1 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med gældende regler og praksis på området. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater. 1.1 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS REVISIONSBEMÆRKNINGER AFGIVET VED REVISON AF SOCIALE UDGIFTER OMFATTET AF STATSREFUSION M.V. Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere års revisionsberetninger. De indsatser, som er iværksat af Odense kommune i forlængelse af revisionsbemærkningerne, er gengivet nedenfor: 1.1.1 Aktiviteter og handlinger, der igangsættes/er igangsat Nedenfor fremgår uddrag af en status fra medio 2018 for de tiltag som Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har igangsat med henblik på sikre en stabil og betryggende drift. Forvaltningen har iværksat et omfattende projekt med handleplaner på alle de områder, hvorpå revisionen har givet anledning til bemærkninger. Handleplanerne følges tæt, og der justeres løbende med faglige initiativer, kvalitetssikring og skærpet tilsyn. Forvaltningen udfærdiger løbende en samlet rapport med en oplistning af de resultater, ledelsestilsynet har vist, og på tidspunktet for afgivelse af denne beretning har det skærpede tilsyn været gennemført i 3 måneder - fra februar til april 2018. På nogle områder har forvaltningen allerede iværksat initiativer, hvis positive effekt afspejles i tilsynet og dermed også i den gennemførte sagsbehandling. Det drejer sig bl.a. om kontakten til arbejdsgiver samt personlige samtaler og korrekt anvendelse af forlængelsesbestemmelserne på sygedagpengeområdet i den løbende drift. På ressourceforløb er der nu en periodeangivelse i forbindelse med iværksættelse. Den store udfordring er fortsat rettidighed i såvel samtaler som tilbud. Det fremgår af den løbende ledelsesinformation, at antallet af lovpligtige samtaler på tværs af alle målgrupper generelt har været stigende fra september 2017 til april 2018. 1.1.2 Beskæftigelses- og Socialudvalgets tids- og handleplan På baggrund af de ovenfornævnte iværksatte handlinger og processer har forvaltningen aftalt med STAR, at være i mål med de enkelte bemærkninger inden for følgende tidsfrister: Revisionsbemærkning vedrørende kontant- og uddannelseshjælp - ultimo 2018. Revisionsbemærkning vedrørende sygedagpenge - ultimo 1. kvartal 2019. Revisionsbemærkning vedrørende forsikrede ledige - ultimo 2018. Revisionsbemærkning vedrørende jobafklaringsforløb - ultimo 1. kvartal 2019. Revisionsbemærkning vedrørende ressourceforløb - vedrørende samtaleforløbet ultimo 2018. Revisionsbemærkning vedrørende fleksjob - bemærkning er håndteret. Revisionsbemærkning vedrørende ydelsesområdet - medio 2019.
2 1.1.3 Konklusion på opfølgning af tidligere afgivne revisionsbemærkninger På grundlag af byrådets besvarelse, kommunens iværksatte handleplaner, ekstra temarevisioner og ordinære ledelsestilsyn samt vores opfølgning kan vi konkludere, at der er iværksat det fornødne med henblik på at sikre et væsentlig løft i sagsbehandlingen og dokumentation i sagerne. Som det fremgår af ovenstående, er fristen på ydelsesområdet sat til medio 2019, og vi følger derfor endeligt op på forholdet ved en senere revision. Den udførte sagsrevision i 2018 har bekræftet, at antallet af fejl i sagerne generelt er kraftigt reduceret, og at der inden for de enkelte sagsområder nu blot er tale om enkeltstående fejltyper, som stadig er fejlagtige, men ikke så kritiske, at de medfører en bemærkning i nærværende revisionsberetning. 1.2 REVISIONSERKLÆRING VEDRØRENDE DE SOCIALE IT-SYSTEMER I bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Konklusion Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 1. april 2019 udarbejdede erklæringer for 2018, som kommunen har fået fremsendt fra KMD. Vi kan oplyse, at revisorerklæringen for KMD-Aktiv efter vores opfattelse fuldt ud dækker kravene i 26, stk. 2, men at revisorerklæringerne for KMD Dagpenge, KMD Social Pension og KMD Børn og Voksne ikke fuldt ud dækker kravene i 26, stk. 2. Vi har gjort KMD opmærksom på foranstående, og det er vores opfattelse, at KMD vil sørge for, at disse krav vil blive indarbejdet i erklæringerne for 2019. 1.3 LØBENDE REVISION 1.3.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder
3 inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder. Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger mv. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 1.3.2 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige). Vi har foretaget test af kontroller i en række personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelseskontoret har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitetskontrollen fokus på risikoområder som følge af væsentlige lovændringer, ændringer i forretningsgange, ændringer i personale, tidligere konstaterede fejl og it-systemer mv.
