Regionshuset Viborg Bo-Hedensted Bygmarken 25 8722 Hedensted Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Uanmeldt tilsyn på Bo-Hedensted, Bækketoften, afdeling Syd Udført den 1. marts 2012 Dato 23-03-2012 Trine Kjærgaard Birkemose Tel. +45 7841 0193 Trine.Birkemose@stab.rm.dk 1-51-73-7-08 Side 1 Bo-Hedensted Bygmarken 25 8722 Hedensted Målgruppe Tlf.: 78476100 E-mail: bo-hedensted@ps.rm.dk Forstander: Karen Bro Bo-Hedensted har to målgrupper på henholdsvis Bækketoften og Bygmarken: - Voksne mennesker med varigt nedsat funktionsniveau på grund af diagnoser indenfor autismespektret - Voksne/ældre mennesker med væsentlig nedsat fysisk og/eller psykisk funktion Begge afdelinger har interne aktivitetstilbud i sammenhæng med boligerne. Afdelinger Driftscenter Bækketoften Afdeling Øst/Vest, 10 pladser Afdeling Syd, 9 pladser Lov om Social Service 108 Aktivitetstilbud efter Lov om Social Service 104 Bygmarken Bygmarken 19, 21,23 24 pladser Bostøtte ydes efter Lov om Social Service 83-87 Aktivitetstilbud efter Lov om Social Service 104 Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal E-mail: VSA@rm.dk Afdelingsleder: Kim Madsen-Röschmann Pia Kjeldal Fælles med afdelingerne Afdelingsleder: Pia Graakjær Annette Sønderby Jensen Fælles med afdelingerne
8800 Viborg Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2009. Alle tilsynsrapporter kan ses på www.tilsyn.rm.dk 2011 2010 2009 Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 10.11.2011 Bækketoften 05.06.2011 Bygmarken, Hus 19-21 30.9.2010 Bygmarken Hus 19-21 27.4.2010 Bækketoften Afdeling Øst/Vest 3.11.2009 Bækketoften 14.5.2009 Bygmarken Hus 23 Aktuelt tilsyn Uanmeldt tilsyn på Bækketoften den 1. marts 2012 Grundlag for tilsynet Tilsynet har som forberedelse til tilsynsbesøget, søgt informationer i tidligere fremsendt materiale og tilsynsrapporter, i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) samt på hjemmesiden. Tilsynet udføres efter Vejledning for tilsyn på det sociale område, som er godkendt i Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på www.tilsyn.rm.dk Seneste tilsynsrapport fra anmeldt besøg den 10.11.2011 på Bækketoften ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Fokusområder for tilsynet Aktuel status, belægning og organisatoriske udfordringer og udviklingsområder Ydelsesspecifikke forhold: individuelle planer, brugerinddragelse og kommunikation samt dokumentation Magtanvendelse Medicinhåndtering og UTH Omstrukturering og psykisk arbejdsmiljø Deltagere i tilsynet Ledelse: Pia Kjelddal, afdelingsleder og souschef Lise Degn, arbejdsmiljøleder Program for tilsynet Tilsynet er udført af Medarbejdere: Pædagog, Grøn gruppe Medarbejderrepræsentanten blev udvalgt af afdelingslederen blandt de tilstedeværende medarbejdere Tilsynet ankom kl. 13.15 og forlod tilbuddet igen kl. 15.30. Der blev gennemført interview med ledelsen samt interview og dokumentgennemgang med medarbejder. Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Tlf.: 78410192 E-mail: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tlf.: 78410193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Side 2
