Vejledning til fritagelse af Virksomheder for Digital Post Digitaliseringsstyrelsen, KL & Erhvervsstyrelsen August 2019
Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er udarbejdet til brug for det myndighedspersonale, der skal behandle virksomheders ansøgninger om fritagelse for obligatorisk offentlig Digital Post. Hvad kan du læse om i vejledningen? Denne vejledning beskriver proceduren for sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af juridiske enheder med et CVR-nummer for tilslutning til den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. Der vil typisk være tale om erhvervsvirksomheder, men også foreninger og øvrige organisationer med et CVR-nummer er omfattet. Side 2 af 25
Indhold 1. Introduktion til fritagelse af virksomheder for Digital Post 4 1.1 Lov om Offentlig Digital Post 4 1.2 Yderligere hjælp 4 2. Overblik over sagsbehandling af fritagelse af virksomheder for Digital Post 5 3. Sagsbehandling af anmodninger 6 3.1 Vigtige fakta om fritagelse 6 3.2 Arbejdsgangsbeskrivelse for sagsbehandling af anmodning om fritagelse 7 Trin 3.2.1: Er blanketten FD 005 udfyldt? 7 Trin 3.2.2a: Har den fremmødte gyldig legitimation? (Tegningsberettiget) 7 Trin 3.2.3a: Er FD 005 korrekt udfyldt? (Tegningsberettiget?) 8 Trin 3.2.2b: Har den fremmødte gyldig legitimation? (Fuldmagtshaver) 8 Trin 3.2.3b: Er FD 005 korrekt udfyldt? (Fuldmagtshaver) 9 3.3 Tildel eller afvis fritagelse 10 Trin 3.3.1a: Tildel fritagelse 10 Trin 3.3.1b: Afslå fritagelse 11 3.4 Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen 11 Trin 3.4.1a: Fritagelse tildeles 11 Trin 3.4.1b: Fritagelse afslås 11 Trin 3.4.2a: Fritagelse registreres i Digital Post 12 Trin 3.4.3: Uåbnet post 12 3.5 Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser 12 Trin 3.5.1a: Fritagelse tildeles afgørelseskvittering 12 Trin 3.5.1b: Fritagelse afslås evt. afgørelseskvittering 13 3.6 Arkivér den underskrevne blanket FD 005 13 Trin 3.6.1a: Fritagelse tildeles arkivering 13 Trin 3.6.1b: Fritagelse afslås evt. arkivering 13 4. Registrering af virksomheder, der opnår fritagelse 14 4.1 Registrering af fritagelsen i Digital Post 14 Trin 4.1.1: Forudsætninger for at få adgang til Administrationsportalen 14 Trin 4.1.2: Log på Administrationsportalen 14 Trin 4.1.3: Fritagelse på Administrationsportalen 15 5. Hvor kan du læse mere? 18 6. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 19 7. Bilag 20 Side 3 af 25
1. Introduktion til fritagelse af virksomheder for Digital Post Denne vejledning har til formål at beskrive, hvilke betingelser, der skal være opfyldt, for at virksomheden kan fritages for tilslutning til Digital Post, proceduren for behandling af ansøgningen, samt hvordan en fritagelse registreres. 1.1 Lov om Offentlig Digital Post Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post. Loven betyder, at alle juridiske enheder med et CVR-nummer fra 1. november 2013 er forpligtet til at have en digital postkasse tilknyttet CVR-nummeret, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder via den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. Juridiske enheder med CVRnummer er typisk erhvervsvirksomheder, men kan også være foreninger og øvrige organisationer, herunder offentlige myndigheder. I det følgende vil begrebet virksomheder blive anvendt til at betegne alle juridiske enheder med et CVR-nummer. Loven giver de berørte virksomheder mulighed for at anmode om fritagelse ved personligt fremmøde i den kommune, hvor virksomheden har hjemstedsadresse. Det forventes, at mindre end 1.000 virksomheder vil være berettiget til fritagelse for Digital Post, men det er selvsagt umuligt at sige, hvor mange der vil anmode om fritagelse. 1.2 Yderligere hjælp Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til sagsbehandlere i kommunerne, som gengiver og uddyber bestemmelserne i bekendtgørelsen om fritagelse. Vejledningen har titlen: Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post Du finder vejledningen på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside, www.digst.dk/digitalpostvejledninger Side 4 af 25