4 Som supplement til kvalitetskontrollen har kommunen indført en række kontroller, der skal være med til at sikre korrekt kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion. Kommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at kommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. 1.4 PERSONSAGER På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk-kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige). Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi vil i øvrigt henlede opmærksomheden på bilag 1, 2 og 3, som er vedlagt beretningen, og som indeholder en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang. 1.5 AFSLUTTENDE REVISION 1.5.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvidere stikprøvevist undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusionsanmeldelserne er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet. Vi har påset, at kommunen har rettet data og registreret tilbagebetalinger, efterbetalinger og finansieringsbeløb mv. efter anvisningerne i bekendtgørelse om finansiering af visse offentlige ydelser, der udbetales til kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne. Vi har ligeledes stikprøvevis kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tidligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne. Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt afregning af A-skat mv. Konklusion Det er vores opfattelse, at restafregningsskemaerne er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler for området samt at kommunens restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen. 1.5.2 Socialt bedrageri I bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat et krav om, at vi skal påse, at kommunen har etableret procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende på områder
5 omfattet af denne bekendtgørelse samt for sagsoplysning på Udbetaling Danmarks sagsområde, jf. 11 i lov om Udbetaling Danmark, og om procedurerne fungerer på betryggende vis. Vi har ved vores revision påset: om kommunen har vedtaget politiske eller strategiske retningslinjer. hvordan kontrollen er organiseret. om kommunen har en procedure for håndtering af oplysninger mellem afdelinger, fra andre myndigheder, private samt gennemførte virksomhedskontroller og elektroniske eller manuelle kontroller. Herunder om kommunen har nedsat en kontrolgruppe. om kommunen har en procedure for tilbagebetalingskrav. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen har etableret en betryggende og hensigtsmæssig forretningsgang til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser. FOKUSREVISION 2.1 MENTORORDNINGEN Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 13. august 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af revisionen i 2018 gennemfører en fokusrevision vedrørende mentorstøtte som udvidet forvaltningsrevision. Formålet med fokusrevisionen er at efterprøve, om kommunerne har forretningsgange og tilsyns- og kontrolprocedurer, der sikrer: at der er opstillet klare mål for mentorstøtten for den enkelte borger, at der i forbindelse med beslutning om bevilling og udbetaling af mentorstøtte påses og følges op på, at borgeren modtager en personlig støtte, der understøtter det tilsigtede formål med støtten til den pågældende person, at der ved bevilling og udbetaling af mentorstøtte er taget skyldige økonomiske hensyn, og at der ikke sker en utilsigtet brug og evt. misbrug af mentorordningen. Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrolog tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstemmelse med reglerne, at kommunen følger de fastlagte forretningsgange, og at der ikke sker en utilsigtet brug af mentorordningen. Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden august/september måned 2018. 