Afdeling: Regnskab og Finans Udarbejdet af: Brian Bønsdorff Journal nr.: 17/22851 E-mail: Brian.Boensdorff@rsyd.dk Dato: 7. august 2017 Telefon: 2336 2969 Notat Intern kontrol af regionsrådsformand og koncerndirektions afholdte udgifter 1. Baggrund På regionsrådets møde den 29. februar 2016 var der et ønske om yderligere fokus på kontrol af udgifter afholdt af regionsrådsmedlemmer og direktion. Det blev samtidig konkluderet, at på grund af et stort offentligt fokus på området, bør procedurer og kontroller i særlig grad være genstand for ekstraordinær screening og kontrol. Det blev på ovennævnte baggrund besluttet, at regionens interne kontrol skulle foretage en 100 % gennemgang af udgifter vedrørende regionsrådsformand og regionsdirektør samt en udvidet stikprøvekontrol i forhold til den øvrige koncerndirektion. Da det er første gang denne kontrol bliver udført, foretages derfor også en 100 % gennemgang af den øvrige koncerndirektions udgiftsbilag. 2. Sammenfatning Hovedkonklusionerne af undersøgelsen er følgende: Behandlingen af udgiftsområdet er administrativt udmærket organiseret og der har været fokus på at udvise sparsommelighed med udgifterne. Det er konstateret, at den måde administrationen indberetter til regionens lønsystem vedrørende regionsformandens kørte kilometer, har den konsekvens, at det beløb der bliver udbetalt som henholdsvis skattefri og skattepligtig kørselsgodtgørelse ikke bliver fuldstændig korrekt. Økonomisk er der tale om mindre beløb. I forbindelse med studietur til Skotland har der været fire afbud til turen; her i blandt fra to koncerndirektører. På grund af for sen afbestilling har det ikke har været muligt at opnå dekort i prisen på fly og hotel. I forbindelse med møder i København har en koncerndirektør haft en ordning, hvorefter han har kunnet rejse med fly fra Aarhus Lufthavn til København i stedet for den normale rejseform for regionens ansatte, som er tog eller bil. Sammenlignet med at benytte bilen har hver rejse med fly tur/retur til København kostet 350 kr. mere. Som opfølgning på undersøgelsen anbefales følgende: At tilrette indberetning til lønsystem af regionsrådsformandens kørsel fremadrettet, så fejl undgås. At regionen og dens medarbejdere er opmærksom på, at undgå unødige udgifter i forbindelse med afbud ved rejser. At der henset til Rigsrevisionens praksis for dokumentationskrav, fremadrettet foreligger en særskilt skriftlig vurdering af behov og udgifter, når der eksempelvis aftales særlige rejseordninger. Side 1/7
3. Undersøgelsens omfang og metode Som baggrundsmateriale for undersøgelsen er følgende væsentligt materiale gennemgået: Regionsrådsmøde af 29. februar 2016, referat af punkt 18 Initiativer i forhold til generel sagsbehandling i regionsrådet Råds- og direktionssekretariatets notat (uden datoangivelse) Regionsrådsformandens udgifter Råds- og direktionssekretariatets notat af 29. juni 2016 Retningslinjer for direktionens forhold Råds- og direktionssekretariatets notat af 24. august 2016 Beskrivelse af ledelsestilsynet Region Syddanmarks regler for økonomistyring og registreringspraksis Bilag 11 Retningslinjer for tjenesterejser og befordringsgodtgørelse samt repræsentation HR Overenskomst og Løn notat af 3. marts 2016 Håndtering af kørselsgodtgørelse for regionsrådsformand Derudover er følgende væsentlige arbejdshandlinger blevet udført: Forespørgsler til medarbejdere i Råds- og direktionssekretariatet 100 % gennemgang af udgiftsbilag for perioden 1. marts 2016 til 31. december 2016 vedrørende regionsrådsformand, regionsdirektør samt øvrige koncerndirektører Stikprøvevis gennemgang af posteringsliste vedrørende intern forplejning til møder med deltagelse af regionsrådsformand 4. Bilagsgennemgang De gennemgåede bilag er blevet kontrolleret for følgende forhold: 1. Beløb: Er det bogførte beløb korrekt? 2. Kontering: Er bilaget bogført på korrekt konto? 