Tilsynets samlede vurdering Bækketoften oplever generelt at efterspørgslen er vigende, samt at borgernes problemstillinger er komplekse, men fortsat indenfor tilbuddets faglige kompetencer. Der er fuld belægning på afdeling Syd, mens afdeling Øst/Vest har to ledige boliger, idet to borgere bor i enkeltmandsprojektet Nord. De fysiske rammer er ikke optimale i forhold til borgernes problemstillinger, hvilket er beskrevet i tidligere rapporter. Bo-Hedensted har søgt om ombygning eller evt. nybygning af Bækketoften til to-rums boliger med mulighed for dagsaktiviteter, hvilket vil understøtte borgernes behov og den faglige indsats bedst muligt. Pt. bor en borger i en lejlighed på Bygmarken, idet pågældendes plejebehov ikke kan tilgodeses i Bækketoftens rammer. På det ydelsesspecifikke område arbejder Bækketoften struktureret med implementering og anvendelse af de regionale retningslinjer for individuelle planer, brugerinddragelse og kommunikation jf. standarderne i Dansk Kvalitetsmodel på socialområdet (DKM). Der er afholdt intern audit, og afsat tid og ressourcer til at indarbejde kvalitetsforbedringerne. Der efterspørges og indhentes kommunale handleplaner jf. 141 i Serviceloven. Der pågår en løbende evaluering og tilpasning af såvel skabeloner som indhold af de individuelle planer. Bækketoften har særlig opmærksomhed på formulering af mål og delmål, og arbejder projektorienteret på baggrund af Plan 98 med målene. Der dokumenteres dagligt i Bosted System, hvor også andre akter vedr. borgerne er opbevaret. Der er fortsat dokumenter af ældre dato indeholdende personfølsomme oplysninger på fællesdrevet, som ifølge ledelsen lukkes den 1. juni 2012, hvor alle dokumenter forinden slettes, udskrives eller overføres til Bosted System. Tilsynet får forevist eksempler på mål og delmål, metoder og dokumentation, hvoraf det fremgår at der arbejdes systematisk med indsatsen og med inddragelse af borgernes ønsker og under hensyntagen til kommunikative kompetencer. Den indhentede viden omsættes tillige i borgernes omfattende og detaljerede dagsprogrammer, hvor alle aktiviteter er noteret sammen med tilhørende zig-zag skemaer, billeddokumentation osv. Der er udarbejdet særskilte skemaer til afdækning af brugerinddragelse og borgernes kommunikative ressourcer og barrierer. Ved tilsynsbesøget var de udfyldte skemaer ikke tilgængelige, fordi Bosted Systemet, efter en opdatering tilsyneladende havde slettet filer, der var vedhæftet den individuelle plan. Det er tilsynets vurdering af Bækketoften efterlever de regionale retningslinjer for de ydelsesspecifikke forhold jf. standarderne i DKM, samt at individuelle planer, arbejdet med mål og delmål og den fortløbende dokumentation er retningsgivende og understøttende den faglige indsats. Tilsynet anbefaler at den planlagte lukning af fællesdrevet følges til dørs, således der ikke arkiveres sagsakter med personfølsomme oplysninger på fællesdrevet, men at de opbevares maksimum 30 dage, før de slettes/overføres mm. Side 3
Magtanvendelser indberettes efter gældende regler. Alle tilfælde af magtanvendelse er genstand for opfølgninger og drøftelse blandt ledelse og medarbejdere med henblik på fælles videndeling og læring, hvilket også sker i sammenhæng med opfølgning på vold og trusler om vold, som ofte følges med en magtanvendelse. Det er tilsynets vurdering, at der på Bækketoften finder en relevant og faglig opfølgning sted vedr. indberetning, opfølgning og forebyggelse af magtanvendelser. Bækketoften har en medicininstruks, som efterlever sundhedsstyrelsens vejledning af 30.6.2006. Utilsigtede hændelser (UTH) er beskrevet i sammenhæng med medicininstruksen, og Bo-Hedensted har indberettet UTH til databasen siden sommeren 2011. Der har siden været et støt fald i antal af registreringer, og arbejdsmiljølederen overtager herefter sagsbehandlingen fra risikomanageren. De registrerede utilsigtede hændelser på Bækketoften omhandler medicineringsfejl, først og fremmest forglemmelser, og arbejdsmiljølederen følger op. Tilsynet har ikke yderligere kommentarer til medicinhåndtering og utilsigtede hændelser. Den store omorganisering på Bækketoften, hvor