2.1.1 Konklusion på Mentorordningen Det er overordnet vurderingen, at Odense kommune har betryggende forretningsgange vedrørende mentorområdet. Vores gennemgang har ikke givet anledning til væsentlige anbefalinger omkring kommunens forretningsgange og kontrol- og tilsynsrutiner. Gennemgang af sagerne viser, at de fastlagte forretningsgange generelt følges. 2.2 TEGNSPROGSTOLKNING Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 31. august 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af revisionen i 2018 gennemfører en fokusrevision vedrørende tegnsprogstolkning som forvaltningsrevision. Formålet med fokusrevisionen er særligt at efterprøve om kommunerne har forretningsgange og tilsynsog kontrolprocedurer, der sikrer:
6 at der i forbindelse med bevilling og udbetaling af tegnsprogstolkning påses, at borgeren modtager en bevilling til en personlig assistance, der understøtter borgerens behov både i omfang og varighed at der ved bevilling af tilskud til og udbetaling af tegnsprogstolkning er taget skyldige økonomiske hensyn, og at der ikke sker en utilsigtet brug og evt. misbrug af ordningen med tilskud til tegnsprogstolkning. Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrolog tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstemmelse med reglerne, at kommunen følger de fastlagte forretningsgange og at der ikke sker en utilsigtet brug af tegnsprogsordningen. Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden september måned og oktober måned 2018. 2.2.1 Konklusion på Tegnsprogstolkning Det er overordnet vurderingen, at Odense kommune har betryggende forretningsgange vedrørende ordningen med tilskud til tegnsprogstolkning. Vores gennemgang af enkeltsager og forretningsgange har givet anledning til nedenstående anbefaling: - at der foreligger en tro og love erklæring i sagerne jf. 26, stk. 3, i bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv m.v. som grundlag for udbetaling af tilskud til tegnsprogstolkning Kommunen anvender for langt de fleste sager tolkeportalen, hvor det sikres, at der ikke foretages udbetalinger, der ligger ud over den bevilling, der er givet til borgeren. Der er i systemet en indbygget sikkerhed.
BILAG 1, 2 OG 3 7
8 BILAG 1, BESKÆFTIGELSESMINISTERIET Tværministeriel oversigt over konstaterede fejl og mangler ved den sociale revision 2018 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Beskæftigelsesministeriets, Børne- og Socialministeriets og Udlændinge- og Integrationsministeriets områder, regnskabsåret 2018 Kommunenavn: Odense Kommune Revideret af: BDO Beskæftigelsesministeriet Sagsområde Regler Antal udvalgte sager 5.57.73, 5.57.75 8.38.37 og 8.51.52 5.57.75 samt 5.57.73 5.57.73. 5.58.80 8.51.52 Kontant-og uddannelseshjælp. Udbetaling, beregning og kontering. Rådighedsvurdering og sanktionering. Særlig støtte (medfinansiering og tilbagebetaling) Aktivering (bortset fra løntilskud), kontaktforløb, jobplaner mv. til kontant- og uddannelseshjælpsmodtagere Revalidering inkl. For-revalidering LAS LAB LAS kap. 6 Væsentlige fejl uden refusionsmæssig (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig (Antal noteres) Systematiske/generelle fejl uden refusionsmæssig Systematiske/generelle fejl med refusionsmæssig Kommentarer vedrørende konstaterede fejl (Henvisning til afsnit) Området fravalgt Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler 9 1 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 9 4 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 10 3 0 Nej Nej Afsnit XX Nej Revisions bemærkninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres)
