Østre Landsret Præsidenten Den 18/2-2014 J.nr. 42A-ØL-1-13 Handlingsplan for Østre Landsret 2014 Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som Østre Landsret vil iværksætte i løbet af 2014. Handlingsplanen skal ses i sammenhæng med landsrettens mål for sagsbehandlingstider og de enkelte sektioners planer, som udmønter den overordnede handlingsplan på sektionsniveau. I denne handlingsplan er således alene beskrevet, hvilke større initiativer på tværs af landsretten som agtes iværksat i 2014. I landsrettens embedsregnskab for det enkelte år er det beskrevet, i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for det pågældende år. Landsrettens embedsregnskaber kan ses på landsrettens hjemmeside (link). Danmarks Domstole har en række overordnede mål, som er fælles for alle retter. Disse mål er Korte sagsbehandlingstider Tidssvarende kommunikation Mere ensartethed i opgaveløsningen Fortsat være en attraktiv offentlig arbejdsplads Østre Landsret har i overensstemmelse med de fokuspunkter, som Domstolsstyrelsen har fastsat for de følgende år, besluttet i særlig grad at arbejde med følgende emner i 2014: 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiden 2. Videndeling og kommunikation 3. Digitalisering 4. Organisering og arbejdstilrettelæggelse 5. Trivsel og kompetenceudvikling 6. Bygningsmæssige forhold og sikkerhed Bredgade 59, 1260 København K. Tlf. 99 68 62 00 Hjemmeside: www.oestrelandsret.dk
- 2 - Fokusområde 1 Nedbringelse af sagsbehandlingstiden Trods afviklingen af et meget betydeligt antal sager i 2013 er sagsbehandlingstiden for flertallet af sagstyper fortsat for lang. En permanent løsning af dette problem vil forudsætte politiske initiativer, hvorved der enten tilføres flere personaleressourcer, herunder dommerstillinger, eller sker en begrænsning af sagstilgangen til landsretten. Landsretten har allerede taget en række initiativer med henblik på gennem en effektiv processtyring at bidrage til at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Disse initiativer vil fortsætte i 2014. a. fortsat have fokus på processtyring, herunder forhåndsberammelse af civile sager, b. indarbejde ændringer af arbejdsgange på civilsags- og straffesagsområdet som følge af ny lovgivning og gennemførte projekter, jf. fokusområde 4, og c. sikre ensartede berammelsestider i afdelingerne. Fokusområde 2 Videndeling og kommunikation Det er en særlig udfordring for landsretterne at sikre retsenhed landsretterne imellem og blandt landsretternes enkelte afdelinger. Det store antal sager og ønsket om at kunne virke som retligt pejlemærke i forhold til såvel borgere som byretter gør det nødvendigt internt i landsretten og de to landsretter imellem at sikre kendskab til landsretternes verserende og afgjorte sager, hvis disse har principiel betydning eller i øvrigt kan være retningsgivende. Det er endvidere af væsentlig betydning, at såvel borgere som byretter løbende orienteres om nye principielle eller retningsgivende afgørelser fra landsretten. Brugerundersøgelsen i 2013 viste en udbredt tilfredshed blandt brugerne, herunder domsmænd og nævninger, i deres møde med landsretten. Således blev landsretten vurderet højt i spørgsmål om mødeledelse, service og brug af e-mail til kommunikation med retten. Denne position skal landsretten gerne bibeholde. a. fortsætte med at udarbejde og udgive det interne nyhedsbrev med information om udvalgte indkomne sager til og afgørelser fra landsretten, b. i samarbejde med Vestre Landsret etablere et fælles nyhedsbrev, der skal deles med de øvrige retter,
- 3 - c. udvide landsrettens interne database med afgørelser og notater blandt andet vedrørende processuelle forhold, d. sikre videndeling med Vestre Landsret vedrørende praksis om spørgsmålet om eventuel afvisning af henviste civile 1. instanssager, e. understøtte det etablerede EU-dommernetværk, således at det også i 2014 kan fortsætte aktiviteter, der kan medvirke til at sikre høj kvalitet i retternes arbejde med EU-retlige spørgsmål, f. indgå i arbejdsgrupper mv. som måtte blive etableret af Domstolsstyrelsen under videndelingsprojektet, g. bidrage til sikring af, at det ny fælles intranet, der forventes etableret i 2. kvartal 2014, bedst muligt understøtter videndeling i landsretten, h. understøtte en fortsat systematisk erfaringsudveksling mellem landsrettens fagspecialister, i. deltage i Kulturnat i 2014, hvor der blandt andet vil blive gennemført rollespil, der viser en hovedforhandling i en straffesag, j. have fortsat fokus på kommunikation i forhold til domsmænd og nævninger både før og under afviklingen af straffesager, og k. fortsat offentliggøre pressemeddelelser på landsrettens hjemmeside i sager, der skønnes at have bred offentlig interesse. Fokusområde 3 Digitalisering I 2013 tog landsretten JFS-berammelsesmodulet og dokumentarkivet i anvendelse, ligesom der med de vedtagne retningslinjer for digital kommunikation med eksterne brugere blev givet øgede muligheder for brug af e-mail i landsrettens sagsbehandling, både i form af modtagelse og afsendelse af dokumenter. Hvis retsplejelovens krav om underskrift af processkrifter afskaffes, må det forventes, at landsretten vil modtage væsentligt flere processkrifter digitalt. De retlige og tekniske muligheder for digital kommunikation skal udnyttes, hvor det er hensigtsmæssigt for landsretten og dennes brugere. Dette kræver, at arbejdsgange i nogle tilfælde skal justeres, og at både dommeres og administrative medarbejderes it-kompetencer skal være opdaterede. Landsretten har i 2013 påbegyndt flere retssager, hvor sagens materiale til brug under hovedforhandlingen har foreligget elektronisk. Flere sager af denne type skal gennemføres i 2014. I 2013 er der indkøbt it-udstyr, der teknisk vil muliggøre, at flere sager vil kunne afvikles under anvendelse af digitale hjælpemidler. For at sikre, at disse nye muligheder udnyttes bedst muligt, er der