bl.a. dag- og døgntilbud er sammenlagt, og kontaktpersonordningen afløst af teams, er fortsat under implementering. Det betyder at to kulturer skulle smelte sammen, og medarbejderne skulle overlade ansvar og opgaver til hinanden, hvilket kræver tillid og dialog. Ledelse og medarbejdere udtrykker samstemmende at den største forandring er teamorganiseringen, og herunder at opgaver i højere grad fordeles og løses på baggrund af medarbejdernes uddannelse og kompetencer. Medarbejderen vurderer at omorganiseringen begynder at fungere, og at det psykiske arbejdsmiljø bedres i samme takt. Der følges jævnligt op på møder og temadage, hvor der er mulighed for at italesætte konsekvenserne af omstruktureringen. Ifølge ledelsen er der fortsat behov for at drøfte, hvordan mødestrukturen; deltagere, indhold, opgaver osv., bedst muligt kan understøtte den sammenhængende indsats for borgerne. Det er tilsynets vurdering, i samstemmelse med ledelse og medarbejdere, at omstruktureringen understøtter Den røde tråd i borgernes liv. Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold, der har givet anledning til opmærksomhedspunkter Kvalitetsarbejdet Organisering af kvalitetsarbejdet Lokale tilføjelser Bo-Hedensted har aktuelt organiseret deres kvalitetsorganisation med tre ressourcepersoner og dokumentationsteamet. Der er gennemført intern audit for Bækketoften og Bygmarken på såvel ydelsesspecifikke som organisatoriske forhold. Der er udarbejdet en hand- Side 4
Kvalitetsarbejdet leplan for kvalitetsforbedringer på udvalgte fokusområder. For de ydelsesspecifikke forhold er der afsat to arbejdsdage for dokumentationsteamet og udviklingsteam vedr. Bosted System til at lave de nødvendige ændringer og opsætninger i Bosted Systemet. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Status, belægning målgruppe Afdeling Syd har fuld belægning på de 9 pladser. På afdeling Øst/Vest er der 8 beboere plus de to beboere i enkeltmandsprojektet Nord. Dermed er der to ledige boliger i Øst/vest, og der er en ny beboer på vej med indflytning omkring 1. maj. Bækketoften har lejet en lejlighed til en beboer på Bygmarken for at kunne tilgodese beboerens plejebehov og medarbejdernes fysiske arbejdsmiljø. Der er medgivet personaleressourcer til Bygmarken. Det forventes at beboeren kan flytte tilbage til Bækketoften såfremt ombygningsplanerne, dvs. ombygning til to-værelseslejligheder, realiseres. Udviklingstendenser Individuel plan/ dokumentation Generelt opleves at efterspørgslen er vigende, og beboernes problemstillinger komplekse, men indenfor rammerne af Bækketoftens faglige kompetencer. Som noget nyt har en kommune forespurgt på aflastning til to unge borgere, som evt. kan dele en døgnplads med senere indflytning på døgnbasis for øje. På Bo-Hedensted/Bækketoften pågår en fortløbende evaluering og tilrettelse af de individuelle planer, dels på baggrund af den daglige opfølgning og dels på baggrund af den interne audit. Der er fokus på såvel skabelonen som på at beboernes individuelle plan skal være dugfrisk med hensyn til dokumentationen; dvs. at alle test- og undersøgelsesresultater er opdaterede, samt at nye metoder anvendes. Der er afsat en temadag i maj, hvor alle planer skal være opdaterede, og der skal arbejdes med hvordan mål og delmål integreres i den individuelle plan og i Bosted System. Der efterspørges og modtages handleplaner jf. 141 i Serviceloven fra kommunerne. Planerne kan være meget overordnet formuleret og tager som oftest udgangspunkt i Bækketoftens individuelle plan, hvorfor de ikke i alle tilfælde kan siges at være retningsgivende for indsatsen. Nogle kommuner ønsker at