9 5.57.71, 5.68.73, 5.68.75, 5.68.79, 5.58.80, 5.58.81, 5.58.82, 5.58.83, 5.68.91 og 5.68.98 5.68.90 5.58.81 8.51.52 5.58.83 Tilskud til udgifter til hjælpemidler og befordringsgodtgørelse m.v. til alle målgrupper, tilskud til jobrotation og voksenlærlinge, løntilskud til alle målgrupper, skånejob, isbryderordning, personlig assistance og vejledning og opkvalificering af 15-17-årige samt efterbetaling af jobpræmie til enlige forsørgere Driftsudgifter og mentorstøtte, hvor refusion ydes under et rådighedsbeløb LAB kap. 12, 13 a-b, 14, 15 og 18 samt lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v. samt lov nr. 1593 af 22. december 2010 om en 2-årig forsøgsordning for enlige forsørgere LAB kap. 8 a, 9 b og 10 m.v. LAB 73 b, 81 a, 83 og 99 Fleksjob LAB 69-75 Ledighedsydelse LAS kap. 7 10 4 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 12 0 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 5.57.71 og 8.51.52 5.68.97 Sygedagpenge Seniorjob Lov om sygedagpenge 23 7 0 Nej Nej Afsnit XX Nej Lov om seniorjob 5.68.96 5.57.78, Servicejob (løntilskud) Forsikrede ledige (medfinansiering af a-dagpenge, opfølgning kontaktforløb og tilbud) Lov om ophævelse af lov om servicejob 82 a i lov om arbejdsløshedsfor-sikring m.v. og LAB 14 1 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 5.58.82 8.51.52 5.58.82 8.51.52 Forsørgelse og aktivering (bortset fra løntilskud) af personer i ressourceforløb, der modtager ressourceforløbsydelse, inkl. mentor. Forsørgelse og aktivering (bortset fra løntilskud) af personer i jobafklaringsforløb, der modtager ressourceforløbsydelse, inkl. mentor. LAB kapital 12 a LAB kapital 12 b 19 6 0 Nej Nej Afsnit XX Nej 16 1 0 Nej Nej Afsnit XX Nej
10 5.57.78 og 5.57.79 5.57.79 5.57.72 0.25.11 0.25.18 7.32.23 8.32.23 9.32.23 5.48.67 Midlertidig arbejdsmarkedsydelse (medfinansiering af midlertidig arbejdsmarkedsydelse og tilhørende aktiveringsudgifter bortset fra løntilskud) Kontantydelse og dertilhørende aktiveringsudgifter (bortset fra løntilskud) Hjælp i særlige tilfælde (enkeltudgifter, sygebehandling, samværsret med børn, flytning) Beboerindskudslån Personlige tillæg til pensionister LAB kapitel 13 d og lov om arbejdsløshedsforsikring 52 o. LAB kapitel 13 e og lov om kontantydelse LAS kap. 10 Lov om individuel boligstøtte Lov om social pension kap. 2 og Bekendtgørelse af lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. kap. 2 LAS - Lov om aktiv socialpolitik, LAB: Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Er der manglende afstemninger på Beskæftigelsesministeriets område Nej x Udfyldt af: BDO
11 1.1 INDLEDNING Dette bilag er en særskilt redegørelse til Beskæftigelsesministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Beskæftigelsesministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager. 1.2 OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER FOR 2017 OG EVT. TIDLIGERE Der fremgår følgende punkter til opfølgning af decisionsskrivelsen fra Styrelsen for Arbejdsmarked og rekruttering af 28. februar 2019 "Økonomi Det fremgår af byrådets behandling af beretningen den 20. juni 2018, at kommunen er påvirket med fejlagtige udbetalinger på 26,8 mio. kr. Dette beløb er inklusive tilbagebetaling af refusion til staten. Styrelsen skal bede revisor være særlig opmærksom på, at der sker korrekt afregning af refusion. Revisor bedes omtale status i næste beretning. " Konklusion Forholdet er afklaret ifm. revisionen 2017 og refusionsmæssige berigtigelser er foretaget i 2017. Vi anser forholdet for afsluttet. 1.3 PERSONSAGSGENNEMGANG I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler i forhold til den enkelte personsag, der er konstateret ved sagsgennemgangen. 1.3.1 Kontanthjælp, uddannelseshjælp og aktivering Vi har foretaget gennemgang af 18 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 5 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag er ret- og pligt tilbud ikke givet rettidig I 1 sag er CV ikke opdateret rettidig iht. LAB 13 og der er ikke taget stilling til sanktion. Kommunen har selv konstateret forholdet i ledelsestilsynet og der er fokus på at CV opdateres samt at der tages stilling til sanktion i den forbindelse. Kommunen vil fortsat have fokus herpå. I 1 sag er min Plan ikke udarbejdet senest 2 uger efter tilmelding jfr. LAB 14, stk. 1. Der er tale om en enkeltstående fejl. Borgeren er på vej på barsel I 1 sag er der ikke taget stilling til fritagelse for 225-timersreglen ifm. borgerens længerevarende sygdom. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil blive taget stilling hertil og indberettet på sagen. Der er tale om en enkeltstående fejl. I 1 sag er placeringen ikke korrekt registreret i FASIT. Der er tale om en enkeltstående fejl. 1.3.2 Revalidering Vi har foretaget gennemgang af 10 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 3 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til:
12 I 2 sager er opfølgningen på det individuelle kontaktforløb foretaget med forsinkelse I 1 sag er første opfølgning på det individuelle kontaktforløb foretaget med forsinkelse. De efterfølgende opfølgninger er foretaget rettidig. 1.3.3 Fleksjob og Flekslønstilskud Vi har foretaget gennemgang af 10 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 4 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 ud af 5 sager vedr. fleksjob før 1.1.2013 er beregningsgrundlaget ikke tilstrækkeligt dokumenteret. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil blive foretaget en gennemgang af sagen 3 år tilbage. På baggrund af denne gennemgang, vil der blive foretaget korrektion såfremt udbetalingen ikke har været korrekt. Forholdet er påset afklaret i forbindelse med den afsluttende revision. I 1 ud af 5 sager vedr. fleksjob før 1.1.2013 er refusionen beregnet på en lavere løn end den faktisk udbetalte. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil ske korrektion heraf. Vi har ved den afsluttende revision for 2018 fulgt op på forholdet, som nu er afklaret. i 2 ud af 5 sager vedr. flekslønstilskud er der ikke taget højde for normalløn ved fuldtidsbeskæftigelse i en periode i 2018. Fejlen har ikke medført udbetalingsmæssige konsekvenser. Kommunen har overfor os oplyst, at forholdet vedr. manglende oplysninger om "normalløn ved fuldtidsbeskæftigelse" er generelt først indgået i beregning af flekslønstilskud i løbet af 2018. Forvaltningen har oplyst at man har foretaget stikprøvevise kontrolberegninger, der ikke har givet anledning til omberegninger). Vi har ved revisionen ikke konstateret beregningsmæssige konsekvenser som følge af fejlen, hvorfor der ikke foretages yderligere. 1.3.4 Sygedagpenge Vi har foretaget gennemgang af 23 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 7 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag er opfølgningen i et enkelt tilfælde foretaget med forsinkelse. I 3 sager er flere opfølgninger foretaget med forsinkelse. Der er tidligere år afgivet bemærkning vedrørende opfølgningskadencen på sygedagpengeområdet. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 1. kvartal 2019. Vi har ved den afsluttende revision 2018 fulgt op på forholdet, og kan konstatere, at rettidigheden på området overholdes. I 1 sag er begrundelse for forlængelsen mangelfuld. Der er iflg. kommunen tale om en enkeltstående fejl. Der har tidligere år været afgivet bemærkning på dette punkt. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 1. kvartal 2019. Vi har ved den afsluttende revision 2018 fugt op på forholdet, som nu er bragt i orden. I 2 sager fremgår det ikke af sagen, at der er taget stilling til, hvorvidt der er mulighed for regres i sagen. Kommunen har overfor os oplyst, at der er igangsat et arbejde omkring optimering af arbejdsgangen. ift. at sikre, at der gøres regres i de sager, hvor dette er muligt. Vi har ved den afsluttende revision 2018 fulgt op på forholdet. Der er ved opfølgningen ikke konstateret fejl 1.3.5 Forsikrede ledige Vi har foretaget gennemgang af 14 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag er der sket en systemoprettelse. Der er tale om en systemfejl. Borgeren har ikke fået ydelse.