2. Overblik over sagsbehandling af fritagelse af virksomheder for Digital Post I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvor kan du læse mere? 1 Tjek at blanketten, FD 005, er udfyldt. Hvis ikke, anmod om at dette bliver gjort. Kapitel 3, afsnit 3.2.1(a/b) 2 Tjek for gyldig legitimation Kapitel 3, afsnit 3.2.2(a/b) 3 Tjek at blanketten, FD 005, er korrekt udfyldt. Kapitel 3, afsnit 3.2.3(a/b) 4 Hvis pkt.1-3 er korrekt eller gyldigt: Tildel eller afvis anmodning. 5 Udfyld de dele af blanketten, FD 005, som er forbeholdt kommunen. 6 Hvis fritagelse tildeles: Registrér fritagelse Kapitel 3, afsnit 3.3.1(a/b) Kapitel 3, afsnit 3.4 Kapitel 3, afsnit 3.4.2a og Kapitel 4, afsnit 4.1.3 7 Aflevér afgørelseskvittering Kapitel 3, afsnit 3.5.1(a/b) 8 Arkivér anmodning og den udfyldte blanket, FD 005. Kapitel 3, afsnit 3.6.1(a/b) Side 5 af 25
3. Sagsbehandling af anmodninger Virksomheder har fra d. 1. september 2013 kunnet anmode om fritagelse for tilslutning til Digital Post. I dette afsnit beskrives trin for trin, hvordan anmodninger om fritagelse sagsbehandles. 3.1 Vigtige fakta om fritagelse Hvem kan anmode om fritagelse? Det kan en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, som er en person i virksomhedens ledelse, der kan skrive under med bindende virkning for virksomheden. Det kan fx være en direktør for et selskab, en ejer af en enkeltmandsvirksomhed eller en formand for en forening. Hvad er betingelsen for fritagelse? Virksomheden kan kun blive fritaget i kommunens borgerservice, hvis det ikke er muligt at få etableret en internetforbindelse med en beregnet downstreamhastighed på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via fastnet eller trådløst net for max. 3.000 kr. på virksomhedens hjemstedsadresse. Hvis én af teleudbyderne i området kan levere dette, kan virksomheden ikke blive fritaget. Borgerservicemedarbejderen skal henvise den fremmødte til at kontakte Erhvervsstyrelsen, hvis den fremmødte oplyser, at virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem har et handicap, som bevirker, at den pågældende ikke kan anvende en computer, og der er ingen andre, der kan modtage posten digitalt for virksomheden. Det samme gælder, hvis virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem er indsat i et fængsel, hvor den pågældende ikke har adgang til computer med internetforbindelse, og der er ingen andre, der kan modtage posten digitalt for virksomheden. Hvordan kan virksomheder undersøge, om det er muligt at fa internetforbindelse på virksomhedens adresse? Man går ind på følgende link: https://tjekditnet.dk. Her klikker man på "Søg på bredbånd". Man kommer nu ind på en hjemmeside, hvor man kan finde teleudbyderne i et givent område. Her angiver virksomheden sit postnummer under "Dækning". Derefter vises udbydere af bredbånd i området, og hvad oprettelsesprisen er. Virksomheden skal herefter kontakte teleudbyderne og spørge, om de kan levere 512 kbit/s (0,5 Mbit/s) på virksomhedens adresse. Hvem kan aflevere blanketten med fritagelsesanmodningen i borgerservice? Blanketten skal afleveres ved personligt fremmøde i borgerservice i den kommune, hvor virksomheden har hjemstedsadresse. Kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune bestemmer, hvor i kommunen anmodninger om fritagelse kan afleveres og behandles. Side 6 af 25