den kommunale plan skal indgå i den individuelle plan, og den kommunale plan indsættes derfor, så den fremkommer i den printede version. Ifølge ledelsen kan der stadig være dokumenter af ældre dato med personfølsomme oplysninger, som er opbevaret på fællesdrevet. Det er besluttet at lukke drevet den 1. juni 2012, hvorefter alt materiale skal være slettet, udskrevet eller overført til Bosted System. Medarbejderen viser ved dokumentgennemgang på Bosted System, hvordan der arbejdes med individuel plan, mål og delmål med udgangspunkt i Side 5
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Plan 98 og projektformen. Skabelonen for individuel plan indeholder punkterne fra funktionsbeskrivelsen i Plan 98. Under hvert punkt er der oplistet udviklingsmuligheder, hvorfra der vælges hvilke mål, der skal arbejdes med. Valget tager afsæt i borgerens ønsker/hvad der er vigtigt for borgeren tillige med en faglig vurdering. De pædagogiske medarbejdere mødes hver måned fra alle tre grupper i Syd. Medarbejderne fremlægger deres overvejelser vedr. indsatsen for de konkrete borgere, og der formuleres overordnede og langsigtede mål, der opfyldes gennem konkrete delmål. Drøftelserne tages med på gruppemøde til detailplanlægning ; hvem er ansvarlig, valg af konkrete metoder osv. Indsatsen, som benævnes projekterne, evalueres fortløbende bl.a. ved supervision. Der dokumenteres dagligt i Bosted System om generelle forhold og under delmålene, når disse er aktive. Bosted System giver anledning til visse problemer. Således er der efter en opdatering forsvundet filer, som var vedhæftet den individuelle plan, og på tilsynsdagen er systemet svært at logge på og langsomt. Da fx også beboernes medicin håndteres i systemet, giver det problemer ved kvittering for medicingivning og ved overlap. Brugerinddragelse og kommunikation På Bækketoften er udviklet skemaer rettet mod målgruppen til afdækning af brugerinddragelse og kommunikation. Skemaerne er udfyldt på alle borgere inden den 1.11.2011 og var vedhæftet som filer til den individuelle plan og disse er altså tilsyneladende slettet i forbindelse med en opdatering af Bosted System. Kommunikationsafdækningen foretages til dels ved udarbejdelse af den individuelle plan tidl. kaldet funktionsbeskrivelsen og ved at to medarbejdere udfylder et kommunikations-observationsskema på hver borger, og derefter sammenholder resultaterne. Skemaer er bygget op om medarbejdernes observationer af borgernes tegn, lyde, udtryk mv., da beboerne er uden verbalt sprog. Omsætning af afdækningen fremgår af den individuelle plan/funktionsbeskrivelsen. Afdækningen af brugerindflydelse tager udgangspunkt i borgerens livshistorie og i medarbejdernes vurdering af, hvad livskvalitet er for den enkelte, og der beskrives selvbestemmelse og medbestemmelse på en række områder. Nogle af borgerne på Bækketoften vil gerne dyrke særinteresser, og for at tilgodese disse ønsker og samtidig undgå at særinteresserne fylder hverdagen helt, lægges tid til særinteresserne ind i borgernes dagsprogrammer. Borgernes pårørende inddrages; fx kan forældre ytre ønske om at beboeren ikke skal i narkose for ofte, og personalet søger derfor at koordinere med sundhedsvæsenet, så der kan foretages flere undersøgelser på samme tid. Magtanvendelse Der var 8 indberetninger af akut magtanvendelse i 2011 og ingen til nu i 2112 på Bækketoften. Alle magtanvendelsesindberetninger læses igennem af afdelingslederen og drøftes på førstkommende gruppemøde med udgangspunkt i videndeling og læring for at forebygge magtanvendelser. Side 6
