver på inventar) 752,7 524,0 0,0 524,0 524,0 0,0 - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 1.359,7 1.334,3 48,9 1.285,4 1.334,3 0,0 I alt investeringsramme 7.302,0 7.302,2 805,6 11,0 6.485,6 7.302,2 0,0 11,0% 11,0% Note 1: Følgeomk. til opførelsen af letbanen udover DP01 samt omkostninger til opførelsen af kirkerum er ikke med i entreprisesummerne, da de er at betragte som ekstraarbejde. Note 2: Ved overgangen til totalentreprise som udbudsform er reserveprocenten fordelt, sådan at 10 % er medtaget i entreprisesummerne og 2 % er placeret centralt. Note 3: Projektrådgivning udviser et merforbrug. Da det samlede budget endnu ikke er ændret, opstår der følgelig et negativt resterende forbrug. Yderligere bliver færdiggørelsesgraden over 100. Der er dækning for dette merforbrug under bygherreudgifter. Note 4: Det oprindelige budget i kolonne 2 var opdelt i et antal entrepriser, der ikke svarer til opdelingen af det korrigerede budget i kolonne 3. 7
Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, herunder den konkrete kontrakt med de valgte totalentreprenører mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. 8
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser År 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I alt I alt 09 PL ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,0 100,0 101,0 102,8 105,4 106,5 108,1 110,2 111,7 113,3 115,9 115,9 115,9 115,9 115,9 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 PL indeks - udstyr 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 101,9 103,3 104,8 107,2 107,2 107,2 107,2 107,2 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 Delprojektoversigt Bygherreudgifter 3,8 17,8 28,3 28,3 25,2 14,2 20,5 28,1 44,6 27,8 36,2 27,7 33,6 33,6 46,6 416,3 376,6 6% Projektforslag Projektrådgivning - - - 17,8 57,7 75,9 14,7 62,1 59,1 26,5 - - - - -21,3 292,6 271,2 4% Projektforslag Grundudgifter - - - 5,7-0,6-129,3 1,0 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,2 136,3 126,2 2% Projektforslag Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 12,8 42,6 321,5 731,8 1.226,8 1.441,9 1.444,3 5.221,7 4.506,1 70% DP01 - Fremskudt arbejde, Letbane 12,8 21,9 - - - - - 34,8 30,8 0% Udførelse DP02 - Fremskudt arbejde, Byggemodning - 20,7 - - - - - 20,7 18,3 0% Udførelse DP03 - Vidensaksen - - 48,3 160,7 273,1 271,4 271,9 1.025,3 884,6 14% Liciatation DP04 - Behandlingsområde og senge - - 80,5 268,0 455,5 452,8 453,5 1.710,4 1.475,5 23% Liciatation Klyngerne - - 68,7 225,9 383,1 380,8 381,4 1.439,8 1.242,2 19% Øvrigt byggeri - - 102,2 66,3 115,1 122,9 123,1 529,7 457,0 7% Aptering - - 9,5 4,8-93,7 93,9 201,9 174,2 3% SCADA, ADK, patientkaldeanlæg - - 12,2 6,1-120,3 120,5 259,2 223,6 3% - - 0% 0% 0% 0% IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) - - - 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 11,8 39,6 22,2 319,8 463,3 463,3 1.362,0 1.177,6 18% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering I alt investeringsramme før indtægsbevilling 1) 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 108,8 397,5 781,8 1.580,3 1.938,9 1.933,1 7.428,9 6.457,7 100% Heraf følgeomkostninger vedr. Letbane - - - 15,3 - - - - 15,3 13,2 Indtægtsbevilling vedr. letbane 0,0 - - -15,3 - - - - -15,3-13,2 Heraf donation til kirkerum - - - - - - Donation - - - - - - I alt investeringsramme efter indtægsbevilling 3,8 17,8 28,3 52,4 87,3 96,9 172,2 103,4 126,4 108,8 382,2 781,8 1.580,3 1.938,9 1.933,1 7.413,6 6.444,5 - - heraf reserver i alt (ekskl. Reserver på inventar) 4,7 33,2 72,2 119,2 153,2 153,4 535,9 462,4 7% - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 0,5 5,0 6,8 7,8 12,2 9,8 11,8 39,6 22,2 319,8 463,3 463,3 1.362,0 1.273,3 20% - Herudover Change request 2,5 18,5 26,1 65,2 112,3 96,9 2% Note 1: Følgeomk. til opførelsen af letbanen udover DP01 samt omkostninger til opførelsen af kirkerum er ikke med i entreprisesummerne, da de er at betragte som ekstraarbejde. Note 2: Ved overgangen til totalentreprise som udbudsform er reserveprocenten, sådan at 10 % er medtaget i entreprisesummerne og 2 % er placeret centralt. Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag, Kalkulationsfase, Licitation, Udførelse 9
Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020. Ansøgningen om statslige lånemidler blev godkendt september 2015, 144,4 mio. kr. 09- PL. Ligeledes bemærkes, at der er indarbejdet ekstra linjer således, at der gøres rede for den indtægtsførelse der vil finde sted i forbindelse med følgeomkostningerne i forbindelse med letbanens linjeføring. I de enkelte delprojekter indgår således følgeomkostninger til letbanen, mens fradraget sker i den nederste del af skemaet. Projektets færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen til at udgøre ca. 11 %. 3.3 Risikovurdering Valget af udbudsform var for projektet et tiltag som minimerede mange af de risici som projektet så ind i efter udarbejdelsen af det første projektforslag. Det var en del af en proaktiv risikostrategi. Valget af totalentrepriseformen reducerede dermed en del risici for bygherren, men bragte også nye risici med sig. Projektets udbudsform har væsentlig betydning for projektets samlede risikobillede. Med dette for øje er projektets risikostyring nu gået ind i en ny fase, hvor der er fokus på dels projektets udbudsform, dels risikostyringen i forbindelse med projektoptimeringsfasen samt udførelsesfasen. Overordnet set er store dele af risikoarbejdet omkring udførelse af projektet i store træk uændret, men risikofordelingen mellem bygherre og entreprenøren vil være ændret som konsekvens af valget af totalentrepriseformen. For eksempel vil ændringer i disponering af hospitalet efter, at der er indgået kontrakt, være en bygherrerisiko, mens en række af grænsefladeproblematikkerne vil ligge hos totalentreprenørerne. I løbet af 3. kvartal er der afholdt dialogmøder med de prækvalificerende totalentreprenører på Vidensaksen og Behandlings- og sengebygningen. I forbindelse med disse dialogmøder er risikofordelingen og totalentreprenørens deltagelse og rapportering på risikostyringen blevet drøftet. Erfaringerne fra disse drøftelser indgår i det endelige udbudsmateriale og i den fremtidige organisering af risikoarbejdet. Risikoarbejdet er dermed nu gået ind i en fase, hvor fokus er dels på de risici som følger med den ændrede udbudsform og at få organiseringen af risikostyring gearet til udførelsesfasen i et tæt samarbejde med driftsorganisationen. Som led i risikostyringen og overgangen til en ny fase er der i 3. kvartal 2017 afholdt en risikoworkshop med deltagelse fra projektorganisationen, bygherrerådgiver, OUH samt afdelinger i regionshuset. Risikoworkshoppen gav anledning til, at to nye risici nu indgår i top 5. Det være sig risikoen for, at der i projektoptimeringsfasen foretages forkerte og irreversible valg samt risikoen for, at der foretages valg som har negative konsekvenser for den efterfølgende driftsøkonomi Nedenfor er de væsentligste risici oplistet. 10
Figur 3: Projektets hovedrisici 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko nr. 20 (rang 1): Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for, at sammenfald af udbud af store anlægsprojekter påvirker markedsforholdene i en negativ retning set fra bygherres perspektiv. Konkret pågår der f.eks. udbud af totalentreprise for Etape 2 på DNV-Gødstrup, mens kvalitetsfondsprojektet i Køge også har valgt at udbyde projektet i totalentrepriser sideløbende med Nyt OUH s udbudsproces. Det er uklart hvorvidt dette vil påvirke markedet, men det kan få en negativ økonomisk konsekvens for bygherre som på sigt vil afspejle sig i kvaliteten, idet den økonomiske ramme er fast. Den pågående dialog med prækvalificerede totalentreprenører indikerer, at entreprenørerne fortsat har interesse og kapacitet til, at byde på DP03 og DP04. Ligeledes har beslutningen om at udbyde