Den tegningsberettigede kan selv aflevere blanketten, eller den tegningsberettigede kan give fuldmagt til en tredjemand til at aflevere blanketten. Fuldmagtshaveren kan fx være en medarbejder i virksomheden, eller det kan være en person eller et firma uden for virksomheden (fx en advokat eller et advokatfirma). 3.2 Arbejdsgangsbeskrivelse for sagsbehandling af anmodning om fritagelse I det følgende vil alle de trin, som gør sig gældende i sagsbehandlingen af virksomheders anmodninger om fritagelse for obligatorisk tilslutning til Digital Post, blive gennemgået. Trin 3.2.1: Er blanketten FD 005 udfyldt? En tegningsberettiget repræsentant for den virksomhed, der ønsker at anmode om fritagelse, eller en fuldmagtshaver møder personligt frem på den, eller en af de adresser, hvor kommunen har valgt, at anmodninger kan sagsbehandles. Herefter i vejledningen betegnes den fremmødte tegningsberettigede repræsentant for virksomheden eller fuldmagtshaver blot som fremmødte. Spørg den fremmødte, om blanketten til anmodning om fritagelse FD 005 (herefter betegnet FD 005) allerede er udfyldt. Hvis blanketten ikke er udfyldt skal man oplyse reglerne for fritagelse. Spørg, om virksomheden har undersøgt, om denne er berettiget til fritagelse. Hvis fremmødte stadig fastholder at ville anmode om fritagelse, så udleverer du blanket FD 005. Du kan hente blanketten FD 500 på KL s hjemmeside www.kl.dk/blanketter. Hvis blanketten er udfyldt startes sagsbehandlingen. Spørg om fremmødte er: tegningsberettiget repræsentant for virksomheden gå til trin.3.2.2a. eller tredjemand (fuldmagtshaver) gå til trin 3.2.2b. Trin 3.2.2a: Har den fremmødte gyldig legitimation? (Tegningsberettiget) Hvis den fremmødte er en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, skal den pågældende dokumentere sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket, fx. ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort. Den pågældende skal ikke forevise dokumentation for at være tegningsberettiget for virksomheden, men skal i blanketten skrive under på at være tegningsberettiget og på at være berettiget til at anmode om fritagelse på virksomhedens vegne. Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen Gå til afsnit 3.2.3a. Side 7 af 25
Trin 3.2.3a: Er FD 005 korrekt udfyldt? (Tegningsberettiget?) Når du har fastslået, at den fremmødte person har gyldig legitimation, gennemgås FD 005 for at sikre, at den er korrekt udfyldt og underskrevet. Hvis den fremmødte er en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, udfyldes kun den nederste del og afsnit kaldet Erklæring og underskrift på første side af blanket FD 005. Se evt. bilag I. Du undersøger, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved at indtaste CVR-nummeret i fritagelsesmodulet i Digital Post Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf, stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten. Se afsnit 4.1.3. Fornavn og efternavn på den fremmødte. Oplys om, at det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Der skal være angivet en dato for udfyldningen af blanketten. Den fremmødte persons underskrift. Hvis FD 005 er korrekt udfyldt, gå til trin 3.3.1a. Hvis FD 005 ikke er korrekt udfyldt, vil den muligvis kunne rettes på stedet. Hvis dette er tilfældet, rettes oplysningerne, så FD 005 bliver korrekt udfyldt, Sagsbehandlingen fortsættes. Hvis du vurderer, at FD 005 ikke kan rettes på stedet, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis fremmødte ikke under strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet, gå til afsnit 3.3.1b. Trin 3.2.2b: Har den fremmødte gyldig legitimation? (Fuldmagtshaver) Hvis den fremmødte er en tredjemand (fuldmagtshaver), skal personen dokumentere sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket. Det kan fx. ske ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort. Hvis fuldmagtshaver er en virksomhed (fx en advokatvirksomhed) 1, skal den fremmødte person tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til denne virksomhed. Følgende dokumentation