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Magtindberetningerne bearbejdes tillige i arbejdsmiljøgruppen eller evt. i arbejdsmiljøudvalget. Magtindberetningerne er ofte fulgt af registreringer af vold mod medarbejder, som inddrages i drøftelserne vedr. forebyggelse. Der skal holdes et kursus vedr. indberetning af vold og trusler om vold dagen efter tilsynets besøg. På Bækketoften er der en vedvarende drøftelse af dilemmaer og gråzoner, fx forskelle mellem guidning og magtanvendelse, når medarbejderne forhindrer en beboer i at gå ud på en befærdet vej. Der er ikke ansøgte magtanvendelser. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering og Utilsigtede hændelser, UTH Bækketoften har registreret UTH siden sommeren 2011, hvor der i begyndelsen var mange registreringer. Instrukser vedr. UTH er indskrevet i medicininstruksen. Medarbejderne kontakter læge, beskriver hændelsen i Bosted System osv. ifølge instruksen, og arbejdsmiljølederen indberetter til UTH-databasen. Tilbagemeldingen fra risikomanageren er at registreringerne er korrekte, og den daglige arbejdsmiljøleder overtager sagsbehandlingen efter deltagelse i kursus. Antallet af registreringer er dalende, hvilket tilskrives opfølgning og forebyggelse. Tilsynet så et eksempel på opsamling af UTH over en periode. Hændelserne udgøres hovedsageligt af fejl i medicinhåndteringen, herunder forglemmelser, som arbejdsmiljølederen følger op på. Medicinhåndtering er ikke yderligere uddybet under dette tilsyn. Bækketoften har en fyldestgørende medicininstruks, og de seneste tilsyn har ikke givet anledning til særlige opmærksomheder eller anbefalinger. Psykisk arbejdsmiljø Omorganisering Den store omorganisering på Bækketoften, hvor bl.a. dag- og døgntilbud er sammenlagt og kontaktpersonordningen afløst af teams, er fortsat under implementering. Der er netop evalueret i forhold til de nye arbejdsplaner, og der var kun få ønsker til ændringer. Ledelse og medarbejdere udtrykker samstemmende at den største forandring er teamorganiseringen, og herunder at opgaver i højere grad fordeles og løses på baggrund af medarbejdernes uddannelse og kompetencer. Sagt med andre ord, så tog opgavefordelingen tidligere udgangspunkt i hhv. ansættelse i dagtilbuddet eller døgntilbuddet, hvor fordelingen nu i højere grad foretages på baggrund af ansvar og opgaver. Det betyder at to kulturer skulle smelte sammen. Medarbejderne skulle Side 7
overlade ansvar og opgaver til hinanden, hvilket kræver tillid og dialog. Ifølge ledelsen oplever især medarbejderne fra det tidligere dagtilbud, at nye initiativer eller udviklingsprojekter for borgerne er langsommelige og besværlige at iværksætte, fordi det kræver koordinering og planlægning med hele gruppen. Andre medarbejdere kan føle sig degraderede i forbindelse med den ændrede opgavefordeling, som fx indebærer at det er pædagoggruppen, der er ansvarlig for planlægning af den faglige indsats. Medarbejderen vurderer at omorganiseringen begynder at fungere, og at det psykiske arbejdsmiljø bedres i samme takt. Der følges jævnligt op på møder og temadage, hvor der er mulighed for at italesætte konsekvenserne af omstruktureringen. Der har været inddragelse af en ekstern konsulent, som brugte fodboldbanen som en illustration af opgavefordeling mv. Ifølge ledelsen er der fortsat behov for at drøfte, hvordan mødestrukturen; deltagere, indhold, opgaver osv., bedst muligt kan understøtte den sammenhængende indsats for borgerne. Der er enighed blandt ledelse og medarbejdere om at omstruktureringen understøtter formålet: at understøtte Den røde tråd i borgernes liv. Og at næste skridt er en ombygning/ nybygning, således at rammerne også understøtter Den røde tråd. Side 8