13 Kommunen har stoppet sagen samt indrapporteret fejlen til IT-leverandøren. I 1 sag er tilbud ikke givet i overensstemmelse med reglerne herfor. Der er tale om en enkeltstående fejl. 1.3.6 Ressourceforløb Vi har foretaget gennemgang af 19 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 6 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 2 sager indeholder bevillingsskrivelsen ikke en slutdato. Kommunen har overfor os oplyst, at fejlen efterfølgende er rettet. I 1 sag er bevillingen vedr. befordringsudgifter ikke forlænget. Der er tale om en enkeltstående fejl. Bevillingen er efterfølgende udarbejdet. I 2 sager er der fejlagtigt ikke foretaget journalføring i forhold til, hvorfor der ikke er iværksat aktiviteter i sagen I 1 sag har der ikke været tilstrækkelig med opfølgning på sagen i 2018 Der er tidligere år afgivet bemærkning vedrørende manglende rettidighed i samtalerne samt manglende periodeafgivelse ved iværksættelse af ressourceforløbet. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 2018. Vi har fulgt op på forholdet, og der er ved den afsluttende revision ikke konstateret fejl i de udtagne sager vedrørende rettidighed. 1.3.7 Jobafklaring Vi har foretaget gennemgang af 16 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag kan vi se, at sagen ikke behandlet senest 4 uger efter ophør i sygedagpenge jfr. LAB 68d stk. 2. Der er tidligere givet bemærkning på denne del af sagsbehandlingen. Kommunen har udarbejdet en handleplan og udfører temarevision på området. Vi har ved den afsluttende revision 2018 fulgt op på forholdet, som nu er bragt i orden. 1.4 FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: Tilskud til udgifter til hjælpemidler og befordringsgodtgørelse m.v (senest revideret i 2017) Driftsudgifter og mentorstøtte (senest revideret i 2017) Seniorjob (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) Servicejob Midlertidig arbejdsmarkedsydelse og kontantydelse Hjælp i særlige tilfælde, LAS kap. 10 (senest revideret i 2017) Beboerindskudslån (senest revideret i 2017) Personlige tillæg (senest revideret i 2017) Servicejob, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, kontantydelse er fravalgt, da kommunen ingen sager har på områderne. Beboerindskudslån, personlige tillæg, hjælp i særlige tilfælde er fravalgt, da der ikke er væsentlige ændringer i lovgivningen. Der er ikke ved tidligere års revision konstateret væsentlige fejl og mangler.
14 BILAG 2, BØRNE- OG SOCIALMINISTERIET TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION 2018 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Børne- og Socialministeriets områder, regnskabsåret 2018 Kommunenavn: Odense Kommune Revideret af: BDO Børne- og Socialministeriet Sagsområde Regler Antal udvalgte sager 5.22.07 Statsrefusion Særligt dyre enkeltsager Væsentlige fejl uden refusionsmæssig (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig (Antal noteres) Systematiske/generelle fejl uden refusionsmæssig Systematiske/generelle fejl med refusionsmæssig Kommentarer vedrørende konstaterede fejl (Henvisning til afsnit) Området fravalgt Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler SEL 176 og 176 a 7 0 0 Nej Nej Nej Revisionsbemærkninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering, som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) 5.25.10 Refusionsberettigede udgifter vedrørende særlige grupper af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge (Udgifter med 100 % statsrefusion) Dagtilbudsloven 99