klyngerne i mindre totalentrepriser forbedret konkurrencesituationen væsentligt, idet entreprisestørrelserne nu henvender sig til et bredere felt af entreprenører. Idet der endnu ikke er afgivet bud på delprojekterne vurderes sandsynligheden uændret på trods af indikationer fra de prækvalificerede totalentreprenører. Risiko nr. 20 er kompliceret at kvantificere. Totalrådgiver har tidligere vurderet, at det er sandsynligt at markedspriserne kan udvikle sig til over 3 % svarende til mere end 100 mio. kr. i håndværkerudgifter (konsekvensklasse 4). For nuværende er der heller ingen generelle tegn på nedgang i markedet. På den anden side har de fremskudte udbud, der allerede er gennemført, ikke vist tegn på en overophedning. Konservativt vurderet og med projektets størrelse taget i betragtning, er det tidligere vurderet, at risikoen kan være mere end 30 mio. kr., hvilket svarer til konsekvensklasse 4. Den tidsmæssige konsekvens af eventuel omarbejdelse af udbudsmateriale vurderes til ca. 6 måneder eller over dvs. konsekvensklasse 3. På baggrund af vurderingen af sandsynlighed, økonomi, tid og kvalitet vurderes risiko samlet set uændret i den røde kategori. 11
Risiko 23 (rang 2): Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket kan få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, hvilket kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelses- og styregruppen. Konsekvensvurdering af risiko nr. 23 er på ca.143 mio. kr. med de givne forudsætninger, hvilket er i højeste konsekvensklasse (konsekvensklasse 4). Tallet kan ikke indgå i anlægskalkulationen, da der er tale om en forskel mellem finansieringsramme og udgiftsramme der indekseres forskellig, hvorfor det skal dækkes af de afsatte reserver. Den økonomiske risiko ligger stadig i konsekvensklasse 4, hvorved risikovurderingen er uændret i forhold til sidste rapportering. Risiko 45 (rang 3): Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger Risikoen omhandler den proces, der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet eller grundlag for beslutninger er utilstrækkeligt og dermed fører til forkerte beslutninger. Projektets overordnet prokura- og governance struktur er nu fastlagt, og bygherreorganisationen er blevet styrket væsentligt. Ligeledes er beslutningsplan for udbudsprocessen fastlagt. Der afholdes jævnligt koordineringsmøder mellem Nyt OUH og OUH for at sikre en koordinering i forhold til for eksempel bygherrebeslutninger som kræver driftens involvering. I forbindelse med den igangværende dialog med de prækvalificerede totalentreprenører drøftes det hvordan beslutningsprocessen konkret kan tilrettelægges. Risiko 45 er ikke kvantificerbar, men vurderet til konsekvensklasse 4, hvilket svarer til mere end 30 mio. kr. Den tidsmæssige konsekvensvurdering er baseret på, at beslutninger i projektet vurderes, at kunne træffes i henhold til projektets mødestruktur, herunder ledermøder, direktørmøder og styregruppemøder. Mødefrekvens varierer fra 1 uge til ca. 1 måned hvorfor beslutninger forventes at kunne træffes inden for maksimalt 3 mdr. De økonomiske konsekvenser for projektet kan variere afhængigt af området i projektet, men vurderes i nogle tilfælde, at kunne være af væsentlig anlægsøkonomisk betydning for projektet dvs. mere end 30 mio. kr. Risikovurderingen er uændret i forhold til den seneste kvartalsrapportering. Risiko nr. 61 (rang 4): Risiko for at der foretages valg som har negative konsekvenser for den efterfølgende driftsøkonomi De valg som løbende træffes i projektet vil have indflydelse på den efterfølgende driftsøkonomi. Projektets begrænsede økonomiske ramme kan forøge risikoen for, at der bliver valgt bygningsdels- og tekniske løsninger samt disponeringsløsninger der vil øge 12
