Referat torsdag den 6. juni 2013 Kl. 16:50 i TV2 Fri, Elverdamsvej 173, 4070 Kirke Hyllinge
Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden...1 2. KF - Orientering juni 2013...2 3. KF - Temadrøftelse - TV2 Fri Huset...4 4. KF - Temadrøftelse om udvikling af grønt område i Hvalsø...5 5. FOU - Fornyelse af aftale om benyttelse af lokaler i DGI Roskildes område...6 6. KF - Forslag til Retningslinier vedr.pulje til dækning af byggesagsgebyrer mv...9 7. KF - Midler til layout, tryk og afholdelse af dialogmøde vedr. ny Kultur-, Fritids- og Turismepolitik...11 8. KF - Musikskolen, ansøgning om tilskud til lydstudie...13 9. KF - Eventuelt...15
06-06-2013 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Beslutning den 06-06-2013: Godkendt.
06-06-2013 Side 2 2. KF - Orientering juni 2013 Sagsnr.: 12/25256 A. Afslutning af projekt elektronisk adgangskontrol Janne Laursen deltager under dette indlæg. B. Nyhedsbrev fra Kulturhusene C. Domus Felix Regnskab for 2012 D. Opholdsstedet TAO - Årsrapport for 2012 mv. E. Seminar om fodbold og sundhed Invitation. 28.maj 2013 F. At lære i fællesskaber - Uddannelseskonference 2013. 4. juni 2013 G. Musikskolen til koncert med DR symfoniorkesteret H. Kunstgræsbane I. Orientering fra Musikskolen Vigtige datoer J. Fri adgang for skoleelever på Museer K. Invitation til Kulturkonference 2013 L. Library Press Display M. Asyl Festival på Asylcenter Avnstrup Invitation. 25. maj 2013 N. Hvalsø Bio Årsrapport 2012 Beslutning den 06-06-2013: Taget til orientering.
06-06-2013 Side 3 Bilag: 1. Orienteringpunkter til UKF, juni 2013 2. Bilag, orientering elektronisk adgangskontrol skoler, idrætshaller og kulturhuse 3. Kulturhusenes nyhedsbrev april 2013 4. Domus Felix - Regnskab 2013 5. Opholdsstedet TAO - 329-R 2012 01 (Unges TAO-internt).pdf 6. Opholdsstedet TAO - 329-R 2012 01 (TAO-internt).pdf 7. Opholdsstedet TAO - 329-R 2012 01 (Fonden TAO).pdf 8. Opholdsstedet TAO 9. Pressemeddelelse_Musikskoledage_i_Tivoli_2013 10. Annonce for sommerafslutning 11. Asyl koncert på Asylcenter Avnstrup 12. Hvalsø Bio - Årsrapport 2012
06-06-2013 Side 4 3. KF - Temadrøftelse - TV2 Fri Huset Sagsnr.: 13/5600 Udvalgsmødet den 6. juni starter med et besøg i TV2 Fri Huset til en fremvisning og en snak om tankerne bag den nye TV kanal. Adressen: Elverdamsvej 173, 4070 Kirke Hyllinge, mødetid kl. 16.30. Beslutning den 06-06-2013: Drøftet.
06-06-2013 Side 5 4. KF - Temadrøftelse om udvikling af grønt område i Hvalsø Sagsnr.: 12/10999 Dialogmøde med initiativtagere bag forslag til udvikling af grønt område i Hvalsø. Administrationens forslag til dagsorden: 1. Præsentation af initiativtagere og området 2. Fremlæggelse af forslaget 3. Drøftelse af forslaget Initiativtagere Jeppe Lund og Kasper Rønnow deltager på mødet fra kl. 18.30. Ina Frederiksen deltager under sagens behandling. Beslutning den 06-06-2013: Drøftet
06-06-2013 Side 6 5. FOU - Fornyelse af aftale om benyttelse af lokaler i DGI Roskildes område Sagsnr.: 13/4534 Administrationen har modtaget henvendelse fra DGI Midt- og Vestsjælland om, at DGI Roskilde og DGI Vestsjælland pr. 1. januar 2013, fusionerede og blev én landsdelsforening med navnet DGI Midt- og Vestsjælland. I den forbindelse er der behov for, dels at få fornyet den tidligere aftale, som er indgået med enkelte kommuner i DGI Roskildes område, og dels at få en aftale med de øvrige kommuner i hele vores område. Der skal tages politisk stilling til: Hvorvidt vil godkende rammerne for det fremsendte vedrørende fornyet aftale vedrørende DGI Midt- og Vestsjællands benyttelse af lokaler i dækningsområdet. Ina Frederiksen deltager under behandling af sagen. Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til aftale om DGI Midt- og Vestsjællands benyttelse af lokaler i distriktsforeningens dækningsområde imødekommes. Beslutning Folkeoplysningsudvalget den 18-04-2013: Folkeoplysningsudvalget foreslår, at beslutningen lægges hos halbestyrelsen. Afbud: Torben Olsen Anni Vedel Jette Pekilidi Jesper Kejlhof Anne Lauridsen Beslutning den 06-06-2013: Indstillingen godkendes. Udvalget ønsker, at Folkeoplysningsudvalgets høringssvar kommunikeres til DGI. Ved kommunalreformen overtog kommunerne opgaven vedrørende anvisning af lokaler og lokaletilskud til distriktsforeninger, fra amterne. Aftalen der blev indgået havde til formål, at DGI på lige fod med kommunens øvrige foreninger kan ansøge om lokaler og modtage lokaletilskud efter de regler der gælder for de respektive kommuners øvrige idrætsforeninger. DGI oplyser som tidligere, at de vil søge at sprede aktiviteterne i hele det geografiske område den enkelte distriktsforening dækker, således at sol og vind fordeles lige. DGI Midt- og Vestsjælland vedlægger forslag til hvordan en fornyet aftale kan se ud. Udtalelser: Efter Folkeoplysningsudvalgets møde den 18. april 2013, blev sagen sendt i høring i halbestyrelsen. Følgende høringssvar er indkommet:
06-06-2013 Side 7 Bestyrelsen er positiv i forhold til, at DGI kan anvende kommunens lokaler på lige fod med de lokale foreninger. Bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, at DGI kan bruge lokaler i kommunen, men ønsker at aftalen med DGI skal sikre: At der skal være tale om brug på reelt samme vilkår, dvs. at DGI skal melde ønsker ind for et år ad gangen i forbindelse med den almindelige timefordeling. Tildeling for den enkelte hal afgøres grundlæggende en gang om året i forbindelse med timefordelingen. Frist for indlevering af ønsker skal oplyses i aftalen. At der skal fastlægges regler for afbud og eventuelt kompensation for manglende lejeindtægt i tilfælde af udeblivelse og afbud med urimelig kort varsel. Dette mest med henblik på at give DGI et reelt incitament for at afpasse ønsker til deres reelle behov og endvidere til at sikre at hallerne får reel mulighed for at udnytte lokalerne i tilfælde af afbud fra DGI. Eventuelt skal DGI s ønsker kanaliseres ind under den respektive lokale underafdeling i gymnastik/fodbold/ mv., så der er lokal forankring i DGI s arrangementer. At DGI, såfremt de ønsker at bruge rekvisitter/redskaber, der ikke er ejet af hallen, skal indgå aftale med ejerne om brug af rekvisitter/redskaber og i den sammenhæng om pris for lån. Administrationen oplyser, at modellen har været uproblematisk, hvilket vil sige, at der ikke umiddelbart har været konflikter mellem kommunens egne brugere og DGIs brugere i forhold til lån af lokaler. Dog bemærkes det, at DGI booker mange weekender tider og de ikke altid meddeler hvis et arrangement er aflyst. Administrationen foreslår, at DGI anmodes om at meddele hvis et arrangement er aflyst. Administrationen kan endvidere oplyse, at DGI booker mere end 10 arrangementer i løbet af et år. I henhold til distriktsforeninger er kommunen imidlertid alene forpligtet til lokaleanvisning og lokaletilskud i henhold til Folkeoplysningslovens kapitel 6 og kapitel 7, jfr. Kapitel 12. Hvilket vil sige, at lokaler stilles til rådighed i det omfang de er ledige og egnede. Endvidere at DGI Midt- og Vestsjælland kan ansøge om lokaletilskud på lige fod med de øvrige foreninger i, efter s retningslinjer herom. Administrationen foreslår, at det overvejes hvordan DGI tænkes ind i forbindelse med timefordeling for fremtiden. Administrationen foreslår endvidere at forslaget sendes til høring i halbestyrelserne. Udgifterne til lokaletilskud er begrænsede, da DGI jfr. Folkeoplysningsloven får lokaler og haller stillet vederlagsfrit til rådighed på lige fod med s øvrige idrætsforeninger. Til gengæld kan hallerne risikere at miste lejeindtægter i den periode hvor DGI benytter faciliteterne.