15 5.28.20 5.28.21 5.28.22 5.28.23 5.28.24 5.28.25 5.30.27 5.38.38 5.38.39 5.38.41 5.38.42 5.38.45 5.38.50 5.38.51 5.38.52 5.38.53 5.38.58 5.38.59 5.57.74 Refusionsberettigede udgifter på dele af funktionerne vedrørende særlige grupper af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge (Udgifter med 100 % statsrefusion) 5.57.74 Refusionsberettigede udgifter vedrørende særlige grupper af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge (Udgifter med 100 % statsrefusion) 5.57.74 Refusionsberettigede udgifter vedrørende særlige grupper af flygtninge og familiesammenførte til flygtninge (Udgifter med 100 % statsrefusion) 5.57.72 SEL 181 Lov om aktiv socialpolitik 107 Dele af lov om aktiv beskæftigelsesindsats 124 Merudgiftsydelse SEL 41 5 0 0 Nej Nej Nej 5.57.72 5.28.20 Tabt arbejdsfortjeneste SEL 42 Advokatbistand, aktindsigt mv. SEL 72 5.57.72 Dækning af nødvendige merudgifter SEL 100 6 2 0 0 0 Afsnit XX Nej 5.38.42 Botilbud SEL 109 8 0 0 0 0 Nej - -
16 5.38.42 Botilbud SEL 110 8 0 0 0 0 Nej SEL - Lov om social service Er der manglende afstemninger på Børne- og Socialministeriets område Nej x Udfyldt af: BDO
17 2.1 INDLEDNING Dette bilag er en særskilt redegørelse til Børne og Socialministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Børne- og Socialministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager 2.2 OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER VEDRØRENDE 2017 OG TIDLIGERE ÅR Der fremgår ingen punkter til opfølgning af decisionsskrivelsen fra Børne- og Socialministeriet af 25. februar 2019. 2.3 PERSONSAGSGENNEMGANG 2.3.1 Merudgifter SEL 100 Vi har foretaget gennemgang af 6 personsager Der er ved gennemgangen konstateret 2 fejl i de udvalgte sager uden udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 2 sager er der ikke foretaget opfølgning jf. SEL 148 stk. 2 2.4 FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: Lov om aktiv socialpolitik 107 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) lov om aktiv beskæftigelsesindsats 124 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) Dagtilbudsloven 99 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) Advokatbistand (senest revideret i 2017) SEL 41 og 42 Personsagsgennemgang på advokatbistand, da området ikke er af væsentlig økonomisk og der ikke tidligere er konstateret fejl. SEL 41 og 42 er fravalgt, da der ikke tidligere er konstateret fejl.
18 BILAG 3, UDLÆNDINGE- OG INTEGRATIONSMINISTERIET TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION 2018 Oversigt over konstaterede fejl og mangler på Udlændinge- og Integrationsministeriets områder, regnskabsåret 2018 Kommunenavn: Odense Kommune Revideret af: BDO Udlændinge- og Integrationsministeriet Sagsområde Regler Antal udvalgte sager Udarbejdelse af integrationskontrakt inden for 1 måned Væsentlige fejl uden refusionsmæssig (Antal noteres) Væsentlige fejl med refusionsmæssig (Antal noteres) Systematiske/generelle fejl uden refusionsmæssig Systematiske/generelle fejl med refusionsmæssig Kommentarer vedrørende konstaterede fejl (Henvisning til afsnit) Området fravalgt Området administreres generelt i overensstemmelse med gældende regler IL 19 3 1 0 Nej Nej Afsnit xx Nej Revisions bemærkninger (Noteres ved angivelse af samme nummerering som fremgår af revisionsberetningen) Forbehold (Antal noteres) Løbende opfølgning på integrationskontrakten IL 20 6 1 0 Nej Nej Afsnit xx Nej 5.46.60 Tilbud om integrationsprogram, herunder aktive beskæftigelsesrettede tilbud og tilbud om ordinær danskuddannelse IL Kapitel 4 12 5 0 Nej Nej Afsnit xx Nej
19 5.46.60 Tilbud om introduktionsforløb, herunder aktive beskæftigelsesrettede tilbud og ordinær danskuddannelse IL Kapitel 4a 5.46.61 5.46.60 Udbetaling af integrationsydelse til udlændinge omfattet af integrationsprogrammet og udbetaling af integrationsydelse til øvrige Resultattilskud efter integrationsloven LAS kapitel 4 5 1 0 Nej Nej Afsnit xx Nej IL 45 15 0 0 Nej Nej Nej 5.46.60 Henvisning til danskuddannelse efter danskuddannelsesloven IL 16 og 45 5.46.61 Hjælp i særlige tilfælde IL kapitel 6 5 1 0 Nej Nej Afsnit xx Nej 5.46.60 5.46.65 8.21.22 8.51.52 Grundtilskud, tilskud til uledsagede mindreårige Udbetaling af repatrieringsstøtte m.v. og resultattilskud efter repatrieringsloven Udbetaling af godtgørelse for deltagelse i IGU-skoleforløb Danskbonus til selvforsørgede i integrationsprogrammet IL 45 11 0 0 Nej Nej Nej Repatrieringslovens 7, 8 og 13 3 1 0 Nej Nej Afsnit xx Nej Lov om inte- grationsgrund- uddannelse 10 IL 22 IL Lov om integration af udlændinge i Danmark LAS Lov om aktiv socialpolitik Er der manglende afstemninger på Udlændinge- og Integrationsministeriets område Nej x Udfyldt af: BDO