accepteres: Visitkort eller adgangskort til virksomheden, hvis dette indeholder: o navn på den fremmødte person (fx en advokat) og 1 Hermed menes, at virksomhed A kan give fuldmagt til, at virksomhed B indleverer anmodningen om fritagelse på virksomhed A s vegne. Et eksempel på dette kunne være en andelsforening, der overlader indgivelsen af anmodningen til et advokatselskab eller et administrationsselskab. Den fremmødte fysiske person skal derfor dokumentere sit tilhørsforhold til den virksomhed (fx advokatselskabet eller administrationsselskabet), der har fået fuldmagt til at indlevere anmodningen. Side 8 af 25
o virksomhedens navn, som det fremtræder i CVR-registeret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 3.2.3b. Trin 3.2.3b: Er FD 005 korrekt udfyldt? (Fuldmagtshaver) Når du har fastslået, at den fremmødte person har gyldig legitimation, gennemgås FD 005 for at sikre, at den er korrekt udfyldt og underskrevet. Hvis den fremmødte er fuldmagtshaver, udfyldes kun anden side af FD 005. Se afsnit bilag I.ii. Side to af FD 005 består af to dele: Første del, som udfyldes af en tegningsberettiget repræsentant for den virksomhed, der søger fritagelse. Første del skal i sagens natur være udfyldt før fuldmagtshaverens personlige fremmøde. Se afsnit bilag I.ii. Anden del, som udfyldes af fuldmagtshaver. Se afsnit bilag I.ii. I første del undersøger du, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på fuldmagtshaver. Dette kan enten være et personnavn eller et virksomhedsnavn: o Hvis der er tale om en person, skal der opgives fornavn og efternavn. Du oplyser, at det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. o Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens navn opgives. Du oplyser, at det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. o Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens CVR-nummer opgives. Du behøver dog ikke tjekke CVR-nummeret. Adresse på fuldmagtshaver. Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. o CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved at indtaste CVR-nummeret i Digital Post Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf, stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten. Se afsnit 4.1.3. o Fornavn og efternavn på den person (fuldmagtsgiveren), som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. Fuldmagtsgiveren skal være tegningsberettiget for den virksomhed, der ønskes fritaget, og det skal være samme navne, som optræder i Folkeregisteret. Du skal ikke tjekke, om navnet er korrekt, og om personen er tegningsberettiget for virksomheden, men blot tjekke, at personen har angivet fornavn og efternavn og skrevet under i blanketten på at være tegningsberettiget. o Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. Indleveringen af blanketten kan godt ske på en senere dato. o Underskriften fra den person, som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. Side 9 af 25
Hvis denne del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. I anden del undersøger du, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være det samme navn, som optræder i CVR-registeret. Dette tjekkes under registrering af en evt. fritagelse. Se afsnit 4.1.3. Fornavn og efternavn på den fremmødte fuldmagtshaver eller person fra den fuldmagtshavende virksomhed (fx en advokat fra en advokatvirksomhed). Det skal være samme navne, som optræder i Folkeregisteret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Der skal være angivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. Fuldmagtshavers underskrift eller underskrift fra den fremmødte person fra den fuldmagtshavende virksomhed. Hvis hele FD 005 er korrekt udfyldt gå til afsnit 3.3.1a. Hvis anden del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, vil den muligvis kunne rettes på