driftsomkostningerne på grund af dårligere kvalitetsmæssige og driftsmæssige løsninger, som dermed vil betyde en efterfølgende dyrere og mere ineffektiv drift. Økonomisk vurderes konsekvensen at ligge under 4 mio. kr. og tidsmæssigt vurderes konsekvenser at være lav, dvs. under 1 måned, men kvalitetsmæssigt vil denne risiko ligge i den høje konsekvensklasse, hvor det kan få betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Risiko nr. 64 (rang 5): Risiko for at der i projektoptimeringsfasen foretages forkerte irreversible valg Projektet er nu i en fase, hvor der træffes mange valg såvel i forhold til dimensionering og funktioner som bygningsteknisk. Beslutninger i denne fase kan give risiko for, at der foretages valg som er forkerte og irreversible og som dermed ikke umiddelbart kan omgøres. Konsekvensen ved denne risiko er, at der skal foretages ændringer i projektet, efter kontrakten er indgået, hvilket vil betyde øget omkostninger og eventuelle forsinkelser til følge. Yderste konsekvens vil være, at beslutninger er irreversible og dermed får konsekvens for byggeriets kvalitet forstået som mindre robusthed og fleksibilitet. Konsekvensvurderingen af risiko nr. 64 er svært kvantificerbar. Den økonomiske konsekvens afhænger i høj grad af hvor reversible eventuelle forkerte valg er. Konsekvensen vurderes dog, at ligge i den høje konsekvensklasse under 30 mio. kr. Tidsmæssigt vil konsekvensen ved et ekstra loop i forhold til styregruppen kunne forsinke processen i mellem 1-3 måneder (konsekvensklasse middel), idet mødefrekvenser for styregruppemøderne er 1gang om måneden. I forhold til kvaliteten vil forkerte irreversible valg kunne betyde, at projektet ikke lever op til ekspertpanelets forudsætninger. 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde Revisionen af risikohåndbogen er godkendt i styregruppen den 6. november 2017. 3.3.3 Projektets styringsmanual Styringsmanualen for Nyt OUH er senest godkendt på regionsrådets møde den. 28. november 2016. Styringsmanualen vil blive revideret, herunder bl.a. reservestrategien, jf. revideret regnskabsinstruks af 1. juni 2017 fra Sundheds- og Ældreministeriet. Styringsmanualen vil blive forelagt regionsrådet i december 2017. 3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet, der er sendt i udbud indeholder uændrede funktionskrav og er således i overensstemmelse med tilsagnsbetingelserne for støtte fra kvalitetsfonden. Sideløbende med byggeprojektet foregår der en omfattende involvering af driftsorganisationen på OUH dels i færdiggørelsen af selve plandisponering af hospitalet dels i forberedelser af OUH på vej mod Nyt OUH. Der er således nedsat tværgående arbejdsgrupper, der allerede nu er i gang med at forberede driftsorganisationen til at flytte ind i et helt nyt hospital, som samtidig kan understøtte realiseringen af de effektiviseringskrav, der er indeholdt i tilsagnsbetingelserne. 13
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 1 afspejler den i forbindelse med valg af totalentreprise udarbejdede tidsplan. 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Status DP01 & DP02 Udførelse DP03 & DP04 (Vidensakse & Behandling/Senge) Udbud, dialog og tilbud Optimering & Projektering Udførelse DP05 - DP08 (Klynger) Udbud, dialog og tilbud Optimering & Projektering Udførelse DP09 - DP10 (Serviceby og Teknik) Dialog Optimering & Projektering Udførelse SDCO - Steno Udbud Projektering Udførelse Forsyningsforhold (El, Vand, Varme) Udbud Udførelse Idriftsætning Udearealer/landskab/anlægsarbejder Udbud Udførelse Udstyr og logistik Hovedprojekt Udstyr Planlægning Udstyr Anskaffelse og implementering Udstyr Planlægning Aptering Udbud Aptering Gennemførelse Aptering Det Digitale Hospital BH-leverancer Planlægning Logostik Projektering Logistik Udbud Logistik Gennemførelse (Montage) Logistik Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) 14
Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. 902 Overført til Fkt. 6.32.27 beløb kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fælles 67.340.163 1.746.890.000 1.421.521.416 Fkt. 6.32.27 903 Tilskud vedr. 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesterin kvalitetsfondsinvesterin ger ger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 Sygehus Sønderjylland 300.035.000 74.144.000 366.372.000 722.865.618 1.611.585 1672 Sygehus Lillebælt 595.206.000 133.966.000 261.232.000 968.066.360 371.993 1671 Nyt OUH 67.226.000 0 793.917.416 793.917.416 0 Total 962.467.000 208.110.000 1.421.521.416 2.484.849.393 1.983.578 Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Nuværende Samlet set beholdning 53.000.000 53.000.000 Forventet forbrug (mio. kr.) 4. kvartal 2017 1. kvartal 2018 2. kvartal 2018 3. kvartal 2018 pl-indeks Sygehus Sønderjylland 50,4 60,0 60,4 55,4 Sygehus Lillebælt 34,3 Nyt OUH* 25,8 99,4 99,4 99,4 Total 110,5 159,4 159,8 154,8 NB: Lånet vedr. Sygehus Sønderjylland skulle være på 104.144.000 kr. Lånet er reduceret med 30 mio. kr. som er salg af Haderslev Sygehus og er en del af det det deponerede beløb på 53 mio. kr. Lånet vedr. Sygehus Lillebælt er på 133.966.000 kr. Lånet er ikke reduceret med 23 mio. kr. fra salg af Fredericia Sygehus, da salget er sket efter låneoptag. De 23 mio. kr. er en del af det deponerede beløb på 53 mio. kr. * Heraf udgør indtægtsbevillingen for letbanen 15,3 mio. kr. i 2. kvt. 2018 15
Konsekvens Usandsynligt Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Risikotal: Sandsynlighed Sandsynlighed x konsekvens Meget lav 0 0 0 0 0 Lav 0 1 2 3 4 Middel 0 2 4 6 8 Høj 0 3 6 9 12 Meget høj 0 4 8 12 16 Konsekvens 0 1 2 3 4 Tid Der er ingen forsinkelse Under 2 måneder Under 5 måneder Under 9 måneder Over 9 måneder eller kritisk ibrugtagningsdat o bliver overskredet Økonomi De er ingen ekstra udgift Under 4 mio. kr Under 17 mio. kr Under 30 mio. kr. Over 30 mio. kr Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger. Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevillingen. Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætnnger. Dette vil få betydning for bevillingen. Sandsynlighed under 5% under 15% under 25% under 50% 50%-100% 16
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet År Støttekur ve Oprindelig Akk. Revideret Akk. Investeringsprofi Pct. af total Investeringsprofi l løbende priser l Pct. af total Forbrug Akkumuleret forbrug Pct. Af total 2008 - - 0,0% 0,0 0,0 0,0% - - 0,0% 0,0 0,0 0,0% 0,3 0,3 0,0% 0,3 0,3 0,0% 3,8 3,8 0,1% 3,5 3,8 0,1% 2009 5,7 5,7 0,1% 1,9 5,7 0,1% 7,2 7,2 0,1% 1,5 7,2 0,1% 12,9 12,9 0,2% 5,7 12,9 0,2% 21,6 21,6 0,3% 8,7 21,6 0,3% 2010 24,9 24,9 0,3% 3,3 24,9 0,3% 34,2 34,2 0,5% 9,3 34,2 0,5% 39,4 39,4 0,5% 5,3 39,4 0,5% 49,9 49,9 0,7% 10,5 49,9 0,7% 2011 60,0 60,0 0,8% 10,1 60,0 0,8% 66,7 66,7 0,9% 6,7 66,7 0,9% 72,6 72,6 1,0% 5,9 72,6 1,0% 102,3 102,3 1,4% 29,7 102,3 1,4% 2012 117,1 117,1 1,6% 14,7 117,1 1,6% 153,9 153,9 2,1% 36,8 153,9 2,1% 165,4 165,4 2,2% 11,5 165,4 2,2% 189,6 189,6 2,6% 24,2 189,6 2,6% 2013 207,0 207,0 2,8% 17,4 207,0 2,8% 235,0 235,0 3,2% 28,0 235,0 3,2% 260,9 260,9 3,5% 25,9 260,9 3,5% 286,5 286,5 3,9% 25,7 286,5 3,9% 2014 299,5 297,5 4,0% 10,9 297,5 4,0% 312,0 309,8 4,2% 12,4 309,8 4,2% 371,2 368,7 5,0% 58,8 368,7 5,0% 461,9 458,7 6,2% 90,1 458,7 6,2% 2015 502,9 488,7 6,6% 29,9 488,7 6,6% 541,1 505,4 6,8% 16,7 505,4 6,8% 579,3 529,7 7,1% 24,3 529,7 7,1% 617,5 562,1 7,6% 32,4 562,1 7,6% 2016 665,2 591,0 8,0% 28,9 591,0 8,0% 704,3 652,1 8,8% 61,1 652,1 8,8% 743,3 664,0 8,9% 11,9 664,0 8,9% 782,4 688,5 9,3% 24,5 688,5 9,3% 2017 900,4 716,0 9,6% 27,5 716,0 9,6% 1.018,4 747,9 10,1% 31,9 747,9 10,1% 1.136,4 771,5 10,4% 23,6 771,5 10,4% 1.254,4 797,3 10,7% 2018 1.551,9 896,7 12,1% 1.849,4 996,1 13,4% 2.146,9 1.095,4 14,7% 2.444,4 1.194,8 16,1% 2019 2.871,2 1.388,8 18,7% 3.298,0 1.582,7 21,3% 3.724,8 1.779,7 24,0% 4.151,6 1.976,6 26,6% 2020 4.529,5 2.371,7 31,9% 4.907,5 2.766,8 37,2% 5.285,4 3.161,8 42,6% 5.663,4 3.556,9 47,9% 2021 5.904,2 4.041,7 54,4% 6.145,1 4.526,4 60,9% 6.385,9 5.011,1 67,5% 6.626,8 5.495,8 74,0% 2022 6.906,7 6.464,6 87,0% 7.186,5 7.428,9 100,0% 17