06-06-2013 Side 8 Bilag: 1. Forslag til aftale 2. Henvendelse fra DGI
06-06-2013 Side 9 6. KF - Forslag til Retningslinier vedr.pulje til dækning af byggesagsgebyrer mv Sagsnr.: 13/4905 I forbindelse med budget 2013 blev der afsat 50.000 kr. til pulje til dækning af byggesagsgebyrer vedrørende foreningsbyggeri og om- og tilbygninger mv. Administrationen har udarbejdet forslag til retningslinjer for Pulje til dækning af byggesagsgebyrer. Udvalget skal tage stilling til hvorvidt udvalget vil godkende forslag til retningslinjer. Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til retningslinjer vedrørende Pulje for fritagelse for betaling af byggesagsgebyrer mv godkendes, 2. at puljen også dækker ansøgninger vedrørende fritagelse for lokaleleje. Beslutning den 06-06-2013: Indstillingerne godkendes. Byggesagsgebyr: Ifølge Erhvervs- og byggestyrelsens bygningsreglement kan Kommunalbestyrelsen beslutte, at der skal opkræves gebyrer for tilladelser, midlertidige tilladelser og anmeldelser efter reglementet. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der opkræves gebyrer for sagsbehandling i forbindelse med byggetilladelser og byggeanmeldelser. Der er ikke muligt at fritage specifikke ejergrupper (f.eks. kommunale ejendomme) for byggesagsgebyrer. Da lokaler til foreninger, kulturinstitutioner og lignende er erhvervsbyggeri vil om- og tilbygninger kræve byggetilladelse. Dette gælder også mindre ombygninger. Foreninger, kulturinstitutioner og lignende vil derfor i forbindelse med simple byggerier/ombygninger, som for eksempel opførelse af hytter, nedrivning af indvendige vægge og lignende blive opkrævet gebyr for byggesagsbehandling. Foreningerne ønsker sig fritaget for ovennævnte gebyrer. Lokaleleje: I forbindelse med benyttelse af kommunens lokaler opkræves der leje jfr. servicekatalog for lokaleudlån. I enkelte tilfælde søger foreninger sig fritaget for betaling af lokaleleje. Derfor foreslår administrationen at puljen også omfatter fritagelse for betaling af lokaleleje. Administrationen vedlægger forslag til retningslinjer for dækning af byggesagsgebyrer og dækning af udgift i forbindelse med fritagelse for betaling af halleje. I retningslinjerne foreslås hvem der kan søge og til hvad der kan søges. Hvem kan søge: Foreninger der er godkendt i henhold til Folkeoplysningsloven Foreninger med et humanitært formål Foreninger med aktiviteter for børn og unge
06-06-2013 Side 10 Andre foreninger/sammenslutninger der har kulturelt eller folkeoplysende formål. Hvad kan der søges om: Fritagelse for betaling af byggesagsgebyr ved foreningsbyggeri i/ved egne eller kommunale lokaler, hvor aktiviteten er lokalt forankret og kontinuerlig. Fritagelse for betaling af lokaleleje for aktiviteter i Lejre Kommunes lokaler. Det er administrationens vurdering, at retningslinjerne understøtter formålet med puljen. I forbindelse med budgetforhandling 2013 blev der afsat 50.000 kr. til pulje til fritagelse for betaling af byggesagsgebyrer mv. Bilag: 1. Forslag - Kriterier for Pulje til fritagelse for betaling af byggesagsgebyrer mm
06-06-2013 Side 11 7. KF - Midler til layout, tryk og afholdelse af dialogmøde vedr. ny Kultur-, Fritids- og Turismepolitik Sagsnr.: 11/20417 drøftede på mødet den 8. maj 2013 administrationens forslag til tids- og handleplan for færdiggørelse af politikken. Denne sag rejses med henblik på frigivelse af midler til layout og tryk af pjece om Lejre Kommunes nye Kultur-, Fritids- og Turismepolitik samt afholdelse af dialogmøde mellem og aktører, netværk og interesserede borgere. Administrationen vurderer, at udgiften til layout, tryk og dialogmøde beløber sig til i alt 51.000 kr. Koncerndirektionen indstiller, 1. der søges om et beløb på 51.000 kr. til layout, tryk af pjece om Kultur-, Fritids- og Turismepolitik samt afholdelse af dialogmøde med aktører, netværk og interesserede borgene, 2. at beløbet finansieres af puljen til andre kulturelle formål. Beslutning den 06-06-2013: Der bevilges 51.000 kr. fra pulje til andre kulturelle opgaver til layout, tryk og afholdelse af dialogmøde. Det er afgørende at Kultur- Fritids- og Turismepolitikken får et professionelt udtryk, når indholdet i politikken skal formidles til aktører, interessenter og borgere både inden for og uden for. Formidlingen sker både på s hjemmeside og som pjece. Der planlægges med et oplag på 2.500 pjecer. Dialogmødet holdes den 27. august 2013. Der planlægges med en deltagelse på ca. 100 personer. Forplejningen vil være vand, sodavand, frugt og snacks. Sagen har ikke handicappolitiske konsekvenser. har i tidligere sag Proces kulturpolitik som blev behandlet den 7. december 2011 fået forelagt budget på i alt 100.000 kr. Fordelt på 60.000 kr. til konsulentbistand i 2011 og 2012. Layout, design og tryk 30.000 kr., samt buffer til diverse udgifter 10.000 kr. Der er i processen med formulering af den nye politik brugt 40.000 kr. ud af de oprindelige 60.000 kr. til ekstern konsulent. Overslag over udgift til layout og tryk af ca. 2.500 pjecer: ca. 31.000 kr. Afholdelse af dialogmøde med deltagelse af ca. 100 personer: ca. 20.000 kr.