- 4 - blandt andet behov for at sikre medarbejdernes og dommernes kendskab til og fortrolighed med løsningerne. Allerede gennemførte sager, hvor der er anvendt digitalt udstyr, skal evalueres. a. analysere arbejdsgange i de enkelte sektioner til overvejelse af, om der skal ske omlægning, så de eksisterende it-mæssige muligheder udnyttes bedst muligt, b. afdække, i hvilket omfang der er behov for at udvikle de enkelte medarbejdergruppers specifikke eller generelle it-kompetencer, og på baggrund heraf gennemføre kompetenceudvikling, evt. i samarbejde med Domstolsstyrelsen og/eller Vestre Landsret, herunder i anvendelsen af ipad, c. beskrive de eksisterende digitale retssagsløsninger, d. i samarbejde med statsadvokater og forsvarere evaluere allerede gennemførte digitale straffesager med henblik på udarbejdelse af drejebog for fremtidige sager og for at sikre, at samarbejdet mellem statsadvokater, forsvarere og landsretten er smidigt og effektivt, e. installere MobileIron på alle landsrettens ipads, og f. installere det udstyr til videokonferencer, som i efteråret 2014 leveres til landsretten i forbindelse med Video-3-projektet. Fokusområde 4 Organisering og arbejdstilrettelæggelse I forbindelse med ikrafttrædelsen af L 84 af 28. januar 2014 pr. 1. februar 2014, hvorefter landsretten skal foretage vurdering af byretternes henvisning af civile førsteinstanssager, og det forventede lovforslag i forlængelse af rapport om bedre og mere effektiv behandling af civile sager ved domstolene, er der behov for at overveje landsrettens organisation og arbejdstilrettelæggelse. Ligeledes er der efter statsadvokatreformen anledning til og behov for at overveje samarbejdet mellem landsretten og statsadvokaterne, herunder vedrørende berammelse og gennemførelse af hovedforhandling. a. for så vidt angår de civile sagers behandling gennemføre hensigtsmæssige organisationsændringer på baggrund af oplæg fra en intern arbejdsgruppe og efterfølgende drøftelser på plenarmøder og i samarbejdsudvalget, b. for så vidt angår straffesagernes behandling gennemføre et LEAN-projekt med Statsadvokaten i København med henblik på etablering af bedre arbejdsgange i forbindelse med
- 5 - anklagemyndighedens oversendelse af sager, landsrettens berammelse af disse og gennemførelse af hovedforhandlinger, og c. iværksætte en ny organisering af arbejdet i retssektionerne, hvor medarbejderne knyttes tættere til dommerne i de enkelte afdelinger. Fokusområde 5 Trivsel og kompetenceudvikling Trivselsundersøgelsen fra 2013 viste, at trivslen i landsretten fortsat er høj, men påvirket negativt af de stigende sagsmængder og deraf følgende øget arbejdsbelastning. a. tilbyde eksterne coachingsamtaler til sektionslederne for at gøre dem endnu bedre i stand til at lede sektionsmedarbejderne i en travl hverdag, b. tilbyde uddannelse i konflikthåndtering til gavn for sikkerheden i landsretten, c. tilbyde uddannelse i positiv psykologi til sektionslederne for at tilføre yderligere ledelsesmæssige kompetencer til personaleledelsen i sektionerne, og d. fortsætte den målrettede kompetenceudvikling af landsrettens medarbejdere under retssekretæruddannelsen. Fokusområde 6 Bygningsmæssige forhold og sikkerhed Landsrettens nuværende bygninger er fredede, og flere er af samme grund af stor kulturhistorisk værdi, men af ringe kvalitet som retsbygninger. Det gælder ikke mindst det Det Bernstorffske Palæ, som blandt andet har meget ringe handicap- og publikumsfaciliteter. Hertil kommer, at ingen af bygningerne lever op til moderne sikkerhedskrav. Landsretten har af de anførte grunde og med et stort ønske om at samle landsrettens funktioner på én adresse i København gennem de senere år overvejet, hvorledes disse ønsker om en moderne funktionel retsbygning ville kunne opfyldes på en hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig måde. I sommeren 2014 forlader politiet bygningen St. Kongensgade 100. Udnyttelse af denne matrikel indgår som én af to mulige løsninger af landsrettens bygningsforhold. Fraflytningen aktualiserer således behovet for en afklaring.
- 6 - : a) i samarbejde med Domstolsstyrelsen fortsætte arbejdet for en afklaring af landsrettens langsigtede bygningsforhold, og b) opsætte metaldetektorer ved landsrettens indgange. Ibrugtagning vil afvente drøftelser med Domstolsstyrelsen vedrørende blandt andet anvendelse og bemanding.