20 3.1 INDLEDNING Dette bilag er en særskilt redegørelse til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Udlændinge-og Integrationsministeriets ressortområde. Bilaget indeholder: Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år Den tværministerielle oversigt Redegørelse for personsagsgennemgang Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager. 3.2 OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER FOR 2017 OG EVT. TIDLIGERE Der fremgår ingen punkter til opfølgning af decisionskrivelsen fra Udlændinge - og Integrationsministeriet af 22. november 2018. 3.3 PERSONSAGSGENNEMGANG I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler i forhold til den enkelte personsag, der er konstateret ved sagsgennemgangen. 3.3.1 Integrationsprogram Vi har foretaget gennemgang af 21 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 7 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag er der mangelfuld journalisering omkring erhvervsrettede tilbud mv. I 1 sag er der ikke taget stilling til sanktionering i forbindelse med borgerens manglende deltagelse i tilbud I 1 sag er der delvis manglende registrering/journalisering vedr. fritagelse for deltagelse i tilbud under integrationsprogrammet I 1 sag er der ikke givet erhvervsrettede tilbud i overensstemmelse med bestemmelserne. Borgeren har været henvist til jobkonsulenten, men det har ikke været muligt at etablere et tilbud I 1 sag er der mangelfuld journalføring i forbindelse med opfølgningerne vedrørende borgerens deltagelse i danskundervisningen. I 1 sag er der mangelfuld journalisering omkring årsagerne til ikke rettidig udarbejdelse af integrationskontrakt I 1 sag manglende rettidighed i danskundervisning og erhvervsrettede tilbud m.v. samt fritagelse herfor. Der er borgerens personlig forhold årsager, der kan forklare, at borgeren endnu ikke skal deltage i integrationsprogrammet, men journalføringen heraf er mangelfuld. På baggrund af vores gennemgang anbefaler vi, at der strammes op på journalføringen i sagerne vedrørende integrationsprogrammet i forbindelse med tilbud, fritagelse for tilbud samt sanktionering. Vi anbefaler endvidere, at kommunen fortsat er opmærksomme herpå i ledelsestilsynet, handleplaner og temarevisioner. Vi har ved den afsluttende revision 2018 udtaget en ekstra stikprøve og fulgt op på ovennævnte fejl og mangler. Der er ved gennemgangen i den forbindelse ikke konstateret fejl, og kommunen har dermed efterlevet vores anbefalinger og strammet op på områderne.
21 3.3.2 Integrationsydelse Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag foreligger der ikke en bevillingsskrivelse vedrørende integrationsydelse på sagen Forvaltningen har oplyst, at forholdet vil blive korrigeret. Der er efter vores opfattelse tale om en enkeltstående fejl. 3.3.3 Hjælp i særlige tilfælde Vi har foretaget gennemgang af 5 Personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag foreligger der ikke dokumentation for, hvad hjælpen er blevet brugt til. Forvaltningen har oplyst, at fornøden dokumentation vil blive indhentet. Der er efter vores opfattelse tale om en enkeltstående fejl. 3.3.4 Repatriering Vi har foretaget gennemgang af 3 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig, der kan henføres til: I 1 sag er der udbetalt 513 kr. for lidt i forhold til det bevilligede beløb. Iflg. forvaltningen vil beløbet blive berigtiget. Der er tale om en enkeltstående fejl. 3.4 FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: IGU (senest revideret i 2017) Danskbonus (ny) IGU er fravalgt, da der ikke tidligere er konstateret fejl. Danskbonus er fravalgt, da området ikke er af væsentlig økonomisk.