stedet. Hvis dette er tilfældet, rettes oplysningerne, så FD 005 bliver korrekt udfyldt. Sagsbehandlingen fortsættes. Hvis du vurderer, at anden del af FD 005 ikke kan rettes på stedet, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis den tegningsberettigede for den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under strafansvar har erklæret at leve op til fritagelseskriteriet, gå til afsnit 3.3.1b. 3.3 Tildel eller afvis fritagelse Trin 3.3.1a: Tildel fritagelse Du understreger, at oplysningerne i blanketten er givet under strafansvar, og fortæller, at det kan føre til politianmeldelse, hvis der er afgivet urigtig erklæring i blanketten. Du fortæller, at Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, om de fritagne virksomheder opfylder betingelserne for fritagelse. Det vil navnlig ske, hvis der er givet fritagelse til virksomheder i et område, hvor undersøgelser har vist, at der ikke er problemer med internetdækningen. Du spørger, om virksomheden har undersøgt, om det er muligt at få etableret en internetforbindelse med en beregnet downstreamhastighed på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via fastnet eller trådløst internet for max. 3.000 kr. på virksomhedens hjemstedsadresse. Hvis én af udbyderne i området kan levere dette, kan virksomheden ikke blive fritaget. Hvis fremmødte meddeler, at man ikke har undersøgt dette, afbrydes sagsbehandlingen, så virksomheden kan undersøge dette. I afsnit 3.1 ovenfor er det forklaret, hvordan man kan finde frem til teleudbyderne og etableringspriser mv. i virksomhedens område. Hvis FD 005 er korrekt udfyldt, og den fremmødte oplyser, at virksomheden har sikret sig, at den opfylder betingelserne for fritagelse, tildeles fritagelse uden yderligere prøvning i kommunen. Side 10 af 25
Du meddeler fremmødte, at virksomheden har fået tildelt fritagelse. Se yderligere meddelelse i afsnit 3.5.1a. Gå til afsnit 3.4. Trin 3.3.1b: Afslå fritagelse Hvis den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet, kan virksomheden ikke opnå fritagelse. Dette afslag kan på begæring meddeles skriftligt. Dette forventes dog normalt ikke at være nødvendigt, da ansøgningsprocessen typisk kan afbrydes på det tidspunkt, hvor det viser sig, at den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke lever op til fritagelseskriteriet. Du meddeler fremmødte, at: Fritagelse ikke kan tildeles, og hvorfor dette er tilfældet. Afgørelsen ikke kan indbringes for anden administrativ myndighed. 3.4 Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen Trin 3.4.1a: Fritagelse tildeles Hvis fritagelse tildeles, udfylder du de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen. Hvis anmodningen om fritagelse er sket via en tegningsberettiget, udfyldes det område, der er forbeholdt kommunen på side 1 i FD 005. Se bilag I.i. Hvis anmodningen om fritagelse er sket via en fuldmagtshaver, udfyldes det område, der er forbeholdt kommunen på side 2 i FD 005. Se bilag I.ii. Du tilføjer følgende oplysninger: Kommunens navn og adresse. Dato for modtagelsen af anmodningen. Sæt flueben ved at ID er forevist Dine initialer. Sagsidentifikation (journalnummer). Gå til afsnit 3.4.2a. Trin 3.4.1b: Fritagelse afslås Hvis fritagelse afslås, og fremmødte, insisterer på at få et skriftligt afslag, udfylder du de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen. Du følger i så fald beskrivelsen i afsnit 4.1. Hvis fritagelse afslås, og fremmødte ikke ønsker et skriftligt afslag, gemmes FD 005 ikke, og du behøver derfor ikke udfylde de dele af blanketten, der er forbeholdt kommunen. Gå til afsnit 3.5.1b. Side 11 af 25