3. Moms: Er momsen behandlet korrekt 4. Leverandør: Er der købt via indkøbsaftale? 5. Varen/ydelsens omfang: Omfatter købet varer eller ydelser, der vedrører regionen 6. Godkendelse: Er bilaget godkendt korrekt? (Anvisningsberettiget/nærmeste leder) 7. Såfremt bilaget vedrører repræsentation: Er bilaget påført deltagerkreds og anledning? 8. Repræsentation: Kuvertpris 9. Varens/ydelsens art: Hvad er købt? 10. Modtager: Er modtager af varen/ydelsen anført på bilaget? 11. Gaver: Hvis der er købt gaver eller gavekort er modtager og anledning anført? 12. Gavemodtager: Er leverandør eller gavemodtager nærtstående i forhold til regionsrådsformand eller direktører 13. Kørselsgodtgørelse: Er der anvendt korrekt sats og kilometerantal 14. Rejseudgifter: Vedrører bilaget rejse og/eller hotelophold? 15. Hotelophold: Overholder hotelophold statens takster i det pågældende år? 16. Flyrejse: Er flyrejsen foretaget på økonomiklasse eller lignende? 17. Nærtstående: Har nærtstående deltaget på rejsen? 18. Øvrige bemærkninger: Side 2/7
5. Regionsrådsformand Stephanie Loses udgifter Regionsrådsformandens udgifter godkendes af lederen af Råds- og direktionssekretariatet. Gennemgangen af regionsrådsformandens udgifter har givet anledning til nedenstående bemærkninger: Kørselsgodtgørelse vedrørende varetagelse af politiske hverv Når regionsrådsformanden har udgifter til kørsel i forbindelse med sin egenskab af politiker, skal kørslen afregnes som befordringsgodtgørelse efter kommunestyrelseslovens 16 stk. 10. I den forbindelse skal kalenderårets kørte kilometer opdeles imellem kørsel, hvor kørselsgodtgørelse er skattepligtig, og kørselsgodtgørelse som er skattefri. Endvidere skal der bl.a. iagttages en 20.000 kilometers-grænse, der betyder, at kalenderårets første 20.000 kilometer udbetales til en høj sats og kilometer over 20.000 kilometer udbetales til en lav sats. Der er kun én samlet kilometergrænse for de to typer af kørselsgodtgørelse. I nedenstående tabel er de mulige udfald af ovenstående regler vist. Tabel 1: Udfaldsmuligheder for regionsrådsformandens kørselsgodtgørelse som politiker Årets kørte kilometer Skattefri kørselsgodtgørelse Skattepligtig kørselsgodtgørelse 0-20.000 Høj sats Høj sats 20.001 - Lav sats Lav sats Det er konstateret, at den måde administrationen indberetter til regionens lønsystem angående regionsformandens kørte kilometer, har den konsekvens, at det beløb der bliver udbetalt som henholdsvis skattefri og skattepligtig kørselsgodtgørelse bliver forkert. Fejlarterne kan henføres til uopmærksomhed i forbindelse med 20.000 kilometer-grænsen. De konstaterede fejlarter i forbindelse med indberetning er følgende: I forbindelse med at kørsel foretaget i december 2016 først er indtastet i 2017, er denne kørsel ikke medregnet for 2016 men først for 2017 i forhold til 20.000 kilometer-grænsen. Samme periodiseringsproblem er konstateret med hensyn til 2015-kørsel indberettet i 2016, er medtaget i 2016-kilometeropgørelsen. De to fejl udligner delvis hinanden. I den måned i 2016, hvor kørslen rammer 20.000 km, er der indberettet ud fra et princip om, at man op til 20.000 kilometergrænsen først registrerer skattefri kørselsgodtgørelse til høj sats og ikke efter et kronologisk dato-princip for de kørte kilometer. Problemstillingens konsekvenser er vist med nedenstående taleksempel: Side 3/7