06-06-2013 Side 12 I alt: 51.000 kr. Beløbet foreslås finansieret af puljen til andre kulturelle formål. Der resterer p.t 146.373,24 kr. på puljen til andre kulturelle formål, der ikke er disponeret over.
06-06-2013 Side 13 8. KF - Musikskolen, ansøgning om tilskud til lydstudie Sagsnr.: 13/9417 Administrationen har modtaget en ansøgning fra Musikskolen den 7.maj 2013. Musikskolen ønsker at udvikle og styrke elevernes udvikling ved at etablere lydstudie. Musikskolen, Hvalsø kulturhus og foreningen RAMIL (Rytmisk amatørmusik i Lejre) råder tilsammen over meget udstyr. Der mangler dog en båndoptager og tilhørende mixer. Der søges om økonomisk tilskud til køb af båndoptager/ Mixerpult. Koncerndirektionen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutning den 06-06-2013: Der bevilges et tilskud på 30.000 kr. fra pulje til andre kulturelle opgaver. Administrationen har modtaget en ansøgning fra Musikskolen den 7.maj 2013. Der søges om tilskud til indkøb af udstyr til et lydstudie. Musikskolen ønsker at etablere et lydstudie, da det vurderes at være meget værdifuldt for elevernes udvikling at kunne indspille sin egen musik. Samtidig er det essentielt for at nå ud til et publikum. For de fleste bands og musikere er det uden for rækkevidde at leje sig ind hos et professionelt lydstudie, da dette er meget dyrt. Musikskolen ønsker at opbygge et analog / digitalt studie, der kan understøtte og udbygge arbejdet med at udvikle elevernes personlige og kunstneriske udtryk og deres evner til at skrive og komponere original musik. Studiet forventes desuden at skulle kunne bookes og bruges af alle kommunens borgere. Lydstudiet forventes etableret i Hvalsø Kulturhus. Musikskolen, Hvalsø kulturhus og foreningen RAMIL råder tilsammen over en stor del af det udstyr og den ekspertise, der skal til for at indspille. Der mangler dog en 24 kanals båndoptager og tilhørende mixer. Musikskolen tænker at indkøbe brugt udstyr da det giver en stor besparelse. Dette udstyr vil kunne bruges sammen med tidligere indkøbt udstyr til Kulturhuset og øvelokalerne. Mulige brugere af et lydstudie: - Musikskolen: Solister, bands, undervisning, lærere, gæster - Ungdomsskolen: Musicalen, Bands - Sangskriverforeningen - RAMIL - Kommunens unge og voksne musikere Det er administrationens vurdering, at tiltaget vil understøtte musiklivet i og omegn. Administrationen oplyser, at ansøgningen opfylder kriterierne for at kunne søge om tilskud fra Pulje til andre kulturelle opgaver. Det vil sige, at arrangementet er lokalt forankret, tilbuddet er åbent for alle og ikke kommercielt.
06-06-2013 Side 14 Sagen har ikke handicappolitiske konsekvenser Der søges om tilskud på 30.000kr til indkøb af brugt Båndoptager/ Mixerpult. Administrationen oplyser, at der i budget 2013 for Pulje til andre kulturelle opgaver er 512.100kr, hvoraf der er forbrugt 365.726,76kr. Herefter er der 146.373,24kr til rådighed.
06-06-2013 Side 15 9. KF - Eventuelt Sagsnr.: Beslutning den 06-06-2013: Intet.