Trin 3.4.2a: Fritagelse registreres i Digital Post Hvis fritagelse tildeles, registreres fritagelsen i Digital Post. De trin, du skal igennem for at foretage denne registrering, er beskrevet i afsnit 4.1. Trin 3.4.3: Uåbnet post Efter 1. november 2013 blev det obligatorisk for virksomheder at være tilsluttet Digital Post. Virksomheder får således automatisk tildelt sig en digital postkasse. Hvis en virksomhed opnår fritagelse, vil der i nogle tilfælde kunne lægge uåbnet post i den digitale postkasse. Er dette tilfældet, skal du oplyse den fremmødte om, at: Der på tidspunktet for registrering af fritagelsen for tilslutning til Digital Post er uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse Det er muligt at få den uåbnede post videresendt på papir til virksomhedens adresse. Den uåbnede post kan indeholde et brev med en frist, som er begyndt at løbe fra det tidspunkt, hvor brevet blev modtaget i virksomhedens digitale postkasse. Hvis det er tilfældet, kan det være nødvendigt, at virksomheden kontakter den myndighed, som har afsendt brevet. Du skal herefter spørge virksomheden, om denne ønsker at få videresendt den uåbnede post på papir til virksomhedens adresse. Hvordan dette gøres, er beskrevet i afsnit 4.1.3. Videreforsendelsen sker via en fjernprintløsning, hvor posten printes og kuverteres i et centralt printcenter, hvorefter den sendes med papirpost til virksomheden. 3.5 Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser Trin 3.5.1a: Fritagelse tildeles afgørelseskvittering Afgørelsen om fritagelse udleverer du skriftligt til den fremmødte person på en af følgende måder: Print en afgørelseskvittering i forbindelse med registreringen af fritagelsen i Digital Post, og udlevér denne. Se afsnit 4.1.3. Udlevér afgørelseskvitteringen på anden måde efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Anvendes denne måde, skal afgørelseskvitteringen som minimum indeholde de oplysninger, der er angivet i bilag II. Husk at informere den fremmødte om følgende: Fritagelsen gælder fra registreringsdatoen til d. 1. november i det 2. kalenderår efter registreringen. Den eksakte udløbsdato for fritagelsen står i afgørelseskvitteringen. Forud for den 1. november, i det år hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil virksomheden modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. Det er endnu ikke besluttet, hvordan denne underretning vil ske. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med fritagelser. Hvis der er afgivet urigtig erklæring i blanketten til anmodning om fritagelse, indgiver Erhvervsstyrelsen politianmeldelse for at få de pågældende Side 12 af 25
straffet, jf. straffelovens 163. Desuden kan fritagelsen til enhver tid inddrages, hvis Erhvervsstyrelsen konstaterer, at forudsætningerne for fritagelsen ikke var til stede på anmodningstidspunktet. Myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når udløbsdatoen er overskredet, med mindre virksomheden har ansøgt om og opnået forlængelse af fritagelsen. Det er virksomheden selv, der har ansvaret for at forny fritagelsen. Hvorvidt der ligger uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse på registreringstidspunktet. Se afsnit 4.1.3. Gå til afsnit 3.6.1a. Trin 3.5.1b: Fritagelse afslås evt. afgørelseskvittering Hvis fritagelse afslås, og virksomheden ønsker at få udleveret et skriftligt afslag, gives dette. Udlevér det skriftlige afslag efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Afgørelseskvitteringen skal som minimum indeholde de oplysninger, der er angivet i bilag III. Gå til afsnit 3.6.1b. 3.6 Arkivér den underskrevne blanket FD 005 Trin 3.6.1a: Fritagelse tildeles arkivering Hvis fritagelse tildeles, gemmer du den underskrevne blanket FD 005. Det er vigtigt, at den underskrevne blanket arkiveres, så den senere let kan fremfindes. Dette vil være vigtigt i forbindelse med Erhvervsstyrelsens kontrol med fritagelserne, hvor Erhvervsstyrelsen kan anmode om en kopi af blanketten fx til brug for en evt. politianmeldelse. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. Trin 3.6.1b: Fritagelse afslås evt. arkivering Hvis virksomheden har fået en afgørelseskvittering om afslag på anmodningen, gemmes en kopi af afgørelseskvitteringen og den underskrevne blanket FD 005. Hvis der ikke gives en skriftlig afgørelseskvittering om afslag på anmodningen, gemmes FD 005 ikke. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. Side 13 af 25