Eksempel Ved månedens start er der kørt 19.900 kilometer. Dag 1 køres 50 kilometer som berettiger til skattepligtig kørselsgodtgørelse. Dag 5 køres 150 kilometer som berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse. Den korrekte opgørelse i forhold til hvornår kørslen kronologisk er foretaget er, at 50 kilometer udbetales som skattepligtig kørselsgodtgørelse til høj sats. 50 kilometer udbetales som skattefri kørselsgodtgørelse til høj sats. Da 20.000 kilometer-grænsen nu er nået, udbetales månedens sidste 100 kilometer som skattefri kørselsgodtgørelse til lav sats. Den måde, som man har indberettet på i lønsystemet er følgende: 100 kilometer udbetales som skattefri kørselsgodtgørelse til høj sats Da 20.000 kilometer-grænsen nu er nået, udbetales herefter 50 kilometer som skattefri kørselsgodtgørelse til lav sats og 50 kilometer udbetales som skattepligtig kørselsgodtgørelse til lav sats. Der er endvidere konstateret et par enkeltstående tilfælde af forkert indtastning af kilometer i lønsystemet og forkert kilometeropgørelse af rute. Konsekvensen af ovenstående er, at for 2016 har regionsrådsformanden fået udbetalt 1.240 kr. for lidt i skattepligtig kørselsgodtgørelse og 550 kr. for meget i skattefri kørselsgodtgørelse. Da Stephanie Lose først er blevet regionsrådsformand i juni 2015 og derfor holdt sig under 20.000 kilometer-grænsen i dette år, har ovennævnte fejl ikke haft betydning for 2015. Øvrige forhold I forbindelse med repræsentationsbilag skal der på bilagene angives deltagere og formål. I et enkelt tilfælde manglede der på et bilag angivelse med hensyn til mødets formål. I forbindelse med denne interne kontrol er anledning blevet oplyst og påført bilaget. Kuvertprisen for mødet var på ca. 54 kr. 6. Regionsdirektør Jane Kraglunds udgifter Gældende for regionsdirektøren og de øvrige koncerndirektører er, at driftsudgifter (transport, rejser, møder, anskaffelser, repræsentation mv.) konteres på den pågældende direktørs kontoområde i økonomisystemet. Større driftsudgifter godkendes af den pågældende direktør, mens mindre løbende driftsudgifter er delegeret til direktørens sekretær. Koncerndirektørens egne udlæg i forbindelse med kørsel mv. går automatisk ind i en udgiftsrapport i økonomisystemet med henblik på ledelsesgodkendelse. Regionsdirektørens udgiftsrapporter godkendes af økonomidirektøren. Side 4/7
Der har været afholdt studietur til Skotland med deltagelse fortrinsvis af medarbejdere på direktionsniveau; herunder regionsdirektøren. I den forbindelse har der været fire afbud til turen. På grund af for sen afbestilling har det ikke har været muligt at opnå dekort i prisen på fly og hotel. Dette har medført en udgift for regionen på ca. 27.690 kr. For at spare regionen for unødige udgifter i sådanne situationer anbefales det, at regionen og dens medarbejdere er opmærksom på, at man kun tilmelder sig rejser, man er sikker på at kunne deltage i melder afbud i god tid er opmærksom på afbestillingsreglerne indeholdt i rejserne, og hvis førnævnte forhold ikke er muligt, overvejer om det kan være relevant, at anden medarbejder deltager på turen i stedet for den afbudsramte. Det er endvidere konstateret, at enkelte af hotelværelserne på turen, herunder regionsdirektørens, har kostet mere end statens regler for hoteldispositionsbeløb tilsiger. Regionens retningslinjer for tjenesterejser tilsiger, at hvor der ikke foreligger en indkøbsaftale bør man henholde sig til statens regler med hensyn til disponeringsbeløb. Ifølge den ansvarlige for studieturen var det ikke muligt at få alle værelser på hotellet til en pris, som var i overensstemmelse med statens satser. Hvis der skulle være fundet alternativ overnatning for de berørte ville dette have betydet ekstraudgifter i forhold til taxakørsel og ulemper i forhold til mødesteder mv. Overskridelsen i forhold til statens satser har for tre nætter været på cirka 375 kr. pr. person. Det skal afslutningsvis oplyses, at den gennemsnitlige værelsespris for rejsegruppen under et holdt sig under statens sats. I forbindelse med den fuldstændige gennemgang af regionsdirektørens kørselsbilag er der konstateret få og uvæsentlige fejl i opgørelsen af kilometerantallet. 