4. Registrering af virksomheder, der opnår fritagelse Hvis en virksomhed har opnået fritagelse, skal fritagelsen registreres elektronisk i Digital Post, og en kopi af den underskrevne blanket til anmodning om fritagelse skal arkiveres efter kommunens nærmere retningslinjer. 4.1 Registrering af fritagelsen i Digital Post Trin 4.1.1: Forudsætninger for at få adgang til Administrationsportalen For at kunne registrere fritagelsen elektronisk i Digital Post, skal du have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder i Digital Post Administrationsportalen (herefter blot kaldet Administrationsportalen ). Du kan let finde ud af, om disse forudsætninger er til stede ved at prøve at logge på Administrationsportalen: Hvis systemet ikke kan finde en medarbejdersignatur, er det fordi du ikke har en sådan. Bed om at få tildelt en medarbejdersignatur og blive oprettet som bruger i Administrationsportalen med rollen Myndighedsmedarbejder. Hvis du har en medarbejdersignatur, men Administrationsportalen ikke giver dig adgang, er det, fordi du ikke er oprettet som bruger. Bed om at blive oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder. For mere information om roller og rettigheder i Administrationsportalen, se Digitaliseringsstyrelsens vejledning om Brugerstyring i Digital Post. Vejledningen kan tilgås her: https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/ Trin 4.1.2: Log på Administrationsportalen Du logger på Administrationsportalen via dette link: https://ekstranet.e-boks.dk Du logger ind med din medarbejdersignatur og får adgang til Administrationsportalens forside. Side 14 af 25
Trin 4.1.3: Fritagelse på Administrationsportalen Med rollen som myndighedsmedarbejder har du mulighed for at foretage en række handlinger vedrørende adgange, NemSMS og fritagelse. I denne vejledning vil vi fokusere på fritagelse. Når du er logget ind og møder forsiden af Administrationsportalen, skal du vælge fanen Sagsbehandling og dernæst klikke på Gå til fritagelse. Det modul, hvor du skal registrere fritagelse i, kommer nu frem. I fritagelsesmodulets første trin kaldet Søg skal du gøre følgende: 1. Vælg kategorien Virksomhed (CVR-nr.) og skriv CVR-nummeret på den virksomhed, der skal fritages. 2. Hvis der er tale om en fritagelse ved fuldmagt, skal du dernæst sætte flueben ud fra feltet Fuldmagt afleveret. 3. Tryk Næste i nederste højre hjørne af vinduet. Side 15 af 25
I fritagelsesmodulets andet trin kaldet Fritag skal du gøre følgende: 4. Hvis den fritagne virksomhed har uåbnet post i sin digitale postkasse, vil der fremgå en advarsel om dette. I så fald skal du sætte flueben ved Fremsend post således at de uåbnede post fremsendes til virksomheden som papirpost. 5. I feltet med titlen Virksomhed, skal du tjekke, at virksomhedens navn og CVR-nummer stemmer overens med det, som står angivet i den udfyldte FD 005 blanket. Tjek desuden, hvorvidt der står Ja eller Nej ud fra kategorien Uåbnet post, og om dette er korrekt angivet. 6. I feltet med titlen Fuldmagt skal du efterse, om informationen er korrekt angivet. Hvis der er tale om fritagelse ved fuldmagt, skal der står Ja. 7. I feltet med titlen Fritagelse, står angivet om der eksisterer en fritagelse. Hvis der ikke gør dette, marker da Opret midlertidig fritagelse. 8. Tryk Næste i nederste højre hjørne af vinduet. I fritagelsesmodulets tredje trin kaldet Godkendelse skal du gøre følgende: 9. I feltet Virksomhed vil det igen fremgå, hvilken virksomhed, der er ved at blive fritaget, og om denne har ulæst post eller post på vej. 10. I feltet Fremsend uåbnet post vil det fremgå, hvis der er uåbnet post. Hvis der er sat flueben ved Fremsend post, vil dette blive vist. Fremsendes posten ikke, vil det ikke blive vist. 11. I feltet Fuldmagt vil det fremgå, om anmodningen om fritagelse er foretaget ved fuldmagt eller ej. Side 16 af 25
12. I feltet Fritagelse vises datoen for, hvornår fritagelsen udløber 13. Hvis du kan bekræfte alle informationerne, tryk da på Godkend i nederste højre hjørne af vinduet for at godkende og registrere fritagelsen. Når fritagelsen er registeret, vises en kvitteringsside. Du kan printe kvitteringen ved at klikke på linket Kvittering nederst i højre hjørne på siden. Side 17 af 25
5. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på: https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/. Side 18 af 25
6. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Oktober 2013 2.0 I forhold til første version af vejledningen er de væsentligste tilføjelser i denne version: Henvisning til Erhvervsstyrelsen, hvis virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem er handicappet eller sidder i fængsel. Beskrivelse af, hvordan fritagne virksomheders uåbnede post kan videresendes. Forlængelse af fritagelse. Udlevering af ny kvittering til fritagne virksomheder. August 2019 3.0 Overført til ny skabelon og opdateret Side 19 af 25
7. Bilag Bilag I: Blanket FD 005 Bilag i: FD 005 side 1 Bilag ii: FD 005 side 2 Bilag II: Indhold af kvittering ved tildeling af fritagelse Bilag III: Indhold af kvittering ved tildeling af fritagelse Side 20 af 25
Bilag I: Blanket FD 005 Bilag I.i: Blanket FD 005 Side 1 Side 21 af 25
Bilag I.ii: Blanket FD 005 Side 2 Side 22 af 25
Bilag II: Indhold af kvittering ved tildeling af fritagelse Udleveres en afgørelseskvitteringen efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse, skal denne indeholde følgende oplysninger: Dato for registrering af fritagelsen. Den fritagne virksomheds navn og CVR-nummer. At virksomheden er fritaget for tilslutning til Digital Post i henhold til Bekendtgørelse om fritagelse af juridiske enheder med CVR-nummer samt fysiske personer med erhvervsaktiviteter for tilslutning til Digital Post. At fritagelsen løber fra den [indsæt dato] og udløber den 1. november [indsæt årstal]. Fritagelsen udløber 1. november i det andet kalenderår efter datoen for registrering af fritagelsen. At virksomheden forud for den 1. november i det år, hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. At fritagelsen ikke omfatter post, som ifølge anden lovgivning skal sendes med Digital Post. I de tilfælde, hvor fritagelsen ikke gælder, vil afsenderen af posten informere herom. At myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når fritagelsesperioden er udløbet, medmindre virksomheden inden da har ansøgt om og opnået forlængelse af fritagelsen. Det er virksomhedens eget ansvar at få fornyet fritagelsen. Sagsbehandlerens navn og underskrift (kommunen bestemmer, hvordan sagsbehandlerens underskrift skal gives). Side 23 af 25
Bilag III: Indhold af kvittering ved afslag på tildeling af fritagelse Afleveres en skriftlig afslag til fremmødte, skal afslaget som minimum indeholde følgende oplysninger: Dato for afgørelsen. Virksomhedens navn og CVR-nummer. At virksomheden ikke kan fritages for tilslutning til Digital Post i henhold til Bekendtgørelse om fritagelse af juridiske enheder med CVR-nummer samt fysiske personer med erhvervsaktiviteter for tilslutning til Digital Post. Begrundelsen for afslaget. Sagsbehandlerens navn og underskrift (kommunen bestemmer, på hvilken måde sagsbehandlerens underskrift skal gives). Side 24 af 25
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 25 af 25