7. Koncerndirektør Rikke Vestergaards udgifter Rikke Vestergaards udgiftsrapporter godkendes af regionsdirektøren. Der er konstateret, at Rikke Vestergaard har meldt afbud på turen til Skotland, jf. afsnit 6. Dette har påført regionen en udgift på 7.854 kr. som ikke kunne refunderes. Afbuddet var aftalt med regionsdirektøren og årsagen til afbuddet var, at Rikke Vestergaard måtte prioritere pasning af andre presserende opgaver. I forbindelse med den fuldstændige gennemgang af koncerndirektørens kørselsbilag er der konstateret få og uvæsentlige fejl i opgørelsen af kilometerantallet. I øvrigt bemærkes det, at der fra regionsdirektøren er givet tilladelse til at købe et 10-turs kort til 1. klasse fremfor Standard til strækningen Fredericia København. Merudgiften i forhold til hvis der valgt Standard har været på 2.050 kr. Begrundelsen for valget har været, at det i forbindelse med møder i København har givet bedre muligheder for at afholde formøder så uforstyrret som muligt med direktionskollega. 8. Koncerndirektør Michael Evan Goodsite udgifter Michael Evan Goodsites udgiftsrapporter godkendes af regionsdirektøren. Side 5/7
Der er konstateret, at Michael Evan Goodsite har meldt afbud på turen til Skotland, jf. afsnit 6. Dette har påført regionen en udgift på 7.854 kr., som ikke kunne refunderes. Afbuddet havde sammenhæng med, at Michael Evan Goodsite havde opsagt sit job i regionen. 9. Koncerndirektør Jens Winther Jensen udgifter Jens Winther Jensens udgiftsrapporter godkendes af regionsdirektøren. I forbindelse med studieturen til Skotland, jf. også afsnit 6 er det konstateret, at enkelte af hotelværelserne på turen, herunder koncerndirektørens, har kostet mere end statens regler for hoteldispositionsbeløb tilsiger. Regionens retningslinjer for tjenesterejser tilsiger, at hvor der ikke foreligger en indkøbsaftale bør man som henholde sig til statens regler med hensyn til disponeringsbeløb. Ifølge den ansvarlige for studieturen var det ikke muligt, at få alle værelser på hotellet til en pris, som var i overensstemmelse med statens satser. Hvis der skulle være fundet alternativ overnatning for de berørte ville dette have betydet ekstraudgifter i forhold til taxakørsel og ulemper i forhold til mødesteder mv. Overskridelsen i forhold til statens satser har for tre nætter været på cirka 375 kr. pr. person. Det skal afslutningsvis oplyses, at den gennemsnitlige værelsespris for rejsegruppen under et holdt sig under statens sats. I forbindelse med møder i København har Jens Winther Jensen haft en ordning, hvorefter han har kunnet rejse med fly fra Aarhus Lufthavn til København i stedet for den normale transportform for regionens ansatte, som er tog eller bil. I Jens Winther Jensens ansættelsesperiode fra 1. maj 2016 til 31. januar 2017 vurderes det, at regionen har haft en merudgift på knap. 7.000 kr. (eksklusiv udgifter til taxa og lufthavnsparkering mv.) i forhold til, hvis rejseformen havde været kørsel i egen bil. Sammenlignet med at benytte bilen har hver rejse med fly tur/retur til København kostet 350 kr. mere. Ordningen er efter konkret vurdering godkendt af regionsdirektøren ud fra en afvejning af udgifter i forhold til frigjort arbejdstid. Henset til Rigsrevisionens praksis for dokumentationskrav, anbefales det, at der ved anvendelse af lignende ordninger fremadrettet foreligger en særskilt skriftlig vurdering af behov og udgifter. I forbindelse med den fuldstændige gennemgang af koncerndirektørens kørselsbilag er der konstateret få og uvæsentlige fejl i opgørelsen af kilometerantallet. 10. Tværgående bevillinger Regionsdirektørens pulje Ud over udgifter konteret under regionsdirektørens udgiftsområde, jf. ovenstående afsnit 6, er der budgetmæssigt også givet en bevilling til regionsdirektøren til tværgående udgifter. Budgettet var i 2016 på ca. 875.000 kr. I forbindelse med gennemgangen af bilagene er det konstateret, at der fejlagtigt er afløftet moms af kørselsudbetalinger til konstitueret direktør for månederne februar til april 2016. Momsbeløbet udgør 1.390 kr. Side 6/7
Side 7/7